Evento Neutro
Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 13ª Edição

Case: STORA ENSO - LEADERSHIP FÓRUM LATIN AMÉRICA
Candidato: Agência Um Eventos
Cliente: Stora Enso
Segmento: Eventos
Estado: SP
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos
Leadership Forum 2012 Latin America

Fundada em 1996, a Agência Um é uma das maiores empresas especializadas em eventos corporativos e viagens de incentivo da América Latina. Com uma bagagem de mais de 12 mil eventos organizados, a agência se dedica hoje a implantar, em todos os projetos, o conceito de experiências únicas e transformadoras. São aproximadamente 100 funcionários em prol da excelência na prestação de serviços. Entre os principais clientes estão Citibank, Johnson Controls, Fiat, Nextel, Santander, Albert Einstein, Ericsson e Bosch.
Outros pontos fortes da empresa são as criações de convenções de vendas, encontros corporativos e de relacionamento, sejam eles sociais, de responsabilidade social, sustentabilidade, ligados ao esporte ou até mesmo à cultura. Conferências internacionais, lançamento de produtos, campanhas de vendas, premiações e viagens de incentivo são outros projetos organizados com maestria pela agência. Completam a gama de serviços planejamentos para comunicação interna e endomarketing.
Vale ressaltar que a Agência Um é considerada pelo CIEE | IBOPE Solution como umas das melhores empresas para se estagiar no Brasil. Fora isso, em 2011 e 2012, a Agência Um foi a empresa com o maior número de eventos reconhecidos no Prêmio Caio, considerado o “Oscar dos Eventos”. Para mais informações, acesse www.agenciaum.com.br.

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A Stora Enso procurou a Agência Um para desenvolver um modelo de evento que permitisse reunir os funcionários da empresa com cargo de confiança (altos executivos), mesclar as áreas de trabalho e trazer à presidência para que juntos participassem de um grande evento e discutissem de forma sutil e construtiva o momento da empresa.

O evento acontece uma vez por ano, sempre na Europa, mais precisamente na Suécia ou Finlândia, onde a Stora Enso tem suas sedes. Como foi um ano de destaque para Brasil e América Latina, eles decidiram trazer o evento para o nosso país. O desafio era fazer com que o evento tivesse um grande impacto e mostrasse um pouco da nossa cultura. Mais do que isso, o evento precisava trazer também um pouco das culturas dos outros países da América Latina onde a Stora Enso atua. Outro desafio foi achar um nome para falar de liderança, alguém que tivesse total conhecimento do tema e que pudesse abordá-lo de forma motivadora e lúdica.

O palestrante escolhido foi o Bernardinho, devido à sua grande experiência em liderar times campeões nas quadras de vôlei. Além disso, o evento tinha um grande apelo sustentável, um dos princípios da Stora Enso, portanto precisávamos criar um ambiente com o máximo de materiais reaproveitados e, ao mesmo tempo, muito VIP.

Pensando nisso, foi desenvolvido um projeto cenográfico com materiais de reaproveitamento. Foram utilizados os seguintes materiais: tecido de algodão proveniente de materiais naturais, com baixa utilização de produtos químicos no processo de produção e biodegradável; ecoverniz elaborado à base de óleos naturais e substância vegetal; carpete de forração do palco com textura plana 100% de PET e resina sintética; todas as madeiras utilizadas no processo possuíam certificado FSC (Conselho Brasileiro de Manejo Florestal) e DOF (documento florestal emitido pelo IBAMA) para as empresas beneficiadas que garantem que os produtos são de áreas manejadas.
A Stora Enso queria que o evento terminasse com uma grande festa, mas que não tivesse cara de sala de hotel. A ideia foi construir um ambiente de PUB, para que os participantes se sentissem em outro lugar. No PUB tínhamos jogos como atração principal - pebolim, dardos e sinuca - e muita música.

Para fechar num clima bem brasileiro, tivemos uma apresentação de escola de samba, que invadiu o ambiente com muita alegria, irreverência e samba no pé.

Após essa apresentação, a atração ficou por conta do DJ e de um sistema interativo criado para o evento, que permitiu que os convidados escolhessem os sons que embalavam a pista. Com os Ipads nas mãos, eles competiam para saber qual seria a música mais votada.

O evento teve pontos altíssimos, mas o principal foi saber mesmo antes do final do evento, através da fala do principal diretor, que seria difícil superar esse evento no próximo ano, pois o tema foi amarado do começo ao fim e foi possível experimentar as várias faces do bom líder.

Tema do evento
O tema – The Art of Lidership - foi construído com base no momento que a empresa se encontrava, onde era preciso estabelecer novos princípios para os líderes. Então, decidimos tratar a liderança de uma maneira mais lúdica, segundo a inspiração abaixo, e durante o evento eles puderam experimentar e vivenciar a Arte de Liderar. O tema foi traduzido para o inglês, uma vez que seria o idioma de todo o evento.

