Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 16ª Edição

Case: EXPEDIÇÃO INOVAÇÃO | HYDRONORTH
Candidato: Atmosfera Eventos
Cliente: Hydronorth
Segmento: Eventos
Estado: SP
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos
Expedição Inovação | Convenção Hydronorth 2014

:: Sobre a hydronorth ::

A Hydronorth é a empresa líder no marcado nacional de Resinas Impermeabilizantes. Nasceu em 1981 fabricando produtos de limpeza e manutenção industrial e seu fundador,e o Sr. Amado Góis, identifica uma necessidade não atendida no mercado: a proteção de telhados. Desenvolveu então a Resina Acrílica Impermeabilizante, criando uma nova categoria de produtos no mercado nacional. Hoje a Hydronorth atua também no segmento de tintas e ocupa a segunda posição na categoria de tintas para pisos, com a marca Novopiso, e é líder nacional na categoria de texturas com a marca Graffiato. A empresa sempre buscou se diferenciar no mercado com produtos inovadores, e atualmente é a primeira e a única empresa do setor que possui uma linha completa de tintas sustentáveis, a Linha Ecopintura. Recentemente também inovou no segmento de vernizes, lançando a Resina Madeira Hydronorth. A empresa emprega hoje 240 funcionários e está entre as 10 maiores do país quando considerado o mercado total de tintas.
Após 3 anos sem realizar uma convenção de vendas, a Hydronorth convidou pela primeira vez uma agência de eventos para auxiliá-la na idealização, formatação e execução da sua convenção nacional. A Atmosfera Eventos participou de todas as etapas deste evento inteiramente customizado e repleto de pequenos detalhes cuidadosamente planejados para atender as necessidades do cliente.


Ficha técnica:

Título: Convenção Hydronorth 2014
Tema: Expedição Inovação
Número de Participantes: 120
Local: Hotel Eldorado Atibaia | Atibaia SP
Data: 14 a 17 de agosto de 2014
Abrangência: Nacional

Galeria de imagens
Email com informações gerais sobre o evento
Expedição Inovação
Email teaser | Trabalho em equipe
Força de Vendas Hydronorth
 

 

:: Situação | Briefing ::
A Hydronorth não realizava convenção nacional há mais de 3 anos. Porém, diante dos novos desafios e do planejamento da empresa, a diretoria percebeu que precisaria treinar e motivar a sua força de vendas para conseguir alcançar as metas traçadas.

Em sua grande maioria, a força de vendas trabalha com várias marcas além da Hydronorth e considera a linha da empresa complemento de renda. A equipe precisa passar a confiar e acreditar mais na linha de produtos que têm em mãos e criar um sentimento de equipe para poder fazer a empresa crescer cada vez mais.

OBJETIVOS DIRETOS:
- Impulsionar e apoiar a execução do "5 years plan"

OBJETIVOS INDIRETOS:
- Aproximar a marca da Hydronorth ao público alvo e criar sentimento de equipe.
- Interagir com o público alvo buscando a troca de informações e engajá-los para o crescimento da
empresa.
- Transmitir e reforçar junto ao público os conceitos e diferenciais da marca Hydronorth.
- Disseminar conceitos e técnicas de vendas e combate de objeções.
- Trabalhar atributos e benefícios da linha de produtos Hydronorth.
- Testar os conhecimentos adquiridos.
- Fazer com que o público alvo coloque energia e foco no que realmente interessa.
- Engajar a equipe na cultura de inovação da empresa, buscando soluções diferenciadas e crescimento da empresa.
- Realizar um evento de forma diferenciada – buscando sair do tradicional formato de sala plenária.
:: Recepção do evento ::
Realizamos o evento no Hotel Eldorado Atibaia (SP). Para os representantes que chegariam usando transporte aéreo tivemos opções de voo de campinas ou congonhas, facilitando o deslocamento. Ao chegarem nos aeroportos, os participantes foram recebidos por uma equipe de transfer e levados até o hotel.
Na recepção do hotel montamos uma mesa com um welcome coffee e uma recepcionista orientava os participantes para retirarem suas chaves. Nos quartos os participantes receberam seus kits com: camisetas, carta de boas vindas, cronograma de atividades, bandana, bússola, além da primeira edição do Diário de Bordo. A programação do dia era livre de modo que os participantes pudessem descansar e aproveitar um pouco a estrutura do hotel.

