Evento Neutro
Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 13ª Edição

Case: 29° CONGRESSO BRASILEIRO DE NEUROCIRURGIA
Candidato: JZ Brasil
Cliente: Sociedade Brasileira de Neurocirurgia
Segmento: Eventos
Estado: RJ
TROFÉU LEVITATUR
Categoria: Congresso Nacional
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos

Portfólio da empresa e do congresso.
A JZ BRASIL é empresa líder na organização de congressos desde 1972. Nossa versatilidade nos permite organizar desde congressos regionais até grandes congressos mundiais, sempre com um atendimento ágil e personalizado. Nosso portfólio de clientes inclui sociedades médicas, associações, federações e empresas.
Prestamos assessoria completa desde a fase de captação até a realização dos eventos. O nosso grande diferencial é a parceria que estabelecemos com os nossos clientes e o comprometimento que assumimos com a qualidade e com os resultados financeiros.
Somos um time formado por gestores com sólida trajetória neste mercado. E a JZ é a única empresa brasileira especializada na área de congressos médicos que faz parte da IAPCO (International Association of Professional Congress Organizers). Para fazer parte desta associação, é necessário passar por um rigoroso processo de comprovação de qualificação e experiência, e é portanto um chancela que nos diferencia e atesta que estamos de acordo com os padrões mundiais de qualidade.
São mais de 600 congressos realizados, de pequenas reuniões até congressos com 14.000 participantes. JZ Brasil oferece a gestão financeira de responsabilidade, promoção e marketing eficazes para obter mais participantes, enquanto a equipe comerial busca ativamente o aumento do número de patrocinadores e expositores. Além de trabalhar com os mais atualizados serviços de inscrição de participantes e gestão de trabalhos científicos.

Resumo do case
O Congresso Brasileiro de Neurocirurgia é um evento técnico científico, voltado à capacitação profissional e networking. Paralelo ao evento acontece uma exposição de empresas farmacêuticas que apresentam os últimos produtos e equipamentos desenvolvidos para a especialidade.
O mercado hoje oferece diversas facilidades para obtenção de informações e capacitações. A tecnologia permite aos profissionais o acesso imediato ao lançamento de pesquisas e novos estudos. Por isso os congressos precisam cada vez mais oferecer diferenciais e focar em networking, para agregar valor e atrair participantes e patrocinadores.
Esse foi o foco de trabalho da JZ Brasil. Criar situações que proporcionasse ao congressista uma maior integração com os palestrantes, expositores e demais participantes.
Desde o I CBN realizado em 1958 na cidade de Petrópolis, até hoje, os Congressos têm crescido
exponencialmente em audiência, em número de expositores e principalmente em qualidade científica, priorizando temas atuais e abrangentes nas diversas subespecialidades da neurocirurgia.
O objetivo que a comissão organizadora pediu para a JZ, foi auxilia-la a preparar um evento de alto padrão científico, que superasse as edições anteriores, para que ao final do evento, os novos conhecimentos adquiridos nestes poucos dias no Rio de Janeiro enriquecessem a prática neurocirúrgica.
Quando à parte social, o briefing era oferecer atividades que conseguissem agradar a maioria dos congressistas e seus acompanhantes, dando a todos liberdade e oportunidade de escolha

O evento acontece a cada 2 anos, sempre em uma cidade diferente. As últimas edições foram:
29° Congresso Brasileiro de Neurocirurgia 2.012 Rio de Janeiro
28° Congresso Brasileiro de Neurocirurgia 2.010 Salvador
27° Congresso Brasileiro de Neurocirurgia 2.008 Foz do Iguaçu
26° Congresso Brasileiro de Neurocirurgia 2.006 Florianópolis
24° Congresso Brasileiro de Neurocirurgia 2.004 Goiânia

