Evento Neutro
Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 15ª Edição

Case: XVIII CONGRESSO PAULISTA DE OBSTETRICIA E GINECOLOGIA
Candidato: Levitatur Viagens
Cliente: SOGESP – Associação de Obstetrícia e Ginecologia do Estado de São Paulo
Segmento: Serviços
Estado: SP
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos

LEVITATUR - A AGENCIA DE VIAGENS PARA EVENTOS

A Levitatur hoje é uma das maiores empresas de logística para eventos. No ano de 2013 fomos agencia oficial de 143 eventos nacionais e internacionais. Nossos colaboradores são capacitados e treinados para atender cada evento de forma personalizada e prestar o melhor atendimento.

Nossa Missão
Satisfazer nossos clientes por meio da excelência e qualidade no atendimento personalizado de serviços em eventos, viagens corporativas e a lazer, com um modelo de gestão focado na transparência e no respeito aos nossos clientes, colaboradores e fornecedores.

Nossa Visão
Ser a agência de viagens referência no Brasil e Exterior, através de nossos serviços de logística para eventos, lazer & viagens corporativas até 2020.

Politica de Qualidade
Realizar melhoria continua em nossos processos e nas pessoas para satisfazer nossos clientes.

EXCLUSIVIDADE LEVITATUR:

• SOMOS A ÚNICA EMPRESA A OFERECER O SISTEMA GERENCIAL ONLINE, com toda a movimentação do evento.
• DESENVOLVEMOS APLICATIVO MOBILE GRATUITO PARA O SEU EVENTO
• Visita técnica ao local do evento e arredores, focado na seleção de hotéis, tempo de deslocamento, atrativos da cidade e pontos turísticos.
• Atendimento personalizado e multilíngue aos congressistas.
•Profissionais especializados na logística de eventos, com atendimento personalizado e diferenciado.
• Website totalmente online para reservas.
• Atendimento emergencial 24 horas por dia.
• Telefone direto de eventos e toll free.
• Equipe Levitatur presente no evento.

FICHA TÉCNICA:
Título: XVIII Congresso Paulista de Obstetrícia e Ginecologia 2013
Local: Transamérica Expo Center
Data: 05/09 a 07/09/2013
Periodicidade: Anual
Abrangência: Nacional
Realização: SOGESP – Associação de Obstetrícia e Ginecologia do Estado de São Paulo

Galeria de imagens
Levitatur
Equipe Levitatur
Gestores Levitatur
   

 

“O Congresso Paulista de Obstetrícia e Ginecologia chega à sua 18ª edição consolidado como um dos maiores e melhores eventos da especialidade médica. De 1995 até hoje, a cada ano buscamos o que há de melhor e mais atualizado para nossos congressistas.
De 5 a 7 de setembro, no Transamerica Expo Center, em São Paulo, todos os aspectos da tocoginecologia serão discutidos no XVIII Congresso Paulista de Obstetrícia e Ginecologia, que conta com mais de 400 aulas em sua programação científica, dividida em mais de 300 horas de atividades. Nesta edição, contamos com a ilustre participação do Prof. Dr. Zur Hausen, ganhador do prêmio Nobel de Medicina em 2008.
Todos os anos o volume de congressistas aumenta significativamente, por isso a área da exposição será ampliada para 3.500m2, onde você encontrará todas as novidades tecnológicas do setor. Além disso, o estacionamento do Transamerica passou por uma reforma, com ampliação do número de vagas, sendo muitas delas cobertas.
Para minimizar as filas, haverá pré-inscrição online para as aulas científicas e em cada auditório você vai notar a alta tecnologia a serviço de todos os participantes.
E continuamos atentos ao futuro especialista. Assim, os residentes associados à SOGESP têm inscrição gratuita para o Congresso, e acadêmicos contam com valores especiais de inscrição. Informe-se e participe!
Tudo isso preparado para você. O Congresso Paulista de Obstetrícia e Ginecologia é o lugar certo para o aprimoramento técnico, científico e profissional de toda a nossa classe.” Mensagem do presidende do Congresso.

Abaixo informações complementares:

TRADUÇÃO SIMULTÂNEA
Inglês - Português
Português – Inglês

AGÊNCIA DE TURISMO OFICIAL
Nossa proposta focava o trabalho em parceria com a SOGESP para a excelência do Congresso. Para o evento ser um sucesso é fundamental a transparência e clareza de todos os envolvidos na organização do mesmo.

SERVIÇOS REALIZADOS:

• Passagem aérea: estudo de necessidade de bloqueio, negociação, tour code, comercialização, envio de eticket nacional e internacional;

• Hotelaria: negociações, bloqueios, comercialização, envio de voucher, envio de rooming list, fechamento;

• Traslado: estudo de horários para saída regulares, negociação, comercialização e envio de voucher;

• Auxílio na obtenção da documentação necessária para embarque dos internacionais;

• RSVP – entramos em contato com palestrantes nacionais e internacionais visando atender as necessidades dos mesmos de acordo com a politica do nosso cliente SOGESP, sempre atendendo na qualidade de custo x beneficio.