:: Expedição Inovação::
Inovação não é apenas o tema central da Convenção Hydronorth 2014. A inovação – como conceito e como prática cotidiana – será implementada de modo constante e consistente em todos os departamentos como forma de assegurar que a empresa mantenha-se competitiva em um mercado cada vez mais acirrado.
É importante entender que inovar não significa necessariamente criar, inventar algo novo. Inovação pode estar relacionada a processos, métodos e conceitos, além, é claro, de novos produtos ou tecnologias. Inovar é estar aberto a adotar novos caminhos e pronto a enfrentar os desafios que surgirem. Inovação é sinônimo de ousadia, convicção, autoconhecimento, visão amplificada de coragem, além de muito suor.
A História é rica em exemplos. Dentre eles a expedição que resultou no descobrimento da América, que nos permite grandes reflexões e nos inspira pela coragem, determinação e ousadia. O que era para ser a busca de um novo caminho para as Índias acabou se transformando na descoberta do Novo Mundo, um feito que acabou por mudar para sempre o mapa do Planeta.
E toda conquista envolve mudanças, que nos forçam a sair de nossa zona de conforto.
Sabemos que os ventos por vir não são favoráveis. A Hydronorth, porém, está navegando de forma segura em meio à tempestade e se fortalecendo para a grande jornada até 2018, conquistando novos territórios e mercados e se consolidando como uma indústria inovadora e reconhecida como uma das melhores empresas do mercado em que atua.

:: Primeiro dia – a Nau Hydronorth ::
O primeiro dia da Expedição Inovação foi marcado pela motivação e por uma série de importantes novidades. Na abertura dos trabalhos, a sala recebeu um ar de teatro, com cenografia, iluminação, fumaça e m;usica. A equipe foi recebida ao som de Vangelis (1492) e então o ator e consultor Tony Correia levou a todos a uma viagem no tempo, a bordo das caravelas, e na rica cultura lusitana e brasileira, com citações de grandes escritores e poetas da língua portuguesa. A mensagem de Correia é direta: navegar é preciso.
Ele convidou os mais de 120 integrantes da plateia a se tornarem a tripulação da nau Hydronorth.
Entre o sonho e a sua concretização, há que se cuidar da precisão do que se vai realizar. Por isso, navegar deve ter essa característica, ou seja, ela deve ser precisa. “É o que estamos fazendo aqui”, explicou Correia, referindo-se à convenção como um todo. E acrescentou: “Não podemos dirigir o vento, mas podemos ajustar as velas”.
Após a aplaudida apresentação, a equipe recebeu as boas vindas do fundador presidente do conselho de administração da empresa, Amado Góis.
Na parte da manhã iniciou-se a apresentação de produtos em plenária com apresentação de lançamentos e complementos de linha. Para verificar se a equipe havia absorvido as informações transmitidas, ao término das apresentações de produtos era aplicado de forma divertida e descontraída um uso de sistema de votação em tempo real com os principais pontos da apresentação. Para responderem, os participantes receberam um “keypad wireless” onde poderiam responder e o resultado geral era transmitido instantaneamente. Com essa avaliação foi possível esclarecer eventuais dúvidas e deixar o treinamento extremamente eficiente.
Após o almoço a equipe retornou à plenária com as bandanas coloridas que haviam recebido em seus quartos.
A programação para o período da tarde teve por objetivo integrar a equipe e reforçar alguns complementos de linha existente, assim como trabalhar atributos e benefícios dos produtos da Hydronorth. A empresa desejava uma interação diferente, aproveitando o amplo espaço verde do hotel. Para conseguirmos atender as premissas do cliente, criamos uma dinâmica externa, mesclando atividades de outdoor training com aplicações práticas de produtos da empresa. Os 120 colaboradores foram previamente divididos em 6 grupos de 20 e identificados pela cor da bandana. Para a atividade preparamos um percurso com atividades diversas. Com o auxílio de um mapa, as equipes deveriam percorrer 6 estações de trabalho. Na dinâmica, os participantes poderiam aplicar na prática os produtos da empresa e de seus principais concorrentes e sentirem os diferenciais de cada um dos itens. Ao término da atividade o grupo teria uma pequena avaliação múltipla escolha sobre o que fora apresentado naquela estação. Intercalando as práticas de produto, inserimos atividades vivências outdoor junto com a equipe da Sagatrek. As equipes tinham 30 minutos por estação e ganharia a equipe com melhor pontuação somando as respostas sobre produtos e a execução das dinâmicas outdoors.
Após 3 horas de atividade as equipes retornaram em plenária, onde foram repassados os principais pontos da atividade, sanadas as dúvidas sobre os produtos e revelado qual grupo foi o vencedor.
Todo o grupo foi convidado para jantar no restaurante reservado do hotel onde encontraram uma decoração temática da expedição inovação. Além da comunicação visual, produzimos toalhas personalizadas com o material de comunicação da convenção além de uma decoração de mesa inspirada em elementos náuticos.
Durante a noite, foi redigido o novo Diário de Bordo e, de madrugada, a entrega dos exemplares em todos os quartos, resumindo as atividades e reforçando as principais mensagens do dia e passando informações para o dia seguinte.


