Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 16ª Edição

Case: SAP FORUM 2015
Candidato: SRCom
Cliente: SAP Brasil
Segmento: Eventos
Estado: SP
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos
Prancha conceito

Sobre a SAP Brasil
A SAP Brasil está entre as mais importantes subsidiárias da empresa em todo o mundo. Com mais de 3.700 clientes, a companhia atua em todo o território nacional apoiada por uma rede de mais de 200 parceiros de negócios. Presente há 20 anos no país, a SAP melhora a vida das pessoas e dos negócios no Brasil, ao abranger desde a operação à análise executiva, e de desktops até dispositivos móveis, a SAP capacita pessoas e organizações a trabalhar juntas e a explorar os negócios com mais eficiência, além de ajudar há 10 anos comunidades carentes no Brasil, impactando mais de 13 mil pessoas. Somando-se à rápida adoção do S/4HANA no país e ao uso inteligente da nuvem, a SAP leva negócios no Brasil para novos patamares .

SRCOM.

A SRCOM acredita que a melhor maneira de fazer uma marca ser lembrada e admirada é aliar as experiências presenciais à emoção.
Nossos eventos fortalecem conexões entre consumidores e empresas, transformam seguidores em fãs e tangibilizam conceitos de forma autêntica.
Nosso mercado: Eventos corporativos e artísticos, convenções, ativações, promoções, feiras, campanhas de incentivo, lançamentos de produtos, showrooms, roadshows, vídeos e até mesmo um pouco de mídia.

SAP FORUM BRASIL 2015 pela SRCOM
Do briefing à execução. Esta frase poderia resumir nosso trabalho. Mas queremos ir além. Queremos explicar detalhadamente tudo o que fizemos para ajudar a SAP neste que é o maior evento de negócios e tecnologia da América Latina ou então, como gostamos de chamar: um showroom épico de soluções de negócios.
Pelo 2º ano consecutivo, a SRCOM foi a responsável por toda o planejamento, criação, captação de parceiros e produção do evento.



Título: SAP FORUM BRASIL 2015.
Tema: Simplifique tudo. Faça mais.
Número de participantes: 12160 participantes.
Local: Transamerica Expo Center, São Paulo, Brasil.
Data: 17 e 18 de março de 2015.
Periodicidade: anual
Abrangência: internacional
Atividades paralelas: tivemos mini eventos durante o SAP FORUM BRASIL 2015 onde clientes especiais eram convidados para tratar de assuntos de sua linha de negócios.
Entidade promotora: SAP Brasil

Galeria de imagens
Showfloor
Palestra Guga
Congresso
Partner Lounge
 

 

Vídeo


Briefing do cliente:

Simplificar o complexo ambiente de tecnologia está se tornando imperativo para que as empresas possam inovar. Por isso, a SRCOM deveria ajudar a SAP a entregar, em 2015, a inovação por meio da simplificação com a seguinte promessa: Simplifique tudo. Faça mais.
Com essa promessa, o SAP Forum Brasil 2015, o maior evento de Negócios e Tecnologia da América Latina, deveria apresentar grandes inovações e objetivos desafiadores em sua 19ª edição.
Os objetivos? O primeiro deles, o de simplificar os processos das empresas e com isso fazer com elas sejam mais eficientes. O segundo, comemorar os 20 anos da empresa no Brasil.

Conceito do evento: Simplicidade, eficiência e inovação. Com essas palavras demos a tônica ao maior evento de negócios e tecnologia da América Latina.

Conteúdo:

O SAP FORUM BRASIL trouxe conteúdo para diversas áreas de negócios, sempre analisando os desafios e necessidades de cada uma delas. No Congresso, foram diferentes assuntos abordados por pessoas que são referências em todas as áreas. Já nos espaços dedicados para cada linha de negócio, os visitantes tiveram a oportunidade de participar de debates com outros profissionais do mercado e de apresentações com keynotes criteriosamente escolhidos para o evento. Tudo isso sempre buscando a simplificação do atual modelo complexo de trabalho que todos vivenciam através da utilização dos produtos e soluções SAP.
Abaixo a situação de mercado de cada área de negócios.
RH: Os desafios do RH são ainda maiores nos dias de hoje. Gerenciar uma nova geração de talentos conectados, recrutar e reter bons colaboradores, oferecer planos de incentivo e criar uma cultura colaborativa saudável são apenas alguns desafios que os gestores enfrentam diariamente.
Marketing: A revolução digital trouxe grandes oportunidades e desafios para o departamento de marketing. As empresas que perceberam o quanto é importante se aliar às soluções tecnológicas para obter melhores resultados já estão à frente de seus concorrentes.
Finanças: A gestão financeira é um dos fatores decisivos para o sucesso de uma empresa. O papel de um executivo de finanças já não é apenas administrativo, este profissional participa ativamente das decisões estratégicas da organização.
TI: O perfil do profissional de TI deixou de ser estritamente tecnológico. Agora, eles passam a contribuir também para as estratégias de negócios das companhias. A importância de profissionais ligados a TI faz crescer o interesse das empresas em investirem nessa área e encontrar um perfil adequado a essa função.
Soluções SAP x cenário profissional
Através destes cenários, apresentamos as soluções SAP através de sessões com especialistas da empresa e clientes convidados que puderam demonstrar como os produtos simplificaram seus processos e os ajudaram a fazer muito mais. De maneira prática e com a apresentação de resultados concretos, pudemos transmitir os objetivos da SAP com clareza e exatidão.



Como respondemos o briefing:


Vamos do começo: para nós, simplificar significava ter no evento:
Showfloor intuitivo, atrativo, descomplicado e inovador;
Conteúdo relevante e integrado ao ecossistema das empresas;
Os keynotes speakers mais importantes do mercado;
Uma programação direta e dedicada a cada área de negócios;
Sustentabilidade, da ambientação ao conteúdo.
Tudo isso em dois dias, 17 e 18 de março, das 8h às 20h.
Juntamos todas as necessidades e criamos um showfloor aberto, sem paredes e 100% funcional.
Dividido em Congresso e Campus, sendo o Congresso o maior espaço do evento (para até 1630) e que no período da tarde era transformado em oito plenárias (para até 240 pessoas cada).
Já os campus tinham auditórios e miniauditórios separados por assuntos específicos com capacidade de 20 até 100 pessoas cada.
O público, que dividia suas atenções entre as dezenas de palestras consecutivas, simplesmente escolhia a mais interessante para sua estratégia e, através de fones de ouvido, sintonizavam a frequência adequada, podendo inclusive optar em que idioma escutá-las, graças a tradução simultânea.
A sustentabilidade também foi um dos focos do showfloor. Pufes, paredes, aparadores e lixeiras foram construídos com material reciclável.
Sobre os 20 anos de SAP no Brasil, o desafio era o de humanizar a marca. E isso foi feito com a apresentação de um vídeo conceito, onde contamos uma história vivida pela maioria de nós e fazendo um paralelo com as empresas brasileiras que utilizam as soluções SAP. Tudo isso para mostrar como a SAP faz parte e simplifica nosso dia a dia.
Tivemos também a presença de Gustavo Kuerten, nosso eterno campeão, que com todo seu carisma contou como a tecnologia o teria ajudado a ter resultados ainda melhores em sua carreira.
Mas estes são apenas alguns exemplos das mais de 300 sessões de conteúdo que as mais de 12 mil pessoas tiveram acesso durante o SAP FORUM BRASIL.
Falando em números, foram utilizados 3 pavilhões, o que significa 18 mil metros quadrados de área. A montagem precisou de 122 horas para ser concluída e contamos com 150 pessoas na equipe de Produção e mais de 2500 em serviços especializados.
Tudo isso para que fossemos capazes de entregar um evento completo, dinâmico, emocional e com conteúdo capaz de satisfazer as necessidades de nosso cliente.

Canais de comunicação utilizados:

Seguindo à risca o conceito NO PAPER utilizado pela SAP, utilizamos a internet como nossa aliada durante a comunicação pré-evento, evento e pós evento.
Os canais: site sapforum.com.br, e-mails marketing, redes sociais (facebook, linkedin, google +, twitter).
Além disso, criamos uma campanha de incentivo para todos os colaboradores da SAP onde os mesmos eram pontuados de acordo com alguns critérios. Todos eles pensados para que os colaboradores virassem embaixadores do evento, convidando e comunicando seus parceiros de negócios sobre o SAP FORUM BRASIL através da utilização das ferramentas digitais da própria SAP e redes sociais.
No pós evento, criamos um relatório online e impresso com absolutamente tudo sobre o FORUM. O material foi distribuído para colaboradores SAP, clientes, prospects e parceiros.
Por que devemos ganhar esta categoria?

