Evento Neutro
Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 13ª Edição

Case: THE ONES
Candidato: AVM Eventos Estratégicos
Cliente: Hypermarcas SA
Segmento: Eventos
Estado: SP
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos
1ª. Missão Técnica Internacional - The Ones

A AVM Eventos Estratégicos é uma empresa especializada na assessoria de planejamento e na produção e coordenação operacional dos mais importantes e diferentes tipos de eventos estratégicos para empresas multinacionais e nacionais de ponta.

Com 24 anos de experiência, nossa proposta de atendimento é assessorar nossos clientes na elaboração de um projeto estratégico consistente e implementar todas as etapas operacionais relativas ao evento, de modo a alcançar os objetivos propostos, com otimização de recursos.

Reunindo experientes profissionais de marketing e de criação, a AVM se especializou na realização de eventos estratégicos de diferentes configurações, tanto no Brasil quanto no exterior.

Acumulamos experiência na organização de Convenções, Congressos, Feiras, Simpósios, Workshops, Road-shows, Reuniões de treinamento e dos mais diversos tipos de eventos comemorativos e Programas de Incentivo.

A AVM Eventos possui mais três braços, a Max Experience, a Vetor Design e a Go Beyond Incentives.

A Max Experience atua em três áreas diferentes: treinamento, motivacional e institucional. Dentre as soluções que trabalhamos estão tecnologias interativas envolvendo sistemas em telas multitouch em diversos formatos, recursos de captura de movimento, totens, salas de aula interativas, projeções mapeadas e volumétricas, projeções em grandes formatos e treinamentos digitais.

Já a Vetor cria todas as campanhas para os eventos da AVM, comunicação visual e sinalização além dos projetos de cenografia e estandes especiais. Peças, decoração e ambientação. E a GBI, que desenvolve projetos de viagens de incentivos fora e dentro do país e roteiros estratégicos alinhados com a campanha e logística. São quatro empresas integradas para impulsionar os resultados dos nossos clientes.

Nossa cartela inclui clientes como: Abbott, Astellas, Bristol, Cargill, Daiichi-Sankyo, Disal Tecnologia, Disal Consorcios, Eli Lilly, Farmoquimica, Herbalife, Hypermarcas, Janssen, Johnson, Medley, Mundipharma, Pfizer, Sanofi, Siemens, Stiefel, Takeda, Teva Brasil, entre outras.

Durante o The Ones – 1ª Missão Técnica Internacional, fizemos todo o planejamento, organização e coordenação do evento, desde o desenvolvimento do tema, seleção dos locais, o pré-evento, a logística, incluindo passeios, jantares, brindes, transporte, cenografia, equipamentos audiovisuais, comunicação diária com os convidados e acompanhamento de todas as atividades em Nova Iorque, até o retorno para São Pa

Galeria de imagens
AVM Eventos
AVM - VETOR - MAX - GBI
Equipe AVM
   

 

Ficha Técnica do Evento:
Título: 1ª. Missão Técnica Internacional
Cliente: Hypermarcas
Tema: The Ones
Número de participantes: 48 (representantes das maiores redes de farmácias e drogarias do Brasil)
Local: São Paulo, SP BRA e Nova Iorque, NY EUA
Data: 10 a 18 de janeiro 2013
Periodicidade: Anual
Abrangência: Nacional
Atividades paralelas: NRF Retail’s Big Show 2013
Entidades promotoras: Hypermarcas
Conceito do evento: Exclusividade/ Sofisticação/ Reforçar a ideia de grupo seleto (VIP)

O NRF Retail's Big Show é o maior e mais tradicional evento de varejo do mundo e acontece anualmente na cidade de Nova Iorque. A Associação Brasileira de Redes de Farmácias e Drogarias, promove a participação de representantes das redes associadas, e neste ano de 2013 a Hypermarcas foi a patrocinadora desta viagem, promovendo a 1ª. Missão Técnica Internacional.

Coube então à AVM suprir uma demanda complexa: um evento com grandiosidade, pois reunia os representantes das maiores redes de farmácias e drogarias do Brasil, a internacionalidade e o curto prazo. Afinal, era Outubro, faltava 03 meses para o evento quando a Hypermarcas acordou com a Associação a sua participação em uma das Missões Técnicas.

