Evento Neutro
Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 13ª Edição

Case: CIRCUITO PAN
Candidato: Tradecom Eventos e Comunicação
Cliente: Panpharma
Segmento: Eventos
Estado: SP
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos

TRADECOM
O Grupo Tradecom é composto por três empresas: Tradecom Incentivo, Tradecom Eventos e Tradecom Comunicação. Apoiado nestes três pilares, o grupo forma uma agência de comunicação completa e inteligente, oferecendo campanhas de incentivo, planejamento e produção de eventos, e comunicação em geral. O departamento de eventos conta com profissionais experientes e engajados, utilizando suas habilidades para transformar o briefing do cliente em um evento de sucesso. Apresentando propostas inovadoras, atendemos grandes clientes do mercado: Natura, Pernambucanas, GM Brasil, Outback, Panpharma, Hamburg Süd, dentre muitos outros.

CLIENTE: Panpharma
A Panpharma é uma das principais líderes no segmento de distribuição de medicamentos. A Panpharma representa atualmente mais de 200 indústrias farmacêuticas nacionais e multinacionais, e conta com uma carteira de 35 mil clientes, que agregam milhares de pontos de venda em todo o Brasil. O reflexo dessa grandiosidade pode ser observado nas cerca de 1 milhão de unidades de produtos farmacêuticos que a Panpharma movimenta todos os dias.

RESUMO DO EVENTO
O Evento de Incentivo, realizado pela Tradecom para a Panpharma, faz parte da campanha Circuito Pan Inverno 2013. O evento acontece ao se encerrar uma edição da campanha e lançar a próxima, e tem como público-alvo a força de vendas da Panpharma. O objetivo do evento é premiar os ganhadores da campanha passada e realizar o lançamento da nova campanha com metas e métricas, como forma de motivar as equipes de vendas.

FICHA TÉCNICA
Título: Circuito Pan Inverno 2013
Tema: Inverno 2013
Número de Participantes: 300 no evento e 1000 na campanha.
Local: Hotel Tauá
Data: 25 e 26 de Maio de 2013
Periodicidade: 3 meses de campanha e 2 dias de evento.
Abrangência: Nacional
Descrição: Evento de Incentivo realizado para os colaboradores da Panpharma.
Origem e evolução: O evento se originou da Campanha de Incentivo Circuito Pan, da qual faz parte, e vem evoluindo a cada edição. O Circuito Pan Inverno 2013 foi a 3ª edição.

Briefing / Desafios:
Recebemos um briefing da Panpharma pedindo uma campanha de incentivo voltada para o público de vendas. São cerca de 1000 colaboradores participando da campanha. O objetivo era motivá-los para alavancar as vendas dos produtos farmacêuticos dos laboratórios da distribuidora. Junto à campanha, foi pedida a realização de dois eventos: um para encerramento da campanha e lançamento da próxima campanha, e outro para a venda de cotas de patrocínio da campanha, junto aos laboratórios farmacêuticos. Sendo assim, o desafio era alinhar todas essas necessidades do cliente, pensando nos diversos públicos envolvidos e diferentes questões que precisavam ser trabalhadas harmoniosamente para alcançar os objetivos finais.

Conceito / metas:
Em resposta à proposta da Panpharma, criamos a campanha Circuito Pan e o evento de incentivo. A Campanha de Incentivo Circuito Pan é dividida em edições, sendo que cada uma tem duração de 3 meses e o tema é sempre relacionado com uma destas estações do ano: Verão ou Inverno. O Circuito Pan Inverno 2013, por exemplo, acontece de junho a agosto. O Evento de Incentivo acontece ao se encerrar uma edição e lançar a próxima. Sendo assim, o objetivo do evento é realizar o encerramento da campanha passada, mostrando os resultados positivos para a Panpharma; premiar os ganhadores da campanha, fazendo dessa premiação um incentivo para todos os colaboradores; e promover o lançamento da próxima campanha, com metas e métricas. Não seria possível levar todos os participantes da campanha ao evento, por isso optamos por levar apenas os destaques da campanha. Decidimos realizar tudo em um único evento visando diminuir os custos do cliente e transmitir aos participantes da campanha a ideia de que o evento é um marco: encerramento de um ciclo e recomeço do próximo. E funcionou! O cliente gostou da ideia e os participantes aguardam ansiosos pelo momento do evento.

