Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 16ª Edição

Case: XIV JORNADA PAULISTA DE UROLOGIA
Candidato: Levitatur Viagens
Cliente: Sociedade Brasileira de Urologia - Secção São Paulo
Segmento: Serviços
Estado: SP
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos
Evento

Levitatur Agencia de Turismo Oficial do Evento
A Levitatur conta com mais de 08 anos de experiência e foco em eventos. A cada ano somos agência de turismo oficial de mais de 100 eventos, nacionais e internacionais.
Nesses anos, conseguimos conquistar:
Selo de Qualidade Abeoc (Parceria SEBRAE);
Jacaré de Ouro com case: XVI Congresso Brasileiro de Reprodução Assistida
Jacaré de Prata com case: 11º Congresso Paulista de Anestesiologia e 48º Jornada de Anestesiologia do Sudeste Brasileiro
Jacaré de Bronze com cases: XVIII Congresso Paulista de Obstetrícia e Ginecologia e XII Congresso Paulista de Urologia
Nossa missão é satisfazer nossos clientes por meio da excelência e qualidade no atendimento personalizado de serviços em eventos, viagens corporativas e a lazer, com um modelo de gestão focado na transparência e no respeito aos nossos clientes, colaboradores e fornecedores.
Nossa Visão: ser a agência de viagens referência no Brasil e Exterior, através de nossos serviços de logística para eventos, lazer & viagens corporativas até 2020.
Nossos diferenciais: oferecemos um sistema gerencial online com toda a movimentação do evento; desenvolvemos aplicativo mobile gratuito ao evento; realizamos a visita técnica ao local do evento e arredores; atendimento personalizado aos clientes; profissionais especializados na logística do evento; website online; atendimento 24horas emergencial; telefone direto e toll free; equipe presente nos eventos.
RV Mais Promoções e Eventos
A Rv Mais, organizadora do evento, soma 20 anos de mercado, com muito talento e disciplina, assim como conceitos inéditos e estratégias bem definidas. Além disso conta com uma equipe dedica e sempre atenta a todos os detalhes pertinentes a realização de um excelente evento, atendendo de maneira eficiente do início ao fim do evento, entendendo as necessidades do cliente, abrangendo planejamento, produção operacional e acompanhamento de todo o projeto.

Ficha Técnica do Evento:
Título: XIV Jornada Paulista de Urologia
Local do Evento: Campos do Jordão Convention Center
Data: 23 a 25 de abril de 2015
Periodicidade: Bienal
Abrangência: Nacional

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Equipe Levitatur
       

 

O desafio começa em atender as necessidades do cliente diariamente em suas solicitações corporativas e com isso participarmos da concorrência para agência de turismo oficial do evento. Realizamos reuniões e enviamos a proposta, posteriormente o contrato com todos os benefícios que uma agência pode proporcionar ao evento, e garantir com que o mesmo seja um sucesso.
Com a nomeação da agência de turismo como oficial pelo 4 ano consecutivo, entendendo as novas necessidades do cliente e trabalhando para buscar mais uma vez a excelência na entrega de nosso trabalho, elaboramos um projeto e repassamos aos colaboradores nomeados a cuidarem do mesmo.
Montamos um cronograma com análise geográfica do local; identificação e contratação de prestadores de serviços com um bom custo benefício ao evento; treinamento da equipe; estratégia de comunicação e marketing; nomeação de uma equipe interna para implementar ideias, aprimorando formatos, agilizar processos, reduzir custos; visitas técnicas ao local para rever a parte de infra-estrutura, sempre com o objetivo de satisfazer nosso cliente e todos os envolvidos.
O evento permaneceu na mesma cidade das edições anteriores: Campos do Jordão e a Sociedade optou por continuar realizando o mesmo no Campos do Jordão Convention Center, assim como permaneceu com o mesmo hotel oficial: Grande Hotel Senac Campos do Jordão, o que nos facilita e muito por já termos conhecimento e relacionamento com ambos.

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Cidade Sede do Evento - Campos do Jordão
Proximidades do Evento
Local do Evento
Local do Evento - Interno
 

 

Por ser um evento por adesão, onde cada participante arca com suas despesas com transporte, hospedagem e alimentação, o primeiro desafio está em garantir com que esses itens acima não afetem a participação ao evento.
Com isso, estudamos primeiramente as possibilidades de locomoção, seja por via terrestre ou aérea. Depois partimos para as negociações com os fornecedores de descontos para os participantes do evento.
Por ser um local distante dos aeroportos, montamos linhas regulares de transfer, saindo dos dois aeroportos em horários e datas específicas.
Depois da visita técnica nos hotéis e já entendendo o público do evento, assim como os números dos eventos anteriores, começamos a negociar hotéis de todas as categorias, assinando contrato com os mesmos e pré pagando para garantir os valores.
Consequentemente outro desafio foi a comercialização dos produtos que assinamos os contratos e para isso entra as nossas estratégias de para a comercialização:
Acompanhamento quinzenal junto a organização do evento para entender como o mesmo está progredindo e nos mantendo atualizado sobre tudo o que irá ocorrer no evento;
Sistema Gerencial online para a organização do evento acompanhar como estão as vendas através da agência e confrontar informações para ambas as empresas terem uma melhor visão do evento;
Site on-line com todos os produtos comercializados pela empresa para facilitar a compra e diminuir custo de ligações para os congressistas;
RSVP para todos os mailings disponibilizados e acompanhamento do mesmo;
Disparo de News para todos os mailings;
Postagens em Blogs e demais mídias sociais, como facebook.
Outro desafio e não menos importante atrela-se aos fornecedores locais e com isso, primeiramente temos a reunião, depois assinamos o contrato e com isso enviamos rooming list quinzenal para acompanhamento de nossas vendas. Sempre enviamos um equipe no local alguns dias antes do evento para que essas listagens sejam confrontadas com os mesmos, evitando erros e dúvidas.

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Hotel Oficial - Grande Hotel Campos do Jordão
Hotel Serra da Estrela
Hotel Estoril
Hotel Bologna
Pousada Italia Eleganza
Pousada Villagio Italia
News do evento
Divulgação Facebook
Atendente no Local do Evento
Nossa outra atendente no local para auxiliar
         

 

Esse evento superou nossas expectativas por mais um ano e com a experiência de 4 anos consecutivos como agência de turismo oficial do evento e oficial da Associação, agregamos ainda mais ao evento:
Parceria entre Levitatur, Rv Mais e Sociedade Brasileira de Urologia Secção São Paulo: Acreditamos que a transparência e reuniões realizadas foram importantíssimas para alinharmos os itens e atender em todos os quesitos. A cada ano ficamos mais satisfeitas com a parceria e o trabalho realizado.
Hotelaria: Não tivemos problemas com falta de hospedagem para congressistas, participantes e indústria; Lotamos diversos hotéis da cidade e não tivemos reclamações quanto aos mesmos pois todos estavam bem cientes das categorias, assim como do que os hotéis ofereciam pela transparência das informações em nosso site.
Hotel Oficial X Local do Evento: Os shuttles ofertados por nós ajudou e muito na locomoção dos palestrantes;
Traslado Regular Aeroportos: Esse serviço foi um sucesso de vendas e acabamos abrindo novos horários devido a demanda.
Números: Pelos contratos firmados e pagos com antecedência, conseguimos ótimos preços, gerando uma grande procura por nossos serviços, além é claro do atendimento personalizado que recebemos elogios.

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Matéria sobre o Sucesso do Evento
       

 

 

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