Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 16ª Edição

Case: 12º CONGRESSO PAULISTA DE ANESTESIOLOGIA - COPA
Candidato: Levitatur Viagens
Cliente: Sociedade de Anestesiologia do Estado de São Paulo - SAESP
Segmento: Serviços
Estado: SP
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos
Mais um ano de parceria

Levitatur Agencia de Turismo Oficial do Evento
A Levitatur conta com mais de 08 anos de experiência e foco em eventos. A cada ano somos agência de turismo oficial de mais de 100 eventos, nacionais e internacionais.
Nesses anos, conseguimos conquistar:
Selo de Qualidade Abeoc (Parceria SEBRAE);
Jacaré de Ouro com case: XVI Congresso Brasileiro de Reprodução Assistida
Jacaré de Prata com case: 11º Congresso Paulista de Anestesiologia e 48º Jornada de Anestesiologia do Sudeste Brasileiro
Jacaré de Bronze com cases: XVIII Congresso Paulista de Obstetrícia e Ginecologia e XII Congresso Paulista de Urologia
Nossa missão é satisfazer nossos clientes por meio da excelência e qualidade no atendimento personalizado de serviços em eventos, viagens corporativas e a lazer, com um modelo de gestão focado na transparência e no respeito aos nossos clientes, colaboradores e fornecedores.
Nossa Visão: ser a agência de viagens referência no Brasil e Exterior, através de nossos serviços de logística para eventos, lazer & viagens corporativas até 2020.
Nossos diferenciais: oferecemos um sistema gerencial online com toda a movimentação do evento; desenvolvemos aplicativo mobile gratuito ao evento; realizamos a visita técnica ao local do evento e arredores; atendimento personalizado aos clientes; profissionais especializados na logística do evento; website online; atendimento 24horas emergencial; telefone direto e toll free; equipe presente nos eventos.
Sociedade de Anestesiologia do Estado de São Paulo (SAESP)
A SAESP é uma sociedade civil sem fins lucrativas que tem como objetivo oferecer aos médicos anestesiologistas informações e serviços para seu aprimoramento técnico e científico, além de auxilio em questões ligadas a defesa profissional.
Sua missão é focada em fomentar a excelência na prática da anestesia e segurança do paciente, através de educação, pesquisa, desenvolvimento profissional e aprimoramento das condições de trabalho, promovendo a participação e o reconhecimento da sociedade civil.
Já sua visão está atrelada a proporcionar valor e reconhecimento a anestesiologia e suas áreas de atuação, por influenciar programas de formação profissional e políticas públicas para a promoção da saúde, em parcerias para o aperfeiçoamento da prática médica.
Ficha Técnica do Evento:
Título: 12 Congresso Paulista de Anestesiologia
Local do Evento: Transamérica Expo São Paulo
Data: 23 a 26 de abril de 2015
Periodicidade: Anual
Abrangência: Nacional
Inscritos: 2.500
Expositores: 41

Galeria de imagens
Equipe Levitatur
Site Evento
News de divulgação do evento
Divulgação no Site
 

 

O primeiro desafio foi continuar atendendo as expectativas diárias da Sociedade, através das viagens corporativas. Com isso, tivemos a reunião para recebermos a autorização para trabalharmos como agência de turismo oficial pelo 3 ano consecutivo.
Com isso partimos para a segunda fase, entender as novas necessidades do cliente e trazer inovações para o mesmo. Com isso elaboramos o projeto para novamente superar as expectativas e implementar o projeto entre nossos colaboradores responsáveis pelo evento.
Para isso, montamos um cronograma com análise geográfica do local; identificação e contratação de prestadores de serviços com um bom custo benefício ao evento; treinamento da equipe; estratégia de comunicação e marketing; nomeação de uma equipe interna para implementar ideias, aprimorando formatos, agilizar processos, reduzir custos; visitas técnicas ao local para rever a parte de infra-estrutura, sempre com o objetivo de satisfazer nosso cliente e todos os envolvidos.
A Sociedade optou também por continuar a realizar o mesmo no Expo Transamérica pelo 3 ano consecutivo, devido as facilidades e parceria tanto do Expo com do Hotel Transamérica São Paulo; além claro de toda a infra estrutura da região que conta com hotéis e bons restaurantes.
O evento pode contar com 37 conferencistas internacionais, aproximadamente 2.500 profissionais e 41 expositores, mostrando que o desejo por uma atualização científica permanece, pela valorização do médico anestesista e pela segurança do paciente.