• Auxílio na divulgação do evento;


• Viagem Pré e Pós evento: elaboração de roteiro / comercialização / envio de voucher;

• Tours: elaboração de roteiro / comercialização / envio de voucher;

• Sistema Gerencial para a comissão organizadora acompanhar toda a movimentação da Levitatur on-line através de login e senha.

• Atendimento trilíngue: português / inglês / espanhol

Para atingirmos nossas expectativas, seguimos o projeto elaborado para o departamento de eventos. Esse projeto foi estudado para acompanharmos todas as etapas para a nossa organização interna, e a partir do mesmo partimos para o cronograma básico, sempre levando em consideração os pontos fundamentais na prestação de nossos serviços.
O cronograma informava as datas para realizarmos a análise geográfica do local; identificação e contratação dos serviços; treinamento da equipe; estratégia de comunicação e marketing; nomeação de uma equipe interna para implementar ideias, aprimorando formatos antigos e utilizando a tecnologia a nosso favor, para agilizar processo, reduzir custos e satisfazer nossos clientes.
Uma de nossas preocupações estava atrelada a quantidade de palestrantes nacionais e internacionais e o prazo que tínhamos para realizarmos todos os contatos, emitindo aéreo, negociarmos com o hotel a quantidade de noites por quarto.
Após as analises, partimos para a visita técnica que sempre é fundamental para reavaliar os hotéis, assim como verificar opções de bares e restaurantes próximos. Nessa visita não deixamos de lado dois fundamentos: custo benefício e segurança.
Outro tópico, e não menos importante, está atrelado ao atendimento que é o diferencial da empresa e uma preocupação muito grande já que se trata de um grupo muito exigente, que estão sempre indo a congressos. Com isso é necessário que a equipe seja bem treinada e alinhada para todos os tipos de imprevistos, motivadas a auxiliar o evento no que for necessário, seguindo a ética, missão e visão da nossa empresa.
Foi nomeada a equipe responsável por acompanhar o evento como um todo, além do atendimento imediato por telefone, skype e toll free (0800). O marketing ficou responsável por desenvolver um link exclusivo em nosso site, matérias no blog, posts na mídia social, além de newsletter e todo material de divulgação do evento.
Com o projeto pronto, partimos para o desenvolvimento do mesmo, que será relatado no próximo item.

Galeria de imagens
Plenaria
Plenaria
Plenaria
Plenaria
Plenaria
Plenaria
       

 

TECNOLOGIA LEVITATUR – INOVAÇÃO

• Sistema Gerencial online – Transparência total
Foi desenvolvido pela equipe, um sistema gerencial que possibilita a comissão organizadora acompanhar todas as reservas em tempo real, através de um link em nosso site, acessado por um login e senha. Nesse sistema, a comissão consegue acompanhar as reservas, tais como as seguintes informações:
o Voos emitidos (data, horários, cia aérea, rota);
o Hospedagem (nome do hotel, período);
o Serviços receptivos (traslado, passeios);
o Entre outros;

• Atendimento emergencial 24 horas / 07 dias por semana
• RSVP a todos os patrocinados pela SOGESP.