Os objetivos estratégicos da Hypermarcas eram:
1) Fortalecer e estreitar a parceria entre a Hypermarcas e seus parceiros comerciais.
2) Proporcionar aos convidados uma experiência única e exclusiva através de ações diferenciadas e excelência no atendimento (encantar o cliente).
3) Apoiar e patrocinar a participação dos parceiros no evento Retail's Big Show 2013.
4) Padronizar conceitos e informações relevantes para maximizar nossos negócios.
Tendo esses objetivos como principais considerações no briefing, desenvolvemos o projeto com a meta de criar uma identidade que expressasse e fomentasse a exclusividade absoluta nos participantes. Queríamos que cada participante vivenciasse toda a experiência que estava por vir ainda no pré-evento, que sentisse desde o primeiro comunicado o sabor de ser seleto e único dentro do mercado. Assim surgiu o The Ones, tema que fez a AVM Eventos ganhar a concorrência e teve identificação imediata com o grupo.

Galeria de imagens
Grupo Visita Técnica
Visita Técnica
Visita Tecnica
Jantar de Boas Vindas
NRF Retail’s Big Show 2013
NRF Retail’s Big Show 2013
Jantar Navio
Jantar Navio
Jantar Navio
Jantar Navio
Broadway
Top of The Rock
Top of The Rock
   

 

A Hypermarcas, através do Programa de Relacionamento Aliança – Juntos Somos Mais, patrocinou a 1ª. Missão Técnica Internacional – NY, e para tornar essa experiência memorável a AVM Eventos preparou uma agenda intensa para o período de 10 a 18 de janeiro de 2013.
Com a intenção de promover o desenvolvimento pessoal e profissional dos clientes e assim contribuir para o desenvolvimento do mercado e dos negócios conjuntos, a programação foi composta pelos seguintes momentos:

1) Pré-evento
A comunicação com os convidados foi intensa e promoveu o estreitamento do relacionamento já antes da viagem à medida que a data do evento se aproximava. Foram enviados 05 e-mail marketing: Confirmação de Presença e Emissão de Passagem para clientes e equipe interna Hypermarcas; Confirmação de Hospedagem; Jantar de Boas Vindas e Confirmação de Hospedagem no Caesar Guarulhos Intl Airport antes do embarque.
A AVM Eventos coordenou e realizou previamente todas as inscrições dos convidados na NRF – Retail’s Big Show. Isso envolveu o preenchimento de fichas de inscrição, organização dos pagamentos e upload de todos os dados dos convidados no site do evento.

Um mês antes da viagem, ainda em 2012, foi realizada uma reunião onde a Hypermarcas apresentou a programação e entregamos um Kit de Boas Vindas, composto por: uma caixa com um cristal com a gravação do nome do evento The Ones e uma maçã, representando a big apple, e um voucher com a seguinte inscrição: “Você receberá seu iPhone 5 em Nova Iorque”. Além disso, o kit também era composto por um Guia de Viagem personalizado, um porta passaporte, 03 tags de bagagem, um porta-dólar e uma mala de bordo. Todas as peças foram personalizadas com o logo The Ones.

Na última semana de dezembro de 2012 realizamos mais uma ação de ativação: enviamos para cada participante uma “Farmacinha Hypermarcas”: uma nécessaire personalizada com produtos Hypermarcas. Aproveitamos para reenviar e-ticket, voucher de seguro viagem e confirmação de hospedagem em Nova Iorque. Com mais este cuidado buscamos tornar a programação de cada um mais confortável e tranquila e assim ajudar com os preparativos para a viagem.

2) Agenda
1º. Dia:
Na véspera da viagem hospedamos os clientes de fora de São Paulo no Caesar Guarulhos Intl Airport, e realizamos um jantar de boas vindas para marcar o início da viagem.

Acompanhamos o embarque de todos os passageiros, inclusive dos convidados que por motivo de agenda tiveram que viajar depois, durante os 03 dias seguintes ao embarque do grupo. No pré-embarque entregamos um kit viagem contendo uma almofada de pescoço do tipo Fom, um par de meias emborrachadas para andar no avião e um porta-moedas com uma nota de 5 dólares para locação do carrinho de bagagem no aeroporto de Nova Iorque.

Chegada a NYC – Receptivo no aeroporto:
Na chegada ao aeroporto de Nova Iorque, os participantes foram recebidos por nossa equipe de receptivo, identificada com placas de sinalização The Ones, e receberam um kit frio: um cachecol, um gorro, um par de luvas e protetor labial. Afinal, a temperatura local era de 6oC.