O projeto de venda dessa campanha foi pedido no briefing e desenvolvido pela Tradecom. A campanha é vendida para os laboratórios que, ao comprarem, viram patrocinadores desse evento e da campanha no geral. Dessa forma, os patrocinadores alavancam as vendas dos seus produtos.

Ações / Soluções desenvolvidas:
Para o Circuito Pan Inverno 2013, realizamos todas as ações necessárias para garantir que o evento fosse completo:

Comunicação:
- Save the Date: Para que os participantes pudessem se programar, enviamos um Save the Date com antecedência ao evento.
- Convite: Uma semana após o Save the Date, enviamos os convites do evento com todas as informações necessárias.
- E-mail marketing: Enviamos um e-mail marketing solicitando que os participantes entrassem no hotsite e fizessem seu pré-cadastro para o evento, dando informações que seriam confirmadas posteriormente no RSVP.
- Vouchers: Os vouchers de voo foram enviados aos participantes com 3 semanas de antecedência, para leitura e confirmação de voo.
- RSVP: Uma equipe de RSVP fez a confirmação dos horários, aeroportos e informações necessárias de todos os participantes.
- Comunicação visual do evento: faixas laterais; backdrop; banners expostos em locais estratégicos nas unidades, visando a lembrança e motivação constante da campanha; folders com todas as informações sobre a mecânica e métricas da campanha, bem como seu regulamento.

Ação para os convidados Vips:
Desenvolvemos uma ação especial para os convidados Vips. Um dia antes do evento, os convidados Vips ficaram hospedados no renomado Hotel Renaissance, em São Paulo. Preparamos uma surpresa: eles entraram em um ônibus-balada sem saber para onde estavam indo. Dentro do ônibus, o clima era de animação, com a ajuda de uma drag queen contratada por nós, que entrou no ônibus no meio do caminho, surpreendendo a todos e divertindo os convidados. Eles foram levados para jantar no Bourbon Street, um ambiente com música, considerado internacionalmente como um dos melhores clubes de Jazz & Blues.

Hospedagem:
O Circuito Pan é uma campanha nacional, então trouxemos os colaboradores do Brasil todo, que ficaram hospedados no Tauá Hotel Atibaia, localizado no interior de São Paulo. Ficando próximo ao aeroporto de Guarulhos, a localização do hotel facilitou a logística. Além disso, o hotel apresenta ótimo custo-benefício, oferecendo salas amplas, boa estrutura e recepção exclusiva aos convidados da Panpharma.

Recepção dos convidados:
Organizamos uma recepção especial para todos os convidados. Ao chegarem ao hotel, uma equipe da Tradecom já os aguardava com os check-ins realizados e os participantes precisaram apenas assinar uma lista para a retirada das chaves dos quartos. Havia um espaço especial para bagagens sinalizado com um banner, e as recepcionistas colocaram tag de mala nas bagagens dos convidados para identifica-las. Enquanto almoçavam no hotel, as bagagens dos convidados foram levadas para seus quartos. Chegando aos quartos, os participantes encontraram um Welcome Kit: camiseta da campanha, cronograma do evento e credencial.

Plenária:
Realizamos uma plenária onde aconteceram as ações principais do evento: lançamento da campanha de inverno, game interativo com os participantes, palestra, encerramento da campanha de verão e premiação dos ganhadores.

