Evento Neutro
Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 13ª Edição

Case: XVI CONGRESSO BRASILEIRO DE REPRODUÇÃO ASSISTIDA
Candidato: Levitatur Viagens
Cliente: RG EVENTOS CORPORATIVOS
Segmento: Serviços
Estado: SP
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos
Case sem capa

A Levitatur é uma agência de turismo focada no mercado de eventos, com atuação baseada em modelos de administração e gestão, totalmente estruturada com o que há de mais moderno em infraestrutura de profissionais e tecnologia.
Nossa equipe conta com profissionais experientes que periodicamente passam por treinamentos, ações e reuniões para troca de informações, conhecimento e habilidade, preparando cada membro à desempenhar com eficiência sua função.
Investimos em tecnologia de ponta para agilizar o atendimento, reduzir custos e garantir a satisfação de nossos clientes.
NOSSA MISSÃO
Satisfazer nossos clientes por meio da excelência e qualidade no tratamento diferenciado e atendimento personalizado.
NOSSOS OBJETIVOS
Estabelecer ponto de referência em tudo o que há de inerente ao turismo no Brasil e no mundo;
Manter relacionamentos transparentes e justos com nossos clientes, fornecedores e colaboradores;
Atender a expectativa de cada cliente minimizando custos e mantendo o padrão Levitatur;
PRESTAÇÃO DE SERVIÇO
Nesse evento prestamos o serviço de agenciamento de viagens, com a comercialização de passagem aérea, hospedagem, traslado, shuttle, pacote pré e pós congresso, city tour, além do auxílio na obtenção de documentação para viagens e divulgação do evento.
Firmado o acordo entre as partes, foi elaborado um projeto específico para o evento, com um cronograma básico; análise geográfica do local; identificação e contratação de prestadores de serviços; treinamento da equipe; estratégia de comunicação e marketing.
Com o projeto pronto, partimos para o desenvolvimento do mesmo, como será descrito no próximo item. Abaixo, um pouco sobre o evento, que contou com uma programação científica estruturada e com nomes renomados da Reprodução Humana.
Um destaque refere-se a presença de palestrantes internacionais, além da concretização do 1º Consenso Brasileiro de Psicologia em Reprodução Humana Assistida e a mesa redonda sobre Enfermagem em Reprodução Assistida.
FICHA TÉCNICA
Título: 16º Congresso Brasileiro de Reprodução Assistida
Local: Sofitel Jequimar Guarujá
Data: 22 a 25/08/2012
Periodicidade: Anual
Abrangência: Mundial
Realização: Sociedade Brasileira de Reprodução Assistida
Promotor: Rg Eventos Corporativos
Nº inscritos: 651
Nº presentes: 581 (89%)
Nº ausentes: 70 (11%)
Estados representados: 20
Países representados: 3

Galeria de imagens
Logo do Evento
Layout do site
Levitatur - fachada
Levitatur - depto eventos
 

 

