Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 16ª Edição

Case: OKAJIMA APAS 2015
Candidato: Fuego Incentivos
Cliente: Okajima Distribuidora
Segmento: Serviços
Estado: SP
TROFÉU BRADESCO CARTÕES
Categoria: Apoio e Logística para Eventos
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos
APAS 2015 OKAJIMA

A Fuego Incentivos,

Criada em 2010, a Fuego é uma empresa que oferece soluções completas em marketing de incentivo. Desenvolve campanhas promocionais e de incentivo, viagens de incentivo, feiras, eventos corporativos e capacitação para profissionais em Marketing de Varejo e Vendas. A ferramenta de incentivo viabiliza o aumento eficaz da produtividade em vendas. As ações são diferenciadas, personalizadas e com foco em cada cliente.

Como sugere o nome, a "Fuego" está diretamente ligada ao conceito de fogo, motivação, aquecimento, provocando a mudança de comportamento, para inspirar colaboradores, equipe e clientes. Com sede em São Paulo e filial em Minas Gerais - no Triângulo Mineiro, a empresa realiza eventos, convenções nacionais e internacionais, bem como programas de incentivo. Em seu portfólio, estão marcas de sucesso das áreas de varejo e indústria, bem como atacadistas e distribuidores. (www.fuegoincentivos.com.br)

A Okajima Distribuidora possui 10 anos de existência e tem sua sede em Castanhal (PA), é uma das maiores no setor de distribuição e ocupa um nome de grande importância para o comércio paraense, gerando emprego e renda para muitas famílias. Possui em seu portifólio produtos de bens de consumo e higiene pessoal com a representação de grandes indústrias do cenário nacional do varejo. Possui um moderno centro de distribuição equipado com estrutura de ponta, como porta-palets, empilhadeiras elétricas, patinhas hidráulicas, niveladoras automáticas, gerador de energia, central de abastecimento interno, oficina mecânica, frota própria e localizações privilegiadas, fatores que facilitam o escoamento dos produtos.

A Okajima ao longo do tempo conquistou fortes parcerias com grandes marcas nacionais, algumas delas líderes de mercado, participando de feiras como a SUPERNORTE onde foi uma das empresas destaque.


A Fuego Incentivos é responsável por todo conceito, planejamento, comunicação visual, organização, logística e execução do projeto.

TÍTULO: OKAJIMA APAS 2015
PARTICIPANTES: 60 convidados
LOCAL: SÃO PAULO / BRASIL
DATA: de 03 a 06 de Maio de 2015.
PERIODICIDADE: Anual
ABRANGÊNCIA: Regional
CONCEITO DO EVENTO: Premiar os clientes que obtiveram o melhor resultado de vendas na campanha.

A empresa já havia realizado uma campanha de incentivo para seus clientes com premiação para visitar a feira da Apas em São Paulo no ano de 2014. Porém, sem o auxílio de uma agência especializada, tudo feito pela equipe de marketing e trade da Okajima. A fim de dar um up grade na campanha e contar com profissionais especialistas em campanhas de incentivo e principalmente com premiações em viagens, contrataram a Fuego Incentivos para a realização de todo o projeto.

A campanha de incentivo Okajima Apas 2015 foi direcionada aos clientes da empresa (supermercadistas) que receberam uma meta e objetivos secundários para um período de 3 meses. Os mesmos, após a apuração dos resultados, são avaliados e as melhores performances terminam por ganharem o prêmio master que foi a inesquecível viagem a São Paulo para participarem da APAS 2015, reconhecida como a maior Feira supermercadista da atualidade, reunindo toda a cadeia supermercadista do Brasil e do exterior em um evento totalmente segmentado, com expositores de diversos países.
O prêmio foi muito aguardado e disputado com veracidade pelos clientes da Okajima, pois geralmente, devido a distância e também ao fato de serem os decisores proprietários dos supermercados, dificilmente há a oportunidade de se participar de eventos como esse. Seja por desconhecer a cidade de São Paulo ou por não querer viajar sozinho. Assim, todos viram esta campanha como uma grande oportunidade de estar em um evento deste porte.

