Evento Neutro
Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 13ª Edição

Case: 1º ENCONTRO NACIONAL DE DISTRIBUIDORES LEÃO
Candidato: Promo7
Cliente: Leão Alimentos e Bebidas
Segmento: Prêmio Caio Sustentabilidade
Estado: RJ
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos

Há mais de 12 anos, atuamos nas áreas de promoção e eventos, com profissionalismo e versatilidade, adequando nosso trabalho ao tipo de campanha ideal dos nossos clientes. Somos uma das maiores agências do país, com 21 filiais nas principais cidades brasileiras.
A Promo7 tem um forte engajamento em ações sustentáveis, foi uma das pioneiras a realizar feiras com montagem de stands ecológicos em parceria com outra empresa do grupo, a Eco7. Dentro das nossas dependências, diversas ações também são adotadas:
- Contratação em regime CLT
- Treinamentos de especialização profissional
- Qualidade de vida aos funcionários com benefícios atrelados a bem-estar e saúde: manicure e massagem, chás e frutas a disposição dos funcionários (em parceria com a própria Matte Leão), SESC, aulas de ginástica dentro da empresa, planos de saúde, refeições e seguro de vida
- Coleta seletiva
- Copos pessoais, evitando o desgaste de copos plásticos
- Parte do mobiliário feito de materiais ecológicos
- Sala adjunta da equipe de operações feita de reaproveitamento de materiais utilizados em stands
- Campanhas para arrecadação de alimentos, agasalhos e brinquedos para ONGs
- Utilização de lâmpadas econômicas
- Espaços arejados com janelas amplas para diminuir o uso de ar-condicionado
- Reuso de papel para impressões
- Certificado GRAAC como empresa ouro
- Certificado Aldeias Infantis pelo apoio anual

Introdução
Entre os dias 10 e 12 de abril de 2013, a Leão recebeu seus parceiros comerciais de todo país para a realização do 1º Encontro de Distribuidores Leão no Resort & Safari Portobello, em Mangaratiba-RJ.
O objetivo era organizar um momento para estreitar relacionamentos, firmar parcerias, alavancar negócios e alinhar novas estratégias com os responsáveis pela comercialização dos produtos Leão, além de preparar um momento para acolhimento desses parceiros tão importantes.
O público do evento era composto por grandes empresários que chegam a movimentar milhões de Reais por mês com a venda do produto e alguns funcionários das áreas estratégicas da Leão também estiveram presentes. No total foram 75 participantes, que pertenciam à classe de empresários conceituados, o que fez a qualidade do evento, das atividades, palestrantes, gastronomia, acomodação e local serem escolhidos cuidadosamente.
A agenda foi programada para dois dias de evento, pois o objetivo da Leão não era de comprometer os compromissos semanais dos convidados. O conteúdo será descrito na sequência.

Galeria de imagens
Logo Promo7
       

 

A Leão é hoje a maior fabricante de chás do Brasil, com maior volume de produção, faturamento e market share. Para tornar tudo isso possível, ela conta com empresas parceiras responsáveis pela distribuição de seus produtos.
Estas empresas faturam conforme o volume de produtos vendidos à pontos de vendas, portanto são a chave dos negócios da Leão. Em contrapartida, a Leão possui uma equipe comercial e de trade marketing estruturada para manter relacionamento com esses Distribuidores, firmar negócios e desenvolver ferramentas que os auxiliem na venda dos produtos.
Embora com tanta expressividade nos negócios da empresa, a Leão nunca havia promovido um encontro com estes empresários, apenas com seus funcionários internos das áreas comerciais. Movidos por uma necessidade competitiva, visto que este tipo de evento é cada vez mais comum em marcas concorrentes, decidiram por realizar a primeira edição do encontro.

Planejamento

Participamos da concorrência desse evento em meados de 09/2012, juntamente com outro projeto de convenção para funcionários. Elaboramos e apresentamos os dois projetos com nossas ideias e sugestões. Em 10/2012 recebemos a aprovação para o nosso primeiro trabalho, a Convenção Leão 2013, que aconteceu em março deste ano.
No cenário informado, sabíamos que lidaríamos com um publico exigente, onde todo o cuidado na sugestão das ideias faria toda a diferença. O grande desafio era o de sugerir experiências e acolhida que esse público nunca se deparou ou manter o padrão que já estavam acostumados. Para se ter ideia da dimensão do nível de vivência desses empresários, alguns optaram por ir ao local do evento, por conta própria, em seus helicópteros particulares.