CONTEÚDO
O I Congresso Brasileiro de Reprodução Assistida, realizado à 16 anos atrás, ocorreu no Guarujá. Em 2012 o evento volta a suas origens, contando com um grande desenvolvimento da cidade, assim como da Baixada Santista, visto que a movimentação do nosso porto é a maior da América Latina e da exploração do Petróleo e Pré- Sal.
O 16º Congresso Brasileiro de Reprodução Assistida contou com uma programação científica bem estruturada e arrojada, com objetivo de levar aos participantes discussões com sucessos e insucessos, melhorando e aprimorando os laboratórios, discutindo o rumo da Reprodução Humana, com ênfase nas Técnicas de Reprodução Assistida, envolvendo médicos, biólogos, psicólogos, enfermagem e outros profissionais da área.
AGÊNCIA DE TURISMO OFICIAL
Realizamos anteriormente eventos para a Sociedade Brasileira de Reprodução Assistida, Grupo Alfa, Sociedade Brasileira de Reprodução Humana e Associação de Obstetrícia e Ginecologia do Estado de São Paulo, associações do mesmo segmento. Somos parceiros da Organizadora do Evento. Contamos como anos de experiência no setor de Feiras / Congressos / Eventos, sem contar com nossa associação a empresas de suma importância em nosso ramo de atividade: Fundação 25 de Janeiro – São Paulo Convention & Visitors Bureau, Associação Brasileira de Agências de Viagens – ABAV, Associação Brasileira de Empresas de Eventos – Abeoc, International Air Transport Association – IATA e ao Instituto Brasileiro de Turismo – Embratur. Todos os fatores citados acima foram de suma importância para a nomeação da Levitatur como Agência de Turismo Oficial do Evento.
Nossa proposta focava o trabalho em parceria com a Organizadora do Evento e com a Associação para a excelência do Congresso. Para o evento ser um sucesso é fundamental a transparência e clareza de todos os envolvidos na organização do mesmo.
Com esse objetivo, o contrato foi firmado, seguindo alguns itens principais:
- Hotelaria: negociação / bloqueio / comercialização / envio de voucher;
- Passagem aérea: negociação / comercialização / envio de eticket (nacional / internacional);
- Traslado: negociação / estudo de horários para saída regulares / comercialização / envio de voucher;
- Viagem Pré e Pós evento: elaboração de roteiro / comercialização / envio de voucher;
- Tours: elaboração de roteiro / comercialização / envio de voucher;
- Auxílio na obtenção da documentação necessária para embarque dos internacionais;
- Auxílio na divulgação do evento;
- Realizar as reservas individuais para os congressistas, acompanhantes, palestrantes, convidados e patrocinadores;
- Sistema Gerencial para a comissão organizadora acompanhar toda a movimentação na Levitatur on-line através de login e senha.
- Atendimento trilíngue: português / inglês / espanhol
Com o contrato assinado, o próximo passo foi a elaboração da expectativa da Levitatur com o evento:
- satisfação do cliente;
- viabilizar a vinda dos mesmos ao evento;
- fidelização de clientes
- ideias em prática;
- lucratividade;
Para atingirmos nossas expectativas, elaboramos um projeto para o evento com o cronograma básico, pensando nos pontos fundamentais de nossa prestação de serviço.
O projeto abordava a análise geográfica do local; identificação e contratação dos serviços; treinamento da equipe; estratégia de comunicação e marketing; nomeação de uma equipe interna, sempre implementando ideias, aprimorando formatos antigos e utilizando a tecnologia a nosso favor, para agilizar processo, reduzir custos e satisfazer nossos clientes.
Uma das preocupações estava atrelada a análise geográfica, que deveria ser muito bem estudada por estar a 77 quilômetros da Capital São Paulo, cidade na qual passaria grande parte dos participantes e estaria partindo os traslados regulares. Nesse quesito, estudamos possibilidades de problemas como atrasos de vôos, remissões, cancelamentos, assim como outros imprevistos como pneu furado, mal tempo, trânsito, greves ou até mesmo aeroporto fechados por mal tempo.
A visita técnica foi fundamental para avaliar a cidade como um todo: pontos turísticos, bares, restaurantes, hotelaria, fornecedor locais, estradas de acesso, assim como cidades vizinhas. Nessa visita não deixamos de lado dois fundamentos: custo benefício e segurança.
Outro tópico, e não menos importante, está atrelado ao atendimento que é o diferencial da empresa e uma preocupação muito grande já que se trata de um grupo muito exigente, em sua maioria médicos que estão sempre indo a congressos. Com isso é necessário que a equipe seja bem treinada e alinhada para todos os tipos de imprevistos, motivadas a auxiliar o evento no que for necessário, seguindo a ética, missão e visão da nossa empresa.
Foi nomeada a equipe responsável por acompanhar o evento como um todo, além do atendimento imediato por telefone, skype e toll free (0800). O marketing ficou responsável por desenvolver um link exclusivo em nosso site, matérias no blog, posts na mídia social, além de newsletter e todo material de divulgação do evento.
Com o projeto pronto, partimos para o desenvolvimento do mesmo, que será relatado no próximo item.

