Evento Neutro
Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 15ª Edição

Case: IV MIDWAY CELEBRATION USA
Candidato: Fuego Incentivos
Cliente: Midway International Labs Ltda
Segmento: Serviços
Estado: GO
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos
IV MIDWAY CELEBRATION USA

A Fuego Incentivos,

Criada em 2010, a Fuego é uma empresa que oferece soluções completas em marketing de
incentivo. Desenvolve campanhas promocionais e de incentivo, viagens de incentivo, feiras,
eventos corporativos e capacitação para profissionais em Marketing de Varejo e
Vendas. A ferramenta de incentivo viabiliza o aumento eficaz da produtividade em vendas. As
ações são diferenciadas, personalizadas e com foco em cada cliente.

Como sugere o nome, a "Fuego" está diretamente ligada ao conceito de fogo, motivação, aquecimento, provocando a mudança de comportamento, para inspirar colaboradores, equipe e clientes.Com sede em São Paulo e filial em Minas Gerais - no Triângulo Mineiro, a empresa realiza eventos, convenções nacionais e internacionais, bem como programas de incentivo. Em seu portfólio, estão marcas de sucesso das áreas de varejo e indústria, bem como atacadistas e distribuidores. (www.fuegoincentivos.com.br)
A Midway International Labs tem orgulho de ser referência em nutrição esportiva para milhares de atletas e consumidores da América Latina desde 1992, uma marca brasileira com visão global. Em 1996, a empresa abriu uma unidade industrial em Anápolis (GO), em um dos maiores pólos farmoquímicos do Brasil. No entanto, a expansão da área fabril alcançou seu auge em 2007, com 12.500m² de área construída em 80.000m² de área total.
O Midway Celebration USA é um case de sucesso da Midway, idealizado pelo seu presidente Wilton Colle. É um evento que celebra as conquistas e parcerias dos clientes da Midway com os negócios da empresa durante o ano. O intuito que moveu esta iniciativa vem de encontro ao fato que todos podem quebrar barreira e experimentar o novo. Sua primeira edição aconteceu em Miami, no ano de 2010. A segunda edição ocorreu em Nova Iorque, no ano de 2011, e a terceira edição ocorreu em Las Vegas, no ano de 2012. É uma convenção que reúne aprendizado, lazer, entretenimento e negócios e já se tornou vitrine no mercado farma.

A Fuego Incentivos é responsável por todo conceito, planejamento, comunicação visual, organização, logística e execução do projeto.

TÍTULO: IV MIDWAY CELEBRATION USA
TEMA: PODER SONHAR É PODER REALIZAR
PARTICIPANTES: 210 convidados
LOCAL: ORLANDO/FL
DATA: 28 de Outubro a 04 de Novembro de 2013.
PERIODICIDADE: Anual
ABRANGÊNCIA: Nacional
CONCEITO DO EVENTO: Fortalecer o relacionamento e a parceria com os melhores players (clientes).

Galeria de imagens
Mala de bordo com etiqueta de bagagem
Check in no Aeroporto em Guarulhos
Chegada no Hotel Grand Floridian
Dia de Palestra
Tour de Bastidores Disney
Óculos 3D para projeção no show de Fogos
Polaroid entregue aos convidados
Logomarca da Midway projetada nos fogos
Veiculação na Revista Caras
 

 

Desde a primeira edição, o Midway Celebration teve como proposta reunir os principais clientes da Midway para celebrar as conquistas e brindar o sucesso da parceria, mostrando que todos podem quebrar barreiras e experimentar o novo.
O IV Midway Celebration foi realizado em Orlando, cidade esta que reúne magia e excelência de serviços, o tema escolhido para o evento foi inspirado em uma citação de Walt Disney, que diz: PODER SONHAR É PODER REALIZAR, desta maneira o evento mostrou ao seus convidados que é possível realizar seus sonhos por meio de estratégia, planejamento e trabalho em equipe, resultando assim em excelência nos serviços e trazer isto para dentro do seu negócio. Link chamada do evento: https://www.youtube.com/watch?v=pFMvQP0zEy
A comunicação visual do evento foi desenvolvida e personalizada com elementos que trouxeram referência a magia, ao mundo do sonhar, e personagens da Disney.
Na chegada em Orlando, os convidados assistiram a um vídeo informativo. Link: https://www.youtube.com/watch?v=5BXloNbU5jk
PROGRAMAÇÃO
28/10/2013
Voos domésticos desde a cidade de origem até Guarulhos;
Sala VIP em Guarulhos até o momento do Embarque;
Embarque a Orlando (Via Miami e voo direto);
Agradável noite a bordo;

