Evento Neutro
Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 13ª Edição

Case: AGORA EU CASO!
Candidato: DB EVENTS
Cliente: WET'N WILD
Segmento: Eventos
Estado: SP
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos

A DB Eventos e Promoções, com sede em SPaulo, é uma empresa do Grupo Baldacci Associados focada na criação e produção de eventos promocionais, corporativos e sociais, bem como na gestão de espaços para eventos.

A empresa traz consigo toda a experiência pioneira de seu fundador, acumulada em 30 anos no setor, como por exemplo:
• A inauguração do Centro de Convenções da Bahia com o Festival da Infância e Juventude (que lhe rendeu o Prêmio Colunistas Promoção Nacional)
• A inauguração do Centro de Convenções de Pernambuco com a organização e montagem do Congresso e da Feira da ABAV.
• Organização e montagem da Conferencia Ibero Americana de Chefes de Estado
• Diversificado calendário de feiras.
• Diversos prêmios de melhor stand em Congressos da ABAV e outras feiras.


WHITE PAVILION - O Centro de Convenções do Wet’n Wild
O Wet’n Wild construiu um moderno Centro de Convenções para abrigar a crescente demanda de eventos corporativos e sociais.

Inaugurado em agosto de 2011, com capacidade para eventos de 30 a 3.000 pessoas, sem colunas, e pé direito de 6 metros, o WHITE PAVILION é um espaço flexível, com suas divisórias móveis, permitindo que cada evento ocupe o tamanho ideal. E seu acesso independente possibilita tanto eventos realizados exclusivamente no Centro de Convenções quanto em conjunto com as fantásticas atrações do Wet´n Wild.

Ficha Técnica do Evento:
TÍTULO: Agora eu Caso !

Tema: O seu maior presente de casamento está aqui!

Número de participantes: 300 (150 casais de noivos)

Local: WHITE PAVILION – o Centro de Convenções do Wet’n Wild

Data: 06/11/2012

Periodicidade: Anual

Abrangência: Cidades das Regiões Metropolitanas de SPaulo a Campinas

Atividades paralelas: Concurso Cultural e Premiação

Entidade promotora: Wet’n Wild

Conceito: Criar um evento promocional capaz de levar centenas de noivos até o pavilhão para conhecer toda a sua estrutura. Porém não quando vazio e sim durante uma fantástica festa de casamento para vivenciar todo o glamour e sucesso que o somente o White Pavilion e o Wet’n Wild juntos podem proporcionar.

Proporcionar uma experiência única de ser participante de um casamento dos sonhos no White Pavilion.


Galeria de imagens
Panoramica
INTEGRAÇÃO PERFEITA DO WHITE PAVILION COM O WET'N WILD
Localização Privilegiada
As divisórias móveis
       

 

Desde a sua inauguração há 15 anos, o parque aquático Wet’n Wild sempre sediou eventos de confraternização com grande sucesso.

Porém vários outros eventos não aconteciam por falta de um espaço exclusivo e adequado. Com a construção do White Pavilion o parque poderia finalmente abrigar eventos corporativos, que trariam ocupação para os dias de semana, e os sociais que preencheriam sextas e sábados.

Mas um ano após a inauguração a empolgação deu lugar a frustração e preocupação: enquanto os corporativos tinham boas perspectivas, os eventos sociais não tinham nenhuma.

Ao constatar isso a direção do parque decidiu contratar uma agencia de eventos e promoções
para se debruçar sobre o problema e propor uma solução para atingir o objetivo abaixo com prazo definido:

• Captar casamentos e eventos sociais para ocupar sua pauta de sextas e sábados, sendo que o primeiro casamento deveria ocorrer num prazo inferior a um ano!

Não se tratava de escolher uma agência para organizar um evento que já tinha programação, verba e objetivos definidos. Ao contrário: a agência escolhida, no caso a DB Events, teria que partir do zero.

Antes de propor uma solução analisamos o porque da falta de interesse dos noivos em visitar o espaço e identificamos os seguintes obstáculos:

ESPAÇO DESCONHECIDO:
Recente e sem publicidade, o White Pavilion era desconhecido como local de casamento, tanto por parte dos noivos e das famílias como por parte dos fornecedores e players do setor.