DESAFIO
Nesse ano o nosso desafio era superar as expectativas do cliente visando aumentar ainda mais a satisfação do mesmo.
As primeiras reuniões abordaram o comparativo com o ano de 2012, as mudanças que trariam para esse ano, necessidades do evento, proporção do mesmo e expectativas com relação ao nosso atendimento. Essas reuniões eram pautadas e a partir delas alterávamos nosso cronograma.
Definimos uma equipe interna responsável pelo evento e repassamos ao nosso cliente.
Com essa equipe definida e com todos cientes de suas responsabilidades, conseguimos ter um maior controle e acompanhamento do evento, garantindo o sucesso de nossa participação, como aconteceu no referido evento e nos demais com os quais trabalhamos.
Para atingirmos um alto nível de atendimento, a equipe passou por constantes treinamentos internos e externos, trabalhando sempre para a melhoria nos processos.
Com essas informações em mãos, partimos para o estudo do mercado e a possibilidade de vendas do mesmo. Começamos analisando a geografia do local e suas peculiaridades.
Primeiramente foi estudada a quantidade base de apartamentos que precisávamos bloquear. Esse estudo é muito importante, para os participantes não ficarem sem apartamentos e para a agência não ter prejuízos futuros com no-show. Após a definição desses números, a equipe de grupos partiu para as cotações, negociações e bloqueios. Foi agendada a visita técnica realizada pela equipe de vendas nos principais hotéis da região, analisando as condições, distância, higiene, segurança, além de outros itens que merecem uma atenção, como o custo x benefício.
Durante todo o evento nossa equipe esteve presente com uma estrutura completa, contendo: banners, computadores e impressoras, à disposição para esclarecer dúvida referente aos serviços prestados.
As negociações com cias aéreas foram através de descontos.
Para o auxílio na obtenção de vistos contamos com parcerias de empresas locais. É sempre importante enfatizar os documentos exigidos para o embarque ao Brasil.
Revertendo o foco para o auxílio à divulgação do evento, desenvolvemos News com tiragens quinzenais, publicamos matérias em mídias sociais (facebook e blog Levitatur), além do evento aparecer em nossa agenda oficial.
Realizamos anúncios no ADWords, sistema de anúncios do canal Google de pesquisa, fazendo que o nosso site aparecesse sempre em segundo lugar, atrás do site oficial do evento. Em nosso site ficou disponibilizado todos os produtos totalmente on-line, como passagem aérea, traslados, hotelaria, passeios; gerando uma maior comodidade e economia para o cliente, pois além das reservas, conseguia fazer o pagamento através de boleto ou cartão de crédito, sem sair de casa, a qualquer hora do dia e com segurança.
Para os processos de vendas não acumularem, assim que os serviços eram confirmados, enviávamos voucher do hotel, traslado e eticket por e-mail, solicitando que os clientes confirmassem o recebimento do mesmo, sendo estabelecidas duas situações:
1. Patrocinados pelo evento – enviado no ato da emissão;
2. Congressistas – enviado pós- confirmação do recebimento do pagamento;
Todas as comercializações foram controladas por um sistema de reservas, sendo acompanhados pela diretoria através de diversos modelos de relatórios e planilhas.
Abordado todos os aspectos, finalizaremos com o fechamento do evento, relatado no próximo item.

Galeria de imagens
Relatório Online
News
News
   

 

No evento, superamos nossas expectativas pautadas:

- satisfação de nossos clientes
Acreditamos que a transparência e reuniões realizadas foram importantíssimas para alinharmos os itens e atender em todos os quesitos propostos.

- viabilização
Não tivemos problemas com falta de hospedagem para congressistas.
Nossa equipe estava no centro de convenções e nos principais hotéis, isso facilitou para que os problemas encontrados fossem resolvidos imediatamente.

- fidelização
O evento fortaleceu nossa parceria com a SOGESP e gerou a continuação no atendimento dos eventos da Associação e no atendimento corporativo da mesma.

- lucratividade
Pelas antecipações nas negociações, conseguimos ótimos preços, muito abaixo do mercado, o que gerou uma maior movimentação com a nossa empresa.


ESTUDO DE RESULTADO:

Congressistas
No ano de 2012, as reclamações do evento referiu-se aos palestrantes que não se hospedaram no hotel oficial por falta de disponibilidade. Ja nessa edição de 2013, solicitamos aos organizadores a possibilidade de nossa intermediação nesse quesito, estudando as possibilidades e assumindo o risco de um número maior de apartamentos.
Como era de se esperar, foi convidado um número maior de palestrantes e patrocinados, e como realizamos um RSVP ativo, conseguimos hospedar todos os membros no hotel oficial, e trabalhando com a antecipação reduzimos a quantidade de no-show, assim como a redução de custos com shuttle que nesse ano não ocorreu.
- aumento nos números comparados a edições anteriores;
Comparado com a edição anterior, tivemos um grande aumento no número de hospedagens, assim como no aumento de emissões de passagens aéreas, graças a uma campanha interna de incentivo aos funcionários e treinamentos constantes.
Além disso, não tivemos problemas com as empresas de transfer e com atrasos de passagens aéreas.
Para nós é importantíssimo deixarmos os clientes bem informados, e enfatizar sempre no detalhamento dos dados importantes, como horários de check-in e check-out, categorias dos hotéis, distâncias, entre outros.

- lucro para a empresa;
Pelas nossas negociações, conseguimos ótimas negociações e com isso nossa lucratividade foi maior pois conseguimos jogar um markup e ainda manter valores abaixo do mercado. Com essa lucratividade maior, geramos uma renda maior que conforme contrato foi repassada a comissão organizadora, gerando renda ao evento.

- divulgação positiva de nossa logomarca;
Na pesquisa de satisfação do próprio evento, apesar de acompanharmos reclamações diretas referente ao local de estadia de alguns hóspedes, não foi mencionada negativamente nossa empresa, e o público deste segmento passou a aderir outros eventos na agência.
Em nossa campanha de incentivo interna também não foi constatada reclamações pertinentes ao evento, o que para a equipe Levitatur demonstra que nosso esforço para que tudo desse certo foi recompensando.

- Números do evento:
2034 diárias
0012 hotéis

 
  • contato: (11) 2538-4156 - (11) 7377-8878