Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 16ª Edição

Case: EDIÇÃO LIMITADA PORTUGAL - XIV ENCONTRO DOS CORRETORES DIAMANTE DA TOKIO MARINE EM PORTUGAL
Candidato: Alternativa F Eventos
Cliente: Tokio Marine Seguradora
Segmento: Eventos
Estado: SP
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos

Com mais de 4 anos de atuação em São Paulo e Rio de Janeiro, a Alternativa F Eventos é o remédio anti-insônia e stress em eventos.

A Alternativa F oferece uma equipe de profissionais completa nas mais diversas áreas: planejamento, criação, produção, atendimento, logística e tecnologia.

Desenvolvemos eventos, desde a sua concepção original, até o seu fechamento, com toda a parte orçamentária e de levantamento de custos, comunicação visual, com desenvolvimentos de temas e materiais gráficos, cenografia, roteirização, coordenação e contratação de equipe técnica, atrações, iluminação, decoração, Áudio & Vídeo, mestres de cerimônia, A&B, logística e distribuição de brindes, implementação das mais novas tecnologias do mercado de eventos e transporte.

Entregamos projetos de pequeno, médio e grande porte para empresas de todos os segmentos. Somos indicados para:

- Congressos e Convenções;
- Lançamentos de Produtos;
- Festas de Final de Ano;
- Stands e Feiras;
- Viagens de Incentivo Nacionais;
- Viagens de Incentivos Internacionais;
- Campanhas de Incentivo;
- Ações de Relacionamento;
- Eventos Culturais e Esportivos.

Nossos Clientes: Embratel, Claro, NET, Mills, Globo.com, NBS, CAPEMISA, Tokio Marine, Líder Seguradora DPVAT, Sony, Adidas, Nextel, Santander, Fundação Homem do Mar, Conapra, entre outros.

O Evento:

Todos os anos, a Tokio Marine premia seus corretores parceiros, por meio de um ranking baseado em metas. Os vencedores são todos aqueles que atingiram e superaram as metas estabelecidas para o ano em questão. São três grupos de premiados: os Corretores Prata, os Corretores Ouro e os Corretores Diamante, de acordo com o faturamento. Para os Corretores Diamante, como forma de reconhecimento, é oferecida uma viagem para um destino internacional, com direito a acompanhante, e um grande diferencial: a possibilidade de visitar atrações e participar de atividades que não são encontradas em nenhum pacote turístico. Esta é uma viagem que tem como objetivo a exclusividade e a entrega do sonho. Desta forma, a Alternativa F Eventos foi contratada para desenvolver uma viagem para Cascais, em Portugal.

Galeria de imagens
 

 

Vídeo


Todos os anos, a Tokio Marine premia seus corretores parceiros, por meio de um ranking baseado em metas. Os vencedores são todos aqueles que atingiram e superaram as metas estabelecidas para o ano em questão. São três grupos de premiados: os Corretores Prata, os Corretores Ouro e os Corretores Diamante, de acordo com o faturamento. Para os Corretores Diamante, como forma de reconhecimento, é oferecida uma viagem para um destino internacional, com direito a acompanhante, e um grande diferencial: a possibilidade de visitar atrações e participar de atividades que não são encontradas em nenhum pacote turístico. Esta é uma viagem que tem como objetivo a exclusividade e a entrega do sonho.

Desta forma, a Alternativa F Eventos foi contratada para desenvolver uma viagem para Cascais, em Portugal. Cuidando de todo pré, durante e pós da viagem. Desenvolvemos todo conceito, logística, hospedagem, transporte, A&B, cenografia, decoração, comunicação visual, entre diversos outros itens.

