Evento Neutro
Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 15ª Edição

Case: 11º CONGRESSO PAULISTA DE ANESTESIOLOGIA E 48º JORNADA DE ANESTESIOLOGIA DO SUDESTE BRASILEIRO
Candidato: Levitatur Viagens
Cliente: Sociedade de Anestesiologia do Estado de São Paulo
Segmento: Serviços
Estado: SP
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos

LEVITATUR - A AGENCIA DE VIAGENS PARA EVENTOS

A Levitatur hoje é uma das maiores empresas de logística para eventos. No ano de 2013 fomos agencia oficial de 143 eventos nacionais e internacionais. Nossos colaboradores são capacitados e treinados para atender cada evento de forma personalizada e prestar o melhor atendimento.

Nossa Missão
Satisfazer nossos clientes por meio da excelência e qualidade no atendimento personalizado de serviços em eventos, viagens corporativas e a lazer, com um modelo de gestão focado na transparência e no respeito aos nossos clientes, colaboradores e fornecedores.

Nossa Visão
Ser a agência de viagens referência no Brasil e Exterior, através de nossos serviços de logística para eventos, lazer & viagens corporativas até 2020.

Politica de Qualidade
Realizar melhoria continua em nossos processos e nas pessoas para satisfazer nossos clientes.

EXCLUSIVIDADE LEVITATUR:

• SOMOS A ÚNICA EMPRESA A OFERECER O SISTEMA GERENCIAL ONLINE, com toda a movimentação do evento.
• DESENVOLVEMOS APLICATIVO MOBILE GRATUITO PARA O SEU EVENTO
• Visita técnica ao local do evento e arredores, focado na seleção de hotéis, tempo de deslocamento, atrativos da cidade e pontos turísticos.
• Atendimento personalizado e multilíngue aos congressistas.
• Profissionais especializados na logística de eventos, com atendimento personalizado e diferenciado.
• Website totalmente online para reservas.
• Atendimento emergencial 24 horas por dia.
• Telefone direto de eventos e toll free.
• Equipe Levitatur presente no evento.

FICHA TÉCNICA:
Título: 11º CONGRESSO PAULISTA DE ANESTESIOLOGIA E 48º JORNADA DE ANESTESIOLOGIA DO SUDESTE BRASILEIRO
Local: Transamérica Expo Center – São Paulo
Data: 29/05 a 01/06/2014
Periodicidade: Anual
Abrangência: Nacional
Realização: Sociedade de Anestesiologia do Estado de São Paulo
Nº inscritos: 2349

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Levitatur
Equipe Levitatur
Gestores Levitatur
   

 

Esse ano realizou-se o 11º CONGRESSO PAULISTA DE ANESTESIOLOGIA E 48º JORNADA DE ANESTESIOLOGIA DO SUDESTE BRASILEIRO.
O evento começa a entrar na sua maturidade. Nessa ultima década deixou de ser apenas um evento promissor para se tornar um dos principais encontros do calendário científico-associativo brasileiro na anestesiologia, terapia intensiva e estudo da dor.
Tudo isso nos impõe uma enorme responsabilidade, de suprir as necessidades de nosso cliente.
O evento contou com muitos palestrantes internacionais e diversos convidados nacionais, compreendendo grandes nomes da Anestesia.
Foi divulgado o aplicativo do evento, com informações referente ao mesmo, programação, convidados, mapa da área de exposição entre outras informações pertinentes.

Abaixo informações complementares:

HORÁRIO DE ACESSO
29/05/2014 – 07h00 às 18h00
30/05/2014 – 07h00 às 18h30
31/05/2014 – 07h00 às 18h30
01/06/2014 – 08h00 às 12h00

TRADUÇÃO SIMULTÂNEA
Inglês - Português
Português – Inglês

PROGRAMAÇÃO SOCIAL
30/05/2014 às 17h00 – Sessão Solene de Abertura
30/05/2014 às 19h00 – Festa de Abertura com Show dos Titãs

AGÊNCIA DE TURISMO OFICIAL
Nossa proposta focava o trabalho em parceria com a SAESP para a excelência do Congresso. Para o evento ser um sucesso é fundamental a transparência e clareza de todos os envolvidos na organização do mesmo.