Serviço oferecido
Na organização do XXIX Congresso Brasileiro de Neurocirurgia a JZ Brasil ofereceu serviços completos de organização e gestão do evento.
Um Gerente de Projeto foi selecionado e esteve em contato direto e constante com o comitê organizador local. Um cronograma foi criado para abranger todos os aspectos do ciclo de vida do congresso, desde o agendamento das primeiras reuniões, bem como o pré-programa da logística, a elaboração do orçamento, a impressão de materiais, a promoção, os convites aos palestrantes, o recebimento e gerenciamento das inscrições e dos trabalhos científicos, a obtenção de patrocínios, a locação de estandes, logística para o local e logística de reuniões pós-congresso.
Como consultores de confiança do comitê executivo, os profissionais da JZ Brasil compartilham todo seu conhecimento e experiência na gestão de congressos médicos, para aumentar a lucratividade do congresso, sem perder em qualidade organizacional e científica.
Os serviços oferecidos foram:
1. Serviço de recebimento de trabalhos científicos
2. Gerenciamento do programa científico e dos palestrantes
3. Promoção e marketing
4. Orçamentos, controle e gestão financeira
5. Gestão da Exposição e patrocínios
6. Recebimento e controle de inscrições
7. Gestão no local do evento
8. Materiais e impressões para o congresso
9. Programa social
10. Passagem e hospedagem
11. Administração, relatórios e controladoria
Ficha Técnica do Congresso:
Nome: XXIX Congresso Brasileiro de Neurocirurgia
Tema: Uma viagem ao mundo da Neurocirurgia moderna
Presidente do Evento: Dr. Marco Aurélio Marzullo
Data: 7 a 12 de setembro, 2012
Local: Riocentro, Rio de Janeiro, RJ
Periodicidade: Bienal
Abrangência: Nacional
Entidades promotoras: Sociedade Brasileira de Neurocirurgia
Número participantes: 1799, sendo:
• 1583 do sexo masculino (88%)
• 216 do sexo feminino (12%)

Categoria Quantidade %
Acadêmico de Medicina 199 11.06%
Inscrição de Grupo 59 3.27%
Não-sócios (Profissionais, pós-graduandos, doutorandos e mestrandos) 328 18.23%
Participante 14 0.77%
Profissionais em Áreas Correlatas 101 5.61%
Residentes em Áreas Correlatas 9 0.50%
Residentes MEC 124 6.89%
Residentes SBN 200 11.11%
Sócio da SBN (Estrangeiro) 5 0.27%
Sócios da SBN (Profissionais, pós-graduandos, doutorandos e mestrandos) 649 36.07%
Sócios da SBN Jovem – até 35 anos 111 6.17%

Total de Inscritos por Curso
PC 1 ANATOMIA MICROCIRURGICA 26
PC 2 COLUNA / SPINE 57
PC 3 BASE DE CRÂNIO 28
PC 4 FUNCIONAL E DOR 18
PC 5 PEDIÁTRICA – NEUROENDOSCOPIA VENTRICULAR 47
PC 6 TRAUMA / NEUROINTENSIVISMO 37
PC 7 VASCULAR / ENDOVASCULAR 22
PC 8 ENTRANDO NO MUNDO DA NEUROCIRURGIA 43
PC 9 NEUROENDOSCOPIA DA BASE DE CRÂNIO 80
PC 10 COLUNA - CURSO AOSPINE 136
PC 11 NERVO PERIFÉRICO 25
PC 12 ONCOLOGIA 37
PC 13 PEDIÁTRICA 9
SIMPÓSIO VICCA 79
TOTAL DE INSCRITOS 644

Comercial
Número de stands vendidos: 62 estandes
Número de empresas patrocinadoras: 75 empresas
M2 vendidos na exposição: 981m²
Simpósios Vendidos: 6 Simpósios Satélites + 3 Workshops