A mecânica era bastante simples e de fácil compreensão por parte dos clientes: quem atingir a meta de compras da Okajima (volume de vendas e mix de produtos) acumulava pontos, e as melhores pontuações ganhavam o prêmio Master, que era uma viagem para participar da APAS 2015 em São Paulo com direito a acompanhante. Foram definidos grupos de participantes de acordo com o faturamento / sell out de loja para que a concorrência fosse legal e justa.


O premio máster da Campanha de Incentivo Okajima Apas 2015 foi uma viagem com direito a acompanhante para São Paulo para participar da APAS – uma feira voltada ao segmento supermercadista e com reconhecimento mundial dentro deste cenário. Todo o processo da viagem foi acompanhado por coordenadores da Fuego Incentivos.

O primeiro desafio foi desenvolver um programa de viagem que atendesse ao perfil do grupo, formado por empresários do setor supermercadista, mas que em sua maioria representado por pessoas de hábitos muito simples. Era necessário garantir que teriam uma viagem com bastante conforto e ao mesmo tempo elevado padrão de serviço. Também era necessário que a equipe de coordenadores da Fuego Incentivos passasse segurança a eles durante a estada em São Paulo. Muitos nunca haviam estado ali antes, e tudo era bastante comparado em relação as pacatas cidades onde vivem no Pará. Assim, administrar a ansiedade x receio de alguns era uma tarefa que exigia experiência de nossa equipe, bem como muito conhecimento do projeto.

Foi desenvolvido um site exclusivo da campanha contendo informações de mecânicas e desafios, bem como teasers para aguçar os participantes a desejarem ainda mais a viagem a São Paulo. Também foram enviados via SMS parciais dos resultados e nas visitas periódicas da equipe de vendas era reforçada a informação de parciais de cada cliente, fazendo com que eles sempre se lembrassem da campanha. Foram lançados desafios relâmpagos durante a campanha com o propósito de o cliente acumular mais pontos e aumentar ainda o desejo de ganhar o prêmio máster.

Com base neste perfil, os coordenadores que acompanhariam o grupo até São Paulo, entraram em contato por telefone com cada convidado por várias vezes a fim de tirar dúvidas, explicar procedimentos e garantir que todos estivessem calmos e seguros para aproveitar a viagem.

A programação da viagem foi especialmente desenvolvida, garantindo ao convidado que ele pudesse conhecer São Paulo e também aproveitar ao máximo tudo o que a Feira da APAS pudesse oferecer a eles durante este período na cidade.


PROGRAMAÇÃO

PRIMEIRO DIA – 02 DE MAIO – SÁBADO
Entrada do Coordenador Fuego Incentivos no hotel Tulip Inn Jardins, para checar todos os serviços contratados, organizar o check in antecipado do grupo, bem como já estar com o carro de apoio utilizado durante todo o evento. Esta presença do coordenador garante que todos os serviços e ações da viagem sejam executados perfeitamente.
Neste dia também 3 staffs da Fuego Incentivos embarcaram para Belém para encontrar com o grupo no próximo dia para embarque a São Paulo.



SEGUNDO DIA – 03 DE MAIO – DOMINGO
Apresentação no Aeroporto Internacional de Belém – Val de Cans às 04h30, junto ao balcão da TAM e encontro com o staff da Fuego Incentivos.
Embarque a São Paulo.
Após os procedimentos de retirada de bagagem o grupo seguiu para o hotel Tulip Inn Jardins para os procedimentos de check in. E as chaves foram entregues no trajeto dentro do ônibus.
Os maleteiros se encarregaram de levar as bagagens até os apartamentos de todos.
Almoço de boas vindas no hotel.
No final da tarde, traslado para o Teatro Renault para assistir ao espetáculo da Broadway “Mudança de Hábitos”. A sessão começou as 16h00 e terminou às 19h00.
Após o espetáculo o grupo foi levado à famosa cantina italiana Lellis Trattoria, onde todos se maravilharam com todo o clima italiano e a boa música presentes neste pedacinho da Itália dentro de São Paulo.
Retorno ao hotel.
Pernoite.