Inspiração:
Arte é a aptidão ou habilidade de fazer algo. Liderança é a capacidade de influenciar ou mobilizar um grupo em direção à realização de metas e objetivos. Estamos em um momento no mundo, com grandes mudanças e crises, em que precisamos entender que líderes nunca foram tão necessários. Líderes fortes. Diferenciados. Que estejam à frente. E para isso precisamos entender que liderança é uma qualidade. E que deve estar dentro de todos que fazem parte de uma instituição, em todos os níveis hierárquicos. No Leadership Forum uniremos todos para alinhar a direção a atender às expectativas, e vamos demonstrar na prática que Liderar é uma ARTE.

O evento teve como grande guarda-chuva o tema principal, e para exemplificar cada uma das habilidades de um grande líder, o evento foi dividido em vários momentos, cada um deles nomeado com uma dessas habilidades. Isso fez com que a agenda repleta de conteúdo para um único dia fosse dinâmica, de fácil assimilação e versátil.
Objetivos (além dos mencionados acima):
- Discutir ideias e objetivos para o ano de 2013.
- Compartilhar cases e situações vivenciadas nos diferentes departamentos.
- Alinhar as estratégias para o próximo ano.
- Definir metas e práticas para um crescimento baseado na Arte de Liderar.
- Integrar os funcionários de todas as regiões e nacionalidades.

Perfil do público-alvo:
- Funcionários que exercem cargo de liderança | 70% Homens e 30% Mulheres
- Regiões de cada participante: 19 Europa | 15 América Latina | 46 Brasil

Número de participantes convidados: 80 participantes.
Número de participantes presentes: 79 participantes.
Local: Caesar Park SP International Airport | Guarulhos | São Paulo.
Data: 29 a 31 de outubro de 2012.
Periodicidade: anual.
Abrangência: internacional.

Agenda e Conteúdo:

Ações pré-evento
- Envio de save the date eletrônico para reserva de agenda.
- Envio de teaser/convite eletrônico para repassar as informações mais importantes do evento, formato de reserva de hospedagem, pedido/reserva de passagem aérea e detalhes sobre a importância do evento.
- RSVP via e-mail para controle das informações faltantes para providenciar a passagem, acompanhamento e assessoria para a vinda ao evento.
- Reminder eletrônico | Contagem regressiva, informações finais, divulgação dos e-tickets e informações sobre o ponto de encontro no aeroporto.

Evento
A agenda foi divida por temas que falavam um pouco mais sobre o tema central, como as características do bom líder.
1° Dia | 29 de outubro de 2012
The Art of Welcoming (A Arte de Receber) | Coquetel de Abertura

A ideia era convidar os participantes a conhecer um pouco dos países que fazem parte da região "anfitriã". Mesmo o evento sendo no Brasil, era a América Latina que dava boas-vindas a todos os participantes.

Entã, para esse coquetel, foi criada uma cenografia que envolvia uma grande silhueta do mapa da América Latina e México, aplicada no chão da sala do coquetel.

Foram montadas cinco ilhas de comidas e bebidas dos países anfitriões, onde a Stora Enso possui escritório/representação: Brasil, Argentina, Chile, Uruguai e México. Nessas ilhas, além das comidas típicas que enriqueceram o coquetel e deram um sabor especial ao evento, TVs apresentavam clipes com imagens e frases de efeito sobre cada um desses países.

Durante o coquetel, o presidente mundial e o vice-presidente Brasil da Stora Enso deram as boas-vindas e explicaram como seria a dinâmica do evento e como foi a escolha do tema do evento.

Para criar um clima ainda mais harmonioso e descontraído entre os participantes, eles foram convidados a responder perguntas sobre os países através de um sistema de quiz via SMS nos celulares.
A pergunta aparecia nas telas das Tvs e cada participante respondia via SMS. Cada resposta era computada via sistema e depois de alguns minutos aparecia na tela. As perguntas eram todas de cunho cultural sobre os países anfitriões.

2° Dia | 30 de outubro de 2012
The Art of Informing (A Arte de Informar) | Reunião oficial

Todos foram recebidos na entrada da sala com uma música alta e um ambiente diferente do esperado para uma reunião de presidência, onde seriam discutidos os objetivos de trabalho para o ano seguinte. A sala estava montada em formato lounge, cada grande nicho estava numerado (de acordo com os números nos crachás) para que os grupos fossem compostos por pessoas de áreas e países diferentes.
O ambiente, além de descontraído, induzia à conversa e discussão em grupo.