Os seguintes patrocínios foram vendidos:
• Anúncios no Programa Final
• Blimp
• Blocos
• Boas Vindas no Credenciamento
• Canetas
• Capa de Chaves
• Capa de Cadeiras
• Crachás e Cordões
• Estação Carioca
• Festa de Confraternização
• Inserção de material nas pastas dos congressistas
• Jantar de Confraternização
• Mega Grade Cientifica
• Mouse Pads
• Pastas dos congressistas
• Simpósios Satélites
• Workshops
Tema Livre
Número total de trabalhos recebidos: 579
Trabalhos apresentados em forma de Mini Conferências e Apresentação de Casos: 268
Trabalhos apresentados em forma de Pôster: 296 (divididos nos temas: CEREBROVASCULAR, COLUNA / NERVOS PERIFÉRICOS, EXERCÍCIO PROFISSIONAL / EDUCAÇÃO / SOCIOECONOMICOS, FUNCIONAL, INFECÇÕES E PARASITOSES, MISCELÂNEA, PEDIÁTRICA, TRAUMA / NEUROINTENSIVISMO, TUMORES)
Trabalhos apresentados em forma de Vídeo: 15
Programação Científica
• 111 Sessões Plenárias
• 725 Temas apresentados
• 365 Palestrantes nacionais
• 18 Palestrantes nacionais em plenária
• 43 Palestrantes internacionais

Como parte do processo criativo, a JZ auxiliou a SBN na criação de novos formatos para o programa científico, atuando como consultores para proporcionar maior interação entre palestrantes e participantes, antes, durante e após o congresso.
Uma das inovações do programa científico foi o alto nível dos mais renomados neurocirurgiões brasileiros e estrangeiros, que mostraram com suas sólidas experiências, uma abordagem inovadora desde a microanatomia, viajando pelos exames de neuroimagens e culminando com os tratamentos neurocirúrgicos mais atualizados. A JZ foi responsável por oferecer soluções tecnológicas para proporcionar o melhor funcionamento das palestras e demais sessões científicas.
A Programação Social montada pela JZ Brasil contou com diversas opções, para que os participantes pudessem sentir o clima carioca no evento.

SOLENIDADE DE ABERTURA
8 de setembro
Local: Riocentro - Pavilhão 5
Horário: 19h30
Mestre de Cerimônia: Christiane Torloni
Apresentação: Espetáculo Matéria - Imagens e Sensações da Lumini Cia de Dança
Traje: Passeio Completo

FESTA DE CONFRATERNIZAÇÃO
10 de setembro
Local: Riocentro - Pavilhão 5
Horário: 20h
Apresentação: Banda Celebrare
Tema: Rio Antigo - Botequim Carioca
Traje: Esporte
Foi trabalhando intensamente a caracterização do estilo carioca em toda a decoração da festa.

JANTAR DO PRESIDENTE
8 de setembro
Local: Espaço La Martine
Apresentação: Músico Eduardo Laje
Traje: Gala
Jantar de Gala para convidados especiais. A JZ escolheu um espaço diferenciado, e montou uma decoraçõ refinada.

PROGRAMA PARA ACOMPANHANTES
Uma das demandas da SBN foi à criação de um programa para acompanhantes diferenciado, para que os familiares dos congressistas que viajaram junto para o Rio de Janeiro pudessem desfrutar da cidade e participar de atividades interessantes
A JZ criou momentos, pensado e repensado com a intenção de proporcionar a todos dias inesquecíveis e realmente proveitosos no Rio de Janeiro. Por se tratar de um grupo grande de pessoas resolvemos dar opções diversas a todos os tipos de interesses. Desde aqueles mais tradicionais, até aqueles passeios feitos pelos próprios cariocas, como por exemplo: um passeio ecológico a Floresta da Tijuca e ao Jardim Botânico ou um passeio ao Rio antigo. Oferecemos ainda visita a spas, shoppings e salões de beleza.
Criamos também o ESPAÇO MULHER BRASILEIRA, inaugurado no dia 9 de setembro (domingo) no Hotel Sheraton, às 10h com um Welcome Drink para todos os acompanhantes, seguido de sorteios e de uma palestra sobre o AMOR.
Nesta área era possível tirar todas as suas dúvidas sobre as programações, se inscrever para os passeios, dicas de restaurantes e servir como um “ponto de encontro” no Congresso. Foi entregue como brinde uma sandália havaiana, combinando com o estilo carioca.
Outro cuidado pensado pela JZ, foi incluir uma pequena planta com a localização de cada sala onde a atividade científica iria acontecer. Visto que a programação científica era muito intensa e o espaço do RioCentro é grande e pode ser complicado se localizar a primeira vista.


