Evento Neutro
Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 13ª Edição

Case: HOSPITALIDADE DE BASTIDORES - LOLLAPALOOZA BRASIL 2013
Candidato: CANTO DE PALCO BACKSTAGES
Cliente: Geo Eventos S/A
Segmento: Serviços
Estado: SP
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos

Sobre a CANTO DE PALCO

Presente desde 2006 no mercado de eventos, a CANTO DE PALCO BACKSTAGES introduziu um novo conceito de fornecimento / prestação de serviços no mercado: Os serviços de Hospitalidade para Bastidores.

Abastecimento de camarins, Hospitalidade de Palco, Estações All Day, Toalheiro, Catering/Refeitórios para equipes artísticas e de produção e muitos outros pedidos fazem parte do “Hospitality Rider”, documento contratual enviado pelas grandes turnês nacionais e internacionais

Há mais de 7 anos no mercado somos a cada dia mais reconhecidos como uma empresa formada por profissionais com know-how, de logística apurada e com estoque específico para atender exclusivamente as demandas de bastidores.

Nos orgulhamos em atender grandes clientes e eventos. Durante esses anos de atividade são centenas as turnês, festivais e gravações que contaram conosco


O case em concorrência

Gostaríamos de apresentar ao corpo de jurados nossos serviços prestados ao Festival Lollapalooza Brasil 2013.

O Evento:

Evento: Lollapalooza Brasil 2013
Serviços: Serviços de Hospitalidade Artística de Bastidores

Cliente: Geo Eventos S/A

Trata-se da segunda edição realizada no Brasil de um dos maiores festivais musicais do mundo, que ocorre desde 1991 em Chicago nos Estados Unidos da América e se consolidou em 2013 como o maior festival de música de São Paulo.

O evento foi promovido pela GEO EVENTOS, empresa do grupo Globo, entre os dias 29 e 31/03 no joquei club de São Paulo, contou com mais de 80 atrações/shows divididos em cinco palcos com funcionamento simultâneo e com um público médio diário de 55 mil pessoas.

Os sr. Breno Ferreira, diretor de produção da GEO EVENTOS, em conjunto com sua equipe de coordenadores Keyla Amorim e Alvaro Nascimento, foram os responsáveis diretos pelo envio do briefing e acompanhamento dos nossos serviços.


O que Fizemos:

Fomos responsáveis novamente pelos serviços de hospitalidade de bastidores do festival.

Com número superlativos e uma logística complexa com mais 5.824 pedidos diferenciados, 35 mil itens, quase 2 toneladas em refeições, mais de 4 mil toalhas, dezenas de fornecedores o serviço foi um grande desafio para nossa empresa.

A execução e planejamento foi assinada por João Filippos e Guilherme Fumagali e a coordenação de operação contou com Diego Pompeo e Gabriel Coutinho.

Buscamos com esse resultado o primeiro Jacaré de nossa empresa.

Saudações,

Galeria de imagens
Village 1 - Area Central de Camarins
Espiada - Camarim Padrão
Copos Solo nas estações geraram redução de plástico com seu uso prolongado
Village 1 - Visão Sul
Carros da Empresa, posicionados para operações e logística interna - 24 horas por dia
Abastecimento de Camarim
Coordenadores de areas reunidos
     

 

O desafio proposto pelo cliente, consistiu em atender demandas superlativas e complexas de backstage do festival.

Diante do sucesso do nosso serviço prestado na primeira edição do Festival, fomos convidados a assumir o desafio proposto e oferecer novamente, só que agora em maior proporção, um serviço com alta complexidade logistíca. Um dos maiores desafios na história de nossa empresa.


