Evento Neutro
Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 13ª Edição

Case: XII CONGRESSO PAULISTA DE UROLOGIA
Candidato: Levitatur Viagens
Cliente: Sociedade Brasileira de Urologia - Secção São Paulo
Segmento: Serviços
Estado: SP
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos
Case sem capa

A Levitatur é uma agência de turismo focada no mercado de eventos, com atuação baseada em modelos de administração e gestão, totalmente estruturada com o que há de mais moderno em infraestrutura de profissionais e tecnologia.
Nossa equipe conta com profissionais experientes que periodicamente passam por treinamentos, ações e reuniões para troca de informações, conhecimento e habilidade, preparando cada membro à desempenhar com eficiência sua função.
Investimos em tecnologia de ponta para agilizar o atendimento, reduzir custos e garantir a satisfação de nossos clientes.
NOSSA MISSÃO
Satisfazer nossos clientes por meio da excelência e qualidade no tratamento diferenciado e atendimento personalizado.
NOSSOS OBJETIVOS
Estabelecer ponto de referência em tudo o que há de inerente ao turismo no Brasil e no mundo;
Manter relacionamentos transparentes e justos com nossos clientes, fornecedores e colaboradores;
Atender a expectativa de cada cliente minimizando custos e mantendo o padrão Levitatur;
PRESTAÇÃO DE SERVIÇO
Nesse evento prestamos o serviço de agenciamento de viagens, com a comercialização de passagem aérea, hospedagem, traslado, shuttle, pacote pré e pós congresso, city tour, além do auxílio na obtenção de documentação para viagens e divulgação do evento.
Firmado o acordo entre as partes, foi elaborado um projeto específico para o evento, com um cronograma básico; análise geográfica do local; identificação e contratação de prestadores de serviços; treinamento da equipe; estratégia de comunicação e marketing.
Com o projeto pronto, partimos para o desenvolvimento do mesmo, como será descrito no próximo item. Abaixo, um pouco sobre o evento, que é considerado o maior evento da América Latina de 2012 nesse setor. Para comprovar esse prestígio, o evento contou com diversos profissionais internacionais, além de seis sociedades médicas (AUA, EAU, Endourological Society, SLAMS, ABEIS e UROLA).

FICHA TÉCNICA:
Título: XII Congresso Paulista de Urologia
Data: 05/09 a 08/09/2012
Local: Sheraton São Paulo WTC Hotel – São Paulo / SP
Periodicidade: Bianual
Realização: SBU – Sociedade Brasileira de Urologia – Secção São Paulo
Promotor: RV Mais Promoção e Evento
Nº inscritos: 2331

Galeria de imagens
Logo do Evento
Layout do site
Levitatur - fachada
Levitatur - depto eventos
Parceria Levitatur x SBU x RV Mais
         

 

O XII Congresso Paulista de Urologia há alguns anos vem sendo realizado no Sheraton São Paulo WTC contando com 18 convidados internacionais, vindo de diversos países, como Alemanha, Argentina, Canadá, Estados Unidos, Inglaterra, Irlanda Itália e Suécia.
O Evento foi dividido em 05 dias entre Cursos, Workshops, Tutoriais e Plenárias. Contou com programação para as acompanhantes e uma Grande Festa de Confraternização que ocorreu no Via Funchal com a presença das bandas Rod Hanna e Ultraje a Rigor.
Na programação social para as acompanhantes, tiveram oficinas de customização, aulas de gastronomia com o Chef Edu Guedes, aulas de samba com o professor Viola, passeios, entre outras atividades.
Dentro do evento foi realizado o X Simpósio Bienal de Urologia Pediátrica e I Workshop de Uropediatria SBU-SP, único evento científico especificamente de urologia pediátrica na especialidade Urologia, segundo o próprio site do evento. O evento foi promovido pelo CACAU Centro de Apoio à Criança com Anomalia Urológica e pela Sociedade Brasileira de Urologia Seção São Paulo e realizado de 04 a 05 de setembro.