Comunicação Visual

Apresentamos 5 propostas de comunicação visual, já acompanhadas com modelos de artes. Não foi necessário trabalhar um tema específico ou uma mensagem, mas sim criar uma comunicação de impacto, alegre e envolvente. O que não queríamos era transformar o evento em algo extremamente sério, com imagem de executivos de ternos, gráficos, cinza etc. Afinal, se o objetivo era propor experiências diferentes, a comunicação visual não podia ser feita ao padrão que este público estava acostumado a ver em eventos do tipo.
Tomando este sentimento como referência, exploramos os tons de laranja da marca, que em sua simbologia expressa relacionamento, proximidade, positividade e energia – tudo o que o evento queria passar.
A partir da escolha da arte, todas as peças de comunicação foram criadas pela equipe de Criação Promo7: visual, banners, template de powerpoint, convite, fichas de palco, tags de brindes, blocos de anotações, credenciais, cartas, camisetas e outros.

Local
A Leão optou por um resort 5 estrelas, afastado dos grandes centros urbanos, exatamente para ser um local ainda não visitado pelos Distribuidores. Foi escolhido então o Resort & Safari Portobello, em Mangaratiba/RJ.

Sustentabilidade dentro do evento

A Leão possui forte engajamento com ações sustentáveis, prova disto começa em sua linha de produção: a empresa trabalha com o conceito de fábrica verde, inaugurada em 2009 é motivo de orgulho frente às empresas do Grupo Coca-Cola, ao qual faz parte por ter sido a primeira fábrica do tipo a ser implantada na América Latina.
Os escritórios da empresa, no qual atuam os participantes da Convenção também seguem o conceito sustentável, com ambiente planejado, com iluminação e ventilação adequadas, disponibilizam-se vagas especiais àqueles que praticam carona compartilhada, vagas dedicadas à veículos que utilizam combustíveis renováveis e um bicicletário para estimular e contemplar os que optam pelo respeito ao meio-ambiente, bem como outras práticas internas e uso de material certificado (papéis, móveis, coleta seletiva etc).
No mesmo ano, a Leão havia feito a Convenção anual aos seus funcionários, em parceria com a Promo7, utilizando como conceito do evento a aplicação de materiais e práticas sustentáveis. Sendo assim, a empresa optou por manter o padrão ecológico já feito anteriormente, fato que repercutiu positivamente no posicionamento da marca dentro do Grupo Coca-Cola ganhando destaque nos mais diversos canais de comunicação corporativa do grupo.

Planejamento sustentável

As estratégias de sustentabilidade não ficaram apenas focadas em entregar soluções e sugestões para o evento, mas também no planejamento prévio de como melhor utilizar os materiais, que embora ecológicos, se utilizados de forma incorreta ou em excesso acaba que por se anular a proposta sustentável. Desta maneira alguns passos importantes também foram dados:
- Visita técnica antecipada ao hotel: analisar os espaços, tamanho ideal da sala, mapeamento das estruturas.
- Arquitetura sustentável: a partir da análise técnica do local, nossa equipe de montagem iniciou o processo de desenho da arquitetura cenográfica que poderia compor da melhor maneira o espaço contratado. Isto minimizou erros e desperdícios de materiais, pois no projeto apresentado e validado pela Leão, foi contemplado e descrito minunciosamente os materiais que seriam utilizados.
- Reaproveitamento de materais: para montar as estruturas físicas ecológicas do evento e minimizar os custos, parte dos materiais utilizados na Convenção Leão foi reaproveitada para este evento. Claro que houveram readaptações, pois o espaço disponível para este Encontro era duas vezes menor que o do evento anterior.
- Papelaria ecológica: procuramos soluções de qualidade e sustentáveis para compor também toda a papelaria do evento, utilizando desde papeis certificados à papel semente.
- Coleta seletiva: nos preocupamos em separar os lixos produzidos no evento e pré-evento por tipo de material, isto para facilitar o processo de reciclagem. O mesmo foi feito com o material a ser descartado em cenografia, que são encaminhados para órgãos especializados nesse serviço de reaproveitamento de materiais.
- Mão-de-obra local: ainda no processo de planejamento, nos preocupamos em contratar staff local, gerando empregos na própria região. Toda equipe de recepcionistas, buffet, assistentes de montagem, seguranças, foto e filmagem e outros eram residentes da região. Esse processo foi feito em seleção por nossa filial no Rio de Janeiro e em parceria com outras agências promocionais próximas ao hotel.

