Evento Neutro
Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 13ª Edição

Case: XXV INTERNATIONAL COMPLEMENT WORKSHOP
Candidato: JZ Brasil
Cliente: Fundação Butantan
Segmento: Eventos
Estado: RJ
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos
Complement

XXV International Complement Workshop

Ficha Técnica do Evento:

Título: XXV International Complement Workshop
Tema: Congresso técnico científico voltado a pesquisadores e professores na área de complemento.
Número de participantes locais e não residentes: o evento reúne em média de 350 a 400 pessoas, provenientes de todo o mundo.
Cidade Candidata: Rio de Janeiro
Cidade Concorrente: Japão
Local da Captação: Grécia
Data: 10 - 15 Oututbo de 2012 em Chania – Grécia
Periodicidade: Bienal
Abrangência: Mundial
Sociedade Promotora do Evento: International Complement Society
Entidades co-promotoras da Captação: Instituto Butantan
Entidade Apoiadora da Captação: Rio Convention & Visitors Bureau
Data Cidade País Público
10 - 15 Oct 2012 Chania (Crete) Greece
01 - 05 Aug 2010 New York City, NY U.S.A.
28 - 02 Oct 2008 Basel Switzerland 350 - 400
22 - 27 Oct 2006 Beijing China-P.R.
13 - 18 Jun 2004 Honolulu, HI U.S.A. 350
22 - 26 Sep 2002 Palermo Italy 350
23 - 27 Jul 2000 Salt Lake City, Ut U.S.A. 350
11 - 16 Oct 1998 Rhodes Greece 350

Portfólio da empresa e do congresso.
A JZ BRASIL é empresa líder na organização de congressos desde 1972. Nossa versatilidade nos permite organizar desde congressos regionais até grandes congressos mundiais, sempre com um atendimento ágil e personalizado. Nosso portfólio de clientes inclui sociedades médicas, associações, federações e empresas.
Prestamos assessoria completa desde a fase de captação até a realização dos eventos. O nosso grande diferencial é a parceria que estabelecemos com os nossos clientes e o comprometimento que assumimos com a qualidade e com os resultados financeiros.
Somos um time formado por gestores com sólida trajetória neste mercado. E a JZ é a única empresa brasileira especializada na área de congressos médicos que faz parte da IAPCO (International Association of Professional Congress Organizers). Para fazer parte desta associação, é necessário passar por um rigoroso processo de comprovação de qualificação e experiência, e é portanto um chancela que nos diferencia e atesta que estamos de acordo com os padrões mundiais de qualidade.
São mais de 600 congressos realizados, de pequenas reuniões até congressos com 14.000 participantes. JZ Brasil oferece a gestão financeira de responsabilidade, promoção e marketing eficazes para obter mais participantes, enquanto a equipe comerial busca ativamente o aumento do número de patrocinadores e expositores. Além de trabalhar com os mais atualizados serviços de inscrição de participantes e gestão de trabalhos científicos.

As candidaturas submetidas foram avaliadas sob os seguintes critérios, estabelecidos no manual de candidatura da Sociedade Internacional de Complemento:
1. Data proposta para a reunião
2. Detalhes do local incluindo localização, opções de transporte, descritivo das opções de hospedagem, facilidades do centro de convenções, opções de jantar, opções turísticas e culturais)
3. Custo de hospedagem
4. Perfil e custos da empresa organizadora envolvida
5. Formas que o Comitê Organizador Local pretende financiar os custos iniciais do evento
Parte Financeira:
O Comitê Organizador Local assume a responsabilidade financeira pelo evento
Em caso de lucro, será dividido:
80% para a Sociedade Internacional de Complemento
20% para o Comitê Organizador Local

A votação da escolha da sede do congresso se dava por votação da diretoria, durante uma reunião que aconteceu na Grécia. Com base nisso traçamos as estratégias de ação.

1. Carta de Intenções:
Foi enviada uma carta de intenções ao presidente da Sociedade Internacional de Complemento, assinada em conjunto pela Dra. Denise – proponente e pelo Dr. Kalil, que além de Diretor do IBU é vice-presidente da Sociedade Internacional de Imunologia e que em 2014 será presidente da Sociedade.
A JZ preparou uma carta de interesse, expressando o interesse em sediar o congresso e as razões pelas quais a cidade deveria ser escolhida.
2. Processo de Lobby
Em votações fechadas – onde só a diretoria vota – os fatores mais importantes para sensibilização são:
A. Provar que a cidade tem boa infraestrutura para sediar o evento
B. Provar que o custo benefício é compensador
C. Força política do postulante
Com isso em mente a JZ traçou algumas metas para a Dra. Denise, que incluía a ligação para seus colegas de diretoria, falando da candidatura do Brasil.
A JZ então preparou uma agenda para essa parte da captação para nortear o Comitê Local, aproveitando agenda pré existente da Dra. Denise e do Prof. Kalil para eventos correlatos que algum dos votantes possa estariam presentes. Pois articulações ao vivo sempre é melhor.