Nenhuma tradição no segmento :
Nunca aconteceu um casamento no White Pavilion. Isso assusta os noivos. Quem quer ser o primeiro?

Ausência de Portfólio
Enquanto os concorrentes mostram vídeos e álbuns de centenas de casamentos realizados, e decorações lindíssimas, não tínhamos sequer fotos para mostrar como ficaria um casamento no local. Sem material fica difícil

Abordagem equivocada: tratavam casamentos e eventos corporativos da mesma forma.
As linguagens são diferentes. Afinal, Corporativo é a razão, casamento emoção.
Corporativo é tecnologia, casamento é glamour, e por aí vai. Era preciso descobrir qual é o sonho de cada casal e mostrar como ele pode ser realizado no White Pavilion.

Mas como assim, casar num parque aquático?
As referências de espaços para casamentos são sempre as mesmas: Salão de festas, buffets, hotéis, chácaras, sítios e lógico, igrejas com espaço para recepção.
Mas para casamento em parque aquático não existem referências. A falta de referências gera incerteza, incerteza pressupõe risco e risco não combina com casamento, pois não é uma festa que está em jogo, é o sonho do casal.

A LUZ NO FIM DO TÚNEL
Se por um lado quem não conhece o espaço não se vê casando ali, por outro lado os casais que iam até lá e percebiam a perfeita harmonia entre o espaço, o parque, aquela vista e a estrutura fantástica, mudavam de opinião e aprovavam o fato de ser dentro do parque.
Ora, então nem tudo estava perdido.

Mas, se levar clientes para visitarem o espaço já era difícil, imagine convencê-los a serem os primeiros a casar ali.

Era um tabú e ninguém se dispunha a quebrá-lo com o próprio casamento.Para quebrar esse tabú, precisávamos urgentemente do primeiro casamento.

Solução e Estratégia:
Criar um concurso com premiação capaz de levar centenas de noivos até o pavilhão para conhecer o espaço. Porém não quando vazio e sim durante um evento promocional inédito: uma fantástica festa de casamento modêlo, criada e produzida para proporcionar aos clientes potenciais uma experiência única de ver e sentir todo o glamour e sucesso que o White Pavilion e o Wet’n Wild juntos podem proporcionar.

E assim surgiu o evento Agora Eu Caso!

Para conferir o maior realismo possível à experiência dos casais eles não seriam meros espectadores, mas sim personagens no papel de parentes, padrinhos ou amigos dos”noivos”. Para tanto receberiam um convite de casamento e teriam que comparecer ao Casamento dos Sonhos vestidos a rigor, como verdadeiros convidados do noivo ou da noiva.


Escopo da Idéia:

1- Evento promocional– Agora eu Caso!!: O seu Casamento dos Sonhos está aqui!
Realização de uma Festa de Casamento Modelo no White Pavilion, para 300 convidados, (150 casais de noivos participantes do concurso cultural abaixo que aconteceria durante o próprio evento, inclusive a premiação.

2-Concurso cultural Agora eu Caso!
Presentear cinco casais de noivos com os seguintes Prêmios:
1º. Lugar: Uma Festa de Casamento completa
2º. Lugar: 50% de desconto.
3º. Lugar: 40% de desconto.
4º. Lugar: 30% de desconto.
5º. Lugar: 20% de desconto.

Etapas da Promoção:
Fase 1: Captação dos noivos
Fase 2: Captação dos parceiros
Fase 3: Organização
Fase 4: Produção
Fase 5: Casamento modelo e premiação


PÜBLICOS-ALVO:
Público – Alvo 1: Clientes Potenciais
Noivos da região que ainda não definiram o local do casamento

Condição de participação:
Comparecer à Festa de Casamento Modelo no White Pavilion na noite da premiação, vestidos a rigor, como se fossem convidados ou padrinhos do noivo ou da noiva.

Estratégia de captação:
Lançamos o AGORA EU CASO! nas Feiras de Noivas de Campinas e de Jundiaí, onde estava o nosso público alvo. Os noivos adoraram a idéia inédita, a notícia se espalhou e nossos stands viraram atração nas 2 feiras, atingindo a marca de 306 casais inscritos, somente casais que ainda não tinham definido o local do casamento.