Soluções Sustentáveis para Cenografia

Recepção
• Banner de boas-vindas em lona ecológica na recepção do hotel, indicando o local do encontro;
• Espaço para credenciamento;
• Equipe composta por quatro recepcionistas regionais.

Plenárias
• Palco ecologicamente correto (estrutura e púlpito em MDF certificado, carpete ecológico e lona de PET reciclado);
• 2 telões para projeção de apresentações (fundo branco em lona ecológica);
• Iluminação decorativa lateral em LED
• Jogo de Iluminação em LED econômico;

Outros materiais ecológicos
• Papelaria especial feita de papel semente (inovação em material ecológico que contém pequenas sementes, que quando picotados e plantados, geram uma muda de cravo). Este item foi essencial para conscientização do reaproveitamento de materiais pelos participantes após o término do evento, que geralmente eram descartados sem fins sustentáveis.
• Camisetas feitas de PET reciclado (confeccionada em malha ecológica);
• Papel certificado.

Agenda do Evento

09/04
Montagem das estruturas cenográficas da plenária.

Reuniões de Planejamento e Organização
Montagem de Kits e outros materiais: preparação e organização de todo material.

10/04 Pré-abertura e abertura do evento
Kit Boas-Vindas: uma camiseta ecologicamente correta (confeccionada em malha PET), uma carta de boas-vindas (texto e layout elaborado pela Redação Promo7) e credencial, ambas feitas em papel semente.

16h30 – Abertura e Vídeo: A música de abertura começou a tocar, os efeitos de iluminação foram acionados e as portas abertas. Assim que todos entraram e se assentaram, uma contagem regressiva de 5 segundos iniciou no telão e na sequencia o vídeo de abertura de aproximadamente 2 min. foi apresentado. O vídeo foi criado especialmente para a convenção, o roteiro foi feito pela Redação Promo7 e o objetivo foi o de contextualizar o evento e motivar os participantes.

16h33 – Início da plenária/Apresentação Diretor: Woody invadiu o palco pelo centro da sala, dando as boas-vindas e contagiando a todos com sua alegria. Woody chamou ao palco o Diretor Comercial da Leão para dar início ao encontro 2013.

17h30 – Diretor Executivo

17h30 - Apresentação Presidente: o Presidente da Leão, Axel de Meeus, fez questão de comparecer ao evento, visto a importância dos participantes do encontro para a empresa. Ele falou sobre a proximidade que gostaria de ter a partir daquele momento com todas as empresas parceiras, anunciando que novidades viriam ainda este ano e seriam anunciadas durante o encontro.

18h – Palestra Paulo Henrique Amorim: O jornalista foi recebido com muito entusiasmo, a escolha da personalidade para conduzir a palestra econômica do dia foi certeira. Paulo Henrique abordou assuntos diversos e relacionados sobre a economia brasileira, mundial e a política nacional. Ele fez com que as pessoas refletissem sobre a situação do mercado brasileiro e as oportunidades que temos ao longo dos próximos vinte anos. Foi uma palestra única e incrível, tendo sido avaliada com nota máxima pelos participantes ao final do evento.

20h – Encerramento: Ao final do evento, Paulo Amorim estaria disponível para conversar e tirar fotos com os participantes.

20h30 – Jantar: Um espaço reservado no restaurante principal do resort ficou em funcionamento até a madrugada do dia 11/04, onde além do jantar, uma carta de vinhos também ficou a disposição dos participantes. Nesta mesma ocasião, Paulo Henrique Amorim fez questão de acompanhar o jantar até o final junto aos participantes.