- Lançamento do Circuito Pan Inverno 2013: Ao entrarem na plenária, os convidados receberam um cachecol. Preparamos toda uma ambientação na sala lembrando o clima de inverno. Havia um mestre de cerimônia direcionando a plenária. Começamos com o vídeo de lançamento da campanha de inverno, e apresentamos aos participantes as metas, regulamento e comunicação visual da nova campanha.
- Palestra: Foi realizada uma palestra com foco em vendas.
- Coffee Break: para que a plenária não ficasse cansativa, servimos um coffee break como intervalo.
- Game: retornando do intervalo, os convidados participaram de um game interativo. O objetivo era despertar o interesse e motivá-los. Era basicamente um jogo de perguntas e respostas, onde o participante que acertasse ganhava um prêmio. O jogo deu um toque a mais de animação ao evento, proporcionando a interação dos participantes e fazendo com que se sentissem parte de tudo, além de ajudar na explicação sobre a campanha.
- Encerramento do Circuito Pan Verão: esta foi a última etapa da plenária. Os patrocinadores foram homenageados no palco, pela parceria na campanha. Integrantes de uma Escola de Samba participaram da plenária trazendo o clima de animação entre os anúncios dos patrocinadores e das unidades vencedoras. Quanto à premiação, as unidades vencedoras foram premiadas uma a uma, conforme o ranking, e subiram no palco para receber medalhas e tirar foto. Ao final das premiações, o mestre de cerimônia agradeceu aos participantes e a Escola de Samba levou todos ao local da festa.

Festa:
Para a festa de encerramento da campanha de verão, escolhemos um tema que combina bastante com a estação: Boteco. A festa temática divertiu os participantes e proporcionou a descontração necessária para comemorar as conquistas da campanha. Toda a decoração lembrava o tema Boteco, com mesinhas e cadeiras de madeira, bares, e comida típica. Havia mesas de sinuca, uma banda karaokê e pista de dança. Os participantes aproveitaram a festa para jantar, interagir com os colegas, e se divertir muito!

Brindes:
Além dos brindes já mencionados, os convidados receberam um aquecedor de caneca USB ao final do evento, lembrando que a campanha de inverno estava por vir. Além disso, os participantes receberam um brinde de cada laboratório patrocinador.

Ação para os patrocinadores:
Chegando ao evento, os patrocinadores ficaram em uma sala vip. Durante a plenária, foram chamados ao palco para serem homenageados pela parceria na campanha e, para selar esse momento, ganharam um troféu de reconhecimento. Além disso, lembramos que foi organizado um café da manhã na Panpharma apresentando toda a campanha, durante a venda das cotas de patrocínio.

Estrutura:
O evento contou com toda a estrutura necessária para que tudo ocorresse bem. Para o transporte, preparamos receptivo nos aeroportos de Congonhas e Guarulhos, com placas de identificação; coordenador de transporte no hotel (IN e OUT); transporte terrestre das unidades Panpharma Brasil para os aeroportos mais próximos (IN e OUT); monitoração das chegadas dos voos. Organizamos toda a estrutura de som e iluminação necessária para os espaços do evento. Tivemos transmissão simultânea em dois momentos: lançamento da nova campanha, premiação e reconhecimento da campanha passada. Havia um fotógrafo registrando todos os momentos da festa. Para ambientar tanto o tema de inverno como de verão, realizamos decorações que transmitiam a ideia desses temas e faziam com o que os participantes entrassem no clima.

Equipe:
Havia uma equipe operacional atendendo durante todo o evento; coordenadora; produtores que ficavam em áreas fixas monitorando o andamento do evento e minimizando imprevistos; recepcionistas aprovadas pelo cliente.

Assessoria:
Prestamos assessoria do começo ao fim da campanha, não apenas para o evento. Estávamos sempre disponíveis para qualquer dúvida, problema, alteração; enfim, qualquer solicitação do cliente.