AGÊNCIA DE TURISMO OFICIAL
Realizamos há alguns anos eventos para a Sociedade Brasileira de Urologia Seção São Paulo, assim como em parceria com a RV Mais Promoções e Eventos. Contamos como anos de experiência no setor de Feiras / Congressos / Eventos, sem contar com nossa associação a empresas de suma importância em nosso ramo de atividade: Fundação 25 de Janeiro – São Paulo Convention & Visitors Bureau, Associação Brasileira de Agências de Viagens – ABAV, Associação Brasileira de Empresas de Eventos – Abeoc, International Air Transport Association – IATA e ao Instituto Brasileiro de Turismo – Embratur. Todos os fatores citados acima foram de suma importância para a nomeação da Levitatur como Agência de Turismo Oficial do Evento.
Nossa proposta focava o trabalho em parceria com a Organizadora do Evento e com a Associação para a excelência do Congresso. Para o evento ser um sucesso é fundamental a transparência e clareza de todos os envolvidos na organização do mesmo.
Com esse objetivo, o contrato foi firmado, seguindo alguns itens principais:
- Hotelaria: negociação / bloqueio / comercialização / envio de voucher;
- Passagem aérea: negociação / comercialização / envio de eticket (nacional / internacional);
- Traslado: negociação / estudo de horários para saída regulares / comercialização / envio de voucher;
- Viagem Pré e Pós evento: elaboração de roteiro / comercialização / envio de voucher;
- Tours: elaboração de roteiro / comercialização / envio de voucher;
- Auxílio na obtenção da documentação necessária para embarque dos internacionais;
- Auxílio na divulgação do evento;
- Sistema Gerencial para a comissão organizadora acompanhar toda a movimentação na Levitatur on-line através de login e senha.
- Atendimento trilíngue: português / inglês / espanhol.
Com o contrato assinado, o próximo passo foi a elaboração da expectativa da Levitatur com o evento:
- satisfação do cliente;
- viabilizar a vinda dos mesmos ao evento;
- fidelização de clientes
- ideias em prática;
- lucratividade;
Para atingirmos nossas expectativas seguimos o nosso projeto base para congressos e montamos o cronograma, pensando nos pontos fundamentais de nossa prestação de serviço.
O projeto abordava a análise geográfica do local; identificação e contratação dos serviços; treinamento da equipe; estratégia de comunicação e marketing; nomeação de uma equipe interna, sempre implementando ideias, aprimorando formatos antigos e utilizando a tecnologia a nosso favor para agilizar processo, reduzir custos e satisfazer nossos clientes.
A região não era nossa preocupação pois a anos realizamos eventos no mesmo hotel e por isso já temos uma vasta experiência dessa região. A visita técnica foi fundamental para reavaliarmos os hotéis, bares e restaurantes, sempre focando custo x benefício, e segurança.
Foi nomeada a equipe responsável por acompanhar o evento como um todo, além do atendimento imediato por telefone, skype e toll free (0800). O marketing ficou responsável por desenvolver o link exclusivo em nosso site, matéria no blog, posts na mídia social, além de newsletter e todo material de divulgação do evento.
Outro tópico, e não menos importante, está atrelado ao atendimento que é o diferencial da empresa e uma preocupação muito grande já que se trata de um grupo muito exigente, em sua maioria médicos que estão sempre indo a congressos. Com isso é necessário que a equipe seja bem treinada e alinhada para todos os tipos de imprevistos, motivadas a auxiliar o evento, seguindo a ética, missão e visão da nossa empresa.
Com o projeto pronto, partimos para o desenvolvimento do mesmo, que será relatado no próximo item.

Galeria de imagens
São Paulo - Cartão Postal
Sheraton São Paulo WTC Hotel - Local do Evento
Sheraton São Paulo WTC Hotel
Tutorias e Workshops
Plenária
Cursos Paralelos
Área de Exposição
Programação Social Feminina
Gastronomia
Samba
Automaquiagem
City Tour
Espaço Zen
Customização
Festa de Confraternização
X Simpósio Bienal de Urologia Pediátrica e I Workshop de Uropediatria SBU-SP
       

 