:: Segundo dia – Ajustando as velas ::
Para o segundo dia, a equipe foi recebida em plenária com a exibição de um vídeo temático da convenção, convidando os participantes para a continuação da Expedição.
Neste dia foi realizado o lançamento de um novo produto para a área comercial. A expectativa era grande e a direção da empresa queria que essa experiência também fosse diferenciada e acima de tudo, descontraída. Para explicar o conceito por trás do lançamento montamos uma mesa redonda mediada pelo Tony Correia, em formato de talk show, com a participação do CEO da Hydronorth e dos diretores de marketing, comercial e de produtos. Durante o bate papo conduzido pelo mestre de cerimônias, a equipe abordou o cenário macro, as estratégias da empresa para conseguir atingir as metas do seu 5 years plan, chegando ao nicho de mercado em que estariam atuando com o novo produto: a resina para madeira.
Como se fosse um programa de auditório, para apresentarem os materiais de PDV, a área de produto encenou uma esquete teatral na qual mostraram os novos materiais de apoio de vendas e o produto em si. A encenação, além de divertida, permitiu apresentar na prática e de forma muito bem assimilada um dos principais diferenciais do produto: a redução de estoque no PDV.
Para consolidar os diferenciais e atributos da resina para madeira, mais uma vez apostamos a experiência prática e criamos uma sala laboratório inteiramente ambientada para esse produto. No local a equipe pode visualizar materiais de PDV, latas, madeiras com aplicação da resina, e por fim, aplicar a resina em amostras de madeira. Com essa experiência, ficou mais natural para a força de vendas trabalhar os atributos e benefícios do lançamento no momento da venda.
Mais uma vez o questionário em tempo real foi buscando corrigir eventuais erros e complementar o treinamento.
Após o almoço as equipes teriam que discutir estratégias e metas comerciais. Para essa atividade as regionais de vendas foram divididas em salas diferentes para que a discussão fosse focada na realidade de cada regional.
Ao término do dia, o consultor Tony Correia fez uma apresentação final, resumindo a viagem da equipe ao longo dos 2 dias intensos de treinamento. Assim como em sua abertura, a reflexão final do consultor abrilhantou o evento com poesia e arte, reforçando as mensagens principais que buscamos transmitir ao longo do evento.
Para finalizar a convenção, durante o último jantar com direito a música ao vivo, a empresa realizou a premiação dos melhores desempenhos do ano anterior, com entrega de troféus aos destaques.
Mais uma vez, após a confraternização, todos os quartos receberam mais uma edição do Diário de Bordo com o resumo do dia e com as informações sobre o check out e transfer ate o aeroporto.

Galeria de imagens
Welcome coffee no check in
Kit Convenção nos quartos dos participantes
Abertura da Sala Plenária | Música, fumaça e suspense
Abertura: Navegar é Preciso
Poesia e teatro abrem o evento
Ator e consultor Tony Correia encanta participantes
Boas vindas do fundador da empresa | Amado Goes
Fala do presidente
Outdoor Training | Desafio do baril
Estação prática | Novo piso
Estação prática | Resina alta performance
Equipe branca recebe treinamento sobre resina alta performance
Outdoor Training | Desafio do sino
Outdoor Training | Desafio do remo
Tenda Prático - Explicação sobre tinta para piso
Participante da equipe laranja aplica tinta novo piso
Equipe vencedora: atividade mesclou outdoor training e aplicação prática de produtos
Mesa redonda | Mercado de vernizes
Mesa redonda | mediação pelo ator e consultor Tony Correia
Esquete | Resina para madeira Hydronorth - diferenciais no PDV
Momento de descontração durante o esquete
Ambientação sala prática | Resina para madeira Hydronorth
Laboratório resina para madeira | demonstração do produto
Representante comercial aplica resina em amostra de madeira
Musica ao vivo | Estilo foi avaliado na pesquisa pré evento
Jantar de confraternização
       