Público – Alvo 2: Patrocinadores e Parceiros

Captação de patrociníos
Bem, precisávamos de uns R$200 mil para produzir uma festa cinematográfica e mais uns outros 200 para prêmiar os vencedores.
Sem essa verba prevista no orçamento nosso cliente desaprovou o projeto. Só poderia dispor de 20 mil e o próprio espaço.Se quisessemos tocar o projeto deveríamos buscar patrocínio de outras empresas.

Resolvemos arriscar:
Utilizamos a verba de 20 mil na captação do público alvo com os stands nas duas feiras de noivas e o banners e impressos para lançar o Agora eu Caso!

Como o nosso evento não era um evento de massa e sem poder oferecer inserções em uma mídia bastante expressiva, não tínhamos a menor chance de captar patrocínios financeiros de grandes empresas para cobrir os altos custos de produção.

Estratégias de captação:
A solução encontrada foi tentar transformar fornecedores em patrocinadores, assumindo cada um os custos de seus serviços, tanto para o casamento modelo quanto para as festas prêmio para os vencedores.

Com nosso público alvo já confirmado apresentamos a eles uma proposta de oportunidade dupla e o retorno do investimento.

A primeira oportunidade era a chance de poder demonstrar ao vivo para 150 casais clientes potenciais a qualidade de seus serviços, coisa que não é possível quando participam de feiras de casamento ou anúncios

A segunda oportunidade seria se tornar parceiro oficial do espaço sendo chamado para trabalhar em quase todos os eventos sediados no pavilhão.

Resultado:
A estratégia deu certo e os contratos foram sendo fechados um a um até que em 40 dias havíamos completado todo o quadro de parceiros.
UFA! Agora já podíamos confirmar o evento para o dia 6 de novembro, conforme planejado.

O EVENTO
A festa ocorreu exatamente como foi previsto:
Todos os 150 casais compareceram vestidos a rigor, de convidados dos noivos.

Eles foram recebidos na portaria principal do parque com tapete vermelho, encaminhados ao belvedere de onde puderam ter uma vista sensacional do parque com iluminação cênica destacando-se ao fundo o pavilhão às margens da piscina de ondas.

Em seguida havia uma fileira de carros para noivas incluindo limusines, carros antigos e modernos. Ali cada casal embarcava em um carro que o levava até a entrada do pavilhão.

No foyer onde foram montados diversos lounges com vista panorâmica para o parque os convidados eram recepcionados com um coquetel e interagiam com os demais casais

Em seguida foram encaminhados ao salão das cerimônias religiosas . Ali assistiram 3 tipos diferentes de cerimônia devidamente explicadas pelo oficiante de casamento, também parceiro.

Puderam ver vários modelos de vestidos de noiva ,roupas de noivos e padrinhos, a decoração floral a iluminação cênica e a performance dos músicos da orquestra que embalou as cerimônias.

Finalizada a cerimônia abriram-se as portas do salão nobre para o jantar e os convidados ficaram impressionados com a beleza e a decoração do espaço.

Ao entrar cada casal recebeu seu cupom de participação no concurso cultural agora eu caso bem como o regulamento da promoção.

Na frente do cupom eles colocariam seus dados e responderiam à seguinte pergunta: O que é para você o casamento dos sonhos?

PRESTIGIANDO OS PARCEIROS:
Já no verso do cupom havia uma relação de serviços executados no evento e em frente a cada um dos itens o casal deveria escrever o nome do respectivo parceiro fornecedor, sem o que seriam desclassificados.

Todos então se perguntavam onde e como iriam descobrir quem eram os fornecedores que prestaram serviços já que nenhuma relação havia sido entregue

Nesse momento o mestre de cerimônias informou que as respostas às perguntas do verso do cupom eles encontrariam no slide show que ele iria apresentar em seguida, homenageando todos os parceiros que ajudaram a viabilizar aquele evento. É fácil imaginar que todos prestaram muita atenção na apresentação sem conversas paralelas.