A viagem teve as características abaixo:
Título: XIV Encontro de Corretores Diamante
Tema: Edição Limitada Portugal
Objetivos: Fortalecer o relacionamento entre a Tokio e os Corretores, valorizar todo o trabalho e os resultados dos corretores e ressaltar a parceria de sucesso entre a Tokio e quem é Diamante
Perfil do Público Alvo: Donos de Corretoras, 50% homens e 50% mulheres
Número de ganhadores: 217
Local: Penha Longa Resort
Data: 27 de junho a 03 de julho de 2015

1) Conceito
A expressão “Edição Limitada” é utilizada para itens, nas mais diferentes áreas, que são únicos, que existem em uma tiragem bem reduzida. O que é claro, aumenta muito em seu valor, e o que os transforma muitas vezes em verdadeiros troféus. Por exemplo, um livro de sucesso, que cria uma edição de luxo autografada pelo autor, com uma tiragem numerada e extremamente pequena. Ou um famoso carro, como uma Ferrari, que lança um modelo de um designer conceituado, apenas com 100 peças. Um vinho de uma excelente safra, porém que existe em uma quantidade mínima, apenas um barril. Ou seja, apenas um pequeno grupo de “privilegiados” pode ter acesso a esses itens.
Exatamente o que quisemos demonstrar durante a nossa viagem para Portugal.
Quisemos confirmar que este encontro dos Corretores Diamante é especial, específico, exclusivo, pessoal, particular. Fo uma verdadeira conquista que vários tentaram alcançar, porém só os presentes puderam desfrutar de seus diferenciais e atrações e ter orgulho de dizer que fizeram parte. Por acreditarem na Tokio e seus produtos, além de fazerem um ótimo trabalho, receberam um reconhecimento singular.
Algo que foi muito além de uma viagem de incentivo. Fez parte de uma “Edição Limitada”.

Comunicação Visual:
Após a criação da linha inspiracional, precisávamos de uma comunicação visual forte que nortearia todo o evento, e para isso seguimos dois objetivos e conceitos visuais principais:
a) Sofisticação: trouxemos um fundo neutro, um grafismo em tom dourado, uma coroa representando o poder/realeza e uma fonte especial manuscrita no logo. Além disso, fizemos um trabalho com cores mais sóbrias para que as peças ficassem mais clean.
b) Tradicionalizar: tínhamos que, de alguma forma, caracterizar Portugal na peça e para não perder a sofisticação fizemos um barrado de azulejos antigos para representando a história e o tradicionalismo português.

2) Pré-evento
Para diferenciar esta das outras viagens, foi criado um aplicativo de celular onde os participantes puderam se informar agenda, ver fotos dos locais, sanar dúvidas sobre vestimentas e clima e colher informações importantes sobre documentação. Uma curiosidade muito interessante desse aplicativo, foi que os participantes podiam usá-lo para tirar dúvidas com a organização durante o evento. Eles entravam, faziam perguntas e nós respondíamos em “real time”.
Além disso, uma página no Facebook foi desenvolvida para fazer a manutenção da viagem.
O conteúdo desta página continha curiosidades e dicas sobre o local.
Dentro da ferramenta, o convidado podia interagir com o conteúdo e tirasse dúvidas sobre o evento.
No pré-embarque foi enviada para a casa do convidado uma caixa com itens úteis para a viagem, como: convite, etiquetas de bagagem em cortiça, uma mala dobrável para que ele pudesse usar para compras, uma balança de mão e uma bandeja de azulejos pintada à mão, importada diretamente de Portugal.

3) Agenda
Como o foco do evento era a exclusividade, o Hotel Penha Longa Cascais foi escolhido, por ser o único da sofisticada rede Ritz Carlton em Portugal e apresentar um atendimento diferenciado e relaxamento ao convidado.
Para que o participante pudesse aproveitar o máximo de Portugal, dividimos a agenda em experiências, conforme pode conferir a seguir:

1º Dia
Na chegada ao Hotel, foi realizado o check in em área exclusiva, toalhas refrescantes e taças de espumante. Além disso, os convidados receberam: crachá com a programação do evento e pulseira diferenciada.
Assim que fizeram o check in, os convidados seguiram diretamente para o seu quarto e ao entrar nos quartos, havia presentes exclusivos.
Os homens receberam: uma caixa feita contendo cervejas artesanais de Coimbra, além de camiseta personalizada do evento.
Tudo isso acompanhado de uma carta nominal do Diretor desejando-lhe uma boa estada.
Para este dia, a agenda foi livre para que o convidado pudesse conhecer toda a estrutura oferecida pelo Hotel. Ele também pode agendar o jantar em um dos dois restaurantes mais renomados do local:
Midori – Um dos 3 melhores asiáticos de Portugal
Arola – Restaurante de tapas cujo chef tem 2 estrelas no guia Michelin