SERVIÇOS REALIZADOS:

• Passagem aérea: estudo de necessidade de bloqueio, negociação, tour code, comercialização, envio de eticket nacional e internacional;

• Hotelaria: negociações, bloqueios, comercialização, envio de voucher, envio de rooming list, fechamento;

• Traslado: estudo de horários para saída regulares, negociação, comercialização e envio de voucher;

• Shuttle: estudo de horários e quantidades de veículos para circular entre os hotéis e o local do evento, além do estudo para análise da saída de uma estação de metrô ou ponto estratégico para os congressistas de São Paulo;

• Auxílio na obtenção da documentação necessária para embarque dos internacionais;

• RSVP – entramos em contato com palestrantes nacionais e internacionais visando atender as necessidades dos mesmos de acordo com a politica do nosso cliente SAESP, sempre atendendo na qualidade de custo x beneficio.

• Auxílio na divulgação do evento;

• Viagem Pré e Pós evento: elaboração de roteiro / comercialização / envio de voucher;

• Tours: elaboração de roteiro / comercialização / envio de voucher;

• Sistema Gerencial para a comissão organizadora acompanhar toda a movimentação da Levitatur on-line através de login e senha.

• Atendimento trilíngue: português / inglês / espanhol

Para atingirmos nossas expectativas, seguimos o projeto elaborado para o departamento de eventos. Esse projeto foi estudado para acompanharmos todas as etapas para a nossa organização interna, e a partir do mesmo partimos para o cronograma básico, sempre levando em consideração os pontos fundamentais na prestação de nossos serviços.
O cronograma informava as datas para realizarmos a análise geográfica do local; identificação e contratação dos serviços; treinamento da equipe; estratégia de comunicação e marketing; nomeação de uma equipe interna para implementar ideias, aprimorando formatos antigos e utilizando a tecnologia a nosso favor, para agilizar processo, reduzir custos e satisfazer nossos clientes.
Uma de nossas preocupações estava atrelada a quantidade de palestrantes nacionais e internacionais e o prazo que tínhamos para realizarmos todos os contatos, emitindo aéreo, negociarmos com o hotel a quantidade de noites por quarto e o agrupamento dos traslados para redução de custos.
Outra preocupação é a análise geográfica que se dava principalmente para os moradores da cidade de São Paulo, por ser distante de metros trens e linhas de ônibus. Outra está relacionada ao traslado dos aeroportos que tinha que ser estudado o tempo que gastaria para o deslocamento, que teria que ser levado em consideração na emissão do voo para não termos problemas em atrasos nas palestras. Nesse quesito também foi estudado problemas como atrasos de voos, remissões, cancelamentos, assim como outros imprevistos como pneu furado, mal tempo, trânsito, greves ou até mesmo aeroporto fechados por mal tempo.
Após essa análise, partimos para a visita técnica que sempre é fundamental para reavaliar os hotéis, assim como verificar opções de bares e restaurantes próximos. Nessa visita não deixamos de lado dois fundamentos: custo benefício e segurança.
Outro tópico, e não menos importante, está atrelado ao atendimento que é o diferencial da empresa e uma preocupação muito grande já que se trata de um grupo muito exigente, que estão sempre indo a congressos. Com isso é necessário que a equipe esteja bem treinada e alinhada para todos os tipos de imprevistos, motivadas a auxiliar o evento no que for necessário, seguindo a ética, missão e visão da nossa empresa.
Foi nomeada a equipe responsável por acompanhar o evento como um todo, além do atendimento imediato por telefone, skype e toll free (0800). O marketing ficou responsável por desenvolver um link exclusivo em nosso site, matérias no blog, posts na mídia social, além de newsletter e todo material de divulgação do evento.
Com o projeto pronto, partimos para o desenvolvimento do mesmo, que será relatado no próximo item.

