Evento Neutro
Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 15ª Edição

Case: CONCENTRAÇÃO THÁ
Candidato: Atmosfera Eventos
Cliente: Thá
Segmento: Eventos
Estado: PR
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos
Concentração Thá | Resultados que soam como música

A Thá é a mais antiga Construtora e Incorporadora do Brasil, completando 119 anos em 2014. Atuando nos Estados de Santa Catarina e Paraná, possui cerca de 6 milhões de metros quadrados construídos.
Em Londrina, porém, sua história é ainda bem recente. Instalada na cidade há menos de 3 anos, a Construtora Thá compete diretamente com empresas tradicionais na cidade e amplamente conhecidas.
A equipe comercial da Thá em Londrina é ainda nova e precisa ter um discurso alinhado ao discurso da companhia como um todo. A convenção de vendas auxilia nesse processo, além de permitir apresentar resultados e metas para o grupo. Na convenção de 2014, a Thá optou por realizar o evento com a mesma temática nas 3 principais cidades onde atua: Curitiba, Londrina e Itajaí. Para a Atmosfera Eventos coube a organização do evento em Londrina.


Ficha Técnica da Convenção
Título: Concentração Thá
Empresa: Construtora Thá
Tema: Sintonia Thá, Resultados que soam como música
Número de participante: 90 pessoas
Local: Buffet Duas Alices - Londrina
Data 21 de fevereiro de 2014
Periodicidade: pontual
Abrangência: regional

:: O briefing ::

A Concentração deveria ser realizada nas 3 cidades na seqüência e com duração de meio período.
A temática deveria ser a música e o local deveria comportar 2 momentos principais: uma reunião plenária e um espaço para confraternização descontraída à beira de uma piscina.
Em Londrina o evento seria realizado à partir das 11h para conciliar as agendas da diretoria que estaria em viagem após o convenção realizada para a equipe de Curitiba.
Toda a linha de comunicação deveria seguir o enxoval de Curitiba sendo adaptado para o local escolhido para o evento.
Para a realização do evento, identificamos no centro da cidade de Londrina o Buffet Duas Alices, que reúne em um só espaço todas as necessidades do evento, com um espaço fechado para realização da plenária e com uma ampla área de lazer para realizarmos a confraternização ao fim da tarde.

::Tematica - Resultados que soam como música ::

Para alinhar todo o trabalho desenvolvido em 2013 e apresentar expectativas, metas e campanhas de incentivo para 2014 a Construtora Thá decidiu usar a mesma linha de comunicação para suas 3 regionais - Curitiba, Londrina e Santa Catarina.
O slogan adotado pela construtora para a nova comunicação institucional seria o tema da “Viva, é um Thá” apresentado pelo Maestro Martins. Seguindo este conceito, a convenção teria o tema “Concentração Thá - Resultados que soam como música” e toda a temática deveria seguir o conceito de grupo e música.

:: O Evento ::

A convenção foi marcada para ocorrer em horário comercial em um dia de semana. Tínhamos que oferecer um ambiente que ao mesmo tempo tivesse a estrutura para uma plenária, mas que também fosse descontraído para realizar um happy hour que aconteceria depois das reuniões para os 90 corretores.
Para seguir no clima musical e na temática do evento, toda a decoração foi feita com capas de álbuns famosos, discos de vinil, imagens de artistas, discos personalizados e arranjos de mesa decorados com partituras. O espaço contava com um camarim repleto de acessórios para que os participantes entrassem no clima do encontro e pudessem registrar sua participação em uma foto cabine ou no back drop do evento.

E para unir todos estes elementos tivemos como mestre de cerimonia caracterizado de Elvis Presley, que animou todos os participantes com a apresentação de alguns clássicos e que fez o intermédio entre as falas durante a plenária e que ao fim das explanações convidou os participantes a participarem do happy hour ao som da banda Beatles for Sale, que como o próprio o nome revela tem o repertório feito com os maiores sucessos dos Beatles.

Cronograma do Evento:
11:00 - Chegada dos convidados | Recepção
11:15 – Brunch
12:40 - Abertura com cerimonialista (Elvis) no palco
13:00 – Vídeo Institucional e Boa Vindas (fala do CEO)
13:30 -Vídeo Retrospectiva 2013
13:40 - Resultados de 2013
14:20 - Premiação dos melhores do ano 2013
14:40 - Apresentação da nova campanha institucional - Viva é um Thá
14:45 – Conceito do ano 2014 –Desdobramento da Campanha e metas
15:10 - Apresentação do plano de marketing
15:30 - Apresentação da Campanha de incentivo 2014
16:00 - Encerramento dos trabalhos e início do happy hour com Banda Beatles for Sale.

Galeria de imagens
Local da Plenária
Detalhe da decoração com partituras
Espaço ao ar livre | Palco banda
Detalhe da decoração | mobiles
Espaço d Brunch
Plenária
Plenária
Brunch
Brunch
Espaço de fotos
Back drop de fotos
Back Drop de fotos
Camarim
Mestre de Cerimônias
Apresentação dos resultados
Área externa | Happy hour
Área extrena
Banda Beatles for Sale
 

 

:: Local e prazo ::

O primeiro desafio para a execução do evento foi o tempo. Tivemos apenas dez dias para definir o local, planejar, contratar fornecedores e produzir todo o material utilizado na ambientação do local do evento.