2º Dia: Cultura, tradição e história
Este dia foi todo pensado para que ele conhecesse a cultura de Portugal, mas em forma de Edição Limitada.
Por isso, após o café da manhã no Restaurante Principal do Hotel, foi organizado um passeio para Belém, onde os participantes fizeram um city tour panorâmico. Após o city tour, um dos momentos mais especiais da viagem estava por vir.
O famoso ponto turístico Mosteiro dos Jerônimos foi fechado exclusivamente para o grupo e lá dentro, além de conhecerem todas as áreas, puderam desfrutar de um almoço. Segundo os responsáveis pelo local, a média de eventos fechados realizada no Mosteiro é de 3 por ano e nenhuma empresa brasileira havia feito isso antes. Como o local é histórico e não é preparado para este tipo de evento, tivemos que levar toda a estrutura de mesas, cadeiras, decoração, geradores, catering, garçons, etc. O catering escolhido foi de um restaurante cujo bacalhau havia sido eleito um dos 3 melhores de Portugal, todos os vinhos servidos eram de vinícolas renomadas do local e para completar esse momento mágico, recebemos a todos com um trio de cordas tocando músicas clássicas. Para fecharmos o almoço de forma mais especial, servimos os famosos Pasteis de Belém (originais) com um cálice de vinho do Porto.
Muitos convidados, ao se depararem com toda estrutura montada, choraram.
Após o almoço, todos foram levados para fazer compras no El Corte Inglês e depois retornaram ao hotel.
A partir desta noite, as festas foram caracterizadas de acordo com a temática do dia.

A nossa ideia para esta noite da Cultura e Tradições foi fugir da festa portuguesa tradicional, clichê: do verde e vermelho, da renda, dos xales. Por isso recriamos algo que é tão típico de Portugal e que eles não teriam na programação. Levamos a Casa de Fado até eles criando o “Clube de Fado Tokio Marine”, onde ele pôde experimentar da melhor gastronomia, ao som de uma boa música e em um ambiente todo a luz de velas.
Na entrada, reproduzimos a fachada de uma casa de fado com duas portuguesas com trajes típicos e ao entrar, foi montado um set fotográfico com o bondinho tão famoso em Lisboa.
Como a sala do hotel era muito comprida, ambientamos todo o espaço com painéis e elementos decorativos, formando uma cenografia 3D, onde misturamos itens impressos com elementos reais.
Para as mesas, reproduzimos as famosas casas do bairro de Alfama, dispondo lampiões, taças coloridas e muitas velas.
Como atração, levamos um grupo de fadistas que fez todos cantarem e aproveitarem ao máximo essa noite.

Na saída da festa, foi entregue um kit de azeites gourmets (também premiado) e um bilhete sobre o dia seguinte.

3º Dia: Esporte, emoção e glória
Este dia foi todo pensado para que ele conhecesse o mundo dos esportes, mas em forma de Edição Limitada.
O dia começou com café da manhã no restaurante principal do Hotel. Logo, todos saíram em direção ao Estádio do Benfica.
O estádio também foi fechado com exclusividade para o grupo que ao chegarem puderam apreciar vídeos institucionais da Tokio Marine nos telões e o voo da mascote do clube: a águia. Após o voo, todos foram levados para um tour guiado no estádio, onde puderam conhecer melhor a história do clube. Os momentos mais marcantes da visita foram: fotos no painel de coletiva de imprensa do clube com os logos da Tokio Marine e visita ao vestiário dos jogadores onde tinha a camisa do Júlio Cesar, famoso goleiro brasileiro.
Após o tour, levamos todos para almoçarem na cervejaria do estádio, cuja vista do campo era impressionante.

A nossa ideia para o jantar da noite do Esporte foi unir a paixão pelo esporte desses dois países em uma noite animada, que todos puderam se divertir, dançar, jogar, aproveitar. Uma noite nunca feita em uma viagem diamante, onde ele pôde mostrar que é craque tanto nas vendas quanto no esporte.
Na entrada, reproduzimos a fachada de um estádio e quando entravam eles se deparavam com uma arquibancada de futebol, onde tiravam fotos em grupos, com adereços de torcedores.
Como a sala do hotel era muito comprida, ambientamos todo o espaço com muitos painéis com fotos de jogadores e no centro do palco, usamos grama sintética e uma trave de gol cenográfica.
Para as mesas, nos inspiramos no gramado e nas bolas, onde criamos grandes vasos de vidros, toalhas verdes, bolinhas de futebol espalhadas e detalhe de medalhas em todos os guardanapos.
Como atração, levamos um grupo de rock ‘n roll anos 50, 60 e 70 que fez todo o grupo dançar até tarde da noite.
Na saída da festa, foi entregue um cachecol do Benfica personalizado e um bilhete sobre o dia seguinte.