OS ELEMENTOS SURPRESA
De tempos em tempos a programação era intercalada com elementos de surpresa cada um deles visando destacar um determinado diferencial do espaço.

-ELEMENTO SURPRESA 1
Quando surgiu nos telões o slide do curso de dança de salão um casal de dançarinos entrou no salão e fez uma performance espetacular no estilo de dança dos famosos.

Enquanto todos prestavam atenção na dança nossos montadores recolhiam silenciosamente a parede móvel que dividia o salão com o foyer e ao final da dança todos se surpreenderam com a súbita ampliação do espaço,incorporando o lounge e a vista panorâmica da piscina de ondas ao Salão da Festa.

O Mestre de Cerimônias explicou que aquilo foi para demonstrar como os painéis podem ser usados para montar salões de acordo com tamanho de cada evento.

ELEMENTO SURPRESA 2 -
Alguns slides mais tarde, um dos noivos recém "casados" na cerimônia pega o microfone e pede ajuda para localizarem sua noiva pois ela sumiu!! Alguém da coordenação então informa que ela saiu de carro dizendo que voltaria logo e apresentação prossegue.

Minutos depois ouve-se um ronco de carro e uma buzina fanhosa bip bip. O mestre de cerimônias interrompe a apresentação e pergunta de onde vem isso?? Não pode ser aqui em cima, aqui não sobre carro!!

Neste momento a porta de correr se abre e entra no salão um carro Ford 1920 estilo Al Capone até o meio do salão e pára entre as mesas.
Aquele noivo vai até o carro, abre a porta de trás e eis que surge sua mulher com um lindo vestido de noiva.
Surpresos encantados muitos convidados se levantam aplaudem, cercam o veículo e tiram fotos.

ELEMENTO SURPRESA 3 -
Terminada a apresentação o diretor da DB informa que naquele momento será servido o jantar ao som de um talentoso DJ.

Neste instante um sujeito de uma mesa distante se levanta e fala alto:

- Olha está tudo maravilhoso mas uma festa como essa merecia uma banda!!!

O mal estar é geral: Os convidados atônitos comentam entre si: que sujeito inconveniente!
Alguns até que se levantam para olhar quem é.

Tranqüilo o diretor responde: desculpem-me, achamos que não seria necessário. Mas se o senhor quiser posso providenciar uma banda agora.

O sujeito desdenha, dá risada e diz: -- Quero só ver, não tem palco e nem espaço para uma banda.

O diretor responde que espaço tem de sobra e encerra com uma ordem para a equipe: --
Produção, por favor, uma banda AGORA!

Instantaneamente um som potente de banda invade o salão surpreendendo a todos: Os convidados se perguntam: mas de onde vem este som? Será mesmo uma banda? onde ela está?

De repente os painéis centrais da parede do fundo começam a se mover e raios laser invadem o salão. As pessoas se levantam para ver o que está acontecendo, os painéis se deslocam e a banda completa vai aparecendo , o palco, o painel de led, etc. Uma abertura emocionante da pista de dança!
Uma jogada ensaiada mas de forte apelo emocional.

A PREMIAÇÃO
No final da festa foram anunciados os 5 casais vencedores do concurso cultural em clima de apoteose.

Programação do Evento
19:00 às 20:00
• Chegada e Recepção dos convidados na portaria principal do Wet.
19:30 as 20:30
• Translado interno da entrada do parque à entrada do pavilhão em limusines, carros antigos e de luxo utilizados em casamentos.
20:00 - 21:00 –
• Coquetel de recepção no foyer White Pavilion com vista panorâmica para o parque.
21:00 as 22:00
• Cerimônias modelo no Salão AB
23:00 as 00:00
• No Salão de Festa:
• Apresentação dos parceiros
• Performance de dança dos noivos cenográfica
• Elementos surpresa:
00:00 as 01:30 –
• Jantar
• O Elemento surpresa da Banda Invisível
• Show com banda
• Performance do DJ
• Show com DJ + Banda Live
•01:30 as 02:00
Premiação

Galeria de imagens
Agradecendo os inscritos
O Convite do
Welcome
Um show de iluminação arquitetural;
O Cupom com espaço do Concurso Cultural
No verso era obrigatório escrever um a um o nove de cada empresa parceira. As respostas só estavam n
Noivos lendo o regulamento do concurso.
A apresentação dos parceiros
Junto com a lembrançinha eles receberam uma relação para sempre lembrarem dos parceiros
Na semana seguinte uma mensagem agradecendo com descontos a quem não ganhou.
       