Uma das principais exigências do cliente no briefing era o local do evento que deveria ser em um espaço ao ar livre, agradável e com piscina. O local deveria ser de fácil acesso e próximo à cidade. A cidade de Londrina carece de estruturas desse tipo e a maior parte tem reservas com muita antecedência para eventos sociais ou não possui um salão adequado para uma reunião em formato auditório.

Depois de uma sondagem dos espaços de evento de Londrina, encontramos o Buffet Duas Alices, que se localiza em uma avenida de fácil acesso e grande movimento, próxima ao centro da cidade, mas que, uma vez em seu interior, remete a um ambiente rural.

Separamos o espaço em 3 ambientes principais: plenária, área de brunch e área para a confraternização.

A plenária foi montada em auditório com 90 lugares, com tablado (40cm) e um back drop com o tema da campanha, duas telas de projeção 3mx2m foram colocadas para que todos os corretores pudessem visualizar bem o material.

No ambiente destinado ao brunch servido às 11h, foram colocados discos de vinil com a logo do evento e um pop up com a imagem da nova campanha institucional “Viva, é um Thá”.

E por fim, a área externa à beira da piscina foi destinada para o happy hour com a apresentação da banda. Para garantir conforto dos participantes em caso de intempéries (chuva ou sol forte), foram montadas 5 tendas formando um corredor entre a área coberta e o palco, tendo ao lado a piscina que estava repleta de gerberas das mais diferentes cores.

Na cobertura das tendas foram colocados móbiles em papel recortado com imagens que remetiam a música. A decoração foi complementada com vasos revestidos de partituras e gerberas vermelhas, por ser a cor utilizada na campanha junto com o branco e o preto.

Para a banda também montamos uma tenda com o pé direito mais alto e um back drop com a logo da convenção.


:: O Horário do evento ::

Realizar uma reunião de trabalho com início às 11h é um desafio no sentido que é um horário demasiadamente cedo para um almoço, porém não seria possível começar a reunião nesse horário, sem alimentação alguma, porque ficaria desconfortável para a equipe. Como as apresentações durariam em torno de 4 horas e não poderiam começar mais tarde por impossibilidade de agenda da diretoria, sugerimos que os corretores fossem recepcionados com um brunch e ao término do evento fosse servido um coquetel. Assim eles poderiam assistir às apresentações alimentados, porém sem a sensação de peso causada por um almoço. Após as apresentações oferecemos um happy hour com comidas típicas de boteco.

Outra limitação com relação ao horário é a claridade no espaço. O local da plenária era todo envidraçado e tivemos que providenciar uma cortinagem para que a projeção ficasse adequada. A luminosidade do local impossibilita igualmente o uso de iluminação cênica na decoração do espaço, sendo necessário uso de outros elementos para criar a temática de música solicitada pelo cliente.

Galeria de imagens
Plenária | Antes e depois
Area Externa | Antes e Depois
Entrada | Antes e Depois
Entrada | Antes e Depois
         

 

:: Geração de Negócios ::

Para a realização deste evento, foram contratados os seguintes serviços:

> Locação do espaço
> Brunch para 90 pessoas
> Coquetel com comidas de boteco para 90 pessoas
> Chopp
> Sistema de som completo para a banda
> Sistema de som para plenária
> Estrutura em treliça para fundo de palco e back drop
> Sistema de projeção com 2 telas e retorno de vídeo
> Palco 4x2m
> Contratação da banda Beatles for Sale
> Mestre de cerimônias
> Locação de plantas altas
> Arranjos de mesa
> Cortinagem para lateral da plenária
> Locação de 6 tendas 5x5m
> Cortinagem para tendas
> Comunicação visual (banners, placas de PS adesivadas e recordadas)
> Seguranças (2)
> Fotógrafo
> DJ
> Organização
Com um total de investimento de R$ 39.500,00.


:: Avaliação pós evento ::

O desafio do prazo para execução foi certamente superado pela organização do evento. O Gerente Regional da Thá em Londrina, Ricardo Kitamura, explica: “Posso dizer que a Atmosfera Eventos tem algumas características marcantes. Uma delas é a organização, já que fizemos este evento do Concentração Thá com uma agenda bem corrida. O evento foi extremamente organizado em todos os detalhes, não houve nenhum problema e foi um sucesso total. Além disso, posso falar que os profissionais da agência são muito atenciosos. Cada dúvida era prontamente respondida e cada mudança ou marcação de reunião era atendida instantaneamente. Outro ponto marcante é o capricho. Além de estarem acompanhando toda a montagem em tempo integral, eles ficam atentos em todos os detalhes, consertando e melhorando cada coisa para deixar da melhor forma possível. Por fim termino dizendo que a Atmosfera teve um grande desafio conosco, já que conseguiu transformar uma chácara simples em um local totalmente decorado para nosso evento, que foi um sucesso total!"

O líder de equipe de vendas e corretor Cristiano Camargo, que já participou de outros eventos da empresa, acrescenta: "O local escolhido foi excelente, e bem diferente de outros eventos. Desde o início fomos surpreendidos com a grandeza do evento. Fomos recebidos com buffet maravilhoso. Com o início das atividades, nos concentramos na apresentação da Construtora Thá, que apresentou seus resultados e os desafios para 2014. Após as apresentações, tivemos as premiações das equipes. Após esta etapa, pudemos aproveitar o amplo espaço a beira da piscina com uma banda que surpreendeu a todos pela qualidade musical. Curtimos muito o evento e pudemos usufruir de horas agradáveis em companhia de todos os colabores e corretores."

 
  • contato: (11) 2538-4156 - (11) 7377-8878