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Praia de Pernambuco - Guarujá
Sofitel Jequitimar Guarujá - Local do evento
Sofitel Jequitimar Guarujá - Ideal para família
Projeto
 

 

No conteúdo foram enfatizados os pontos fundamentais levados em consideração prestação de serviço de uma agência de turismo. Agora nesse tópico será abordada a atuação específica no evento.
Nosso primeiro desafio foi participar da concorrência para agência de turismo oficial. Analisamos o briefing e estudamos o público alvo e outros eventos do mesmo segmento que também realizamos. Estudamos o mercado e as possibilidades de vendas para o mesmo.
Montamos a proposta, na qual tivemos uma resposta positiva e partirmos para a assinatura do contrato.
Agendamos reuniões com a organização para entender as necessidades do cliente e as expectativas dos mesmos referente a prestação de serviço. As reuniões foram pautadas e estudadas posteriormente por nossa equipe interna.
Seguimos o projeto para eventos, que iniciou com a análise geográfica do Guarujá. A cidade que esta localizada a 77 quilômetros da capital, não conta com aeroportos, sendo os mais próximos: Aeroporto Internacional de Guarulhos e o Aeroporto Congonhas. Pensando nisso, definimos horários e datas para traslados regulares, saindo dos dois aeroportos, com destino ao hotel oficial do evento. Também elaboramos o trecho inverso, com saída apenas do hotel oficial, para facilitar o agrupamento dos usuários.
Partimos então para a negociação com os fornecedores. Para as cias aéreas, como os participantes vinham de diversas localidades, não foi realizado bloqueio aéreo, mas sim negociado descontos para todos que adquiriam as passagens através de nossa agência. Com a Gol foi obtido 15% e com a Tam 20% de desconto em cima dos valores comercializados pelo site das próprias cias aéreas. Demais cias aéreas não tiveram suas parcerias firmadas.
Para a negociação com hospedagem, primeiramente foi estudado a quantidade base de apartamentos que precisávamos bloquear. Esse estudo é muito importante, para os participantes não ficarem sem apartamentos e para a agência não ter prejuízos futuros com no- show. Após a definição desses números, partimos para as cotações / negociações e foi agendada visita técnica nos principais hotéis da cidade. Na visita foi analisada as condições, distância, higiene, segurança, além de outros itens que merecem uma atenção.
Após essa visita, foram excluídos hotéis avaliados como impróprios para nossa utilização e acrescentados outros que não eram de conhecimento prévio. Levamos em consideração todos os tipos de categoria, para atender desde médico, a estudantes e residentes que contam com uma verba menor.
Como o evento foi realizado na Praia de Pernambuco, onde a oferta de hospedagem é baixa, abrangeram-se as opções da Praia da Enseada, onde encontra- se um número muito grande de hotéis/pousadas.
Bloqueamos uma média de 300 apartamentos, divididos por 09 hotéis da região, em torno de 06 meses antes do início do evento.
Para os traslados, foram estudado todas as possibilidades, desde empresas de São Paulo, como Santos e Guarujá, sendo levado em consideração aspectos relacionados a segurança / infra estrutura / preço. A empresa nomeada vencedora dessa concorrência e intermediada por nós foi de São Paulo, por apresentar um destaque em todos os pontos mencionados acima, e por ter uma ampla frota de veículos próprios, que são vistoriados regularmente. Foi solicitada à mesma a documentação que comprovasse seu alvará para funcionamento.
Outra parceria realizou-se com uma empresa de Santos responsável por todos os shuttles internos, assim como os passeios. Essa empresa disponibilizou um colaborador para acompanhar a nossa equipe ao evento, comercializando seus produtos e passando informações sobre os principais pontos turísticos e horários adequados para a visitação; dicas de restaurantes, bares e até mesmo danceterias para os adeptos a vida noturna.
Também contamos com estagiários, indicados por universidades locais, que acompanharam de perto todo o evento.
Definida toda a negociação, passamos para nomeação da equipe responsável composta pela Vanessa Claudino (diretora de Eventos), Saize Silva (supervisora de coordenação - agência / fornecedor), Jordana Aquino (supervisora de vendas - agência / cliente), Andreza Souza (RSVP – palestrantes) e Lucirene Carvalho (departamento financeiro - pagamento / recebimento). O evento foi acompanhado no local pela supervisora de vendas e pela responsável aos palestrantes.
Com essa equipe definida e com todos cientes de suas responsabilidades, conseguimos ter um maior controle e acompanhamento do evento, garantindo o sucesso de nossa participação, como aconteceu no referido evento e nos demais com os quais trabalhamos.
Para atingirmos um alto nível de atendimento, a equipe passou por constantes treinamentos internos e externos, trabalhando sempre para a melhoria nos processos. Todos os documentos e informações pertinentes ficam salvos em uma rede segura, e disponibilizados a todos do departamento, fazendo que com a equipe esteja a par de todas as necessidades e peculiaridades, seguindo o cronograma pré- estabelecido.
Nossa empresa ainda contou com parcerias com empresas de outros países para auxiliar a vinda de participantes estrangeiros. Esses parceiros auxiliam principalmente em questões e dúvidas referente a passaportes e vistos.
Em todos esses anos de experiência, em nenhum momento foram identificados problemas com vistos negados para participantes de nossos eventos. É sempre muito importante deixar claro tudo o que o Brasil exige para não ocorrerem surpresas nas vésperas do evento. É obrigação nossa enfatizar sempre as documentações exigidas para o embarque.
Revertendo o foco para o auxílio à divulgação do evento, costuma-se dizer que quanto mais adesões, melhor para todos os envolvidos. Portanto, divulgação é essencial para seu sucesso.
Pensando nisso, soltávamos newsletters quinzenais contendo os hotéis comercializados, nossos contatos, promoções entre outras. Pelas mídias sociais (facebook e blog Levitatur), além da agenda, postávamos informações do evento. Durante a participação em outros eventos do mesmo segmento, divulgamos com banners e equipe local a disposição para esclarecer dúvidas.
O evento nos disponibilizou o mailing de inscritos, possibilitando a agência entender e acompanhar a real necessidade de bloqueios, assim como entrar em contato com os mesmos através de telefone e email. Para o email funcionar de uma forma correta, dispomos de ferramentas essenciais para minimizar erros e bloqueios com spam.
Atrelado ainda a tecnologia, contamos com reservas e pagamentos on-line através de site, o que facilita e agiliza os processos. Foi desenvolvido pela equipe, um sistema gerencial que possibilita a comissão organizadora acompanhar todas as reservas em tempo real, através de um link em nosso site, acessado por um login e senha. Nesse sistema, a comissão consegue acompanhar não só as reservas, mas toda a movimentação de valores.
Nosso marketing para facilitar a visibilidade de nossos colaboradores, desenvolveu toda a parte de material gráfico para os pontos de embarques dos traslados, assim como a sinalização dos veículos e camisetas com o logo do evento para os receptivos nos aeroportos.
Realizamos anúncios no ADWorlds, sistema de anúncios do canal Google de pesquisa, fazendo que o nosso site aparecesse sempre em segundo lugar, atrás do site oficial do evento. Em nosso site, ficou disponibilizado todos os produtos totalmente on- line, como passagem aérea, traslados, hotelaria, passeios; gerando uma maior comodidade e economia para o cliente, pois além reservas, conseguia fazer o pagamento através de boleto ou cartão de crédito, sem sair de casa, a qualquer hora do dia e com segurança.
Para os processos de vendas não acumularem, assim que os serviços eram confirmados, enviávamos voucher do hotel, traslado e eticket por email, solicitando que os clientes confirmassem o recebimento do mesmo, sendo estabelecidas duas situações:
Patrocinados pelo evento – enviado no ato da emissão;
Congressistas – enviado pós- confirmação do recebimento do pagamento;

