Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 16ª Edição

Case: CAIS DOS OUROS - XIV ENCONTRO DOS CORRETORES OURO TOKIO MARINE EM PERNAMBUCO
Candidato: Alternativa F Eventos
Cliente: Tokio Marine Seguradora
Segmento: Eventos
Estado: PE
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos

Com mais de 4 anos de atuação em São Paulo e Rio de Janeiro, a Alternativa F Eventos é o remédio anti-insônia e stress em eventos.

A Alternativa F oferece uma equipe de profissionais completa nas mais diversas áreas: planejamento, criação, produção, atendimento, logística e tecnologia.
Desenvolvemos eventos, desde a sua concepção original, até o seu fechamento, com toda a parte orçamentária e de levantamento de custos, comunicação visual, com desenvolvimentos de temas e materiais gráficos, cenografia, roteirização, coordenação e contratação de equipe técnica, atrações, iluminação, decoração, Áudio & Vídeo, mestres de cerimônia, A&B, logística e distribuição de brindes, implementação das mais novas tecnologias do mercado de eventos e transporte.

Entregamos projetos de pequeno, médio e grande porte para empresas de todos os segmentos. Somos indicados para:

- Congressos e Convenções;
- Lançamentos de Produtos;
- Festas de Final de Ano;
- Stands e Feiras;
- Viagens de Incentivo Nacionais;
- Viagens de Incentivos Internacionais;
- Campanhas de Incentivo;
- Ações de Relacionamento;
- Eventos Culturais e Esportivos.

Nossos Clientes: Embratel, Claro, NET, Mills, Globo.com, NBS, CAPEMISA, Tokio Marine, Líder Seguradora DPVAT, Sony, Adidas, Nextel, Santander, Fundação Homem do Mar, Conapra, entre outros.

O evento:
Todos os anos, a Tokio Marine premia seus corretores parceiros, por meio de um ranking baseado em metas. Os vencedores são todos aqueles que atingiram e superaram as metas estabelecidas para o ano em questão. São três grupos de premiados: os Corretores Prata, os Corretores Ouro e os Corretores Diamante, de acordo com o faturamento. Para os Corretores Ouro, como forma de reconhecimento, é oferecida uma viagem para um destino nacional, com direito a acompanhante, e um grande diferencial: a possibilidade de visitar atrações e participar de atividades que não são encontradas em nenhum pacote turístico.

Esta é uma viagem que tem como objetivo a exclusividade e a entrega do sonho.
Este é um prêmio muito visado entre os corretores que trabalham com a Tokio Marine.

Desta forma, a Alternativa F Eventos foi contratada para desenvolver uma viagem de incentivo para Porto de Galinhas, em Pernambuco.

Galeria de imagens
 

 

Todos os anos, a Tokio Marine premia seus corretores parceiros, por meio de um ranking baseado em metas. Os vencedores são todos aqueles que atingiram e superaram as metas estabelecidas para o ano em questão. São três grupos de premiados: os Corretores Prata, os Corretores Ouro e os Corretores Diamante, de acordo com o faturamento. Para os Corretores Ouro, como forma de reconhecimento, é oferecida uma viagem de incentivo para um destino nacional, com direito a acompanhante, e um grande diferencial: a possibilidade de visitar atrações e participar de atividades que não são encontradas em nenhum pacote turístico.

Esta é uma viagem que tem como objetivo a exclusividade e a entrega do sonho.
Este é um prêmio muito visado entre os corretores que trabalham com a Tokio Marine.

A Alternativa F em parceria com a CVC cuidou de toda a operação, pré, durante e pós evento, incluindo transporte, hospedagem, comunicação, cenografia, decoração, passeios, noites temáticas, A&B, premiação, show do Alceu Valença, entre várias outras necessidades.

Isto incluiu cuidar in loco, em Porto de Galinhas e por todos os lugares que passamos, com uma equipe de 60 pessoas (produtores, montadores, coordenadores, guias, garçons, técnicos, etc) de todos os detalhes deste evento que teve um público de 190 convidados.

Também existiu um trabalho de pré-evento muito grande, foram mais de 6 meses de trabalho computando mais de 2.100 horas trabalhadas, 2 visitas técnicas em Pernambuco, mais de 20 reuniões, além da contratação de serviços de 30 fornecedores locais.

Conheça a seguir a viagem como um todo e entenda melhor a nossa operação:

O incentivo teve as características abaixo:
Título: XIV Encontro de Corretores Ouro
Tema: Cais dos Ouros
Objetivos: Fortalecer o relacionamento entre a Tokio Marine e os Corretores, - Valorizar todo o trabalho e os resultados dos corretores e ressaltar a parceria de sucesso entre a Tokio Marine e quem é Ouro
Perfil do Público Alvo: Donos de Corretoras com faturamento entre R$ 1 e R$ 5 milhões, 50% homens e 50% mulheres
Número de ganhadores: 190
Local: Enotel Porto de Galinhas
Data: 16 a 20 de agosto de 2014

1) Conceito
Esta viagem teve um conceito que amarrava todas as ações e eventos sob o olhar do participante. Tudo ali tinha um sentido.