A agenda do dia foi focada em alguns pontos de acordo com o tema do bloco em discussão:

Manhã | The Art of Sharing (A Arte de Dividir)
- Apresentação da diretoria sobre o desempenho passado e atual, investimentos estratégicos e as incertezas para lidar com os novos desafios.
- Diálogo com a equipe Pathfinder | Apresentação de case.
- Workshop: Spaceship (sustentabilidade e responsabilidade) com os temas: corte de energia, como nasceu o novo propósito dos Pathfinders, apresentação do novo propósito, resumo do novo propósito.

Almoço | The Art of Serving (A Arte de Servir)
Na hora do almoço, os participantes foram surpreendidos com a grande diretoria (VPs – um de cada área) vestida com um avental e posicionada atrás do buffet. A ideia era mostrar que um bom líder é um líder que serve, que está disposto a entender a necessidade da sua equipe. Mais uma forma descontraída de quebrar o gelo entre os participantes, bem como introduzir cada vez mais o tema na discussão dos grupos.

Tarde | The Art of Motivating (A Arte de Motivar)
Para falar de liderança e motivar o time, o palestrante convidado escolhido para o evento foi o Bernardinho. Com toda a sua experiência de liderança nas quadras, ele trouxe de forma ilustrativa como é liderar um time para que ele tenha os resultados esperados.

The Art of Reinventing (A Arte de Reinventar)
Discussão sobre o tema: Inovação e Responsabilidade Global.

The Art of Dialoguing (A Arte de Dialogar)
Painel criado pelos GETs (diretoria) para criar um diálogo aberto com os demais líderes.

Noite | The Art of Integrating (A Arte de Interagir) | Festa de Confraternização
Para celebrar tudo que foi vivenciado durante o dia da convenção, montamos um verdadeiro PUB irlândes. O ambiente era composto por set fotográfico com moto real, objetos e elementos típicos de PUBs, mesas de bilhar, mesas de pebolim e dardo para uso dos convidados.
Além disso, quem deu o tom da festa foram os próprios participantes, que através de um sistema criado para Ipad podiam escolher qual seria o próximo som da festa tocado pelo DJ.
Para fechar a noite com cara de Brasil, tivemos uma apresentação de escola de samba, que tocou alguns hits famosos e envolveu a todos no samba.

Ação pós-evento
A Agência Um criou um portfólio que chamamos de book pós-evento, apresentado em power point para o cliente, contendo as fotos com os melhores momentos, e uma apresentação com o resumo de todas as ações e comunicações do evento, bem como o resultado da pesquisa.

No dia seguinte ao término do evento, os participantes receberam um teaser de agradecimento pela presença e pela colaboração no evento.

A Stora Enso é o rethinker (repensar) da ideia global: papel, biomateriais, produtos de madeira e indústria de embalagens. A empresa sempre repensa o velho e expande para o novo para oferecer aos clientes soluções inovadoras baseadas em materiais renováveis. A Stora Enso emprega cerca de 28.000 pessoas em todo o mundo, e é uma empresa de capital aberto listada em Helsínquia e Estocolmo.

Dessa forma, a Stora Enso tem um lema: "jogamos com as mesmas regras do jogo em todos os lugares", e foi assim que o evento todo foi desenvolvido e coordenado.
No evento
- Foi utilizado material reutilizável na cenografia (madeira de fonte sustentável) e destinada para reaproveitamento.
- Toda a vegetação para ornamentar a sala era plantada, mantendo-a viva para reutilização.
- Todas as lixeiras eram de coleta seletiva.
- Todo o papel utilizado era certificado ou reciclado.
- Foi feito o uso de gerador biodiesel.
- A grande maioria da equipe que trabalhou no evento era da regional (de São Paulo), gerando empregos diretos e indiretos.
- Os materiais de apoio distribuídos na reunião foram: blocos feitos de material reciclado e com papel certificado.
- Todos os fornecedores utilizaram material de EPI, garantindo a segurança de cada pessoa envolvida.
- Além dessas ações, todos os impostos, taxas e seguros foram pagos corretamente e não houve qualquer tipo de inadimplência com relação aos fornecedores envolvidos no evento.