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Evento
Evento
Plenária
Show
Show
Show
Expo Transamerica
   

 

TECNOLOGIA LEVITATUR – INOVAÇÃO

• Aplicativo mobile Iphone | Ipad | Android GRATUITO
Desenvolvemos um aplicativo para o evento, com informações gerais, tais como:
o Programação Cientifica e social;
o Comissões e convidados;
o Informações sobre o local do evento com GPS integrado;
o Pontos de interesse, lista com locais próximos ao evento, como: restaurantes, teatros e etc, com GPS integrado
o Mensagens de Push, é possível enviar mensagem através do painel administrativo para as pessoas que tenham baixado o mesmo;
o Entre outros;
Esse aplicativo foi publicado na Apple Store para Iphone e Ipad e no Google Play que é a loja do Android, também será disponibilizado através de um link e pode ser aberto e instalado em qualquer aparelho com acesso a internet.

• Sistema Gerencial online – Transparência total
Foi desenvolvido pela equipe, um sistema gerencial que possibilita a comissão organizadora acompanhar todas as reservas em tempo real, através de um link em nosso site, acessado por um login e senha. Nesse sistema, a comissão consegue acompanhar as reservas, tais como as seguintes informações:
o Voos emitidos (data, horários, cia aérea, rota);
o Hospedagem (nome do hotel, período);
o Serviços receptivos (traslado, passeios);
o Entre outros;

• Atendimento emergencial 24 horas / 07 dias por semana
• Para realizar o RSVP a Saesp disponibilizou uma mesa dentro do escritório deles. Todos os contatos eram realizados por lá.

DESAFIO
Nesse ano o nosso desafio era superar as expectativas do cliente visando aumentar ainda mais a satisfação do mesmo.
As primeiras reuniões abordaram o comparativo com o ano de 2013, as mudanças que trariam para esse ano, necessidades do evento, proporção do mesmo e expectativas com relação ao nosso atendimento. Essas reuniões eram pautadas e a partir delas alterávamos nosso cronograma.
Definimos uma equipe interna responsável pelo evento e repassamos ao nosso cliente.
Com essa equipe definida e com todos cientes de suas responsabilidades, conseguimos ter um maior controle e acompanhamento do evento, garantindo o sucesso de nossa participação, como aconteceu no referido evento e nos demais com os quais trabalhamos.
Para atingirmos um alto nível de atendimento, a equipe passou por constantes treinamentos internos e externos, trabalhando sempre para a melhoria nos processos.
Com essas informações em mãos, partimos para o estudo do mercado e a possibilidade de vendas do mesmo. Começamos analisando a geografia do local e suas peculiaridades.
Primeiramente foi estudada a quantidade base de apartamentos que precisávamos bloquear. Esse estudo é muito importante, para os participantes não ficarem sem apartamentos e para a agência não ter prejuízos futuros com no-show. Após a definição desses números, a equipe de grupos partiu para as cotações, negociações e bloqueios. Foi agendada a visita técnica realizada pela equipe de vendas nos principais hotéis da região, analisando as condições, distância, higiene, segurança, além de outros itens que merecem uma atenção, como o custo x benefício.
Com essas definições, foram definidas 08 linhas, que com o desenrolar do evento, realizamos agrupamentos, deixando 05 linhas, mas abrangendo todos os hotéis.
Cada linha contava com horários para ida e retorno, com coordenadores para acompanhar e tirar dúvidas. A linha do Paraíso foi muito utilizada por congressistas residentes na cidade de São Paulo.
A comissão organizadora publicou na programação oficial os horários das linhas, além de deixar um banner no local do evento. A Levitatur disponibilizou cartazes informativos nas recepções dos hotéis.
A preocupação na ida estava atrelada ao controle do acesso realizado pela apresentação do crachá. Já para o retorno nossa preocupação era maior por acontecer outros eventos na mesma data, como ocorreu no dia do coquetel que a saída das linhas coincidiu com a entrada de formandos e movimentação de muitos ônibus para outro evento. Com todos esses veículos o acesso ao estacionamento era impossível, formando enormes filas. O problema foi resolvido pós conversa com o responsável do estacionamento liberando a entrada por outro portão.
Durante todo o evento nossa equipe esteve presente com uma estrutura completa, contendo: banners, computadores e impressoras, à disposição para esclarecer dúvida referente aos serviços prestados.
As negociações com cias aéreas foram através de descontos.
Para o auxílio na obtenção de vistos contamos com parcerias de empresas locais. É sempre importante enfatizar os documentos exigidos para o embarque ao Brasil.
Revertendo o foco para o auxílio à divulgação do evento, desenvolvemos News com tiragens quinzenais, publicamos matérias em mídias sociais (facebook e blog Levitatur), além do evento aparecer em nossa agenda oficial.