4º Dia: Vinho, arte e paixão
Este dia foi todo pensado para que ele tivesse uma experiência gastronômica.
O dia começou com café da manhã no restaurante principal do Hotel. Após o café, todos saíram em direção a região de Azeitão, típica região produtora de vinhos.

Ao chegar em Azeitão levamos todos para a Quinta dos Catralvos e lá dividimos o grupo em dois para que eles pudessem ter uma experiência completa de vinhos: o primeiro grupo fez um tour para conhecer o processo de fabricação e seguiram para uma degustação. O segundo grupo fez uma atividade de integração onde puderam criar o seu próprio vinho, baseado em instruções dadas pelos enólogos da quinta. Assim que cada grupo finalizou as atividades, houve a troca. Depois de tudo finalizado, fizemos um almoço em um que teve decoração com motivos campestres.
Após o almoço, seguimos para um tour na Quinta da Bacalhôa, uma das maiores produtoras de vinhos de Portugal e famosa por produzir o vinho Moscatel servido em todos os Prêmios Nobeis. Lá, os participantes puderam visitar a maior coleção de azulejos históricos de Portugal, conhecer um pouco de arte sacra e africana e comprar diversos vinhos renomados.

A nossa ideia para o jantar da noite foi continuar a experiência com vinhos, por isso, escolhemos a Adega de Colares, uma adega que possui um espaço para jantar entre os barris de vinhos. Esta noite foi muito especial, pois proporcionamos para eles uma experiência única de jantar em uma mesa imperial para 220 pessoas. O impacto visual da chegada era impressionante.
Para deixar o jantar ainda mais glamoroso, levamos um grupo de monges cantores que passaram entre as mesas cantando música lírica e brindando com todos os convidados.
Na saída do jantar, entregamos as garrafas de vinhos criadas por eles durante a manhã e um bilhete sobre o dia seguinte.

5º Dia:
Neste dia, demos dois passeios opcionais de meio período para o grupo: Fátima ou Freeport (outlet de lojas).
A noite, foi a nossa premiação intitulada de “Edição Limitada”, por isso escolhemos o lugar da premiação a dedo, o Pátio da Galé é um espaço em Lisboa que fica em frente à Praça do Comercio e é muito utilizado para os eventos de moda e da alta classe de Portugal. Nele, usamos uma estrutura de cenografia mais grandiosa: montamos uma cobertura para o pátio, um palco de 7m de altura, tingimos o local histórico de luzes azuis e movings com os logos do cliente. Além de utilizarmos a decoração mais sofisticada com muitos vidros, cristais, velas e flores de primeira linha. Para representarmos o tema da noite, produzimos algumas peças de azulejo português exclusivas, como: porta copos, toalha de centro da mesa, pufes e set fotográfico.
A noite começou com o presidente recebendo a todos em um set fotográfico para fotos, que após o evento viraria uma capa de uma revista personalizada sobre a viagem.
Após as fotos, a premiação começou com as palavras do Presidente e do Vice-Presidente. O mestre de cerimônias foi um colaborador da Tokio Marine.
Após as palavras tivemos um vídeo de abertura com agradecimento aos premiados.
Depois do vídeo, os convidados começaram a subir ao palco, divididos por Regional.
Para cada Regional, havia uma vinheta especifica. A caminho do palco eles recebiam o troféu das mãos dos Diretores, eram parabenizados, posavam para a foto e retornavam aos seus lugares. Cada novo corretor, recebeu uma caneta MontBlanc como agradecimento especial.
A duração desta mecânica foi de cerca de 1 hora e 30 minutos.
Após esta mecânica, os Diretores agradeceram as esposas presentes e chamaram todas ao palco para que elas recebessem um presente especial (uma joia Pandora).
Ao final, todos foram liberados para jantar e depois do jantar levamos um show exclusivo do Brasil, e não podíamos escolher melhor pessoa para representar Portugal: Fafá de Belém.
Na saída da festa, entregamos uma vela personalizada com o logo do evento.
No quarto, mais dois brindes especiais: um CD autografado pela Fafá de Belém, e o melhor vinho da Quinta da Bacalhôa (assinado pelo comendador).

