Evento Neutro
Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 15ª Edição

Case: CONVENÇÃO LANÇAMENTO H566 - DESERTO ATACAMA/CHILE
Candidato: Tour House Eventos e Incentivos
Cliente: Ford Brasil
Segmento: Serviços
Estado: SP
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos
Lançamento do novo caminhão Ford H566

Portfólio da empresa e do evento.

Sobre a Tour House
Fundada em 1990, a Tour House é uma das principais TMCs do Brasil, reconhecida por seus serviços de excelência na gestão de viagens corporativas, eventos e incentivos.
Com escritórios em SP e RJ, a Tour House também oferece apoio local em 19 cidades no Brasil e em mais de 40 países em todos os continentes, por meio de parcerias com as redes ITM e GSM Partners, com serviços exclusivos para nossos passageiros.
Nossa expertise está a sua disposição na consultoria de redução de custos, na implantação de ferramentas tecnológicas e soluções que facilitam os processos internos das empresas com qualidade superior e total comprometimento com prazos e resultados.

Sobre a Ford

A Ford, primeira montadora de veículos a se instalar no Brasil, em 1919, completou, dia 24 de abril, 95 anos do início de suas atividades e de sua total confiança no País. Foram nove décadas que concretizaram o sonho de um jovem americano de produzir automóveis eficientes, com alta qualidade, resistentes e de baixo custo.

Ficha Técnica do Evento:

Título: Lançamento do novo caminhão H566 para a Rede de Distribuidores Ford

Tema:, Ford lança caminhão extra pesado inédito no meio do deserto

Número de participantes: 280 convidados e 40 staffs Ford

Local: San Pedro do Atacama - Chile

Data: 02 a 11 de Agosto de 2013

Periodicidade: única / lançamento

Abrangência; rede de distribuidores de caminhões Ford

Atividades paralelas e entidade promotora: Além do business meeting e test drive, os convidados puderam realizar um tour ao “Vale da Lua” e uma observação astronômica do limpo e lindo céu do deserto do Atacama.

Conceito do evento:

O Deserto do Atacama foi o local escolhido pela Ford Caminhões para apresentar os novos caminhões Cargo Extra pesados para seus distribuidores e a imprensa.
Os eventos somaram quase duas semanas, divididos em grupos, com test-drive dos modelos
Cargo 2842 e Cargo 2042 nas estradas da região.
A viagem ao Deserto do Atacama tem como primeira escala Santiago. Do Aeroporto Comodoro Merino, na capital chilena, segue-se em voo regional até a cidade de Calama.
O último trecho é feito em cerca de 1h30 de van até o povoado de San Pedro do Atacama.

Galeria de imagens
Conceito do evento
       

 

O primeiro desafio foi participar do processo de concorrência junto a outras quatro grandes agências de eventos. O segundo desafio seria estudar uma logística para acomodar 320 pessoas em um local com pouca oferta de hotelaria, onde o maior hotel possui apenas 60 apartamentos, sem deixar de proporcionar a todos os convidados as mesmas experiências e uma agenda única.
A solução encontrada pela Tour House Eventos foi apresentar um projeto dividindo os convidados em sete grupos de 40 participantes, elaborando uma agenda em que as atividades se repetiam diariamente:

Grupo 01 – Hotel Kunza – de 02 a 05 de Agosto
Grupo 02 – Hotel Tierra – de 03 a 06 de Agosto
Grupo 03 – Hotel Explora – de 04 a 07 de Agosto
Grupo 04 – Hotel Kunza – de 05 a 08 de Agosto
Grupo 05 – Hotel Tierra – de 06 a 09 de Agosto
Grupo 06 – Hotel Alto Atacama – de 07 a 10 de Agosto
Grupo 07 – Hotel Explora – de 08 a 11 de Agosto
(imagem 1 agenda atividades)

Cronograma de logística do evento:

Primeiro dia:

Convidados saem de sua cidade de origem e embarcam com destino a Santiago do Chile.
Em Santiago disponibilizamos uma equipe para recepcionar os convidados e auxiliá-los na conexão com destino a Calama (aeroporto que fica a 120 Km do Atacama), proporcionando uma conexão tranquila e segura.
Em Calama disponibilizamos uma equipe para recepcionar os convidados e organizar o traslado à San Pedro do Atacama (uma hora e meia aproximadamente).
Na chegada a San Pedro, os convidados se hospedaram e em seguida jantaram.