Sustentabilidade dentro da Agência Um
A Agência Um se preocupa com a qualidade de vida e bem-estar de seus funcionários, realizando periodicamente treinamentos e acompanhando semanalmente o desenvolvimento de seus profissionais. No mês de agosto de 2012, foi lançado a todos os funcionários o Comitê de Sustentabilidade Agência Um, que passou a instituir novas práticas da sustentabilidade dentro da agência, certificar ações que já aconteciam e propagar as práticas para o dia a dia de cada colaborador.
Entre as ações de sustentabilidade está a coleta seletiva de lixo, o reuso do verso de papel inutilizado, utilização de papel reciclado, substituição de copos plásticos por canecas de porcelana, envio semanal de dicas com o "você sabia", recolhimento de pilhas, baterias e remédios para o descarte correto dos mesmos, além de campanhas anuais, como a Campanha do Agasalho.
Toda a sobra de material dos eventos é doada para instituições correspondentes à utilização do produto, como por exemplo, camisetas para asilos, material escolar para orfanatos ou lonas para confecção de artesanato.
A responsabilidade social está incorporada às filosofias da Agência, que a cada evento busca conscientizar seus clientes e parceiros. Sempre é sugerida a realização da coleta seletiva, a doação de materiais, a utilização de gerador com biodiesel, a utilização de iluminação em LED e a compensação de CO² com a plantação de árvores. Em alguns casos é incentivado o trabalho com portadores de deficiência física no time de campo dos eventos.

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BRIEFING
Apresentar um projeto para participação da Ericsson, contemplando:
› Stand.
› Ações de relacionamento com clientes no stand.
› Ações de Mobile Advertising.
› Promotoras, buffet, brindes etc.
› Criação de save the date, convite eletrônico e carta de agradecimento.
› Elaboração de questionário de pesquisa para ser aplicado com os visitantes do stand
através de iPads.
› Demais ações que a agência julgar interessante para atingir os objetivos de participação da Ericsson neste evento.

O projeto do estande deve considerar:
› Área de 171m² (19 x 9).
› Ter pelo menos 3 salas de reunião, sendo uma pequena para o presidente,
uma maior, para até 8 pessoas (VIP) e outra menor, para 4 a 6 pessoas.
› Bar e área para relacionamento com clientes.
› Espaço aberto para favorecer a circulação e a interação das pessoas.
› Usar formas e cores que transmitam liderança, inovação, modernidade,
vanguarda, futurismo e segurança/confiança.
› Trabalhar o conceito “Networked Society”.

Objetivo da Ericsson neste evento:
– Relacionamento.
– Exposição da marca.
– Fortalecer liderança.
– Gerar negócios.

DIFICULDADES (DESAFIOS x SOLUÇÕES)

Para a quantidade de produtos que tinham que ser expostos, mais as salas de reunião, área VIP e ainda garantir o conforto dentro do stand, foi um grande desafio conseguir equalizar todas as variáveis sem perder espaço de circulação, já que o objetivo principal era estimular o relacionamento entre pessoas e encantá-las com as novas tecnologias.

Além da planta do stand, os equipamentos necessitavam de conexão de grande porte. Para conseguir com que potência e qualidade atendessem à necessidade, fizemos uma pesquisa durante o desenvolvimento do projeto, pois quanto mais cabos se usa menor fica o sinal.

Outro desafio foi priorizar uma área exclusiva de relacionamento entre os clientes ea Ericsson. O resultado foi um projeto pensado milimetricamente para que atendêssemos todos os pontos (exposição de produtos, internet de altíssima qualidade, áreas de relacionamento com o público e área de relacionamento VIP).

Arquitetos, cenógrafo, produtores técnicos foram envolvidos em um pré-evento de 6 meses até que conseguíssemos o resultado esperado.

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Qualidade do evento
A pesquisa/avaliação foi respondida durante todo o evento, sempre no sistema SMS. Algumas perguntas eram projetadas e os participantes respondiam com as notas ou informações pertinentes ao evento. O resultado de cada pergunta, ou de cada bloco, aparecia após alguns minutos na tela, sendo imediata e ativa a participação de todos os participantes. A média de todo o evento foi de 9,2, sinalizando o sucesso do evento.

Desempenho econômico
Abaixo, estão os números gerais de equipes envolvidas no evento:

- Staff
Pré-evento: 03 pessoas.
Durante: 20 pessoas entre coordenação, organização e empresas terceirizadas (exceto hotéis).
Pós-evento: 02 pessoas.
Horas trabalhadas durante todos os processos do evento: aproximadamente 1500 horas.

- Refeições: 530 refeições entre cafés da manhã, coffee breaks, água e café na sala, almoços e jantares.

- Ocupação hoteleira: 01 hotel, 74 apartamentos nas categorias SGL, totalizando 148 diárias.

- Transportes
Nº de passagens aéreas de ida e volta nacional: 18 | participantes das regiões mais distantes do Brasil.
Nº de passagens aéreas de ida e volta | internacional: 34 | Considerando os participantes da Europa e América Latina.
01 ônibus para transfer Stora Enso - local do evento, 01 micro-ônibus e 01 carro para transfer do palestrante e da escola de samba para o local do evento, uso de van para transfer in e out (aeroporto) para convidados internacionais, somando aproximadamente 08 veículos.

 
  • contato: (11) 2538-4156 - (11) 7377-8878