SEGUNDO DIA – 04 DE MAIO – SEGUNDA-FEIRA
Café da manhã no hotel.
Pela manhã City Tour visitando os principais pontos turísticos da cidade.
O almoço foi previamente reservado em um restaurante no Mercado Municipal de São Paulo, onde os convidados puderam também conhecer o famoso pastel de bacalhau e o enorme sanduiche de mortadela Paulistano. Tudo ficou de livre escolha e houve algumas pessoas que prefiram pratos tradicionais para esta refeição.
Após o almoço traslado ao hotel e as 14h30 traslado para o Expo Center Norte para a feira da APAS.
Neste dia o grupo começou suas experiências neste grandioso evento. O staff da Fuego esava presente todos os dias para orientar e ajudar a todos para que se aproveitasse o tempo ao máximo. Orientamos previamente cada convidado a encontrar facilmente seus stands de preferencia, bem como o comparecimento as áreas de palestras e workshops que desejavam participar.
Retorno ao hotel as 21h00.
Jantar livre e descanso.
Pernoite.


TERCEIRO DIA – 05 DE MAIO – TERÇA-FEIRA
Café da manhã no hotel.
Manhã livre.
Neste dia, mesmo havendo uma manhã livre o Staff da Fuego Incentivos estava presente e a disposição para orientar e auxiliar os convidados quanto a passeios, necessidades e curiosidades da cidade. Várias pessoas aproveitaram esta manhã para conhecer saírem as compras e conhecer a famosa 25 de Março e Shoppings da cidade.
Às 14h00 traslado para o Expo Center Norte para a feira da APAS.
Retorno ao hotel as 21h00.
Jantar livre e descanso.
Pernoite.


QUARTO DIA – 06 DE MAIO – QUARTA-FEIRA
Café da manhã no hotel.
Pela manhã o grupo realizou o check in e foi levado a um evento de uma indústria parceira da Okajima, onde lá foi feito uma homenagem a Okajima pela iniciativa e ótimos resultados em campanhas de incentivo.
As 12h30 traslado a churrascaria Fogo de Chão do Jardins para almoço.
Durante este almoço a Diretoria da Okajima aproveitou para agradecer a adesão e o empenho de todos os ganhadores da campanha, bem como já anunciar novidades da empresa e novas parcerias.
As bagagens ficaram dentro do ônibus e as 16h00 saída ao Aeroporto de Guarulhos para embarque a Belém pela Cia Aérea GOL.
Embarque para Belém.


Foi montada uma secretaria do evento no lobby principal, onde 24 horas havia a presença de um coordenador da Fuego Incentivos para dar apoio e suporte aos convidados.

Os participantes receberam um kit da viagem composto por: uma caixa personalizada da campanha, tag de mala, porta documentos.

Na chegada aos apartamentos havia um guia personalizado da viagem contendo dicas de São Paulo e da Feira APAS, bem como um cartão de boas vindas. Também foram entregues aos participantes durante a viagem: eco bags e brindes de indústrias parceiras da Okajima.


Este case deve vencer como melhor serviço de infraestrutura de apoio e logística para eventos, pois realizou com excelência todos os requisitos necessários para a execução e operação do evento, juntamente com todos os parceiros contratados. Fazendo com que fosse atingidas todas as expectativas dos clientes e diretoria da Okajima Distribuidora, bem como garantiu a empresa o atingimento das metas de resultado esperados no volume de vendas projetado. A execução desta viagem permitiu que o feedback dos participantes fosse tão positivo que a base de clientes da Okajima aderiu em massa a campanha.

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Após várias reuniões de brainstorming para elaborar o roteiro e execução do projeto Okajima 10 anos, a equipe da Fuego Incentivos soube captar exatamente o que deveria ser entregue aos clientes da Okajima: confiança e tranquilidade.

Com isso não foram medidos esforços para todo o planejamento e elaboração do passo a passo do projeto. Muitas horas de reuniões e o desejo de fazer o melhor.

Todo o contato com os ganhadores foi feito pela equipe da Fuego Incentivos desde o momento da apuração dos resultados, via telefone e e-mail. Nestes contatos eram fornecidas informações sobre a viagem, bem como perguntar dados que eram necessários para toda a operação e logística da viagem.

Como já dito anteriormente o grupo era formado por empresários do setor supermercadistas e de hábitos de vida muito simples. Possuem recursos financeiros para viajar, mas devido a estes hábitos quase não viajam. E assim, nosso grande desafio era deixa-los o mais tranquilos e a vontade durante a estadia em São Paulo.