No conteúdo foram enfatizados os pontos fundamentais levados em consideração na prestação de serviço de uma agência de turismo. Agora nesse tópico será abordado a atuação em cada evento.
Nosso primeiro desafio foi participar da concorrência para agência de turismo oficial. Analisamos o briefing e estudamos o público alvo e outros eventos do mesmo segmento que também realizamos. Estudamos o mercado e as possibilidades de vendas para o mesmo.
Montamos a proposta, na qual tivemos uma resposta positiva e partirmos para a assinatura do contrato.
Agendamos reuniões com a organização para entender as necessidades do cliente e as expectativas dos mesmos referente a prestação de serviço. As reuniões foram pautadas e estudadas posteriormente por nossa equipe interna.
Nomeamos uma equipe responsável pelo mesmo, composta pela Vanessa Claudino (Diretora de Eventos), Saize Silva (Supervisor de Coordenação), Thuani Pereira (Supervisor de vendas) e Muryllo (Departamento Financeiro).
Para atingirmos um alto nível de atendimento, a equipe passa por constantes treinamentos internos e externos, trabalhando sempre para a melhoria nos processos. A todos da equipe é repassado as exigências do cliente e os mesmos passam por treinamentos específicos, com público alvo, informações pertinentes ao local do evento, hotéis, etc. Todos os documentos e informações pertinentes, ficam salvos em uma rede segura, assim como todas as necessidades e peculiaridades. As atividades são realizadas seguindo o cronograma pré- estabelecido.
Começamos as negociações com os fornecedores. Para as cias aéreas, como as origens dos participantes eram diversificadas, não foram realizados bloqueios aéreos, mas sim negociado descontos para todos que adquiriam as passagens através de nossa agência. Com a Gol foi obtido 20%, mesmo desconto autorizado pela Tam, e com a Oceanair apenas 15%.
Já com o meio de hospedagem, foi realizada cotação prévia e agendada visita técnica para reavaliação das condições, distância, higiêne, segurança, além de outros itens que merecem uma atenção especial. Após essa visita, fechamos parcerias com os principais da região: Sheraton São Paulo WTC, Gran Estanplaza, Quality Berrini, Estanplaza Berrini, Estanplaza Nações Unidas, Estanplaza Funchal, Mercure Berrini, Blue Tree Verbo Divino, Novotel Morumbi, The Time Othon Flat, Hilton São Paulo, entre outros com poucas comercializações.
Todos os patrocinados do evento ficaram hospedados no hotel oficial, o que facilitou o nosso controle. Os mesmos tiveram direito a transfer, e com isso disponibilizamos uma equipe nos dois aeroportos de São Paulo: Aeroporto de Congonhas e Aeroporto Internacional de Guarulhos, a fim de acompanhar as chegadas, recepcionar os passageiros e os embarcar nas vans com destino aos hotéis.
Nossa empresa ainda contou com parcerias com empresas de outros países para auxiliar a vinda de participantes estrangeiros. Esses parceiros auxiliam principalmente em questões e dúvidas referente a passaportes e vistos.
Em todos esses anos de experiência, em nenhum momento foram identificados problemas com vistos negados para participantes de nossos eventos. É muito importante deixar claro tudo o que o Brasil exige para não termos surpresas nas vésperas do evento. É obrigação da agência enfatizar sempre as documentações exigidas para o embarque.
Revertendo o foco para o auxílio à divulgação do evento, costuma-se dizer que quanto mais adesões, melhor para todos os envolvidos. Portanto, divulgação é essencial para seu sucesso.
Pensando nisso, inovamos nossas newsletter quinzenais, com informações de hotéis, aéreos, valores, promoções entre outras. Utilizamos as mídias sociais e desenvolvemos um aplicativo gratuito para posicionar aos seguidores todas as novidades do evento; se for ocorrer um evento do mesmo segmento tendo uma autorização prévia, é enviada uma equipe local para divulgação deste. O mesmo ocorre em pontos de grande movimentação do público alvo; é realizado um RSVP ativo através dos meios de comunicação: email e telefone. Para o email funcionar de uma forma correta, dispomos de ferramentas essenciais para minimizar erros e bloqueios com spam.
Atrelado ainda a tecnologia, contamos com reservas e pagamentos on-line através de site, o que facilita e agiliza os processos. Foi desenvolvido pela equipe, um sistema gerencial que possibilita a comissão organizadora acompanhar todas as reservas em tempo real, através de um link em nosso site, acessado por um login e senha disponibilizados apenas para a comissão organizadora. Nesse sistema, a comissão consegue acompanhar não só as reservas, como também toda a movimentação de valores para o evento em questão.
Pensando nos atrasos, foram enviados à todos vouchers com horários específicos que deveriam ser seguidos, além de ser reconfirmado a presença de todos para evitar noshow, acarretando custos adicionais.
Os vouchers das hospedagem e os etickets foram enviados em duas situações:
Patrocinados pelo evento – enviado no ato da emissão
Congressistas – enviado pós confirmação do recebimento do pagamento
Todas essas comercializações foram lançadas nosso sistema de reservas interno da empresa, podendo ser acompanhados através de diversos modelos de relatórios e planilhas. Esse sistema também é acompanhado pelo administrativo e contábil da nossa empresa.
A preocupação com imprevistos é inevitável, ainda por se tratar de uma prestação de serviços. Entretanto foram poucos os identificados, o que facilitou seu bom andamento.
A equipe esteve também presente no local do evento, onde foi instalada uma estrutura com banners, computadores, impressoras e material de divulgação. Ficamos à disposição para esclarecer dúvidas referente ao serviço prestado, assim como realizar alterações e check-in online para facilitar o embarque. Auxiliamos a comissão organizadora na programação social e na programação de acompanhantes, disponibilizando os guias e os veículos para realização dos mesmos.
os.