Programação do Evento:
24 de Maio – Vips e voos antecipados
25 de Maio – Evento
26 de Maio – Check out

24 de Maio:
Malha aérea com chegada ao aeroporto até 12h30.
12h30 – Os Vips chegam em São Paulo no Aeroporto de Congonhas e uma van os leva para o Hotel Renaissance.
13h00 – Chegada dos Vips no hotel Renaissance para o almoço. Nos quartos os participantes encontraram as camisetas, crachás e cronograma simples do evento.
15h00 – Saída dos Vips do Almoço e ida para Hotel.
15h30 – Chegada no hotel – Tempo Livre.
15h00 – Término do almoço – Tempo livre.
18h00 – Sala de reunião – Diretoria Panpharma
19h00 – Embarque no ônibus balada. Serviço de bordo – comidas e bebidas.
21h00 – Chegada no Bourbon Street.
00h00 – Serviço de van – Bourbon Street para Hotel Renaissance.
02h00 – A última van - disponível para levar os convidados embora.
02h30 – Chegada no hotel.

- Voos antecipados:
Chegada em Guarulhos até as 17h00. Transporte à espera para levá-los para o Hotel Tauá.
18h30 – Chegada ao Hotel Tauá. Um produtor para recepcioná-los e ajudar no check in. Nos quartos, as camisetas, crachás e cronograma simples do evento aguardam os participantes.
19h30 – Jantar. Depois, horário livre.

25 de Maio:
10h00 – Saída dos Vips para Hotel Tauá.
Até 13h00 – Chegada de todos os participantes. Check in – apartado.
13h00 às 14h30 – Almoço no Hotel
14h30 – Subida nos quartos para retirar as camisetas e credencial.
15h00 – Início da Plenária.
16h30 – Coffee Break.
18h00 – Término da plenária. Tempo livre.
21h00 – Jantar e festa de lançamento.
01h00 – Término do jantar.

26 de maio:
Até 12h00 - Término do check out, com kit lanche nas vans.

Galeria de imagens

 

Para que tudo desse certo, pensamos em cada detalhe do evento. Segue o descritivo do que utilizamos para realizá-lo:

Ação para os Vips:
Banner - Circuito Pan Verão 2012
Hospedagem Hotel Renaissance com tax - double
Hospedagem Hotel Renaissance com tax - single
Água na Sala
Almoço no Hotel
Sala Hotel
Estacionamento
Ônibus Balada (mínimo 3hs)
Buffet para Ônibus com comida/bebida - com garçom
Jantar Bourbon Street (4 tipos de aperitivos + jantar + bebidas + Show)
Transporte Aeroporto x Hotel SP
Transporte Bourbon x Hotel Renaissance (2 saídas)
Transporte hotel SP x Tauá
Fotógrafo
Artista para entretenimento - drag queen (30 Min.)
1 Produtor Aeroporto / 1 Produtor Hotel SP - Ônibus Balada e Jantar Bourbon Street / 1 Produtor Hotel Tauá - check in voos antecipados.