Com isso nossa equipe foi totalmente treinada e preparada para auxiliar em todo o processo.
O tempo todo nosso staff estava a disposição no hotel para eventuais perguntas e dúvidas. Fizemos um resumo do que seria o espetáculo que iriam ver e no ônibus também demos um briefing do que é a Broadway e como os espetáculos são montados em outros países com toda a sua magnificência.
Durante a feira, plantões eram feitos em locais estratégicos para que os convidados pudessem garantir sua participação de maneira prazerosa e sem o medo de não encontrar stands ou locais para palestras.

A maioria do tempo da programação da viagem foi preenchido com atividades comuns ao grupo e para os momentos livres havia o apoio da secretaria do evento que estava 24 horas a disposição dos convidados.

Toda a logística do evento como bilhetes aéreos, reservas de hotel, tours e tickets para espetáculos foram de responsabilidade da Fuego Incentivos, bem como toda a gestão e organização de detalhes da viagem.

Para o evento foi utilizada uma inovadora ferramenta digital para interação e controle dos convidados durante o evento. O app tinha como principal função eliminar as gigantescas listas que a organização precisava carregar para a contagem de convidados durante a programação. Os participantes foram cadastrados na base de dados do aplicativo e após este cadastro foi gerado um QR Code, no qual todos os convidados ganharam um crachá com seu respectivo QR Code, e através deste era feito a contagem de cada um durante os passeios e programação. Esta ferramenta facilitou e agilizou a saída e chegada dos lugares, pois apenas com a leitura do QR Code o passageiro já poderia entrar no ônibus ou espaço. Caso o convidado não estivesse com seu crachá, o mesmo podia ter sua leitura através do smartphone, desde que o convidado tivesse baixado o aplicativo e acessado o seu perfil. Além disso, o convidado através de seu cadastro tinha acesso a toda a programação do evento, se mantendo informado de seus horários e programação com o grupo. O aplicativo também teve a função de enviar mensagens e lembretes para os convidados, que também podiam responder estas mensagens caso tivesse algum problema ou dúvida referente a sua programação/estadia/permanência no evento.
O uso desta ferramenta foi fortemente acompanhado e orientado pelo staff da Fuego Incentivos, para possíveis dificuldades que os convidados tivessem.

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Para esta edição da campanha, houve um investimento total de R$ 210.000,00 para os 60 convidados, o projeto teve o seu objetivo alcançado, os convidados retornaram as suas casas mais uma vez esperando pela próxima edição da campanha. Resultado este, que consolida a Okajima Distribuidora um incremento de vendas de aproximadamente 35% em relação ao ano anterior. Também a quantidade de clientes que aderentes à campanha aumentou, devido a abordagem dada a premiação máster.

Outro ponto bastante importante como resultado deste projeto, foi o reconhecimento da Okajima como grande case de sucesso por parte de uma indústria parceira. Durante a Feira da APAS, houve um evento desta indústria para os distribuidores e foi permitido que a Okajima levasse seus clientes até o local para que este reconhecimento, pelos resultados em vendas, ousadia, inovação e empreendedorismo em suas ações e campanhas de incentivo. Um distribuidor do interior do Pará ser reconhecido como o maior volume de vendas desta indústria no Brasil, e com as melhores e mais rentáveis campanhas de incentivo.
A homenagem foi prestada pelo presidente da indústria.
Vale ressaltar que todas as campanhas de incentivo citadas na homenagem foram realizadas pela Fuego Incentivos.

Mais de 500 profissionais diretos e indiretos estiveram presentes no Projeto Okajima Apas 2015, somando vinte e quatro horas de trabalho para que todo o planejamento do evento fosse realizado com excelência. No Tulip Inn Jardins, foram necessários 46 quartos para hospedar os 60 convidados, presidência e diretoria da Okajima e o STAFF da organização do evento, foram servidos mais de 1.000 refeições durante os dias do evento.

Além disso, o uso do aplicativo proporcionou a organização não precisar do uso de papéis para fazer listas, contagem de convidados, e envio de cartas para lembretes da programação, já que todo este processo foi realizado online através do app.


No final do evento todos os convidados responderam a uma pesquisa de satisfação de toda a estrutura, programação e detalhes da viagem. A Fuego Incentivos obteve o resultado de 96% com nota excelente e 4% com nota bom.

 

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