Fomos responsáveis pelos seguintes desafios:

- Decupagem orçamentária e estratégica de 80 riders artísticos, grande parte em Inglês;

- Abastecimento e atendimento de 70 camarins/dia simultaneamente, totalizando 210 camarins no período, cada qual com seus pedidos especificos;

- Montagem de 7 estações com Maquinas de Café, Bebidas e Snacks com funcionamento non stop 24 horas por dia, durante 4 dias consecutivos;

- Serviços em todos os 5 palcos com toalheiro, abastecimento de bebidas nas trocas de shows e posicionamento de stage coolers;

- Atendimento de exigências de A&B, para passagens de som, ocorridos durante as madrugadas;

- Fornecimento de refeições artísticas, com montagem de restaurante e cozinha equipada no backstage com menu internacional e serviço bilingue para a média de 600 refeições diarias;

- Atendimento e fornecimento da área de parceiros “partners”, dedicada aos idealizadores do festival nos EUA com bar de caipirinhas, "coktails", e serviço de refeições internacionais para 50 pessoas por dia;

- Administração de um lounge nos bastidores com serviço continuo de bebidas oferecidos pelo patrocinador do evento, destinado aos artistas e convidados nos bastidores, incluindo separação de copos para reciclagem;

Serviços estes, prestados em diversos pontos, em toda a extensão do Joquei Club com distâncias entre pontos de serviços medidas muitas vezes em Kilômetros.

Durante todo o processo de montagem do Festival, oferecemos auxílio ao cliente quanto a divisão lógica e operacional do serviço, levando em consideração o cronograma do evento e recebendo do mesmo completa assessoria quanto as nossa necessidades operacionais.

Podemos destacar como desafios encontrados:

1. Desafio:

Abastecer e Atender simultaneamente 70 camarins ao dia, cada qual com seus diversos pedidos específicos

Solução:

Realizamos a integração de todos os pedidos individualmente em nosso sistema de gestão de Backstages. Realizamos a preparação e separação prévia e antecipada de todos os pedidos por caixas/camarins utilizando porções pré-determinadas.


2. Desafio:

Realizar a “blindagem” (ocultação da marca) de bebidas que artistas ocasionalmente levassem ao palco e pudesse gerar conflito com a marca patrocinadora face a transmissão ao vivo dos shows pela tv.

Solução:

Treinar e disponibilizar a equipe adesivos escuros e lisos para a ocultação de marcas conflitantes. Copos em Stand By ficaram com nossa equipe de palcos.

3. Desafio:

Minimizar a quantidade de toalhas extraviadas em palco. ( Mais de 4.000 utilizadas)


Solução:

Criamos um cronograma de “busca de toalhas”, sendo responsabilidade de nosso coordenador de palcos e respectiva equipe executa-lo. Cestos foram disponibilizados nas saídas de palco. Comparado a edição anterior houve uma redução de 36% nos extravios.




Realizamos uma inclusão altamente detalhada em sistema, processo esse que levou 3 semanas para a sua conclusão e nos possibilitou “ver o evento” em seus mínimos detalhes.


Um sistema exclusivo, totalmente idealizado e programado dentro de nossa empresa desde 2009, o “Smart Backstage”, que constantemente sofre melhorias foi uma das peça chave para a viabilização do serviço que contou com:

- 170 Colaboradores;

- 4 automóveis para logística interna de carga/abastecimento ( 2 elétricos, 1 refrigerado e 1 a gasolina);

- 5 automóveis de carga e 1 motocicleta para logística externa;

- 3 containers Refrigerados;

- 4 tendas para estoque;

- 1 Escritório para logística e coordenação de operação;

- 1 Escritório exclusivo para solução de imprevistos e atendimento ao (s) cliente(s) ;

- 1 Escritório de RH com receptivo para equipe, vestiário para uniformes, guarda volumes, mesa de comes e bebes full time e monitoramento dos perfis em redes sociais da equipe afim de controlar a privacidade artística e do cliente nos bastidores;

- 1 Trailler com dormitórios, banheiros e cozinha equipada para aqueles colaboradores que por ventura encontrassem dificuldade de locomoção para chegar ou sair do Joquei;

- 1 Cozinha Industrial .



Um grande desafio traz um grande resultado, com o qual buscamos a conquista com muito orgulho do primeiro Jacaré de nossa empresa.


