Evento Neutro
Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 15ª Edição

Case: 40º CONGRESSO BRASILEIRO DE ANGIOLOGIA E DE CIRURGIA VASCULAR
Candidato: Paula Salles Eventos
Cliente: Sociedade Brasileira de Angiologia e de Cirurgia Vascular - Regional Santa Catarina
Segmento: Eventos
Estado: SC
TROFÉU LEVITATUR
Categoria: Congresso Nacional
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos
Logo evento

A Sociedade Brasileira de Angiologia e de Cirurgia Vascular (SBACV) é uma federação de sociedades regionais, que foi fundada em 08/05/1957, sem fins lucrativos, representativa de médicos que atuam nas áreas de Angiologia e de Cirurgia Vascular e especialidades médicas afins.
A realização do congresso teve por objetivo a capacitação dos profissionais e networking, além de contar com uma feira técnica científica que agregou a indústria farmacêutica apresentando as drogas mais utilizadas nos tratamentos, e a indústria de equipamentos e periféricos utilizados nas cirurgias.

O congresso contou com a presença de renomados palestrantes nacionais e internacionais, além dos highlghts dos mais importantes eventos realizados no exterior, tais como: Veith Symposium, Mayo CLinic, VIVA, SVS Symposium, C.E.L.A., CTO-BTK, CICE.

A atitude de trazer esses congressos e inserir no congresso brasileiro foi inovadora na medida em que a comissão organizadora quis dar a oportunidades aos congressistas que não tiveram a chance de viajar para o exterior, de estar convivendo durante o período com os mais renomados médicos além de aprender os mais novos procedimentos na cirurgia, bem como os assuntos mais em voga no momento.

O Congresso Brasileiro de Angiologia e de Cirurgia Vascular é bianual, sendo realizada em 2013, a 40º edição.
O Congresso de 2013 em Florianópolis, foi organizado pela Paula Salles Eventos, contratada pela SBACV - Regional Santa Catarina, promotora do evento.

Portfólio da empresa e do congresso.

A Paula Salles Eventos, fundada em 2012, é uma empresa composta por um grupo de profissionais em contínuo aperfeiçoamento na área de eventos.
Contando com profissionais com mais de 25 anos de experiência na organização de eventos, está credenciada a oferecer um atendimento com qualidade e eficiência em todos os serviços.
Nosso trabalho vai desde a criação da logo, passando por toda a orçamento do evento como um todo, gerenciamento do sistema de inscrições, gerenciamento do sistema de submissão de trabalhos científicos, captação de recursos financeiros, administração da feira técnico científica até a entrega do relatório final ao cliente.
Atendemos a entidades médicas, associações e mercado corporativo.

Conceito do congresso, projeto, desenvolvimento e descritivo completo do congresso. Sua origem e evolução até o presente.

A Sociedade Brasileira de Angiologia e de Cirurgia Vascular é uma sociedade com mais de 3800 sócios distribuídos pelas 23 regionais por todo o Brasil.

Tem como objetivo: Propiciar e intensificar o estudo da angiologia, da cirurgia vascular, da angiorradiologia, dos métodos diagnósticos e terapêuticos invasivos e não-invasivos, da cirurgia endovascular e de outras atividades científicas e profissionais que venham a ser desenvolvidas dentro de seu campo de ação.

O evento é realizado a cada dois anos e as últimas edições foram nas cidades de:
2013 – Florianópolis
2011 – São Paulo
2009 – Maceió
2007 – Goiânia

A candidatura realizada em 2009, durante a edição em Maceió teve o apoio do Convention Bureau de Florianópolis.

A cidade de Florianópolis foi escolhida para fazer a 40º edição do Congresso Brasileiro pois a última edição realizada no Sul do País foi em 2005, em Porto Alegre.

A formatação dessa edição foi um pouco diferenciada das demais. A comissão organizadora trouxe os mais importantes eventos internacionais, dando a chance aos congressistas que não puderam ir ao exterior participarem dos highlights de cada evento.

O objetivo do congresso foi compartilhar e trocar experiências com os mais renomados palestrantes do exterior e nacionais.

Além da parte científica, foram montadas duas praças de convivência no meio da feira técnico-científica, proporcionando um local aonde as pessoas pudessem se confraternizar no meio do evento.

Na parte social, foi oferecido um cocktail no meio da feira, para 2500 pessoas, onde foi realizado um congraçamento entre médicos, expositores e seus familiares, depois de terem assistido uma apresentação do Ballet Bolshoi.

Foi organizado o Jantar do Presidente na Alameda Casa Rosa para um público selecionado de 200 pessoas.

Para a festa de confraternização - ANGIOFEST, realizada no Devassa on Stage, contamos com a participação da Samy´s Band, de São Paulo e do percussionista Paulo Campos. O público chegou a 2200 pessoas.