 

:: Avaliação Pré Evento ::
Como a empresa estava há 3 anos sem realizar uma convenção de venda, procuramos pesquisar ao máximo qual era o perfil do nosso público e avaliar quais ferramentas poderíamos sugerir ao criamos o cronograma de atividades. A pesquisa teve por objetivo avaliar o clima organizacional da empresa e avaliar o perfil pessoal. De posse dessas informações, pudemos formatar a convenção com maior adequação possível e menor margem para insatisfação dos participantes.

:: Pesquisa em tempo real::
Um dos objetivos traçados para o evento era testar o conhecimento da equipe e verificar se os conceitos foram fixados e assimilados. Para tal, fizemos uso de uma ferramenta de pesquisa em tempo real. A cada módulo temático na plenária, os participantes respondiam a um questionário elaborado pela organização. Sempre que as respostas tinham um menor índice de acerto, o conteúdo era reforçado pelo apresentador. Os questionários serviram também como um instrumento de descontração e interação com o público, por fazerem uma mescla equilibrada entre perguntas bem-humoradas e questões técnicas.

:: Diário de bordo - redação, impressão e entrega ::
Devido a uma pane na internet do hotel durante o período da convenção não conseguimos usar a fan page e o hotsite criados especialmente para o evento. Como solução elaboramos um veículo de comunicação próprio e exclusivo. O Diário de Bordo teve três edições, todas produzidas durante a preparação e a execução do evento, reforçando as mensagens passadas no dia.
O desafio para nossa equipe enxuta era realizar cobertura jornalística, fotografia, redação, diagramação e impressão desse material, sempre após o término das atividades de forma a entregar o material antes do dia seguinte.


:: Cenografia; Montagem e desmontagem das salas ::
Devido a limitação para montagem das salas em decorrência de outro evento no hotel, tivemos que planejar e preparar todo o material das salas com antecedência de modo que pudesse ser montado e desmontado em questão de algumas horas. O material foi preparado em Cambé e levado pela careta do cliente até o local do evento. Para otimizar os recursos, aproveitamos ao máximo as embalagens dos produtos para compor a cenografia do evento. Todas as estruturas tiveram que ser pensadas para que 2 pessoas pudessem facilmente desmontar e deslocar os materiais.


:: Laboratórios de aplicação e dinâmica externa ::
Após definidos quais os pontos que o cliente gostaria de passar durante a convenção e alinhar as mensagens às expectativas da força de vendas, tivemos o desafio de transmitir as informações fora de sala planária. Com base na avaliação pré evento, detectamos que o público era em sua maior parte praticante de algum esporte. Paralelamente, detectamos que muitos não tinham consolidado os principais benefícios/diferenciais dos produtos. Com isso optamos por criar uma dinâmica externa, em grupos de até 20 pessoas, onde mesclaríamos atividades de team bulding, à atividades técnicas. No lugar de slides com atributos dos produtos, criamos mini laboratórios de aplicação prática dos produtos e dos principais concorrentes. A estrutura foi pensada para que a cada 30min, trocássemos as paredes e pisos para que o novo grupo pudesse aplicar os produtos.

:: Lançamento da resina para madeira ::
O lançamento do novo produto deveria seguir a mesma linha das demais experiências que oferecemos à área comercial. Por essa razão, para a segunda parte do lançamento criamos em uma sala um espaço onde pudéssemos expor os novos materiais de PDV, madeiras com a aplicação da resina, além de permitir que os participantes pudessem aplicar o produto e testar a mistura do pigmento na resina incolor. Para que a experiência fosse mais proveitosa, dividimos a equipe em dois grupos de 60 participantes e enquanto um grupo ficou na plenário esclarecendo dúvidas o outro se dirigiu ao nosso laboratório de aplicação para ver e sentir a aplicação do novo produto.