Galeria de imagens
News
Mídia Social
Aplicativo
Aplicativo
 

 

No evento, superamos nossas expectativas apresentadas:
- satisfação de nossos clientes
A alguns anos que atendemos a Sociedade Brasileira de Urologia (SBU), responsável pelo evento, assim como a organizadora do evento, a Rv Mais Promoções e Eventos. Isso prova que estamos realizando um bom trabalho, mas claro buscando sempre melhorias.
Após esse evento, já foi realizada a Jornada Paulista de Urologia, realizada em Campos do Jordão, que também é um evento muito importante para o setor, e pela localização acaba criando uma interação maior entre os palestrantes, congressistas, patrocinadores e familiares, que comparecem em peso no mesmo.
O próximo evento que será realizado é o Congresso Brasileiro de Urologia, que claro por ser “Brasileiro” abrange um número muito maior de palestrantes, congressistas e patrocinadores. Esse evento será realizado em Natal e já esta superando as expectativas.
Conseguimos parceria com muitas empresas patrocinadoras e fechamos contrato no atendimento do setor corporativo. Já os congressistas movimentam o nosso departamento de lazer, com suas viagens particulares.
Costumamos dizer, que esse segmento médico é hoje o “carro chefe” de nossa empresa.
- aumento nos números comparados a edições anteriores;
Não só nossas vendas, mas também o evento em si, comparado com a edição anterior, teve um aumento significativo nas adesões. Por ser realizado no feriado de 07 de setembro, conseguimos proporcionar um maior número de participantes. Aliás essa ideia de eventos a serem realizados em emendas de feriados é corriqueira para essa sociedade.
Tivemos um aumento no número de hospedagem, assim de emissões de passagens aéreas.
Para nós é importantíssimo deixar os clientes bem informados, e enfatizar sempre detalhadamente dados importantes, como horários de check-in e check-out, categorias dos hotéis, distâncias, entre outros.
- lucro para a empresa;
Pelas nossas negociações, conseguimos ótimas negociações e com isso nossa lucratividade foi maior pois conseguimos jogar um markup e ainda manter valores a baixo do mercado. Com essa lucratividade maior, geramos uma renda maior que conforme contrato foi repassada a comissão organizadora, gerando renda ao evento.
- divulgação positiva de nossa logomarca;
Na pesquisa de satisfação do próprio evento, não foi mencionada negativamente nossa empresa, e o público deste segmento passou a aderir outros eventos na agência, assim como viagens particulares já citadas anteriormente.
Em nossa campanha de incentivo interna também não foi constatada reclamações pertinentes ao evento, o que para a equipe Levitatur demonstra que nosso esforço para que tudo desse certo foi recompensando.
Nossa campanha de incentivo nessa ocasião enfatizava a importância da critica ou elogio do cliente para o crescimento e amadurecimento de nossa empresa. Além disso, para incentivarmos essa participação, para cada comentário/participação da campanha, era doado uma quantia de R$ 10,00 (Dez Reais) para a Ong Cacau, que é administrada por renomados nomes da Urologia.
- Número do evento:
0824 hóspedes
0631 apartamentos
1919 diárias
0013 hotéis:
Blue Tree Berrini
Estanplaza Berrini
Estanplaza International
Estanplaza Nações Unidas
Gran Estanplaza
Intercity Berrini
Mercure Berrini
Quality Berrini
Sheraton São Paulo WTC
The Time Othon Flat
Tryp Berrini
Novotel Morumbi

Vendas:
020 contratos com laboratórios
004 contratos com agências de turismo
004 contratos com associações
349 adesões diretas

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Campanha de Incentivo
Campanha de Incentivo no Blog Levitatur
     

 

 
  • contato: (11) 2538-4156 - (11) 7377-8878