 

Inovações físicas e conceituais e soluções inovadoras que foram propostas e implementadas pela agência para que o evento tivesse o resultado esperado:

Pode se dizer que a principal inovação é o evento em si uma vez que o seu formato é inédito, transformando clientes potenciais em personagens para que a experiência fosse à flor da pele.

Mudança da entrada de convidados, da portaria 2 (mais apropriada para eventos corporativos) para a portaria principal do parque que possibilita um visão mais ampla e glamorosa do pavilhão por tras da bela piscina de ondas.

A utilização de carros de casamento de luxo dentro do parque para o traslado de convidados da portaria principal para a entrada do pavilhão

Abertura e construção de uma rua interna entre a piscina de ondas e o pavilhão ligando os dois lados de modo que se formou um anel em volta da piscina de ondas para que os carros que levassem os convidados até a entrada do pavilhão pudessem retornar pelo outro lado

A aquisição e implementação de um monta-cargas previsto no projeto do pavilhão mas que só foi colocada por conta da tim

Outra inovação foi a formato criado para fazer os convidados interagirem com os parceiros, não só através das experiências e da apresentação mas também ao fazê-los descobrir e escrever à mão, um a um, o nome de cada parceiro em relação a cada serviço prestado.

A movimentação das divisórias móveis em pleno evento para causar os elementos surpresa

Em termos de tecnologia vale ressaltar todo o trabalho de iluminação cênica e arquitetural do projeto. Com equipamentos de última geração, muita criatividade e excelente qualidade criamos no parque aquático uma atmosfera glamorosa de resort internacional que destacou ainda mais a imponência do White Pavilion

Na parte interna a iluminação arquitetural foi um show à parte com efeitos especiais apropriados de acordo com cada ambiente: Lounge, Cerimônia Religiosa, Jantar, Festa e Balada, desde os efeitos criados pela sincronia com 60 leds, até os
os mínimos detalhes como os raios de luz que banhavam cirurgicamente, um a um, cada arranjo de flores no centro de cada mesa do salão.

PLANEJAMENTO E LOGÍSTICA
Foram captados 27 parceiros para suprir todas as necessidades da produção do evento. Cada qual com sua especialidade, seu talento.

Fazer com que tudo funcionasse perfeitamente como se fosse uma única equipe foi uma tarefa desafiadora.

A agencia desenvolveu um Plano de logística do Evento e para que tudo desse certo foram realizadas diversas reuniões em vários níveis promovendo o entrosamento e a sinergia entre os parceiros e seus colaboradores:

4 CEO Meetings – Reuniões a nível de direção para estabelecer os pontos chaves do projeto, conciliando interesses, capacidades e disponibilidades em prol do resultado final. Cada um na sua posição, mas jogando para o time.

3 Reuniões Gerenciais de alinhamento, tratando de toda a operação, a nível de gerência e suas equipes operacionais.

01 Evento de relacionamento com os parceiros e seus colaboradores para estimular o espírito de equipe e entrosamento entre os funcionários das várias empresas, antes da montagem final.
Reuniões de Trabalho

Demonstração dos atributos do espaço

Dentro do conceito de experiência utilizado em todo evento, ao invés de citar ou descrever os atributos do parque e do White Pavilion nas festas de casamento, optamos por fazer os visitantes se depararem ou interagirem com eles ao longo da programação.