Todas as comercializações foram controladas internamente por um sistema de reservas, sendo acompanhados pela diretoria através de diversos modelos de relatórios e planilhas. Esse sistema também é acompanhado pelo administrativo e contábil da nossa empresa.
Começando o evento, nossa preocupação estava atrelada aos desembarques nos aeroportos e procuras adicionais pelos traslados. Deixamos uma equipe durante o período do evento nos dois aeroportos. Essa equipe contava com uma maquineta de cartão para os participantes que quisessem adquirir o serviço, mediante a disponibilidade. No aeroporto, treinamos nossa equipe para alguns problemas que pudessem ocorrer, e enfatizamos o bom atendimento e motivação para atender todos com muita educação e presteza. A preocupação com imprevistos é inevitável, ainda por se tratar de uma prestação de serviços.
A equipe esteve também presente no local do evento, onde foi instalada uma estrutura com banners, computadores, impressoras e material de divulgação (mapa turístico / informações de passeios). Estavamos à disposição para esclarecer dúvida referente aos serviços prestados, assim como realizar alterações e check-ins online para facilitar os embarques. Como já citado, contou-se com o apoio de estagiários locais, assim como de um colaborador de uma empresa de receptivo.
Durante o evento, nossa atenção era voltada as alterações de voo, acréscimo de diárias, vendas de traslados, acompanhamento no coquetel de abertura, acompanhamento no jantar, entre outros serviços solicitados.
Acabando o evento, fomos analisar se todas as nossas expectativas foram atingidas, assim como acompanhar o que podemos manter, melhorar e aprimorar para os próximos eventos.