11/04 | 2º dia
8h – Abertura
8h10 – Diretor RH
8h40 – Área de Suprimentos.
9h40 – Marketing.
10h20 – Apresentação Logística
11h10 – Tea Break
11h30 Apresentação Nielsen
13h00 – Almoço
14h30 – Apresentação Sustentabilidade: o responsável pela área de Sustentabilidade da Leão apresentou o programa para os distribuidores e mostrou as práticas sustentáveis da marca. Ele aproveitou para falar sobre a estrutura do evento, desde o palco ao material impresso, onde tudo foi pensado em ser ecologicamente correto. Comentou também sobre a estrutura da convenção que ocorreu no último mês e as tendências que passarão a ser adotadas em próximos eventos, feiras e materiais de ponto de venda. Para nós, Promo7, foi um momento bastante especial, pois fomos responsáveis por tornar possível uma prática tão valorizada na Leão.
15h00 – Programa de Reconhecimento Leão.
16h30 – Tea Break
16h50 - Objetivos 2013: O Diretor Sergio Romano, apresentou os objetivos da Leão para 2013.
17h30 – Lançamento da Campanha de Incentivo “Liga dos Leões”: na convenção para a equipe interna em março, a Promo7 sugeriu como atividade, um torneio de futebol com a presença de jogadores famosos e tudo mais que compõe um jogo de futebol oficial. Esta atividade foi um sucesso, sendo o ponto mais alto do evento. A Leão decidiu então lançá-la como um programa de incentivo de vendas aos distribuidores, uma vez que o público era do sexo masculino. Campanha que contou com a Promo7 para planejamento, divulgação e execução do evento que será em novembro de 2013.
Assim que o diretor Sergio Romano desce do palco, um vídeo começa nos telões. Trata-se de um clipe com os melhores momentos da Liga dos Leões realizada na Convenção 2013 pelos funcionários da área comercial. Os participantes puderam ver a grandiosidade da Liga e a presença de jogadores famosos junto aos colaboradores da empresa. Assim que o vídeo se encerrou, as portas do fundo da plenária se abriram e garotas uniformizadas, e uma juíza, entraram fazendo embaixadinhas até o centro do palco, acompanhadas do mascote oficial do torneio: o próprio Leão.
Enquanto as meninas adentravam à plenária, nossos staffs estiravam no chão do palco, um carpete de grama artificial, transformando a estrutura em um campo de futebol. Duas armações de gols também foram colocadas em cada extremidade.
A ideia era mostrar uma transformação ao vivo na estrutura da plenária, enquanto Woody e Alessandra, gerente de Marketing que apresentava o lançamento, gritavam: “O que está acontecendo aqui?” – o que deixou o lançamento da campanha ainda mais animado.
Os participantes vibraram com esse momento. Alessandra começou então a apresentar a campanha de incentivo Liga dos Leões, onde os distribuidores que mais pontuarem, terão direto a reunir um time de 10 jogadores para um torneio num campo oficial com tudo que o futebol profissional dá direito, tal qual realizado na convenção Leão pela Promo7 em março:
• Arena Barueri – palco de jogos importantes até mesmo do campeonato brasileiro.
• Time de 11 jogadores (10 da empresa + 1 jogador famoso no time)
• Vestiário
• Uniforme oficial
• Cobertura esportiva (equipe profissional de filmagem em campo)
• Radialistas/Comentaristas famosos (Mano e Portuga – Rádio Energia 97)
• Cheerleaders
• Mascote
• Árbitro oficial
Este foi o ponto alto do dia, que encerrou a agenda com chave de ouro. Para a Promo7 a alegria foi maior ainda, pois pudemos sentir a nossa contribuição não só para a realização do evento, mas para a criação de um programa tão importante de vendas.
18h20 – Tempo Livre: durante o tempo livre no resort, as garotas da Liga dos Leões estavam presentes no gramado localizado à frente da plenária para jogarem junto aos participantes que desejassem, uma vez que todas eram jogadoras profissionais.

12/04 | Check-out e brinde final
Na recepção do hotel, os participantes retiravam com nossas recepcionistas um jornal personalizado com fotos da pessoa na capa e notícias do que aconteceu no evento. Este jornal foi confeccionado em tempo real durante todo o evento, as fotos eram tiradas pela equipe de fotógrafos e já eram atualizadas no material, que seria impresso em papel reciclado apenas no último dia para garantir 100% das fotos. Fora o jornal, os participantes recebiam também um kit com uma Champagne Veuve Clicquot e materiais para divulgação da Liga dos Leões em suas empresas (banners e cartazes).
10h – Saída das vans.

Pós-Evento:

• Avaliação de Reação sobre a Convenção. Consolidamos os resultados e entregamos um livro de capa dura, com o relatório das notas, gráficos e sugestões de melhoria ao nosso cliente. O livro continha um CD com as fotos do evento, um DVD com os vídeos e um DVD com todas as apresentações gravadas.
• Enviamos caixas de bombons finos, como agradecimento, para os convidados especiais do evento e Diretores.
• Disparamos um e-mail a todos os participantes, comunicando a nova campanha Liga dos Leões.