Linha Inspiracional do Conceito:
Para o conceito evitamos seguir o destino como foco principal, por isso, nos inspiramos nos valores de nosso cliente que são segurança e tranquilidade. Para criar um tema lúdico e ao mesmo tempo institucional, trouxemos a palavra Cais para o nome, cujo significado é uma importante estrutura fixa/segura na borda de um porto, localizada em um nível acima da calçada. Com esse significado, conseguimos fazer uma alusão ao nosso evento, tentando trazer, subliminarmente, a mensagem de que ali o participante teria um “porto seguro” de relaxamento, de cultura, de diversão, relacionamento e, acima de tudo, de reconhecimento. Um local e uma experiência criada exclusivamente para quem é Ouro.
Um evento a ser realizado em um Cais exclusivo e único: O “Cais dos Ouros”.

Comunicação Visual:
Após a criação da linha inspiracional, precisávamos de uma comunicação visual forte que nortearia todo o evento. Para esta linha quisemos usar elementos para que pudéssemos diversificar os layouts, para isso, usamos: fonte especial, imagens do hotel com filtro estilo Instagram, elementos náuticos como ancoras e mastros e uma imagem de jangada com as cores do cliente. A ideia desta comunicação foi demonstrar de forma clara e direta o nosso conceito e ser adaptada de forma objetiva e fácil para os mais diferentes tipos de materiais de comunicação.

2) Pré-evento
Foi criado um hotsite da viagem, onde os participantes puderam se informar agenda, ver fotos dos locais, sanar dúvidas sobre vestimentas e clima e colher informações importantes sobre aéreo e transfers.
Além disso, uma página no Facebook foi desenvolvida para fazer a manutenção da viagem.
O conteúdo desta página continha curiosidades e dicas sobre o local.
Dentro da ferramenta, o convidado podia interagir com o conteúdo e tirasse dúvidas sobre o evento.
Como forma de ativação pré-evento, enviamos um kit contendo itens típicos de Pernambuco e itens úteis para a viagem: um convite, tags de bagagem, um guarda-chuva de frevo representando a música, uma bandeja de xilogravura representando o artesanato e um sabonete de algas marinhas representando o mar. Tudo foi embalado em renda, com amarração em sisal.

3) Agenda
A agenda do evento foi montada para que o convidado pudesse ter, dia a dia, uma diferente experiência nesse cais. Tentamos levar ao convidado o melhor que Pernambuco tem a oferecer, por isso, foi feita uma pesquisa a fundo das melhores atrações culinárias, musicais e celebridades.
Confira a seguir, passo a passo das ações do evento:

1º Dia
Embarque e Chegada em Porto de Galinhas.
O grupo foi divido em diversos voos regulares.
Na chegada ao Hotel, foi realizado o check in, onde recebemos os convidados com um grupo feminino de dança e percussão do carnaval de Olinda, chamado Conchitas. Além disso, montamos duas mesas gourmets para que ele já sentisse o melhor que Porto de Galinhas tem a oferecer: uma mesa era composta por bolos típicos e a outra tinha uma cozinheira preparando cartola (doce regional de banana e queijo) e tapiocas variadas.
Assim que fizeram o check in, os convidados seguiram diretamente para o seu quarto para aguardar a chegada das malas.
Ao entrar nos quartos, haviam presentes exclusivos:
As mulheres receberam: Bolsa de Praia, Nécessaire, Canga e Havaianas
Os homens receberam: Mala, Boné, Nécessaire e Havaianas
Para o Casal: Protetor Solar e Repelente

A tarde foi livre para que o convidado pudesse conhecer toda a estrutura oferecida pelo Hotel.

A noite, fizemos um coquetel rápido de boas-vindas e o jantar foi livre dentro dos restaurantes do Hotel.
Como brinde para a noite, os convidados receberam uma camiseta para ser utilizada no dia seguinte.

2º Dia:
Após o café da manhã no Restaurante Principal do Hotel, foi organizada uma atividade de Team Building para todos. A reunião teve o objetivo de engajar a um projeto social e falar da importância da integração, do trabalho em equipe. Todos os participantes foram divididos em grupos e convidados a criar brinquedos para uma creche da região. Ao final da atividade, como caráter surpresa, algumas crianças da creche foram receber os presentes, o que emocionou a todos.
Assim que a atividade terminou, todos foram almoçar no Restaurante do Hotel.