29/10/2013
Pela manhã, chegada em Orlando;
Recepção pela equipe local e traslado ao hotel Disney’s Grand Floridian Resort & Spa em veículo executivo;
Early check in no hotel Disney’s Grand Floridian Resort & Spa;
Dia Livre para descanso e primeiros contatos com a cidade;
Jantar no Restaurante Bongo’s em Downtown Disney com as boas vindas da presidência Midway Labs;

30/10/2013
Traslado ao Centro de Convenções do Disney’s Contemporary Resort;
Café da manhã em sala de evento do Disney’s Contemporary com visita dos Personagens Disney – Pato Donald, Margarida, Pateta e Pluto;
Dia dedicado a Palestras;
Traslado de retorno ao hotel.
Noite livre.

31/10/2013
Café da manhã;
Encontro no lobby de saída para traslado;
Tour de Bastidores nos Parques Disney;
Almoço no restaurante Citrus - Disney’s Grand Floridian Resort & Spa
Tarde e noite livres;

01/11/2013
Café da manhã;
Dia inteiramente livre para atividades pessoais;

02/11/2013
Café da manhã;
Dia dedicado as compras no Premium Outlet – Vineland Road
Noite livre;

03/11/2013
Café da manhã;
Dia livre;
A noite, traslado privativo para a grande festa de encerramento do IV Midway Celebration
- Show de fogos no Epcot – IlumiNations Reflections of Earth
- Jantar no America Adventure Rotunda no Epcot, recepcionados pela banda The Old Guard Fife and Drum Corps;
- Visita de personagens Disney exclusivo para os convidados – Mickey e Minnie;
Traslado privativo de retorno para o Disney’s Grand Floridian Resort & Spa;

04/11/2013
Café da manhã;
Check out no Disney’s Grand Floridian Resort & Spa;
Traslado privativo para o aeroporto de Orlando com destino ao Brasil;

No dia dedicado as palestras, os convidados tiveram acesso a diversos conteúdos:
- Diretoria da Midway que apresentou lançamentos nacionais e internacionais, perspectivas, resultados e metas da empresa;
- O parceiro Pacific World apresentando seus novos produtos e metas e estratégias da empresa no Brasil para 2014;
- Equipe de desenvolvimento técnico de produtos da Midway falando sobre a importância da suplementação e benefícios para a saúde;
- Palestra com Fernanda Telles – a empresária e diretora de TV compartilhou sua experiência em programas televisivos que refletem a força das pessoas na busca da realização de um sonho, e seu poder em acreditar na capacidade de sonhar, buscar e realizar.
- Palestra com Mark Matheis – Executivo do Disney Institute falando sobre qualidade de serviços na Disney; A palestra tem como foco apresentar como é capaz de compreender a psicografia e demografia de seus clientes, utilizando infraestrutura, pesquisa constante e padrões de qualidade que superem as expectativas de todos, mostrando como a atenção para os detalhes criam ambiente consistente e de alta qualidade tanto para colaboradores quanto para consumidores – a palestra foi traduzida simultaneamente para os convidados.

O grande diferencial competitivo deste evento foi sem dúvida a visita aos bastidores da Disney – Por Trás da Magia. Os participantes do evento puderam perceber que o Walt e Roy Disney dominaram a arte dos negócios e criaram um ambiente mágico que encanta clientes no mundo inteiro. Ao final, eles determinaram que excelência em liderança, gerenciamento de pessoas, serviço de qualidade, lealdade a marca e criatividade e inovação fossem os cinco princípios que forjariam a formula de sucesso com valor incalculável. Os convidados tiveram a oportunidade inesquecível de ir aos bastidores e conhecer, em primeira mão, as filosofias de negócios da Disney, testada ao longo do anos, em uma das operações lideres no mundo.

O maior desafio do evento foi mudar o estereótipo que Orlando conquistou ao longo dos anos, de ser um destino para férias familiares com crianças e/ou adolescentes. Para isso foi criada uma programação voltada para o maior case de sucesso e empreendedorismo mundial, através do Disney Institute, programa de negócios voltado para executivos, que se enquadra no perfil do público convidado para o evento (presidentes, diretores e gestores de redes de farmácias, supermercados, distribuidores e atacadistas).