Galeria de imagens
News Horário Transfer
Opções de passeios
Equipe Levitatur - nomeada para o evento
Banner - identificação transfer
News Hotéis
Divulgação no Blog Levitatur
Jantar de Confraternização - Sofitel
     

 

No evento, superamos nossas expectativas pautadas:

- satisfação de nossos em clientes
Fomos convidados a participar de concorrência para outros eventos da associação, tendo uma resposta positiva, o que para nós confirma o nosso bom desempenho no evento:
• VIII Congresso Paulista de Medicina Reprodutiva e Climatério, que será realizado a bordo Navio MSC Preziosa, no período de 06/12/2013 a 09/12/2013;
• XVIII Congresso Brasileiro de Reprodução Assistida, a ser realizado em Salvador, no período de 20/08/2013 a 23/08/2013;
Não realizamos a edição anterior para comparar os valores comercializados pela agência de turismo, e a comissão não possui esses números para criarmos um comparativo. No entanto, a adesão ao evento em número de inscritos superou o ano anterior, o que para nós acabou sendo um fator positivo.

- viabilização
Não tivemos problemas com falta de hospedagem para congressistas, assim como reclamações no aeroporto no traslado in e no hotel no traslado out, por falta de disponibilidade.

- fidelização
Pós- evento movimentamos o nosso departamento de lazer com viagens particulares de muitos médicos que participaram desse evento. Mais um ponto muito positivo para a empresa.

- ideias em prática
Avaliando nosso projeto, assim como nosso cronograma, tivemos apenas uma demora para finalização do nosso RSVP com os patrocinados, que fugiu da data proposta em nosso cronograma.
Os demais itens foram seguidos corretamente.

- lucratividade
Pelas antecipações nas negociações, conseguimos ótimos preços, muito abaixo do mercado, o que gerou uma maior movimentação com a nossa empresa.

* CAMPANHA DE INCENTIVO *
No meio do projeto, iniciamos uma campanha de incentivo, que foi implementado no evento. A campanha tinha como objetivo incentivar os comentários positivos e negativos referente ao nosso atendimento como um todo. Para as pessoas se sentirem motivas, foi realizada uma parceria com a Ong CACAU (Centro de Apoio a Criança com Anomalia Urológica).
A cada opinião e comentário sobre o nosso atendimento, a Levitatur repassaria o valor de R$ 10,00 (Dez Reais) à Ong.
A Ong CACAU foi idealizada pelos profissionais que participam do Setor de Urologia Pediátrico da Disciplina de Urologia da Escola Paulista de Medicina da Universidade Federal de São Paulo, também denominado NUPEP.

NÚMERO DO EVENTO
651 inscritos
581 presentes
070 faltas

NÚMERO DE HÓSPEDES
390 hóspedes
272 apartamentos comercializados
773 diárias utilizadas
009 hotéis e pousadas

LISTA DE HOSPEDAGEM
Delphin Hotel
Hotel Manaca
Hotel Palmar
Hotel The Folls
Pousada Iracemar
Pousada Ponta da Praia
Pousada Praia de Pernambuco
Pousada Solarium
Sofitel Jequitimar

NÚMERO DE PASSAGEM AÉREA
71 emissões total
66 emissões nacionais
05 emissões internacionais

CONTRATOS COM CLIENTES
012 laboratórios
002 associações
001 agência de turismo
088 adesões diretas

ESTUDO DE RESULTADO:
Para nós, o evento foi finalizado com muito sucesso, pois atingimos nossas expectativas com um alto número de hospedagem. 67.12% dos inscritos se hospedaram conosco, levando em consideração que muitos possuem casa de veraneio no Guarujá e outros alugaram casas. Essas informações foram obtidas através do nosso contato por telefone com todos os inscritos.
Outro fator relevante é nosso calendário de eventos que a cada ano conta com novos clientes, e o mais importante termômetro, realiza edições seguintes dos eventos já conquistados.

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Campanha de Incentivo no Blog Levitatur
     

 

 
  • contato: (11) 2538-4156 - (11) 7377-8878