Galeria de imagens
Coordenadoras, junto ao diretor de atendimento
Mapa dos Joquei com atrações. Nossos serviços de Backstage estavam espalhados pelo recinto
Line-Up com atrações do evento. Todo o artístico contou com os nossos serviços de hospitalidade
Estações de Serviço espalhadas em diversos setores e nos Vilagges ( Setores de Camarins)
Area de distribuição de bebidas da operação
Detalhe - Containners para refrigeração e manutenção de perecíveis.
Cozinha Industrial em Operação
Entrada do restaurante com recepção bilingue adequada ao perfil dos convidados
Equipe do Restaurante
Detalhe do Serviço/ restaurante
Detalhe do Serviço/ restaurante
Detahe do lounge do patrocinador no backstage com nossa operação/administração
Area de Circulação do lounge do patrocinador no backstage com nossa operação e administração
Estação de Serviço, palco Kidzapalooza
Vista do Village d Camarins número 1
Caixas Catalogadas, prontas para a remessa ara a equipe responsável pelo camarim
       

 

Para que a demanda fosse atendida com excelência, sem falhas logísticas e desperdícios:

- Foram criados “departamentos” internos e exclusivos para o evento, sendo eles: Operação de Camarins Geral, Operação de Camarins Premium, Dept de Palcos e Estações, Dept de Refeições, Centro de Logistica e Soluções e RH;

- As refeições contaram com menu bilíngue e opções vegetarianas e veganas devidamente sinalizadas.
Comidas “pesadas”, com maiores riscos de indigestão foram evitadas no menu, afim de garantir o bem estar dos artistas e equipes nas apresentações. Os menus e a preparação foram acompanhados por nutricionistas e um controle de qualidade que. Na entrada do salão recepcionistas e garçons bilingues auxiliavam os convidados internacionais;

- Todos os ites destinados ao abastecimentos de camarins foram pré-separados em caixas especificas e catalogados previamente dentro de nossa empresa, garantindo assim um abastecimento mais ágil e a redução drástica das manipulações alimentares dentro do evento;

- Descartáveis e outros itens muitas vezes desperdiçados de acordo com nosso histórico, foram pré divididos de acordo com a exata demanda de cada camarim, evitando desperdícios. Copos descartáveis do tipo “Solo Cup USA” garantiram a média de utilização de uma unidade por pessoa ao dia, em razão da resistência do material e crescente consciência ecológica da classe artística em geral. Foram utilizados copos de papel para bebidas quentes nas estações com máquinas automáticas e camarins reduzindo assim o uso de plástico.


Com número superlativos e uma logística complexa com mais 5.824 pedidos diferenciados, 35 mil itens, quase 2 toneladas em refeições, mais de 4 mil toalhas, dezenas de fornecedores o serviço foi um grande desafio para nossa empresa que foi executado com excelência.

Galeria de imagens
Equipe de Camarins A
Caixas separadas, utilizadas para viabilizar o abastecimento simultâneo de toneladas em ítens.
Toalhas pré-lavadas e esterilizadas, evitam detritos industriais e garantem higiene
Preocupação com segurança em todos os detalhes
O detalhe faz a diferença e a higiene em uma grande operação
Máquinas de café tipo vending garantem satisfação, agilidade e reduzem a manipulação humana
Perecíveis selados garantem higiene garantida e confiança para equipes artísticas
Automóveis identificados garantem agilidade na passagem de barreiras com ausência de credenciamento
   

 

Resultados positivos foram gerados com a presença de nossos serviços nos bastidores do Festival, garantindo a satisfação e economia para o cliente, além de colaborar com o meio ambiente. Dentre eles podemos destacar:

- Centralização de várias demandas em uma única cadeia de fornecimento, resultando em menor circulação, custo e credenciamento nos bastidores;

- Profissionalização da operação no Festival;

- Satisfação Artística, garantindo apresentações com maior performance, contentamento e interação com o público. O backstage é a primeira impressão do evento para a equipe artistica e patrocinadores. Um serviço organizado incentiva "bons humores" nos negócios e apresentações;

- Redução de uso de desperdício de descartáveis nos bastidores, comparado ao ano anterior;

- Redução de extravios de toalhas, comparado ao ano anterior. A cronograma de busca a toalhas garantiu economia ao cliente e a nós;

- Reconhecimento da marca CANTO DE PALCO, como expert em operações logísticas complexas. A operação demonstrou que o sistema de logistica exclusiva desenvolvido por nós possibilita diversos modelos de atendimento massivo com certeza de cumprimento de todos os detalhes.


Acreditamos também que a prestação de nossos serviços com precisão colaborou para a geração de críticas positivas quanto a organização do festival e pontualidade nas atrações.




Att,

















































Galeria de imagens
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