Evento Neutro
Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 15ª Edição

Case: IV MIDWAY CELEBRATION USA
Candidato: Fuego Incentivos
Cliente: Midway Labs
Segmento: Serviços
Estado: GO
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos
IV MIDWAY CELEBRATION USA

A Fuego Incentivos,

Criada em 2010, a Fuego é uma empresa que oferece soluções completas em marketing de
incentivo. Desenvolve campanhas promocionais e de incentivo, viagens de incentivo, feiras,
eventos corporativos e capacitação para profissionais em Marketing de Varejo e
Vendas. A ferramenta de incentivo viabiliza o aumento eficaz da produtividade em vendas. As
ações são diferenciadas, personalizadas e com foco em cada cliente.

Como sugere o nome, a "Fuego" está diretamente ligada ao conceito de fogo, motivação, aquecimento, provocando a mudança de comportamento, para inspirar colaboradores, equipe e clientes.Com sede em São Paulo e filial em Minas Gerais - no Triângulo Mineiro, a empresa realiza eventos, convenções nacionais e internacionais, bem como programas de incentivo. Em seu portfólio, estão marcas de sucesso das áreas de varejo e indústria, bem como atacadistas e distribuidores. (www.fuegoincentivos.com.br)
A Midway International Labs tem orgulho de ser referência em nutrição esportiva para milhares de atletas e consumidores da América Latina desde 1992, uma marca brasileira com visão global. Em 1996, a empresa abriu uma unidade industrial em Anápolis (GO), em um dos maiores pólos farmoquímicos do Brasil. No entanto, a expansão da área fabril alcançou seu auge em 2007, com 12.500m² de área construída em 80.000m² de área total.
O Midway Celebration USA é um case de sucesso da Midway, idealizado pelo seu presidente Wilton Colle. É um evento que celebra as conquistas e parcerias dos clientes da Midway com os negócios da empresa durante o ano. O intuito que moveu esta iniciativa vem de encontro ao fato que todos podem quebrar barreira e experimentar o novo. Sua primeira edição aconteceu em Miami, no ano de 2010. A segunda edição ocorreu em Nova Iorque, no ano de 2011, e a terceira edição ocorreu em Las Vegas, no ano de 2012. É uma convenção que reúne aprendizado, lazer, entretenimento e negócios e já se tornou vitrine no mercado farma.

A Fuego Incentivos é responsável por todo conceito, planejamento, comunicação visual, organização, logística e execução do projeto.

NOME DA SOLUÇÃO: App Fuego Incentivos
DATA DE CRIAÇÃO: 01 de Agosto de 2013
DATA QUE FOI USADA A PRIMEIRA VEZ: 17 de Outubro de 2013

Galeria de imagens
Aplicativo do evento
Aplicativo do evento
 

 

CONTEÚDO
Para o evento foi utilizada uma inovadora ferramenta digital para interação e controle dos convidados durante o evento. O app tinha como principal função eliminar as gigantescas listas que a organização precisava carregar para a contagem de convidados durante a programação. Os participantes foram cadastrados na base de dados do aplicativo e após este cadastro foi gerado um QR Code, no qual todos os convidados ganharam um crachá com seu respectivo QR Code, e através deste era feito a contagem de cada um durante os passeios e programação. Esta ferramenta facilitou e agilizou a saída e chegada dos lugares, pois apenas com a leitura do QR Code o passageiro já poderia entrar no ônibus ou espaço. Caso o convidado não estivesse com seu crachá, o mesmo podia ter sua leitura através do smartphone, desde que o convidado tivesse baixado o aplicativo e acessado o seu perfil.

Além disso, o convidado através de seu cadastro tinha acesso a toda a programação do evento, se mantendo informado de seus horários e programação com o grupo. O aplicativo também teve a função de enviar mensagens e lembretes para os convidados, que também podiam responder estas mensagens caso tivesse algum problema ou dúvida referente a sua programação/estadia/permanência no evento. Mensagens do tipo, “Faltam 15 minutos para nossa saída”, “Não se atrase, nossa programação começa em meia hora” foram enviadas diariamente pela organização do evento.

Um dos desafios desta inovação, era ter a certeza que todos os convidados estariam conectados durante a viagem, para isso no momento do cadastro do convidado no site do evento, quando confirmou sua presença na viagem, foi criado no questionário a pergunta de qual sistema operacional ele utilizava, assim o app foi desenvolvido para Android e IOS de acordo com o resultado deste questionário. Para garantir a conectividade, buscamos hospedar o grupo no complexo Disney, que disponibiliza internet wi-fi gratuita em toda a extensão do complexo (hotéis, parques, centro de compras, restaurantes), outra solução também foi presentear todos os convidados com chips de internet 3G dos Estados Unidos para que eles permanecessem todo o tempo conectados.