Evento:
- Comunicação:
Save the Date
Convite
Voucher Voo
RSVP
- Hotel:
Hospedagem Hotel Tauá - double
Hospedagem Hotel Tauá - single
Hospedagem Hotel Tauá - double laboratórios
Hospedagem Hotel Tauá - extra laboratório double
Hospedagem Hotel Tauá - Triplos
Hospedagem Hotel Tauá - 24/25 Single
Hospedagem Hotel Tauá - 24/25 DOUBLE
Hospedagem Produção Duplo 24 e 25
Hospedagem Produção Single 24 e 25
Hospedagem Duplo 175 reservada
Salas
Mobiliário Hotel (incluso)
Extra Hotel
Extras dos apartamentos
Água de copo
Água de galão
Garrafa de café (3)
Minibar após o evento
Taxa de limpeza 25/05 Papel Picado
Serviço de lavanderia 25/05
Internet
Alimentação
Pacote de bebidas Almoço 25/05
Pacote de bebidas Almoço 25/05 recepcionistas
Pacote de bebidas Almoço 24/05 produtor
Coffee Break
Jantar temático
Pacote de Bebidas 3hs (com desconto do Hotel)
Serviço de Coquetel antes do jantar
Cardápio Laboratórios
Almoço Extra Refeitório Manuseio
Almoço Restaurante Pedra Bela produtor 25/05
Almoço produção Restaurante Pedra Bela 24/05
Almoço Refeitório Recepcionistas
Jantar recepcionistas - Restaurante Pedra Bela
KIT lanche transporte
-Transporte:
Malha Aérea participantes e Malha Aérea evento VIP
Transporte Aeroporto - Atibaia -25/05
Transporte Aeroporto - Atibaia - 26/05
Transporte Panpharma - Atibaia - 25/05 e 26/05
Transporte Bahia 25/05 e 26/05
Transporte dos antecipados (9 pax) dia 24/05
Transporte equipe Tradecom - 2 Vans
- Palestrante / Mestre de Cerimônia:
Palestra do diretor da Panpharma (Jorge de Macedo)
Mestre de Cerimônia Marcos Teixeira
- Decoração:
Faixa Lateral
Backdrop
Prisma de Mesa
Arranjo floral - Árvores Francesas
Transporte Árvore Francesa
Escultura de Gelo 0,60X3,30X0,25 Circuito Pan
Transporte Escultura
Festa Boteco
TOALHAS DE MESA QUADRICULADAS
ARRANJOS DE MESA (GARRAFA DE VIDRO COM O LOGO DA EMPRESA E UMA FLOR EM CADA GARRAFA)
01 PAINEL 2,50 X 2,50 COM NOME DA FESTA “BOTECO”
02 PAINEIS COM IMAGEM DECORATIVA 2,50 X 2,50
6 BANCOS DE PRAÇA
2 POSTES DE PRAÇA INDIVIDUAL
1 POSTE DE PRAÇA TRIPLO
1 ALAMBIQUE
PISO XADREZ PARA PISTA DE DANÇA OU PARA MESA DE BILHAR
LOUSA COM CAVALETE
QUADRO COM JOGADORES DE FUTEBOL
3 BONECOS DE RESINA PEQUENOS
1 BONECO DE RESINA MÉDIO (GARÇOM)
ILUMINAÇÃO CÊNICA
ESTRUTURA DE BOX TRUSS
75 Mesas e 300 cadeiras boteco 4 lugares
10 Bistrose 30 banquetas
Lounge Ratan
Lounge Preto e Branco Sala laboratorios
Mesa de bilhar

Som e Luz:
- CENOGRAFIA - PALCO:
palco 8,0x4,0x0,40cm forração preta
Sistema TVone TELA 12Mx3M
- EQUIPAMENTOS e OPERACIONAL- PLENÁRIA:
retorno de imagem no palco para palestrante
sistema de som com subwoofers para 350px
mesa de som
projetores 4.500 ANSI LUMENS
telas de projeção 200''
processador de áudio e delay
sonoplastia e entretenimento para telas e ambiente
púlpito de acrílico
microfone head set
microfone de mão sem fio UHF
operador de áudio
DJ
projetores digitais alto brilho
dvd player
câmeras e cinegrafistas para transmissão, gravação
processador de imagens palco e plateia
notebooks
operadores de projeção
mouving head
par leds
mesa AVOLITIES e dimer
refletores fresnéis
refletores elipsoidais
refletores set lights
rack dimer
operadores de iluminação
Ipad com cabo
Flip chart
Coffee Break
som ambiente
luzes decorativas
TVs 42" ( Foyer) com pedestal e notebook
TV e DVD laboratórios
- EQUIPAMENTOS e OPERACIONAL- JANTAR:
sistema de som e PA line array 2subs duplos
talhas para fixação aérea do som
notebook
microfones de mão sem fio uhf
microfone goosneck
projetores multimídia10.000 ansi
processador de imagens palco e platéia
mouving head
par leds
estrutura aérea para refletores
refletores decorativos aéreos
mesa DMX efeitos / AVOLITIES
refletores fresnéis
refletores set lights
rack dimer
transporte e hospedagem equipe
2 Maquinas papel picado
Maquina de Fumaça
Gerador 150KVa
Atrações
Pérola Negra ( 10 ritmistas / 2 mulatas / 1 cantor / 1 cavaco / 1 violão)
Banda Karaokê
Rider Técnico
Brinde
Cachecol
Brinde - Aquecedor de caneca USB
Sacola
Game
Fichas Game
Envelopes
Premiação do Best
Garrafa térmica - 500ml- Personalizada
Premiação
Prêmio Vip Troféu
Prêmio Colaborador - Medalha Cristal espessura 4 mm - Redonda 6 cm diâmetro
Placa laboratório
Cheque Gigante
Recepção
Totem
Frete Totem
Banner - check in Panpharma
Tag mala
Placas Receptivo Aeroporto
Video/ Foto
vídeos motivacionais
Animação do logo do evento
Vídeos VIP
Filmagem - VIP
Fotógrafo
Welcome Kit
Camiseta Laboratório
Cronograma
Credencial