A tarde foi marcada pelas atividades de carteado, vôlei, futebol, hidroginástica e aula de forró organizadas em áreas de lazer exclusivas para o grupo.

Todos os jantares das noites foram tematizados com aspectos culturais de Pernambuco.

Como esta era a primeira noite de integração, o tema desta festa foi “Na Onda de Pernambuco”, festa que juntou na sua decoração e cenografia duas das grandes paixões dos pernambucanos: o carnaval de Olinda, que reúne mais de um milhão de pessoas, durante o evento, além de sua famosa e tradicional dança típica, o frevo. Como ambientação, usamos imagens e bonecos de Olinda, cores da bandeira de Pernambuco, adereços e toalhas coloridas.
Para dar as boas-vindas a todos, montamos um se fotográfico inspirado no Maracatu.
Após todos entrarem, os diretores fizeram um discurso e liberamos o jantar com cardápio típico Pernambucano. Durante o jantar, um grupo com 20 integrantes fizeram uma linda apresentação de Frevo, convidando todos a dançarem. Após o jantar, fizemos uma pista de dança com músicas brasileiras.
No quarto, foi entregue uma boneca de frevo feita por um artesão local e um bilhete personalizado com informações sobre o dia seguinte.

3º Dia:
Após o café da manhã no Restaurante Principal do Hotel, foi organizado um passeio para a Praia dos Carneiros. Lá, fechamos com exclusividade a barraca Bora Bora. Fizemos uma ambientação/decoração pensando no conforto dos nossos convidados: painéis e totens de boas-vindas, guarda sois personalizados com o logo da Tokio Marine e lounges confortáveis compostos por sofás e almofadas.
Ao chegar, o participante foi recebido com água de coco, e após se acomodar, criamos um cardápio de petiscos e bebidas para que pudesse passar o dia. Além disso, oferecemos o tradicional passeio de barco pela praia para conhecer os bancos de areia, mangues e paredes de argila. Na hora do almoço, contamos com a participação de Ito Moreno fazendo uma apresentação musical e após o almoço organizamos atividades de lazer, como aula de forró, vôlei e futebol.
Ao final da tarde, todos retornaram ao Hotel.

O tema da festa desta noite foi “Navegando pelo Cangaço”, pois Pernambuco e o Nordeste como um todo possui uma figura famosa e que é um verdadeiro ícone da região. Virgulino Ferreira da Silva, o Lampião. E essa festa teve o intuito de nos levar em uma viagem para o seu universo, para dentro do verdadeiro cangaço, em meio a cactos, objetos típicos e muitas histórias.
Lampião e Maria Bonita receberam os nossos convidados, distribuindo chapéus para os homens e flores para os cabelos das mulheres. Assim, com todos transformados em cangaceiros, oferecemos uma noite de aventuras, ao som de muito forró e comidas regionais.
Como ambientação, criamos um ambiente de cerrado, com tons de marrom e bege, muita palha, cactos e terra. Para deixar a noite ainda mais interessante, levamos um bar da Carvalheira, cachaçaria mais famosa de Pernambuco, onde ele pode degustar diversos tipos de cachaças puras ou através de caipirinhas.
No quarto, foram entregues bombons de cachaça e um bilhete personalizado com informações sobre o dia seguinte.

4º Dia:
Após o café da manhã no Restaurante Principal do Hotel, foi organizando um shuttle de 30 em 30 minutos para a vila de Porto de Galinhas.
Este dia foi bem tranquilo, pois deixamos um tempo para os convidados descansarem antes de nossa grande e inesquecível cerimônia de premiação.

A cerimônia tinha o tema de nosso evento “Cais dos Ouros”, porém sua inspiração foi o Fundo do Mar. Como usamos o mesmo espaço das outras festas devido à estrutura do Hotel, usamos materiais mais sofisticados para compor e diferenciar a cenografia. E conseguimos torna-la mágica.
A cor predominante foi o azul, com utilização de corais cenográficos, composição com tecidos, bexigas transparentes para representar as bolhas d’água, uma jangada igual à da comunicação visual e arranjos de mesa inspirados no mais sofisticado do mar como perolas, conchas, etc. Além disso, trouxemos um recurso de projeção, onde a cortina da cenografia virou um aquário gigante.
Para compor ainda mais essa noite, todos os nossos convidados estavam vestidos de azul.
A noite começou com o presidente recebendo a todos em um set fotográfico para fotos, que após o evento viraria uma capa de uma revista personalizada sobre a viagem. Após as fotos, a premiação começou com as palavras do Presidente e do Vice-Presidente. O mestre de cerimônias foi um colaborador da Tokio Marine.
Após as palavras, os convidados começaram a subir ao palco, divididos por Regional.
Para cada Regional, haviam fotos e música especifica da região.
A caminho do palco eles recebiam o troféu das mãos dos Diretores, eram parabenizados, posavam para a foto e retornavam aos seus lugares. Cada novo corretor, recebeu relógio da Tommy Hilfiger como agradecimento especial.A duração desta mecânica foi de cerca de 1 hora e 30 minutos. Após esta mecânica, os Diretores agradeceram as esposas presentes e chamaram todas ao palco para que elas recebessem um presente especial (uma semi-joia da Vika).
Ao final, todos foram liberados para jantar e depois do jantar tivemos um show exclusivo do Alceu Valença que deixou a noite inesquecível.
No quarto, mais dois brindes especiais: um CD autografado do Alceu Valença, e um kit de cachaças artesanais pernambucanas com copinhos personalizados. Além disso, entregamos um bilhete personalizado com informações sobre o dia seguinte.