Chegada a NYC – Receptivo no hotel:
Nossa equipe acompanhou o traslado exclusivo do aeroporto até o Sheraton NY Times Square Hotel, que continha água Perrier para o conforto dos convidados. No hotel, eles foram recepcionados em balcão de check-in exclusivo, localizado em frente a um videowall que passava uma vinheta The Ones com imagens da cidade e dava as boas-vindas. Nesse momento eles receberam: chave de quarto personalizada The Ones (o pré check-in já havia sido realizado por nossa equipe) e um iPhone 5, contendo aplicativo exclusivo desenvolvido especialmente para o grupo.

Aplicativo:
O aplicativo para iPhone 5 continha a agenda do grupo dia a dia, todos os contatos de todos os participantes do grupo, para poderem falar entre si, e mapa com localização dos principais pontos da cidade e de locais de visitação. Além disso, o iPhone 5 já vinha com um chip local com franquia para ligações locais e ligações para o Brasil, acesso à internet, mensagens de texto, e aplicativo da feira NRF Big Show 2013 já instalado.

No apartamento:
Preparamos o apartamento de cada convidado com atenção aos detalhes: uma carta de boas-vindas explicando os detalhes do iPhone 5, número de telefone e pacote inserido, informações sobre a estadia e despesas, direcionamento sobre as ações do dia seguinte e um kit com roupão, pantufas, camisa térmica e o convite para nosso jantar de boas vindas. Tudo personalizado com a marca The Ones para receber a todos calorosamente! Após o jantar que estava à disposição no hotel, a noite foi livre para descanso.

2º. Dia:
Nosso dia começou com café da manhã privativo servido às 7h na sala “Conference Room E”, onde tivemos a Reunião de Abertura, os consultores do grupo fizeram as honras da recepção e abordaram a agenda do dia e agenda prevista para todo o período. Em seguida, o grupo saiu para visitas técnicas na cidade de Nova Iorque, previamente agendadas pela Hypermarcas. O restaurante escolhido para almoço do grupo entre as visitas técnicas foi reservado e brifado pela AVM. O jantar de Boas Vindas foi no restaurante Ai Fiori, localizado no Hotel Setai na 5ª. Avenida. Após um coquetel de boas-vindas, os convidados sentaram-se à janela em área privativa, podendo observar o movimento nas ruas da cidade que nunca dorme. Para o coquetel, realizado em uma sala privativa separada da área do jantar, montamos equipamentos de audiovisual para transmissão de vinhetas e discurso de boas-vindas e música ambiente. Ao retornarem ao hotel, os convidados encontraram no apartamento uma caixinha de som “big apple”, compatível com o iPhone 5, com um cartão personalizado.

3º. Dia:
Após o café da manhã e reunião de revisão de agenda às 7h, saímos para um tour de compras no Outlet Woodbury. Entregamos um mapa do local com a lista de todas as lojas para que todos pudessem programar suas compras. Guias especializados bilíngues acompanharam o grupo durante todo o dia. Os ônibus exclusivos tiveram dois horários de retorno, e a noite foi livre. Nos apartamentos foi colocado o convite do jantar da noite seguinte.

4º. Dia:
Primeiro dia da Retail’s Big Show. Começamos com nosso tradicional café da manhã e reunião de revisão de agenda às 7h, onde os consultores repassaram o roteiro para melhor aproveitamento deste grande evento do varejo mundial. Às 7h50 saímos para o Jacob K. Javits Convention Center, localizado a aproximadamente 30 minutos do Hotel Sheraton.
A AVM também foi responsável pela contratação dos fones de tradução simultânea, retirada prévia destes fones e dos crachás e material do evento, para que os convidados recebessem tudo com antecedência no hotel e não precisassem se preocupar com isso para a ida ao evento.
Nesse dia retornamos ao hotel às 15h30, pois à noite preparamos uma noite especial para vermos Nova Iorque de outro ponto de vista: um Dinner Cruise a bordo do Duchess World Yacht. Navegamos pelos East River e Hudson River até a Estátua da Liberdade. No retorno ao hotel os convidados encontraram mais um gift: um livro de fotos de Nova Iorque, e o convite para uma noite espetacular no dia seguinte.