Galeria de imagens
Cerimônia de Abertura
Cerimônia de Abertura
Mestre de Cerimônias
Show Cerimônia de Abertura
Coquetel de Abertura
Coquetel de Abertura
Jantar de Confraternização
Decoração Jantar de do Presidente
Festa de Confraternização - conceito
Festa de Confraternização - conceito
Festa de Confraternização - show
Convidados Internacionais
Cursos Pré Congresso
Expositores e Patrocinadores
Inscrições
Inscrições
Inscrições por país
Programa Final - Localização Salas
   

 

A Sociedade Brasileira de Neurocirurgia tinha como principal desafio tornar o evento mais interativo entre público e patrocinador, para potencializar as oportunidades de negócios geradas para os expositores/patrocinadores.
O Congresso Brasileiro de Neurocirurgia é a principal fonte de renda da Sociedade, que depende do sucesso financeiro do evento para ter recurso em caixa para viabilizar sua missão voltada para ações de educação, conscientização e defesa da categoria. Por isso é essencial que o congresso, além de oferecer muito conteúdo educacional, também seja atrativo para os patrocinadores.
Por isso, a JZ Brasil desenvolveu um plano comercial para o evento, onde as empresas patrocinadoras e expositoras tiveram muitas chances de interagir com os congressistas.
Patrocínios diferenciados:
ESTAÇÃO CARIOCA - Local com painel de fundo com imagem de Ipanema, onde foi distribuído Biscoito Globo e Mate Leão e que fazem parte da cultura carioca. Na pasta dos Congressistas constava o cupom para retirar um pacote de biscoito e um copo de mate. A marca do patrocinador aparecia no painel, balcão de distribuição e cupons, além disso a empresa poderia abordar o público diretamente.
BLIMP - Colocado jardim em frente ao pavilhão 5 do Riocentro. O nome do patrocinador já aparecia antes mesmo do congressista entrar no pavilhão.
BOAS VINDAS NO CREDENCIAMENTO - Café da manhã servido para dar boas vindas para os Congressistas, onde a empresa patrocinadora já tinha a chance de abordar o público.
CAPA DE CHAVES - A capa de chaves - com logo do patrocinador - entregue para todos os congressistas que ficaram nos hotéis oficiais do Evento.
CAPA DE CADEIRAS - Capas de cadeiras, com o nome do patrocinador, foram colocadas na Sala de Colunas durante todo o Evento.
MEGA GRADE CIENTÍFICA – Grande painel na entrada do congresso, onde havia a grade científica e o logo do patrocinador.
MOUSE PADS - Foram produzidos 2.000 mouse pads e que foram inseridos na pasta do congressista.
Além dos patrocínios convencionais de programa final, blocos, canetas, crachás, pastas, festas e simpósios satélites.
Esses diferenciais foram vistos com bons olhos pelos patrocinadores, que aderiram as ideias inovadoras e tiveram a sua marca mais exposta e muito mais momentos para interagir com o público.

Desenvolvemos um plano de marketing completo, para divulgar o evento entre o maior número de médicos e profissionais da área de neurocirurgia. O plano de marketing incluía:
• Campanha de E-flyer
• Criação de perfil no Facebook
• Cartazes
• Folders
• Anúncio em revistas da área
• Divulgação em calendário de eventos de site de Sociedades Afins
• Técnicas de posicionamento do site em destaque no Google por meio de gerenciamento do SEO
• Banner de assinatura com imagem do evento produzido para a comissão organizadora
• Divulgação em eventos da área
Os trabalhos científicos recebidos no evento foram publicados em CD e distribuídos aos participantes. Optou-se pela opção CD pensando na sustentabilidade, evitando maior consumo de papel.
Os materiais distribuídos foram: programa final, pastas, canetas, bloco e certificado de participação.