Confira o site do evento em: www.midwaycelebration.com.br/orlando2013

Este case deve vencer como melhor serviço de infraestrutura de apoio e logística para eventos, pois realizou com excelência todos os requisitos necessários para a execução e operação do evento, juntamente com os parceiros contratados. Na quarta edição, possibilitou à Midway aumentar em 70% sua base de clientes em relação à primeira edição, em 2010, e da terceira para a quarta edição o aumento foi de 15%. Além disso, o evento possibilitou um aumento significativo na entrada da venda de produtos em supermercados, mercado este que ainda é pouco explorado para venda de suplementação.

Galeria de imagens
Check in no Aeroporto em Guarulhos
Sala Vip em Guarulhos - Convidados Midway
Saída para dia de palestra
Café da manhã com personagens
Projeção video mapping
Tour de Bastidores Disney
Tour de Compras
     

 

O desenvolvimento do evento e sua estrutura começou a ser desenvolvido em 2012, quando a equipe da Fuego Incentivos viajou até Orlando para conhecer todas as possibilidades que a cidade e o complexo Disney poderiam oferecer ao evento. Já que tínhamos como grande desafio desmistificar Orlando como um destino apenas turístico e torna-lo referência também como um destino que proporciona aprendizados de negócios.

A Fuego Incentivos enviou a Orlando 2 coordenadores 5 dias antes do evento para verificar o andamento de todos os serviços contratados e também organizar a chegada do grupo. Ainda teve o cuidado de mantê-los na cidade 2 dias pós-evento para garantir a total tranquilidade no check out e procedimentos de check in no aeroporto, bem como fazer reuniões com os fornecedores para avaliar todo o serviço prestado. Ressaltamos também que estes coordenadores estavam presentes em todas as visitas técnicas, facilitando assim o contato com toda a rede de fornecedores. Durante todo o evento havia uma secretaria 24 horas no lobby principal do Grand Floridian com a equipe da Fuego para auxiliar os convidados em suas dúvidas ou qualquer tipo de imprevisto, e ainda para o auxílio para a contratação de passeios, aluguel de carros, compras em seus momentos livres. O STAFF da Fuego para este evento foi de 15 pessoas.

A logística do evento começou a partir do momento em que a Fuego Incentivos recebeu a lista de convidados para o evento. Com isso deu início ao contato com cada convidado por meio de: telefone e e-mail. Posteriormente foi enviado um e-mail marketing contendo login e senha para cadastro de informações no site que corresponderia à confirmação de presença no evento.

Diante do número final de participantes do evento e tendo em mãos todos os dados de confirmação de presença foram emitidos todos os bilhetes aéreos, bem como os seguros de viagem. Havia três bloqueios aéreos em voos diferentes reservados há 10 meses para o grupo.

Foi reservada para o grupo uma sala VIP em Guarulhos para que os convidados aguardassem confortavelmente o horário de seus voos, sempre acompanhados pelo staff da Fuego.

Após o embarque do grupo nos 3 respectivos voos, os convidados tiveram uma agradável noite a bordo. Ao chegar em Orlando a equipe da Fuego Incentivos já estava aguardando o grupo com seus respectivos traslados. Cada grupo seguiu em seu traslado e no trajeto entre o aeroporto e o Hotel Disney’s Grand Floridian Spa & Resort, foi passado aos participantes um vídeo informativo contendo alguns procedimentos que deveriam ser seguidos durante a viagem para facilitar garantir que toda a operação do grupo fosse realizada com êxito. Também no trajeto foram distribuídas as chaves dos quartos, que já haviam sido preparados pela equipe de coordenação.

Ao chegar nos apartamentos os convidados se depararam com um gift de boas vindas que contava com: caixa de chocolates em formato de Mickey e um cartão de boas vindas. Para esta logística a coordenação esteve em contato com a equipe do Grand Floridian e te o cuidado de ter a certeza que todos os convidados receberiam este presente assim que entrassem no quarto. Toda a programação foi minunciosamente revisada com a equipe de governança do hotel e o procedimento se repetiu durante todos os dias do evento, pois havia mimos como: cartões, camisetas e água mineral todos os dias para os convidados.