5º. Dia:
Começamos com nosso café da manhã e reunião de revisão de agenda às 7h, com saída para o Retail’s Big Show às 7h50. Retornamos às 16h e saímos às 17h45 para uma experiência diferenciada: Broadway! Os convidados foram recepcionados no VIP Room do teatro com um coquetel de uma hora. Assistiram ao show da Broadway, Spider-Man: Turn Off the dark, seguido de um VIP Backstage Tour, onde puderam tirar fotos com o Siper-Man em cima do palco, conhecer os bastidores, camarins, toda a parte subterrânea do teatro e equipamentos, guiados pelo diretor de cena. Com o apoio de 03 intérpretes contratados pela AVM, todos puderam fazer perguntas e interagir de maneira exclusiva com esse espetáculo da Broadway. O jantar foi livre, e no retorno ao hotel havia um porta-retrato da Broadway em cada apartamento.

6º. Dia:
Esse foi nosso último dia de Retail’s Big Show. Seguimos com nossa agenda de café da manhã às 7h e reunião de revisão da programação, e o dia foi todo dedicado ao aproveitamento da feira. A noite foi livre.

7º. Dia:
Nosso dia começou com nosso tradicional café da manhã, seguido de um workshop especial das 8h30 às 10h30. Na sequência saímos para a tarde de visitas técnicas. O almoço no restaurante escolhido para o grupo também foi organizado pela AVM. Entregamos nos apartamentos o convite para o jantar de Encerramento e uma balança de bagagem, e a noite foi livre para descanso.

8º. Dia:
Nessa manhã o café estava disponível a partir das 7h, e entre 8h30 e 12h os convidados participaram de um workshop da área. A tarde foi livre para descanso e lazer, e à noite preparamos um momento mais do que especial, único!
O jantar de Encerramento foi no Top of the Rock, no 67º. andar do Rockefeller Center. Locamos o espaço exclusivamente para os convidados, contratamos cenografia, decoração, equipamentos (iluminação, efeitos visuais, sonorização), catering, tudo para uma festa digna de topo do mundo, com a cidade Nova Iorque aos seus pés!
Como o local escolhido, o Top of the Rock, é um local turístico de visitação intensa na cidade, toda a logística para montagem do evento teve que ser minuciosamente organizada. Toda a documentação de licença para servir bebida alcoólica durante um evento, seguro do evento por parte da agência, foi apresentada ao espaço antes do início da montagem. A montagem começou às 3h, com descarregamento dos equipamentos de audiovisual e catering, mobiliário e decoração. Com o principal de cabeamentos e cozinha prontos até 7 da manhã, o espaço foi aberto para visitação, e pudemos retomar a montagem às 14h, período que começava nossa locação exclusiva do espaço.
Às 18h estava tudo pronto, realizamos reunião de staff para repassar todo o roteiro e 18h30 estava tudo pronto para a recepção dos convidados.
Na chegada, um coquetel com som ambiente e a noite clara proporcionou momentos de descontração e ótimas fotos de todos com o skyline de Nova Iorque e as luzes da cidade.
Os convidados tiveram um momento antes do jantar para reforçar a aliança para os novos desafios, e juntos numa contagem regressiva brindaram a chegada de um novo tempo. Tivemos homenageados, e ao final dos agradecimentos o jantar foi servido, seguido de show com um quarteto de jazz, que contava com uma vocalista brasileira. E para fechar a noite com chave de ouro, claro que não podia faltar a famosa música de Frank Sinatra – New York, New York! Ela inclusive estava estampada no convite criado para o jantar de Encerramento.
Ao retornarem para o hotel, deixamos para cada convidado um cartão de agradecimento e um abridor elétrico de vinho como brinde de saída, bem como um pen drive com todas as fotos do evento e aulas dos workshops realizados.

9º. Dia:
Chegamos ao final da nossa 1ª. Missão Técnica Internacional. O café da manhã estava disponível a partir das 8h, e realizamos o acompanhamento do check-out e traslado para o aeroporto de todos os convidados, de acordo com os voos programados.

3) Pós-Evento
Após o evento preparamos um kit composto por um álbum de fotos, uma carta de agradecimento e um CD com as fotos do evento para ser entregue a todos os participantes. O book foi uma amostra dos momentos especiais que passamos juntos e marcou o início da parceria com a Hypermarcas.

4) Considerações
Para que pudéssemos planejar um cronograma detalhado, realizamos uma visita técnica dois meses antes do evento para selecionar todos os locais, realizar reuniões de negociação e alinhamento com fornecedores e parceiros locais, verificar quais ações seriam exclusivas e quais seriam imprescindíveis para tornar a experiência do grupo The Ones algo inesquecível.

Além de todo o planejamento, organização e coordenação dessa agenda, é importante citar que cuidamos também dos serviços de registro fotográfico, receptivo e profissionais de apoio, tradução e intérpretes, e coordenamos o rooming list do Hotel Sheraton e malha aérea em parceria com a agência de viagens da Hypermarcas, com atualizações constantes para os convidados através do envio de e-mails de comunicação.