5º. Dia:
No último dia tivemos o check out dos participantes de acordo com a malha aérea, e em sua saída do hotel foi entregue um pen drive com todas as fotos do evento.

4) Pós Evento
Após o evento foi enviada uma revista com o resumo de todos os dias de viagem.

Galeria de imagens

 

Grandes desafios foram impostos desde o início, pois havia a necessidade de transformar um destino turístico em uma viagem única, exclusiva e diferenciada aos convidados. Algo que ele não pudesse comprar.

Desafios x Soluções

1 - Como organizar um evento para a família dos convidados e dos Diretores?
O local escolhido foi um Hotel com perfil mais tranquilo, área para relaxamento e clube para as crianças. Além disso, as festas tinham sonorização ambiente e os artistas dos shows eram voltados para a família.

2 – Como fazer ações exclusivas para um grupo de 190 pessoas em um hotel que tinha duas salas para eventos?
Toda a noite, trocávamos a cenografia, a decoração e a cor da iluminação com o objetivo de mudar o ambiente em que o convidado havia experimentado na noite anterior. O cliente final ficou muito satisfeito com o resultado.

3 – Como dar atividades exclusivas em um hotel voltado para o turista?
Foi realizada uma visita técnica e algumas negociações com o Hotel para que o nosso grupo se sentisse diferente, por isso, todas as ações eram diferenciadas, por exemplo: existia área reservada para almoço, os jantares eram feitos em sala de convenções, não houve o processo padrão de check in e todas as atividades de lazer eram feitas em piscinas, quadras e salas diferenciadas, onde os hospedes normais do Hotel não acessavam. Foi muito difícil conseguir essas exceções com um hotel, mas o desafio foi superado.

4 – Como se superar de ano a ano, já que este evento já está na 13ª. Edição?
O que sempre fazemos é buscar uma linha inspiracional que fuja do destino e que possamos diversificar na cenografia, atração e brindes e foi isso que fizemos neste ano: as festas fugiram do típico, usamos recursos musicais muito renomados, todos os cardápios foram tematizados e pensados, uma área de piscina foi reservada e além de tudo isso, trouxemos uma cenografia muito pesada em termos de construção e soluções de equipamentos e luz que pudessem diferenciar uma festa de outra.

A receita total do evento ficou em média R$ 8.000,00 por participante.

Abaixo, estão os números gerais de equipes envolvidas no evento:

Staff
Pré-evento: 05 profissionais Alternativa F Eventos – Atendimento, Produção e Criação
Durante: Aproximadamente 50 profissionais | diretos e indiretos, entre coordenação, organização e empresas terceirizadas.
Pós-evento: 01 profissional Alternativa F Eventos

Refeições - Foram servidas 2.850 refeições entre cafés da manhã, coquetéis, almoços e jantares.

Transportes
Nº de passagens aéreas de ida e volta: 190
Nº ônibus, micro-ônibus: 6 veículos

Este evento movimentou a rede hoteleira em Porto de Galinhas, pois utilizamos grande parte do Hotel fazendo com que outros hospedes procurassem infraestrutura similar nas proximidades.

Por ser uma cidade turística, economicamente movimentamos o comércio, pois uns dos passeios oferecidos para o grupo foi à ida a vila de Porto do de Galinhas, além dos locais aos redores que havia para compras, contudo não sabemos mensurar o valor de retorno que a cidade teve com a nossa viagem.

Além das compras, todos os brindes e atrações foram contratados da estrutura local da cidade.
Vale ressaltar os empregos criados, diretos e indiretos, uma vez que todas as empresas envolvidas tiveram que se preparar e reforçar a equipe para atender as necessidades da viagem, mas também não é possível mensurar.

Na pesquisa realizada pós-evento com os participantes, tivemos um resultado extremamente positivo com 99% avaliando total satisfação na viagem, ou seja, um índice altíssimo de aprovação do grupo.

 

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