Para a organização, o aplicativo foi essencial, pois através dele foi possível ter acesso ao perfil de cada convidado, dados essenciais, como ficha médica, passaporte, e outras características importantes caso fosse necessário algum tipo de auxilio.

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Tela principal do Aplicativo
Aplicativo do evento
Aplicativo do evento
Aplicativo do evento
Aplicativo do evento
         

 

A Fuego Incentivos, de acordo com experiências anteriores, percebeu que operacionalmente a tarefa de controle de convidados de um determinado evento era bastante manual e consequentemente muito demorada. Como por exemplo, a organização ter que levar consigo quilos de papéis contendo: lista de passageiros com horários de voos, cópias de todos os bilhetes aéreos, apólices de seguros, programação, room list, check list de atividades, cronograma de montagens, fichas médicas, etc

E para solucionar esta dificuldade criou um aplicativo que realiza todas estas funções on line. Necessitando apenas de um tablete ou smartphone e conexão de internet.
Além da sua função principal, que é o controle dos convidados principalmente na contagem dos mesmos nos momentos em que é necessário ter a certeza de que todo o grupo esteja reunido, eliminando assim qualquer possibilidade de que algum convidado seja esquecido em alguma atividade.

Para este evento em especial, o aplicativo foi muito importante, pois com 210 convidados seria mais difícil ter o controle de todos eles sem esta ferramenta. Como é um grupo relativamente grande e com atividades divididas em pequenos grupos, o aplicativo proporciona a organização em estoque, onde cada convidado consegue ser cadastrado apenas nas atividades que lhes correspondem.
Exemplo: A chegada em Guarulhos em voos domésticos era uma atividade em que não participava todos os convidados do evento, pois havia residentes em São Paulo. Assim, foram criadas duas atividades: Chegada em Guarulhos para os não residentes em São Paulo e Apresentação no check in da Cia Aérea para os não residentes em São Paulo.
A partir do momento em que cada convidado chegava, a equipe da Fuego Incentivos lhe recepcionava e através do QR Code presente no crachá que o convidado havia recebido em casa, fazia a leitura por meio do app e confirmava sua chegada.
O app funciona da seguinte maneira para dar baixa em uma atividade:
• Quando o aplicativo faz a leitura do Q R Code referente aquele convidado o aplicativo traça um sublinhado encima do seu nome informando assim a outra parte da equipe que estava em outro local do aeroporto que aquele convidado já se encontrava em Guarulhos.
• Isso chamamos de baixa no estoque. No caso do aplicativo o estoque é composto por pessoas (convidados).

Além da função principal do app ele também proporciona aos convidados interação com a organização do evento, pois além de servir como informativo, pode enviar e receber mensagens durante o evento. Tendo assim, contato constante com a organização. Percebemos que em muitos casos os convidados se sentem inseguros por estarem em outro país e este contato com o staff permite que os mesmos tenham mais segurança ao terem dúvidas, ou mesmo se perderem na cidade onde estejam.

A principal vantagem competitiva desta inovadora ferramenta é a agilidade que ela proporciona a operação do evento, pois uma simples atividade que durava cerca de 3 minutos, com o aplicativo não demora nem 10 segundos. Exemplo: Dar baixa em um convidado que chegou no aeroporto em uma lista de 210 pessoas através de seu QR Code.

A ferramenta teve um êxito tão grande que está sendo utilizada em todos os eventos realizados pela Fuego Incentivos. Notamos que a aceitação foi de 100% dos convidados, que elogiam a ferramenta durante e após o evento nas pesquisas de satisfação.

Esta solução foi patenteada pela Fuego Incentivos que realmente inovou e superou todas as expectativas com esta solução, tornando sua operação muito mais ágil e moderna. O sucesso foi tão grande que gerou mídia espontânea em diversos sites da internet.

Além das funções do aplicativo, ele beneficia a sustentabilidade, pois com o seu uso economizamos só para este evento no mínimo 3.000 folhas sulfites na impressão de lembretes, lista de convidados, lista de atividades, check list de ações, horários de voos, bilhetes aéreos, entre outros.

 
  • contato: (11) 2538-4156 - (11) 7377-8878