6º. Dia:
No último dia tivemos o check out e foi entregue um pen drive com todas as fotos do evento.

4) Pós Evento
Após o evento foi enviado um bilhete de agradecimento pela presença e uma revista com o resumo de todos os dias de viagem. Vejam um dos mais de 40 comentários que recebemos sobre o evento:
“A viagem foi maravilhosa. Agradeço a todos por tudo. Parabéns!”

Galeria de imagens

 

Grandes desafios foram impostos desde o início, pois havia a necessidade de transformar um destino turístico em uma viagem única, exclusiva e diferenciada aos convidados. Algo que ele não pudesse comprar.

1 - Como encantar o grupo e ter uma avaliação melhor que o destino anterior?
O destino anterior foi Cancun e a avaliação foi de 99% de aprovação.
Ações muito exclusivas foram criadas para que os participantes se sentissem especiais, como: a reserva do mosteiro, uma quinta de vinhos exclusiva, o jantar no meio dos vinhos, um estádio de futebol só para eles... O tema foi amarrado desde antes do evento fazendo com que ele sentisse que tinha uma programação diferenciada.

2 – Como administrar um evento em um país com cultura tão diferente? E como lidar com os fornecedores locais?
Uma pré-seleção de fornecedores foi feita do Brasil onde tiveram que preencher alguns requisitos básicos. Após esta seleção, foi feita uma visita técnica para avaliar as instalações e montagens e desta forma os fornecedores foram selecionados. Outro item importante foi ter um produtor base em Portugal que nos ajudou a avaliar todos os requisitos para o evento e a contratar algumas atrações, brindes, etc.
Além dos desafios citados acima, levar um grande show do Brasil foi uma logística complicada, mas que as produções da banda e da Alternativa F Eventos resolveram de forma prática e ágil. Foram mais de 12 passagens aéreas, solicitações especiais e liberação de alguns quilos de excesso de bagagem.

3 – Como fazer um projeto cenográfico tão complexo em Portugal?
Como o evento necessitava de uma cenografia muito temática/artesanal, pesquisamos muitos fornecedores e chegamos à conclusão que o melhor seria levarmos uma equipe de montagem diretamente do Brasil. Todo o projeto foi concebido pela Alternativa F e todo o material foi comprado in loco e uma equipe de 7 profissionais viajou do Brasil para fazer toda a montagem.

A receita da parte de produção do evento ficou em média R$ 20.000,00 por participante.

Abaixo, estão os números gerais de equipes envolvidas no evento:

Staff:
Pré-evento: 07 profissionais Alternativa F Eventos – Atendimento, Produção e Criação.
Durante: Aproximadamente 90 profissionais | diretos e indiretos, entre coordenação, organização e empresas terceirizadas.
Pós-evento: 01 profissional Alternativa F Eventos.

Refeições: Foram servidas 3.689 refeições entre cafés da manhã, coquetéis, almoços e jantares.

Transportes
Nº de passagens aéreas de ida e volta: 217
Nº ônibus, micro-ônibus: 6 veículos

Este evento movimentou a rede hoteleira em Lisboa, pois grande parte do Hotel Penha Longa foi ocupado para os participantes numa época de alta temporada.

Por ser uma cidade turística, economicamente movimentamos o comércio, pois todos os brindes/presentes foram locais e alguns passeios de compras foram oferecidos, contudo não sabemos mensurar o valor de retorno que a cidade teve com a nossa viagem.

Vale ressaltar os empregos criados, diretos e indiretos, uma vez que todas as empresas envolvidas tiveram que se preparar e reforçar a equipe para atender as necessidades da viagem, mas também não é possível mensurar.

Na pesquisa realizada pós-evento com os participantes, tivemos um resultado extremamente positivo com 100% avaliando total satisfação.

 

Compartilhe: Twitter Facebook Linkedin Plaxo Youtube