Galeria de imagens
Expo Transamerica - Local do Evento
Hotel Oficial do Evento - Expo Transamerica
Visita Transamerica Chácara Santo Antonio
Visita Blue Tree Verbo Divino
Visita Tryp Nações Unidas
Visita Estanplaza International
Visita Intercity Premium Nações Unidas
Ibis São Paulo Morumbi e Ibis Budget
   

 

Por ser um evento por adesão, onde cada participante arca com suas despesas com transporte, hospedagem e alimentação, o primeiro desafio está em garantir com que esses itens acima não afetem a participação ao evento.
Com isso, estudamos primeiramente as possibilidades de locomoção, seja por via terrestre ou aérea. Depois partimos para as negociações com os fornecedores de descontos para os participantes do evento.
Depois em visita técnica e já entendendo o público do evento, assim como os números do ano anterior, partimos com o objetivo de negociar hotéis 5 estrelas, assim como bem econômicos para os residentes e expositores e garantir que tenha apartamentos para todos. Com isso assinamos contrato com a hotelaria local, pagando adiantado os mesmos e assumindo o risco em caso de não venda.
Outro desafio é a comercialização dos produtos ofertados e o auxílio ao evento na divulgação do mesmo e ai entram as nossas estratégias:
Acompanhamento quinzenal junto a organização do evento para entender como o mesmo está progredindo e nos mantendo atualizado sobre tudo o que irá ocorrer no evento;
Sistema Gerencial online para a organização do evento acompanhar como estão as vendas através da agência e confrontar informações para ambas as empresas terem uma melhor visão do evento;
Site on-line com todos os produtos comercializados pela empresa para facilitar a compra e diminuir custo de ligações para os congressistas;
RSVP para todos os mailings disponibilizados e acompanhamento do mesmo;
Disparo de News para todos os mailings;
Postagens em Blogs e demais mídias sociais, como facebook.
Outro desafio e não menos importante atrela-se aos fornecedores locais e com isso, primeiramente temos a reunião, depois assinamos o contrato e com isso enviamos rooming list quinzenal para acompanhamento de nossas vendas. Sempre enviamos um equipe no local alguns dias antes do evento para que essas listagens sejam confrontadas com os mesmos, evitando erros e dúvidas.
Os desafios não param por ai, esse evento a Sociedade oferece shuttle por todos os hotéis divulgados, além de uma linha com saída do metrô Paraíso e portanto esse é uma das nossas maiores preocupações: estudar bem o evento para não contratar carros a mais e com isso gerar um prejuízo para o evento e por outro lado, não contratar carros a menos e gerar reclamações dos congressistas pela falta do veículo ou atraso dos mesmos.
Com isso contratamos 01 coordenador que fica conosco todo tempo, coordenando os staffs que também contratamos para cada hotel; deixamos placas de identificações em todos os hotéis um dia antes do início do evento, constando os números de telefones dos responsáveis pelo evento na Levitatur; a Sociedade inclui os horários na programação do evento entregue a todos os participantes; inclui os horários também no aplicativo para acesso a todos que baixarem o mesmo; garantindo assim informação de diversas formas a todos os congressistas.
Com as informações a todos vem o desafio das entradas e saídas dos veículos nos horários de pico, assim como o embarque de retorno para os hotéis que sempre acaba causando grandes aglomerações. Com isso, marcamos reuniões com responsáveis pelo estacionamento; conversamos com todos os motoristas e coordenadores; criamos totens com os horários e pontos fixos de parada durante todo o evento; deixamos sempre carros a mais a disposição se necessário para alguma emergência.

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Divulgação Facebook
News do evento
Linhas de Onibus
Equipe Levitatur local do evento
Banner Evento
         

 

Esse evento superou nossas expectativas e conseguimos agregar ainda mais conhecimento sobre esse segmento e suas peculiaridades.
Parceria entre Levitatur e Sociedade de Anestesiologia do Estado de São Paulo: Acreditamos que a transparência e reuniões realizadas foram importantíssimas para alinharmos os itens e atender em todos os quesitos. A cada ano que continuamos a atender o evento, nos traz mais satisfação por saber que realizamos um bom trabalho e mais conhecimento da área, assim como aproximação com todos da Sociedade e do segmento, como patrocinadores e congressistas.
Hotelaria: Não tivemos problemas com falta de hospedagem para congressistas, participantes e indústria; assim como não tivemos prejuízos com apartamentos.
A hotelaria, principalmente o hotel oficial, já conhece bem esse evento e a cada ano supera as expectativas do público em geral.
Hotel Oficial X Local do Evento: Como ambos são próximos, facilita muito o deslocamento entre os dois; além claro do hotel disponibilizar um serviço de shutte o dia inteiro durante o período do evento.
Números: Pelos contratos firmados e pagos com antecedência, conseguimos ótimos preços, gerando uma grande procura por nossos serviços, além é claro do atendimento personalizado que recebemos elogios.
Shuttle: Todo o serviço funcionou, não recebendo reclamações conforme a própria sociedade nos passou através de uma pesquisa realizada pelos mesmos. Apenas tivemos uma sugestão de deixar disponível um veículo adaptado para pessoas portadoras de deficiências físicas, que no caso desse ano foi um cadeirante.
Satisfação do nosso cliente: Continuaremos como agência de turismo oficial da Sociedade, além de já estarmos nomeamos como agência de turismo oficial para a edição de 2016.

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Produtos Comercializados
Comercialização Hotelaria
Comercialização Aéreo Internacional
Comercialização Aéreo Nacional
 

 

 

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