Galeria de imagens
Carreta com materiais cenográficos pré produzidos na matriz (cambé pr)
Diário de bordo - produzido diariamente resumindo os principais pontos do dia
Materiais das estações práticas produzido de forma agilizar as montagens e desmontagens
Montagem das estações de aplicação prática - ambientação
Detalhe da decoração: toalha em tecido impresso; navio e triedro
Ambientação sala prática de resina para madeira.
Regionais de vendas divididas em salas de trabalho
Dinamica outdoor
   

 

:: 100% de expectativas correspondidas ::

A pesquisa pré evento foi fundamental para definir o conteúdo da convenção, alinhando as necessidades da empresa às expectativas da força de vendas.
Todos os itens da convenção foram avaliados ao longo do evento.
Os resultados mostraram que 100% do público considerou que a convenção atendeu totalmente às suas expectativas. Além disso, considerando uma escala de 0 a 10, sendo 10 excelente, a convenção recebeu uma nota geral 9,3.

Um dos Pontos Alto da convenção destacados pela avaliação foi a dinâmica realizada com outdoor training e prática de produtos.

Em uma pergunta aberta questionamos os participantes sobre o que mais chamou a atenção no evento e a resposta mais citada foi a “organização geral do evento”. Esse ponto se confirma na avaliação em pergunta fechada onde 80% dos participantes considerou a organização excelente e 20% boa.

Da acordo com a Adriana Picoloto - Televendas, Cambé (PR) “A convenção foi bem diferente e muito motivadora. O foco está bem claro. Gostei desse tipo de atividade.” Para Sérgio Asco - Representante, Rio de Janeiro (RJ) – “[o evento foi] excepcional. Tudo que a gente precisava agora temos. Isso demonstra que a empresa cumpre o que havia prometido. As expectativas foram todas superadas.”

De acordo com Marco Kumura, gerente de Marketing da Hydronorth, “[o evento] superou nossas expectativas, pois esperávamos uma simples convenção com reuniões, mas tudo foi feito de forma inovadora, explorando muito bem o tema, envolvendo a todos nas atividades e com um grande índice de aproveitamento. A criatividade empregada neste formato de convenção, mostrou-se muito efetiva.”

:: Resultados práticos ::
Após a convenção a empresa alcançou um nível maior de engajamento desta equipe comercial e conseguiu alcançar as metas de abertura de clientes e introdução de linhas no varejo de tintas e de materiais de construção. No ano da convenção, a empresa atingiu todas as metas estipuladas e conseguiu um aumento considerável do market share nacional na categoria.

De acordo com o gerente de Marketing Marco Kumura, a convenção se pagou ao longo do ano já que a empresa conseguiu engajar a equipe comercial, abrir novos clientes e introduzir novos produtos. Kumura acrescenta que a empresa tem intenção de realizar com maior frequência esse tipo de evento pois mostrou se muito efetivo em termos de comunicação, alinhamento de ações e motivação de todos.

:: Controle orçamentário ::

Em relação ao orçamento deste evento, a agência realizou mais de 20 simulações com um estudo financeiro considerando hotéis e cidades diferentes antes de definirmos o local e estrutura do evento adequados à verba disponível.

Para a convenção Hydronorth tivemos o desafio de realizar o evento com um budget limitado a um investimento de aproximadamente 270 mil reais, sendo:

> Hospedagem: de 120 pessoas ao longo de 4 dias / 3 noites
> Alimentação (240 cafés da manhã, 240 almoços, 480 coffee breaks e 360 jantares)
> Locação de salas (1 plenária + 7 salas secundárias e 1 sala de apoio)
> Locação de equipamento de sonorização e projeção
> Locação de tendas (3 tendas 5x5m)
> Comunicação visual, brindes, cenografia e decoração: toalhas de mesa personalizadas, banners plenária, Banners salas regionais e restaurante; Impressão do diário de bordo; Vídeo temático; Bandanas; Camisetas e polos; Chaveiro bússola; Crachás; Material de papelaria entre outros)
> Locação de sistema de votação em tempo real (120 receptores; 2 diárias)
> Transfers aeroporto - hotel - aeroporto
> Recursos Humanos (Mestre de cerimonias; Dinâmica outdoor; Músicos; Fotógrafo)
> Planejamento e organização

Galeria de imagens
Avaliacão Pos Evento | Dinamica externa
Avaliação Lançamento Resina Madeira
Organização Geral do Evento
Avaliação Pós Evento | Organização geral do evento
 

 

 

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