DESAFIOS:
Nessas ligações, o Dr. Paul Morgan, presidente da Sociedade Internacional de Complemento disse que o board está preocupado com a questão de segurança no Rio e sugeriu que no Dossiê de Candidatura esta questão, em particular, seja bem tratada. Ele declarou também que o board considera que não há garantia de segurança física no Japão e que a comunidade, principalmente os americanos, não gosta de viajar longas distâncias e há, por isso, risco de pouca frequência.
Outra questão fundamental, além da segurança, é quanto vai custar o congresso no Brasil ou no Japão. Por isso, o foco do dossiê de candidatura foi mostrar que nossos preços são bons e que o Rio é seguro.

3. Composição da Diretoria x Estratégias
A JZ fez uma análise dos votantes
President: Paul Bryan Morgan - United Kingdom
President-elect: Zvi Fishelson - Israel
Past President: Michael Pangburn - USA
Secretary: Berhane Ghebrehiwet - USA
Treasurer: Andrea Joan Tenner - USA
Councilors
• Anna Blom - SWEDEN
• Mohamed Daha - NETHERLANDS
• Peter Garred - DENMARK
• Claudia Kemper - UK
• Jörg Köhl - USA
• Tom Eirik Mollnes - UK
• Santiago Rodriguez de Cordoba - Spain
• Wenchao Song - USA

Resumo:
Consideramos que podíamos contar com:
13 votos= 5 USA; 7 EUR ( SENDO 2 EUR(UK), 4 EUR(Nórdicos), 1 EUR(Espanha)), 1 ISRAEL.
Trabalho principal deveria ser com os americanos, pois são maioria absoluta, só eles mais os ingleses, vencem.
Além disso, a JZ usou de seus contatos internacionais, para garantir 3 votos através de PCO Internacionais na: Espanha, Holanda e Israel.
Conclusão:
Um BID bem feito, e com um Budget razoável, o que será feito e mais uns telefonemas do Prof. Kalil, estaria resolvida a questão

4. Bidding Book
A SIC exigia 1 bidding books (dossiês de candidatura). O bidding book foi produzido pelo Rio Convention Bureau, em parceria com a JZ, que fez o desenho da planta sugestão para o evento no hotel sugerido, de forma personalizar o material e criar um diferencial competitivo.

5. Estimativa de Orçamento
Outro diferencial incluso no bidding book foi a inserção de uma estimativa de orçamentos, que foi preparada pela JZ, com base na expertise da empresa na organização de eventos internacionais desse porte.

6. Material de Apoio
O Rio Convention Bureau cedeu alguns materiais promocionais para serem distribuidos como brindes: 15 imãs, 1 DVD com depoimento do Dr. Jorge Kalil, Secretário de Turismo do Rio de Janeiro

7. Apresentação de defesa de candidatura
A JZ produziu um Power Point com os diferenciais do Rio, e infraestrutura para receber o Congresso, detalhamentos e planta do centro de convenções e um vídeo da cidade, produzido pelo Rio Convention, para finalizar a apresentação.
Esse vídeo contou com o depoimento do Dr. Kalil ao final, demonstrando seu apoio irrestrito à captação do evento, visto que o mesmo não poderia estar presente na defesa de candidatura na Grécia.
8. Quadro Resumo
Produzimos uma página de resumo com as principais informações do bidding book, para ser entregue para todos os diretores no momento em que a Dra. Denise estivesse fazendo a defesa de candidatura. Pois o dossiê não é entregue para todos, esse resumo facilitaria a visualização e mostra organização do Brasil.
9. Defesa de Candidatura
A Dra. Denise foi para a Grécia para fazer a defesa de candidatura, onde num processo de muitos questionamentos o Brasil foi escolhido para ser sede do evento e ela foi eleita para o board da sociedade.

Galeria de imagens
Apresentação Butantan
Apresentação Planta
Apresentação Porque Rio
Capa Bidding Book
Bidding Book - mapa de hotéis
Carta Proposta
Estimativa de Orçamento
Quadro Resumo
   

 

A realização de eventos gera impacto em várias áreas:
Na economia: Eventos geram movimentação econômica dos organizadores e visitantes; permitem melhor utilização da infraestrutura hoteleira, com melhor utilização fora da alta temporada de lazer; atraem novos investimentos de infraestrutura; impulsionam o turismo de lazer com roteiros pré e pós-conferências. De acordo com a Organização Mundial do Turismo um evento internacional pode demandar serviços de mais de 50 segmentos da economia, como transporte, hospedagem, lazer, alimentação, comércio e demais serviços especializados.
No desenvolvimento profissional e de negócios: Eventos permitem ao país mostrar produtos e oportunidades de investimento e oferecem oportunidades aos grupos de negócios e profissionais locais de receber colegas de outros países para intercâmbio de informações e avanço de tecnologias.
Na comunidade: Eventos permitem acesso local a oportunidades de negócios e desenvolvimento profissional, trazem a expertise de trabalhadores especializados para dentro das comunidades e geram divisas de visitantes estrangeiros que movimentam a economia local.
Um evento desse porte, tem o custo de mais de 1 milhão de reais, esse valor será lançado na economia da cidade, por meio da contratação de fornecedores locais, principalmente na área de espaços de eventos, recepcionistas, locação de equipamentos de TI, impressão de materiais, buffets, transporte, hotelaria, tradutores, montadoras de stand, entre outros.
Isso sem contar o valor que será gasto pelos 400 participantes com diária de hotéis, alimentação e transporte interno.

 
  • contato: (11) 2538-4156 - (11) 7377-8878