São vários os motivos que nos levam a crer que podemos e devemos vencer a categoria. E nada melhor do que os números finais do evento para elencar todas elas!
Overview:
3 pavilhões
18 mil metros quadrados
122 horas de montagem
150 pessoas na equipe de produção
2537 pessoas nas equipes de serviços terceirizados
Público: 12160 visitantes, sendo: 64% TI, 8,8% finanças, 8,7% marketing, 2,7% RH, 2,5% logística, 2,2% compras.
60% do público eram de clientes e prospects SAP, sendo 41% C-Level.
Sessões: total de 530.
Redes sociais: 18,5m de posts, incluindo twitter, facebook e blogs especializados.
Mobile App: 4080 downloads, atingindo o TOP 10 dos apps de negócios mais baixados da Apple Store e primeiro lugar na categoria corporativa do Google Play.

Um dos principais desafios era transformar o SAP FORUM BRASIL em um local intuitivo, silencioso e no qual diferentes visitantes, com interesses distintos pudessem acompanhar as sessões que julgavam serem as mais relevantes.

Para resolvermos estes desafios, criamos um showfloor totalmente aberto, sem paredes e os visitantes recebiam fones de ouvido que continham diversos canais de áudio.
Cada sessão tinha seu canal de áudio específico, além da opção de escutar no idioma do palestrante ou traduzida.

Criamos também um espaço para apresentar alguns showcases SAP e assim, tangibilizar a tecnologia em demonstrações práticas. O espaço era diferenciado dos demais para atrair atenção do público.

Outro desafio era o de tornar o evento mais cool. Nesse sentido, criamos novas cotas de patrocínio que se transformaram em novos espaços de entretenimento, lazer e descanso para os visitantes.

Dentre eles, podemos citar: shoe shine, onde dois engraxates estavam a disposição dos visitantes. Take a break, com água, suco e snacks durante todo o evento. Energy Point, um local de relacionamento e recarga de celulares e tablets. Partner Lounge, um ambiente criado especialmente para os parceiros e patrocinadores, inspirado nos pubs ingleses e com conceito e design sustentáveis. Perfeito para troca de experiências e networking.

Além dos desafios estratégicos, tínhamos ainda o desafio de garantir toda a infraestrutura para um evento de tamanha magnitude.

Nada melhor para comprar que superamos os desafios do que alguns números.

Almoços servidos: 4811
· Carregadores: 236 pax
· Limpeza: 331 pax
· Seguranças: 230 pax
· Brigadistas: 70 pax
· Rádios comunicadores: 210 unidades
· Volumes recebidos na chapelaria: 1030 unidades
· Promotoras: 85/dia
· 1 ambulância basica
· 1 posto de médico avançado
· 1 ambulância UTI
· Registro fotográfico: 2500 fotos no total
· 9 vans de apoio para equipe de produção
· 51 passagens aéreas para palestrantes e equipe SAP de outros estados
. Filmagem para registro e edição de video pós evento.

O resultado de nossa estratégia foi o recorde de participantes únicos em uma edição do SAP FORUM BRASIL: mais de 12 mil pessoas de todas as linhas de negócios, sendo: 64% TI, 8,8% finanças, 8,7% marketing, 2,7% RH, 2,5% logística, 2,2% compras.

Também batemos o recorde de parceiros patrocinadores em todas as edições do evento: foram 70 empresas no total.

E como o SAP FORUM BRASIL é também um evento para geração e aceleração de negócios, não poderíamos deixar esses números de fora.
Foram 428 negócios acelerados durante o evento e 732 novas oportunidades de negócios.


Retorno Ano a Ano

Parceiros patrocinadores

2011: 43 parceiros
2012: 47 parceiros
2013: 54 parceiros
2014: 67 parceiros
2015: 70 parceiros

Público

2014: 7499 visitantes únicos em 3 dias de evento.
2015: 8079 visitantes únicos em 2 dias de evento.

Mídia: crescimento incrível em awareness.
Impactamos mais de 500.000 pessoas em 2015. Em 2014, foram cerca de 400 mil impactos. E o resultado disso foi um grande número de geração de leads e novos negócios.
Leads: mais de 800 (em 2014 foram 550). Negócios: mais de 300 milhões de reais em negócios gerados (em 2014 foram cerca de 271 milhões de reais).

 

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