Galeria de imagens
Estação Carioca
Capa de Cadeira
Café da Manhã de Boas Vindas
Mega Grade
Mouse Pad
BLIMP
Patrocínio no Jantar de Confraternizão
Patrocínio Crachás
Material de Comercialização
Certificado
Divulgação Primeira Circular
Facebook
Divulgação Facebook
Patrocínio Festa
Simpósios Patrocinados
         

 

O projeto proposto pela SBN era obter um lucro de 15% valor arrecadado, mas a JZ conseguiu superar essa expectativa conseguindo oferecer um lucro de 24% do valor arrecadado. Tudo isso foi feito por meio do trabalho diferenciado na venda de patrocínios, o que levou a geração de mais receita e diminuindo a despesa, através da negociação de todos os preços com os fornecedores, sem que isso implique na queda de qualidade dos serviços. O que somente uma organizadora de eventos experiente consegue oferecer.

Outros indicadores importantes:
O evento movimentou a hotelaria local, com a ocupação de pelo menos 1500 quartos no período do evento.
A geração de empregos diretos e indiretos foi outro diferencial, ao todo foram mais de 100 empresas diretamente contratadas para a organização do evento, com a geração de pelo menos 200 empregos diretos e 800 empregos indiretos.
Repercussão na comunidade e na mídia.
Houve geração de mídia espontânea nos seguintes veículos e sites:
• Site da Neurocirurgia.com
http://neurocirurgiabr.com/xxix-congresso-brasileiro-de-neurocirurgia-7-12-de-setembro/
• Site Fala Turista http://www.falaturista.com.br/eventos-313/cbn-rio.html
• Site do Centro de Neurocirurgia e Neurologia http://www.neurolondrina.com.br/noticias/32-xxix-congresso-brasileiro-de-neurocirurgia
• Site da Sociedade Goiana de Neurocirurgia http://www.sgnc.com.br/sgnc/eventos.asp?id=8
• Site Politec Saúde http://www.politecsaude.com.br/imprensa/eventos/xxix-congresso-brasileiro-de-neurologia/134/
• Site Masplant http://maximplant.com.br/v3/xxix-congresso-brasileiro-de-neurocirurgia/
• Site da Associação de Neurocirurgiões do Paraná http://www.sonepar.org.br/eventos/21-xxix-cbn-congresso-brasileiro-de-neurocirurgia-rio-2012
• Porta da Esclerose Múltipla http://www.portalesclerosemultipla.com.br/calendario/33/xxix-congresso-brasileiro-de-neurocirurgia
• Site Aleth Medical http://www.alefhmedical.com.br/site/eventos/037/xxix-congresso-brasileiro-de-neurocirurgia-cbn.php
• Site da Associação de Neurocirurgiões de São Paulo http://www.sonesp.com.br/ai1ec_event/xxix-cbn-congresso-brasileiro-de-neurocirurgia-sbn/?instance_id=

Indicadores de sustentabilidade
A JZ Brasil foi um parceiro responsável e pró-ativo em todas as iniciativas sustentáveis, propondo à SBN implementar ações para minimizar o impacto ambiental do congresso. Todos os esforços foram feitos, em todas as áreas do congresso, para diminuir o desperdício e o consumo de energia, sem comprometer a qualidade dos serviços oferecidos.
Como parte desse compromisso, foram produzidos os Trabalhos Científicos em CD’s reduzindo significativamente os custos de impressão e transporte. Na fase preparatória, todas as comunicações foram feitas via sistema on-line não sendo necessário o uso de papel para cartas e envelopes.
Projetos Sociais
Um grupo se reuniu para discutir projetos, ideias e ações para melhorar a vida da população menos favorecida. Este grupo foi formado principalmente pelas esposas dos neurocirurgiões, mas a participação foi aberta a quem quisesse e pudesse ajudar. No stand da SBN no Riocentro foi disponibilizada uma urna que para doações para os projetos que já existem na área.

Galeria de imagens
Plenária
Curso Pré Congresso
Curso Pré Congresso
Exposição
Exposição
Exposição
Exposição
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  • contato: (11) 2538-4156 - (11) 7377-8878