Segundo dia:

Vans Ford saem do hotel de origem levando os convidados para um ponto de encontro onde há um estrutura montada para recepcioná-los e iniciar o test drive com os caminhões. Esta ação fica a cargo de uma empresa específica de test drive, reconhecida pelos serviços prestados em rallys.
Após test drive, os convidados retornaram ao hotel e jantaram. (imagem cronograma 2º dia - test drive)

Terceiro dia:

Vans Ford realizam o traslado dos convidados de seu hotel de origem ao hotel Kunza, onde foi realizado o business meeting. O hotel Kunza foi escolhido para esta ação por dispor de uma grande sala de eventos com capacidade para receber todos os participantes.
Após ação, convidados retornaram ao seu hotel para o almoço e às 15h00 saíram novamente, para um tour a Vale da Lua.
Um dos passeios mais populares no deserto do Atacama, o Vale da Lua fica na Cordilheira de Sal, a 17 quilômetros de San Pedro. Não há como não se impressionar com as formações de areia, sal e rochas, esculpidas pela ação do vento e das águas, numa região que já foi o fundo do mar. Neste maravilhoso cenário ao céu aberto, os convidados fizeram breves caminhadas e ao seu final se depararam com uma linda vista da Lua (imagem cronograma 3º dia). Após o passeio, os participantes retornaram ao Hotel Kunza e foram surpreendidos com uma noite de queijos e vinhos seguido de uma palestra de um astrônomo que apresentou o esplêndido céu do Atacama.
Depois de um dia repleto de novas experiências os convidados retornaram ao hotel.

Quarto dia:

Café da manhã, check out e transfer ao aeroporto de Calama.
Disponibilizamos uma equipe para auxiliar no embarque de todos os convidados. O mesmo procedimento ocorreu em Santiago, onde outra equipe estava a disposição para auxiliar na conexão com destino ao Brasil.

Vale destacar que toda esta ação envolveu um planejamento logístico sincronizado,considerando que todos os movimentos deveriam ocorrer com perfeição repetindo-se diariamente.

Ressaltamos como exemplo as ações simultâneas ocorridas durante o evento:


Dia 05 de Agosto
Check out no Hotel Kinza
Business Meeting no Hotel Tierra
Test Drive no Hotel Explora
Check in no Hotel Kuna

Dia 06 - repetição do cronograma conforme segue:
Check out no Hotel Tierra
Business Meeting no Hotel Explora
Test Drive no Hotel Kunza
Check in no Hotel Tierra

E assim, sucessivamente…

Para o sucesso do evento, uma equipe altamente qualificada e especialista em logística de eventos foi contradada, com profissionais bilingues, chilenos e brasileiros, atentos a todos os detalhes.

Em resumo a equipe foi composta pelos seguintes profissionais:

Aeroporto de Santigo:
Equipe 1 = responsável por receber todos os convidados no portão de desembarque internacional e conduzi-los ao embarque nacional. Equipe composta por 04 profissionais que atuou por sete dias, de 02 de Agosto ao dia 08 de Agosto.
Equipe 2 = responsável por receber todos os convidados no portão de desembarque nacional e conduzi-los ao embarque internacional. Equipe de 04 profissionais,que atuou por sete dias, de 05 ao dia 11 de Agosto.

Aeroporto de Calama:
Equipe de 4 profissionais,que atuou em Calama por 10 dias, do dia 02 ao dia 11 de Agosto. Essa equipe ficou responsável por recepcionar todos os convidados e organizar seus transfers para San Pedro de Atacama, bem como auxiliá-los no check in para o seu retorno à Santiago.

Equipe de Check in e credenciamento:
Profissionais brasileiros, responsáveis por receber os convidados nos hotéis, auxiliar no check in, bem como entregar um kit de boas vindas, composto de carta/agenda, uma jaqueta de inverno, gorro, protetor solar e squize.

Estes profissionais atuaram cada dia em um dos hotéis :
Hotel Kunza – 02 de Agosto
Hotel Tierra – 03 de Agosto
Hotel Explora – 04 de Agosto
Hotel Kunza – 05 de Agosto
Hotel Tierra – 06 de Agosto
Hotel Alto Atacama – 07 de Agosto
Hotel Explora – 08 de Agosto

Equipe de help desk e auxilio nos hotéis:
Para prestar todo o auxilio necessário durante o evento, destacamos 02 profissionais que atuaram em cada um dos hoteis em turnos de 08 horas (07h00 às 15h00 e 15h00 às 23h00)
Cada dupla ficou responsável por um dos hotéis do evento, sendo:
Equipe A – Hotel Kunza – de 02 a 05 de Agosto
Equipe B – Hotel Tierra – de 03 a 06 de Agosto
Equipe C – Hotel Explora – de 04 a 07 de Agosto
Equipe D – Hotel Kunza – de 05 a 08 de Agosto
Equipe A – Hotel Tierra – de 06 a 09 de Agosto
Equipe C – Hotel Explora – de 08 a 11 de Agosto

Além destes profissionais, tivemos dois gerentes de projetos brasileiros e dois coordenadores gerais chilenos.