Para a alimentação e bebidas do grupo tivemos café da manhã todos os dias, 2 almoços, 2 coffee breaks e 2 jantares, todas estas refeições, com exceção do jantar de abertura (restaurante Bongos), foram contratadas com a Disney. A Fuego se preocupou com os detalhes para garantir que estas refeições atendessem a expectativa de perfil do grupo. Para o café da manhã realizado em um espaço privativo para o grupo, tomou-se o cuidado de diversificar o cardápio a cada dia para que os convidados tivessem opções diferentes. Um grande diferencial no café da manhã era a presença de uma ilha com pratos preparados na hora para os convidados. Para o almoço no dia de palestras nos preocupamos em servir algo mais leve, já que a programação técnica ainda iria até o final da tarde. No coquetel e no jantar de encerramento foram servidas vários tipos de bebidas alcóolicas e não alcóolicas, bem como um cardápio especial escolhido com bastante critério pela organização.
Em todos os momentos em que se teve refeições, os cardápios estavam traduzidos para o português.

O projeto de áudio visual continha: 1 super tela para projeção do vídeo mapping de 15m x 5,5m / 2 projetores de 10.000 ansilumens e 2 lentes especiais para projeção em mapping / 2 laptops / 1 laptop com sistema de playback / 1 switching / 1 computador MAC para vídeos / sistema de distribuição de vídeo / 4 caixas grandes de som + 2 canais equilizadores / mixing console / 1 microfone sem fio para podium / 3 microfones sem fio / 6 microfones de lapela / controle de iluminação geral da sala ligada na mesa de som do evento. Esta montagem contou com cerca de 25 pessoas da equipe técnica da Disney e 1 coordenador da Fuego que esteve presente durante todo o dia alinhando as entradas de vídeos, ordem de apresentações, etc.
A escolha da projeção em vídeo mapping se deu devido ao fato que esta tecnologia é frequentemente utilizada pela Disney, a exemplo do show Wishes que acontece no Magic Kingdon onde através do mapping ocorrem várias transformações de cores e efeitos especiais no castelo da Cinderela. Assim, a organização identificou que era extremamente importante colocar este recurso e fazer com que os convidados da Midway vivenciassem essa experiência.

Link pra vídeo: https://www.youtube.com/watch?v=t7i8Bt2pfH0

A equipe de foto e vídeo do evento acompanhou o grupo desde o embarque no Brasil registrando todos os momentos. Esta equipe contava com 5 cinegrafistas e 3 fotógrafos. Além disso, uma jornalista repórter também acompanhou o evento . No final da viagem os convidados receberam um kit com CD e DVD de todas as fotos e vídeos de entrevistas do evento. Posteriormente, receberam em suas casas, o vídeo completo do evento editado pela organização do evento.

Para o evento foi utilizada uma inovadora ferramenta digital para interação e controle dos convidados durante o evento. O app tinha como principal função eliminar as gigantescas listas que a organização precisava carregar para a contagem de convidados durante a programação. Os participantes foram cadastrados na base de dados do aplicativo e após este cadastro foi gerado um QR Code, no qual todos os convidados ganharam um crachá com seu respectivo QR Code, e através deste era feito a contagem de cada um durante os passeios e programação. Esta ferramenta facilitou e agilizou a saída e chegada dos lugares, pois apenas com a leitura do QR Code o passageiro já poderia entrar no ônibus ou espaço. Caso o convidado não estivesse com seu crachá, o mesmo podia ter sua leitura através do smartphone, desde que o convidado tivesse baixado o aplicativo e acessado o seu perfil.

Além disso, o convidado através de seu cadastro tinha acesso a toda a programação do evento, se mantendo informado de seus horários e programação com o grupo. O aplicativo também teve a função de enviar mensagens e lembretes para os convidados, que também podiam responder estas mensagens caso tivesse algum problema ou dúvida referente a sua programação/estadia/permanência no evento.

A mais esperada ação com o grupo foi o Tour de Bastidores Disney. Após várias análises, concluímos que o melhor seria dividirmos o grupo em pequenos grupos de até 25 pessoas cada. Em cada grupo haveria um coordenador do Disney Institute e um tradutor. Para este serviço contratamos um equipe de guias interpretes para acompanhar nossos clientes, garantindo assim que todos pudessem acompanhar a visita em português. Cada participante recebeu fones auriculares para esta visita.