Galeria de imagens
Local do Evento
Recepção Hotel
Transporte dos convidados
Recepção Convidados
Kit Sustentável
Sala Plenária
Sala Plenária
Entrega de material
Alteração do palco
Equipe uniformizada
Logo Liga dos Leões
Woodu - Mestre de Cerimônia
Woody e Paulo Henrique Amorim
Palestrante Paulo Henrique Amorim
Diretoria e Paulo Henrique Amorim
Tea Break
Dinâmica entre participantes
Dinâmica
Brinde de Despedida
Todos os participantes do Encontro
         

 

As estratégias de sustentabilidade não ficaram apenas focadas em entregar soluções e sugestões para o evento, mas também no planejamento prévio de como melhor utilizar os materiais, que embora ecológicos, se utilizados de forma incorreta ou em excesso acaba que por se anular a proposta sustentável. Desta maneira alguns passos importantes também foram dados:

- Visita técnica antecipada ao hotel: analisar os espaços, tamanho ideal da sala, mapeamento das estruturas.

- Arquitetura sustentável: a partir da análise técnica do local, nossa equipe de montagem iniciou o processo de desenho da arquitetura cenográfica que poderia compor da melhor maneira o espaço contratado. Isto minimizou erros e desperdícios de materiais, pois no projeto apresentado e validado pela Leão, foi contemplado e descrito minunciosamente os materiais que seriam utilizados.

- Reaproveitamento de materais: para montar as estruturas físicas ecológicas do evento, minimizar custos e o uso de mais matéria-prima do meio ambiente, utilizamos parte dos materiais aplicados na Convenção Leão feita pela Promo7 no mês anterior a este evento.

- Papelaria ecológica: procuramos soluções de qualidade e sustentáveis para compor também toda a papelaria do evento, utilizando desde papeis certificados à papel semente.

- Coleta seletiva: nos preocupamos em separar os lixos produzidos no evento por tipo de material, isto para facilitar o processo de reciclagem. O mesmo foi feito com o material a ser descartado em cenografia, que foram encaminhados para órgãos especializados nesse serviço de reaproveitamento de materiais.

- Mão-de-obra local: ainda no processo de planejamento, nos preocupamos em contratar staff local, gerando empregos na própria região. Toda equipe de recepcionistas, buffet, assistentes de montagem, seguranças, foto e filmagem e jogadoras de futebol eram residentes da região. Esse processo foi feito em seleção por nossa filial no RJ e em parceria com outras agências promocionais.

- Camisetas PET.

- Cenografia ecologicamente correta.

- Iluminação em LED.

- Doação de sobra de materiais para instituições carentes: camisetas, lonas para artesanatos ou reaproveitamento em estruturas, papelaria e material escolar (lápis, caneta etc).

- Taxas e impostos declarados e pagos corretamente, contribuindo social e economicamente com o governo e sociedade.

Após o término do evento, segundo as principais respostas dos participantes na Avaliação de Reação:
Avaliação Geral do Encontro: 9,4
Avaliação Geral do Conteúdo: 9,2
Avaliação do local: 9,0
Avaliação da Aplicação de Conceito Sustentável: 10,00
Avaliação Paulo Henrique Amorim: 10,00
Avaliação Liga dos Leões: 10,00


A Leão se destacou pela aplicação da sustentabilidade no evento, sendo o segundo evento do tipo para a empresa, ambos realizados pela Promo7. O fato repercurtiu em todos os canais de comunicação da Coca-Cola. O case entrou para o portfolio da área de sustentabilidade do grupo e será uma prática a ser adotada em todos os próximos eventos – inclusive para o stand da ABAD 2013 e Torneio Liga dos Leões, a ser produzido também pela Promo7.

Desempenho econômico

Números gerais de equipes envolvidas no evento:

Staff
Pré-evento: 16 pessoas (planejamento, montagem, coordenação)
Durante: 20 pessoas (coordenação, organização, montagem e terceiros)
Pós-evento: 3 pessoas

Geral
Refeições : aprox. 745 (entre cafés da manhã, almoços e jantares)
Hospedagem: 46 aptos (SGL, DBL e TPL em 1 hotel)
Passagens aéreas (ida e volta): 95
Nº microônibus e vans: 4

 
  • contato: (11) 2538-4156 - (11) 7377-8878