No último dia do congresso, foi sorteado um carro (Mercedes) para os presentes na sessão de encerramento. A mesma ficou exposta durante todo o período de realização do congresso.

Serviço oferecido
A Paula Salles Eventos foi responsável por toda a organização do 40º Congresso Brasileiro de Angiologia e de Cirurgia Vascular como um todo, gestão da parte financeira, além de efetuar as vendas dos pacotes de patrocínio, itens avulsos.

A equipe formatou um cronograma de atividades para gerenciar todas as etapas da organização, tais como: início das reuniões com a comissão organizadora, formatação da orçamentação como um todo, auxílio na elaboração do programa científico abrangendo os convites aos palestrantes, recebimento e gerenciamento dos trabalhos científicos, venda dos patrocínios e locação de stands, logística de transporte para todos os congressistas e expositores. Logística no período do evento e fechamento total das contas.

Todo o nosso trabalho é realizado visando aumentar a lucratividade da Sociedade, mas sem diminuir em momento nenhum o padrão da qualidade de todas as etapas.

Os serviços oferecidos pela Paula Salles Eventos foram:
• Orçamentação geral, controle e gestão financeira.
• Contratação e coordenação de todos os serviços pertinentes ao evento.
• Formatação do projeto comercial e venda para a exposição e pacotes de patrocínio.
• Gerenciamento do programa científico e dos palestrantes.
• Administração do sistema de recebimento dos trabalhos científicos.
• Administração do sistema de recebimento de inscrições e interface com o banco.
• Coordenação de toda a criação do material promocional.
• Divulgação do evento.
• Organização e administração do programa social.
• Controle junto a agencia de turismo de toda a emissão de passagem aérea e hospedagem.
• Gestão no local do evento.
• Pagamento e fechamento das contas.


Informações Gerais:

Nome: 40º Congresso Brasileiro de Angiologia e de Cirurgia Vascular
Presidente do Evento: Dr. Roberto Teodoro Beck
Data: 30 de setembro a 3 de outubro de 2013
Local: CentroSul – Florianópolis / SC
Periodicidade: Bianual
Abrangência: Nacional
Entidades promotoras: Sociedade Brasileira de Angiologia e de Cirurgia Vascular
Sociedade Brasileira de Angiologia e de Cirurgia Vascular – Regional Santa Catarina
Número de participantes: 1868
Categoria:
Médico sócio: 895
Médico não sócio: 649
Residente sócio: 212
Residente não sócio: 35
Estudantes: 52
Outros profissionais: 19
Sócio remido: 6
Acompanhantes: 142

Tivemos profissionais de todos os estados brasileiros, com a maioria sendo de:
São Paulo: 555 profissionais
Rio de Janeiro: 241 profissionais
Minas Gerais: 188 profissionais
Paraná: 150 profissionais
Santa Catarina: 132 profissionais

Comercial
Stands vendidos: 54
Empresas patrocinadoras: 54
Metros quadrados vendidos para a exposição técnica científica: 1.229 m²
Simpósios satélites vendidos para a indústria: 05
A Paula Salles Eventos foi responsável pela elaboração do projeto comercial, contato e negociação com todas as empresas, emissão e controle de contratos com patrocinadores e gerenciamento completo da exposição.

Trabalhos científicos
Número de trabalhos aprovados: 467
Apresentação oral: 189
Pôster eletrônico: 278

Foi responsabilidade da Paula Salles Eventos o recebimento dos trabalhos científicos através de sistema específico para isso. Além da administração da seleção, envio para os avaliadores, comunicação aos autores, etc).

Programação Científica
Contou com:
• 33 palestrantes internacionais
• 145 palestrantes nacionais

A programação científica foi dividida em 4 dias, sendo o primeiro separado para os cursos pré congresso e os demais para mesas redondas, conferências, simpósios satélites e a apresentação dos highlights dos eventos internacionais, tais como: Veith Symposium, Mayo CLinic, VIVA, SVS Symposium, C.E.L.A., CTO-BTK, CICE.

A Paula Salles Eventos auxiliou desde o início da comissão científica estando presente em todas as reuniões. A medida que iam montando o programa, a empresa ia formatando nas salas. A programação foi inserida em um sistema de onde foram expedidas as cartas convites. Todo a gestão dos convidados, do envio dos convites até a confirmação tudo foi coordenado pela empresa.

Transporte
Foi disponibilizado transporte para 2500 pessoas, entre os 28 hotéis conveniados e o CentroSul, bem como para os eventos sociais.

Galeria de imagens
Acesso a novos inscritos
Entrada para novos inscritos
Feira técnico científica
Plenária
Ambiente no Devassa on Stage
Devassa on Stage
Devassa on Stage
Devassa on Stage
Transporte
Ballet Bolshoi
Devassa on Stage
Programação mega
Tabulação inscritos
   

 

A apresentação do evento ao público teve início com a criação do site: www.vascular2013.com.br onde toda a comunicação, novidades da programação científica, informações gerais eram inseridas.