No tour de compras realizado em um dia do evento, a equipe de organização da Fuego Incentivos fica a disposição dos convidados, para caso queiram deixar suas sacolas de compras com esta equipe até o retorno ao hotel. No momento em que as sacolas são entregues a equipe, suas compras são colocadas em sacos plásticos, lacradas e etiquetadas com o número do quarto do convidado. Isso facilita o reconhecimento das compras na chegada do hotel. São contratados maleteiros no hotel para entregar as compras nos quartos dos convidados.

Um dos diferenciais desta edição do evento em relação as anteriores foi a presença de uma assessora de imprensa acompanhando todo o evento, a assessoria foi responsável pela divulgação do pré-evento, durante e pós evento, gerando diversos conteúdos de mídia espontânea e para fechar com chave de ouro, uma belíssima cobertura do evento na revista Caras, onde se teve um página dupla dedicada ao evento.

As atrações artísticas da programação ficaram por conta da Disney, Pato Donald, Pateta e Pluto,e para encerrar Mickey e Minnie levaram os convidados ao delírio no Jantar de Encerramento do evento. Para a recepção dos convidados no America Adventure Rotunda, os convidados foram recepcionados pela banda The Old Guard Fife and Drum Corps;

Galeria de imagens
vídeo informativo
Uso do Aplicativo
Projeção video mapping
Encerramento dia de palestra
Uso do Aplicativo
Show de Fogos IlumiNations
Logomarca da Midway projetada nos fogos
Óculos 3D para projeção no show de Fogos
Festa de Encerramento
Convidados com Mickey e Minnie
Adesivo Kit de Viagem - Caixa Personalizada
Tela principal do Aplicativo
Aplicativo do evento
Aplicativo do evento
Aplicativo do evento
Aplicativo do evento
Convite Físico Montagem
Convite Físico Fechado
Convite Virtual
Crachá e Camisa de Embarque
Mapa do Hotel
Dia de Palestra
Almoço com personagem
Tour de Bastidores Disney
 

 

Para esta edição do evento, houve um investimento de R$ 4.000.000,00 para os 210 convidados, o número de convidados e clientes da Midway sofreu um aumento de 70% em relação a primeira edição do evento, e 15% em relação a edição anterior, tendo em seu principal incremento o aumento na base de clientes supermercadistas da Midway Labs. Mais de 300 profissionais diretos e indiretos estiveram presentes no IV Midway Celebration, somando vinte e quatro horas de trabalho para que todo o planejamento do evento fosse realizado com excelência. No Disney’s Grand Floridian, foram necessários 140 quartos para hospedar os 210 convidados e o STAFF da organização do evento, foram servidos mais de 2.500 refeições durante os dias do evento. Desde sua criação em 2010 o Midway Celebration possibilitou um crescimento de quase 6 (seis) vezes o volume de vendas da indústria, devido a este crescimento a empresa teve uma notória expansão possuindo hoje bases de produção internacionais, nos Estados Unidos (Miami e Nova Iorque) e na Franca (Paris). O case se tornou um sucesso no ramo de supermercados, e agora é iniciado uma nova fase de retorno, onde lojas especializadas estão procurando a Midway para comercializar os seus produtos.

Em uma constante preocupação com a sustentabilidade, a Fuego Incentivos contratou para este evento parceiros que além de realizar um trabalho excepcional também se preocupa com a sustentabilidade, e o complexo Walt Disney dá um show quando o assunto é sustentabilidade. A empresa aproveita e reutiliza de maneira adequada cascos e talos até então inúteis para preparo de comida em ong’s apoiadas pela empresa e também para a fabricação de adubo orgânico. Ainda foi criado um sistema que torna todo o papel utilizado no complexo em um gerador de energia limpa para ligar telas e leitores de e-books, lâmpadas de LED, caixas de som, entre outros. Além disso, o uso do aplicativo proporcionou a organização não precisar do uso de papéis para fazer listas, contagem de convidados, e envio de cartas para lembretes da programação, já que todo este processo foi realizado online através do app.

No final do evento todos os convidados responderam a uma pesquisa de satisfação de toda a estrutura, programação e detalhes do evento. A média de nota de todos os serviços resultou em 97% com nota excelente e 3% com nota bom. Muitos elogios referente a aproximação cliente x Midway que o evento possibilita. Muitos depoimentos de clientes estão presentes nos diversos vídeos de entrevistas no site do evento e no link: https://www.youtube.com/watch?v=TwlIanajq_k

 
  • contato: (11) 2538-4156 - (11) 7377-8878