Galeria de imagens
Kit Boas Vindas
Kit Pré- evento
Kit The Ones 1
Kit The Ones - 2
Nota Dólar
Cinta Água
Convite Encerramento 1
Convite de Encerramento 2
Convite Iphone
Convite Jantar de Boas Vindas
Convite Jantar de Boas Vindas
Convite Interação
Drink Agradecimento
Drink Agradecimento
Drink Agradecimento
Folder Boas Vindas
Convite Jantar
Convite Jantar
Aplicativo Iphone
Aplicativo Iphone
Aplicativo Iphone
Aplicativo Iphone
Cartão Agradecimento
Cartão Pré-evento
Cartão Caixinha de som
Cartão Kit Frio
Cartão Kit Quarto
Chave de Quarto Personalizada
Livro de Fotos NY
Pré-evento
Top of The Rock
Top of The Rock
Top of The Rock
Broadway
 

 

A cidade de Nova Iorque costuma ter um grande movimento turístico no mês de janeiro, porém a parte de eventos e convenções costuma não ter procura. Com o The Ones levamos uma demanda ao Hotel Sheraton, bem como empresas de transporte e logística locais que não é comum à época do ano e assim promovemos a geração de empregos diretos e indiretos.
Dentro da equipe envolvida, tivemos 10 profissionais da AVM Eventos, entre produção, atendimento e criação, além de um staff local (Nova Iorque) de mais de 30 pessoas, entre profissionais diretos e indiretos, entre coordenação local, organização e fornecedores.

Realizamos um evento internacional com base em nossa experiência, e com a mesma excelência e inovação sempre presentes em eventos nacionais. Este foi um fator determinante para o sucesso e que trouxe reconhecimento para a Hypermarcas e AVM Eventos.

Um dos diferenciais deste evento foi a atenção aos detalhes: desde a recepção no aeroporto em São Paulo, o acompanhamento do embarque de todos os participantes, aos presentes entregues relacionados às atividades realizadas a cada dia, e ao cuidado com cada um deles e suas necessidades em Nova Iorque. As atividades especiais também contribuíram para o sentimento de exclusividade: quantos têm a chance de fazer um backstage tour de um espetáculo da Broadway, com direito a foto com o elenco em cima do palco e coquetel em uma sala vip, ou um jantar especial no Top of the Rock, no 67º. andar do Rockefeller Center?

Tudo isso elevou o nível do que vinha sendo feito para este evento anualmente e, nas palavras da cliente, todo cuidado, zelo e paixão com que nos envolvemos durante todos esses dias fez com que recebêssemos diversos elogios e agradecimentos pelo belíssimo evento que nosso time entregou.

A pesquisa de satisfação realizada ao final do evento demonstrou isso: 100% dos participantes considerou excelente o atendimento pré-evento, transfers, local do evento, recursos audiovisuais, comunicação in loco e brindes, além de 95% de aprovação de cada atividade realizada durante o evento, conferindo uma avaliação extremamente positiva do grupo. Alguns comentários compartilhados nas pesquisas:

“Parabéns pela organização e cuidado com cada detalhe! Bom gosto e sofisticação foram a tônica do evento.”

“Foi um evento único na indústria farmacêutica. Deve ser repetido.”

“É a quinta vez que venho à NRF, sem dúvida foi a oportunidade com maior infraestrutura e acompanhamento. Parabéns!!!”

“A Hypermarcas surpreendeu a mim e a todo o grupo, por seu cuidado com detalhes, e até mesmo antecipando nossas necessidades. Isso é que é encontrar seus parceiros! Registro meu melhor agradecimento no espelho de toda a equipe de coordenação e apoio. Parabéns e obrigado! Vai ser difícil superarmos essa ótima experiência. O nível das viagens vai ter que subir por essa experiência como paradigma. Parabéns!”

Com um planejamento feito com antecedência dentro dos prazos que tínhamos disponíveis, contato frequente com os clientes e atenção a um cronograma de execução detalhado, pudemos comprovar o sucesso das ações no brilhantismo do evento.

Conseguimos assim estreitar o relacionamento e fortalecer um laço de confiança. São desafios assim que fazem da AVM e de cada um de nós uma referência: referência de agência, de profissionalismo e atitude!

 
  • contato: (11) 2538-4156 - (11) 7377-8878