Nosso marketing para facilitar a visibilidade de nossos colaboradores, desenvolveu toda a parte de material gráfico para os pontos de embarques dos traslados, assim como a sinalização dos veículos e camisetas com o logo do evento para os receptivos nos aeroportos.
Realizamos anúncios no ADWords, sistema de anúncios do canal Google de pesquisa, fazendo que o nosso site aparecesse sempre em segundo lugar, atrás do site oficial do evento. Em nosso site ficou disponibilizado todos os produtos totalmente on-line, como passagem aérea, traslados, hotelaria, passeios; gerando uma maior comodidade e economia para o cliente, pois além das reservas, conseguia fazer o pagamento através de boleto ou cartão de crédito, sem sair de casa, a qualquer hora do dia e com segurança.
Para os processos de vendas não acumularem, assim que os serviços eram confirmados, enviávamos voucher do hotel, traslado e eticket por e-mail, solicitando que os clientes confirmassem o recebimento do mesmo, sendo estabelecidas duas situações:
1. Patrocinados pelo evento – enviado no ato da emissão;
2. Congressistas – enviado pós-confirmação do recebimento do pagamento;
Todas as comercializações foram controladas por um sistema de reservas, sendo acompanhados pela diretoria através de diversos modelos de relatórios e planilhas.
Abordado todos os aspectos, finalizaremos com o fechamento do evento, relatado no próximo item.

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Relatório Online
   

 

No evento, superamos nossas expectativas pautadas:

- satisfação de nossos clientes
Continuamos como agência oficial da Saesp e realizando seus eventos posteriores. Acreditamos que a transparência e reuniões realizadas foram importantíssimas para atingirmos uma boa pontuação na pesquisa de satisfação do evento.
Em nossa parceria com a associação tivemos elogios e críticas, sendo a última fundamental para o nosso crescimento e a transparência para resolver os problemas fundamentais para o fortalecimento da parceria.

- viabilização
Não tivemos problemas com falta de hospedagem para congressistas, assim como reclamações no aeroporto no traslado in e no hotel no traslado out, por falta de disponibilidade. As linhas foram executadas com presteza e os problemas encontrados foram resolvidos imediatamente.

- fidelização
O evento fortaleceu nossa parceria com a Saesp e gerou vendas além do evento. Mais um ponto muito positivo para a empresa.

- ideias em prática
Avaliando o projeto e cronograma, conseguimos colocar nossas ideias em prática. Nesse ano ficamos hospedados próximo ao congresso, facilitando assim a dinâmica do evento. Para o próximo ano já estamos pensando em melhorias e adaptações. Acreditamos que a agência deve sempre acompanhar o mercado com suas inovações constantes.

- lucratividade
Pelas antecipações nas negociações, conseguimos ótimos preços, muito abaixo do mercado, o que gerou uma maior movimentação com a nossa empresa.


EVENTO
2349 inscritos

HOSPEDAGEM – tivemos um crescimento de 8% comparado ao ano 2013.

PASSAGEM AÉREA – um crescimento de 6% comparado com o ano de 2013

RECEPTIVO - um crescimento de 16% comparado com o ano de 2013

ESTUDO DE RESULTADO:
Para nós, o evento foi finalizado com muito sucesso, pois atingimos nossas expectativas.
Outro fator relevante é nosso calendário de eventos que a cada ano conta com novos clientes, e o mais importante termômetro, realiza edições seguintes dos eventos já conquistados.

 
  • contato: (11) 2538-4156 - (11) 7377-8878