PARCEIROS E SERVIÇOS QUE PRESTARAM:
Digital Mídia
• Serviços de Foto e Filmagem,
DJ Drinão
• Serviço de DJ
Felipe Ferraz
• Fotografia / Trash the dress
Galego Festas
• Kit Festa
Itria
• Serviços de Valet e Segurança
Banda Vitrola
• Banda com 5 Integrantes
Kalab
• Oficiante de casamento
Luigi Noivas
• Vestidos de Noiva
Maria Alaide
• Vestidos de Festas
Mary Locação
• Prataria, utensílios para buffet, mesas, cadeiras, toalhas
Mônia Decorações
• Decoração (Arranjos Florais)
Art Mídia
• Palco, pista, DJ, Som, projeção, Iluminação Cênica, Box Truss
Nil´s Car
• Carros para noivas e eventos
RB2 Produtora
• Filmagem
Magic Bartender
• Serviço de Bartender
Rouge Belle
• Cabelo e Maquiagem
Sandra Romansini
• Buffet
Simone (Doces)
• Doces, Bolo Cenográfico e Bolo Comestível
TV Paulista Programa Até que Enfim /
• Cobertura de Eventos
Ateliê Sposato
• Roupas para Noivas e Festas
Studio Manara
• Serviço de Fotografia
Studio Wellness
• Dança dos Noivos
Trichevy
• Carros para noivas e eventos
Trio e Arte
• Orquestra
Vicentini
• Roupa do Noivo

Galeria de imagens
Reuniões com Parceiros
Planejamento
Rua construída para possibilitar o retorno dos carros de luxo que levavam os convidados ao pavilhão
Teste do Monta carga
Teste da iluminação interna
Montagem do Salão de jantar
O palco foi montado "escondido" atrás da parede móvel de Salão Principal
Raio de luz certeiro
A equipe no buffet na exemplar cozinha industrial do white Pavilion
Show de bar
A orquestra da Cerimônia
Receptivo Wet
Cobertura
         

 

O evento superou todas as expectativas atingindo o objetivo de inserir o White Pavilion no mercado de casamentos e eventos sociais em tempo recorde.

Alguns resultados:

CAPTAÇÃO DO PÚBLICO ALVO:
O White Pavilion participou em agosto com stands nas Feiras de Noivas de Campinas e de Jundiaí com sucesso absoluto, atingindo a marca de 306 casais inscritos, dos quais foram filtrados 150 como convidados do Casamento Modelo Agora eu Caso!

CAPTAÇÃO DE PATROCÍNIOS E PARCEIROS:
O trabalho de captação de patrocínio e parcerias resultou na arrecadação de R$ 426 mil reais sendo R$ 206 mil para a produção da festa modelo e os R$ 220 mil em prêmios aos cinco casais vencedores, valor que consolidou o AGORA EU CASO! como a maior premiação do país no segmento de casamentos .

PORTIFÓLIO: AGORA TEMOS O QUE MOSTRAR
Os parceiros de foto e vídeo entregaram dois álbuns completos, além de mais de duas mil fotos e três horas de vídeo.

QUEBRANDO O TABU: O PRIMEIRO CASAMENTO A GENTE NÃO ESQUECE
O primeiro casamento oficial, real, pago, foi do casal Sofia e Lucas que compareceu ao Agora eu Caso! mas não ganhou. Ele aconteceu em 10 de agosto de 2013, apenas 9 meses após o evento AGORA EU CASO!, 3 meses antes do prazo estipulado no briefing do cliente e representou um marco na história do Wet'n Wild e a consagração da idéia e do trabalho criado e executado pela DB Events. (vide fotos abaixo)

FECHAMENTO DE CONTRATOS
Nos meses que se seguiram ao evento foram fechados 14 contratos de casamento até 2015, algo impensável antes da promoção.

Em função da repercussão do sucesso do evento o White Pavilion também já assinou contratos com tres festas de debutantes e 4 formaturas.

RECONHECIMENTO
E em reconhecimento, a DB Events foi contratada pelo cliente para a gestão comercial e operacional do White Pavilion.

LINK para o VIDEO:
Um video com as imagens do evento está no You Tube. Confira! http://www.youtube.com/watch?v=zWNV-tsKnng&feature=youtu.be

Um link para imagens do programa de TV sobre o evento.
http://www.youtube.com/watch?v=Wxgr4KCPcpY

Galeria de imagens
10-8-13 Nove meses depois o primeiro casamento de verdade do Wet'n Wild!
Sofia e Lucas - Não ganharam o prêmio mas foram os primeiros a casar no White Pavilion
     

 

 
  • contato: (11) 2538-4156 - (11) 7377-8878