Outros:
Ambulância
Transporte dos brindes
Coordenador do evento
Produtores - Alimentos e bebidas / brindes / laboratório / artístico
Produtor Montagem e Desmontagem
Promotor mesa bilhar
Carregadores
Manuseio brindes
Produtor Logística Transporte
Recepcionista
Uniforme Recepcionista
Criação
Coordenação Campanha

Galeria de imagens

 

O Circuito Pan foi idealizado para ser uma campanha de mecânica simples. Seu caráter inovador, entretanto, está no seu conceito criativo, no planejamento de cada detalhe da campanha e dos eventos para que estejam de acordo com a temática estabelecida e para que atendam as expectativas de todos os envolvidos. A cada edição realizada encontramos e enfrentamos diferentes desafios. Acertamos e, algumas vezes, também erramos. Mas o importante é que aprendemos com as experiências passadas e estamos sempre em busca da excelência. Graças ao sucesso do primeiro Circuito Pan, a campanha ganhou uma versão de Verão. E depois ganhou a terceira edição, que é o atual Circuito Pan Inverno 2013. O evento de lançamento já foi realizado, que foi o exposto aqui, mas a campanha ainda está em andamento, terminará em agosto.

Motivados pelo reconhecimento de seu esforço e por premiações atrativas, todos os participantes se engajaram no Circuito Pan. Os patrocinadores, por sua vez, perceberam as vantagens proporcionadas e fizeram questão de serem parceiros desta inovadora iniciativa.
Alcançamos, então, uma excelente adesão dos públicos envolvidos e a meta estabelecida para o aumento das vendas foi batida em 100%. Os benefícios foram garantidos para todos os envolvidos: empresa, patrocinadores e participantes!

Nas campanhas passadas conseguimos gerar um grande interesse nos participantes. O Circuito Pan foi uma injeção de adrenalina e motivação nas equipes de vendas, o que levou ao ponto mais importante da campanha: resultados! As metas foram batidas, o evento de premiação e lançamento da nova edição foi um sucesso e o Circuito Pan está com tudo!

Tanto a campanha quanto o evento tiveram uma boa evolução ao longo do tempo. A campanha começou no início de 2012 e, devido ao seu sucesso, já realizamos 3 eventos, sendo 2 Circuito Pan Inverno e 1 Circuito Pan Verão. Já estamos realizando o planejamento do novo circuito de verão, que deve ocorrer em outubro de 2013.

Depoimento da cliente:
“Precisávamos de uma Campanha de Incentivo e a Tradecom conseguiu realizar isso em um prazo recorde! Depois de 1 ano, entramos na 3ª edição da nossa campanha. Os eventos de premiação e lançamento de cada edição simplesmente contagiaram o nosso público, que fica cada vez mais ansioso para saber o que mais poderá vir a seguir. Obrigada, Tradecom!”
(Adriana Souza – Coordenadora de Marketing da Panpharma)

 
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