Em resumo, para tornar a logística do evento impecável e assegurar que toda a agenda ocorresse no período definido, a equipe de trabalho foi composta por:
Aeroporto Santiago: 04
Aeroporto Calama: 04
Equipe Credenciamento/Check in: 04
Equipe Help Desk: 08
Coordenação: 04
Total de 24 profissionais



Galeria de imagens
Agenda atividades
Hotel Kunza (atual Hote Kumbres)
Hotel Tierra Atacama
Hotel Explora
Hotel Alto Atacama
Cronograma 2º dia - test drive
Cronograma 3º dia
Test drive
Test drive
Transfers Atacama
Sala evento Atacama
Equipe/staff Tour House no Atacama
     

 

Pré-evento:

Para a realização deste plano logístico houve um estudo detalhado da região, identificando todos os hotéis de San Pedro do Atacama, com suas capacidades, disponibilidades, tarifas e oferta de serviços. Uma série de negociações prévias foram desenvolvidas com os fornecedores locais e duas visitas de inspeção foram necessárias para elaborar um cronograma que atendesse as expectativas do cliente e garantisse a satisfação e envolvimento dos convidados.

Os grandes desafios foram:

 Por se tratar de um evento por adesão, onde cada participante assume seus custos de hospedagem e passagem aérea, tivemos que identificar hotéis que atendessem as seguintes condições : rede hoteleira de nível, com oferta e disponibilidade de hospedagem, que aceitassem um pacote com hospedagem sem garantias de no show, com pagamentos via cartão diretamente de cada convidado. A Tour House Eventos coube gerenciar todos os dead lines, garantindo lugares a todos os convidados;
 Encontrar em um vilarejo de 5000 habitantes profissionais bilingues (português/espanhol) que estivessem disponíveis por 10 dias em média. Houve uma grande seleção, com inúmeras entrevistas até chegarmos ao staff ideal.
 Treinamento do staff local, com as informações gerais do evento e conhecimento prévio de toda a agenda, etc.
 Identificar fornecedores locais que pudessem prestar serviços de alta qualidade quanto a transfers, passeios, etc. com veículos Ford.

Para estreitarmos a comunicação com todos os convidados, foi estruturada uma ação de RSVP ativo/receptivo com uma empresa parceira da Tour House Eventos, a Teleeventos, que desenvolveu um hotsite e um projeto de comunicação para o evento.

Suas principais ações foram:
- recebimento do mailing dos convidados, conferência e atualização;
- montagem do hotsite com arte enviada pelo cliente;
- linha telefônica exclusiva para atendimento a todos os participantes;
- criação de e-mail exclusivo e alusivo ao evento;
- envio de save the date eletrônico;
- envio de convite eletrônico;
- envio de reminder;
- telemarketing ativo;
- confirmação de presença, confirmação e envio de autorização de débito ref. pagto das diárias de hotéis;
- controle e informações gerais do evento;
- relatórios diários;
- emissão de listagem de convidados para confecção de rooming list, transfers, etc.
- pesquisa de satisfação pós-evento, com tabulação e divulgação para a Ford;
- entrega de relatório final da ação.

RETORNO SOBRE INVESTIMENTO, GERAÇÃO DE NEGÓCIOS E OUTROS INDICADORES ECONÔMICOS

Realizar o lançamento de uma nova linha de caminhões extra pesados em um local inusitado gerando um grande recall em toda a rede de distribuidores Ford Caminhões. A escolha do local para o lançamento foi feita por dois motivos:
Primeiro, por ser um desafio que mostra a força dos novos extra pesados Cargo.
Segundo, pela sua grandiosidade e beleza. “Como os novos caminhões Cargo, trata-se de um lugar único”, explica Pedro de Aquino, gerente de Marketing da Ford Caminhões.

Todo o projeto e sua logística foi idealizada seguindo o briefing fornecido pelo cliente o que resultou em um evento de sucesso e com elevados índices de satisfação por todos os participantes.

O retorno deste trabalho originou em um ótimo resultado, conforme mostram os dados apurados pela pesquisa de satisfação realizada com todos os participantes.

A pesquisa a seguir demonstra todos os itens avaliados correspondente a logística do evento:

Galeria de imagens
Pesquisa de satisfação
       

 

 
  • contato: (11) 2538-4156 - (11) 7377-8878