As pastas foram separadas em:
• Mensagem do Presidente
• Comissões Organizadora e Científica
• Palestrantes Nacionais e Internacionais
• Programa Científico
• Cursos Pré Congresso
• Programação separada por cada dia
• Inscrições – formulários on line
• Trabalhos Científicos – formulários on line
• Programa Social
• Informações Gerais
• Florianópolis
• Contato

A comissão organizadora solicitou que se unisse o melhor da parte científica, com a apresentação dos highlights dos mais importantes eventos internacionais, com uma apresentação dos locais plasticamente bonitos.

Desde a entrada do CentroSul com portais nas cores do logotipo, vermelho e azul representando os sistemas arterial e venoso, até a Red Zone e White Zone, áreas de confraternização, montadas no meio da feira científica-tecnológica, onde tínhamos torres para recarga de celulares, bancadas com computadores que podiam ser utilizados pelo público e vários ambientes para as pessoas descansarem.

No foyer de acesso às salas no primeiro andar, foi montada uma cenografia onde foi colocado uma canoa e a tarrafa, tão conhecidos em Florianópolis.

Na plenária principal, foi montada uma cenografia de fundo de palco com 25 metros, onde tínhamos 3 telões enormes intercalados com logos do evento e dos patrocinadores. Além disso foram pendurados no teto mais 8 telões. Tudo com uma iluminação especial, dando a oportunidade de todos assistirem as aulas com todo o conforto.

Para a apresentação dos pôster eletrônicos, foi montado um espaço com 8 computadores onde o congressista podia sentar e escolher o trabalho que queria estudar.

Divulgação
Em relação à divulgação, além de utilizar o site do congresso, foram criados mais de 15 e-mail marketings, que foram enviados para o mailing da SBACV e outras áreas afins.
Alguns dos assuntos apresentados foram:
- Prazo de inscrição
- Prazo de submissão de trabalhos científicos
- Eventos internacionais
- Palestrantes estrangeiros
- Programação social

Foi produzido um Save the Date distribuído durante os diversos eventos da área desde o congresso brasileiro de 2011 até o último evento antes da data do congresso de 2013.

Esse flyer também foi levado para os diversos eventos internacionais que os membros da comissão organizadora participaram.

Foi criado um informativo diário com os melhores momentos do congresso, que foi distribuído em todos os dias.

No quesito mídia digital foi feito um aplicativo do congresso para Iphone e Android.

Foram criados dois vídeos com depoimentos de médicos da comissão científica para a abertura do congresso e outro com depoimentos de participantes do congresso que foi apresentado durante a festa.

Criamos um plano de marketing completo, com o objetivo de divulgar o congresso para o maior número possível de profissionais ligados à área de angiologia e de cirurgia vascular.
• Campanha de E-marketing
• Criação de perfil no Facebook
• Folders
• Divulgação em calendário de eventos de site de sociedades parceiras
• Divulgação em eventos da área



Galeria de imagens
Planta da exposição
Mala direta
Crachá
Programação mega
Informativos
         

 

A SBACV não estipulou o quanto gostaria de retorno financeiro, apenas que queria fazer um congresso muito melhor do que foi o último além de aumentar o lucro.

A Paula Salles Eventos, de acordo nas informações recebidas do último congresso realizado em São Paulo, aumentou o faturamento em 69%, além de proporcionar uma obtenção de lucro de 18,36% do valor arrecado para a SBACV.

Isso se deveu a um trabalho compromissado e profissional junto aos patrocinadores de modo que conseguimos aumentar a arrecadação e diminuir as despesas sem perder a qualidade.

Quanto à hospedagem, por Florianópolis ser uma ilha, a agência de viagens oficial efetuou o bloqueio como hotéis oficiais do congresso, mais de 28 hotéis dentro da ilha e no continente. Ocupamos praticamente 80% dos hotéis de diversas categorias, só ficando de fora as pousadas que não entraram como hospedagem oficial.

O congresso teve uma repercussão muito positiva em toda a cadeia produtiva da região, desde o taxista até regiões próximas à Florianópolis onde o congressista ou sua família foram passear. Além disso, tivemos uma porcentagem boa de pessoas que ficaram hospedados nos hotéis um tempo maior do que o do congresso, gerando dessa forma mais dividendos para a cidade.

Avalia-se que o congresso trabalhou com pelo menos 80 empresas diretamente envolvidas no processo da organização do evento, com a geração de pelo menos 150 empregos diretos e 600 empregos indiretos.

Durante o período de realização do evento, tivemos mídia espontânea dos seguintes veículos:
Revista Radar
Bom Dia SC
CBN
Programa Ver Mais – Record Joinville
Bandeirantes

 
  • contato: (11) 2538-4156 - (11) 7377-8878