Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 16ª Edição

Case: OKAJIMA 10 ANOS ORLANDO
Candidato: Fuego Incentivos
Cliente: Okajima Distribuidora
Segmento: Serviços
Estado: PA
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos
OKAJIMA 10 ANOS ORLANDO

A Fuego Incentivos,

Criada em 2010, a Fuego é uma empresa que oferece soluções completas em marketing de
incentivo. Desenvolve campanhas promocionais e de incentivo, viagens de incentivo, feiras,
eventos corporativos e capacitação para profissionais em Marketing de Varejo e
Vendas. A ferramenta de incentivo viabiliza o aumento eficaz da produtividade em vendas. As
ações são diferenciadas, personalizadas e com foco em cada cliente.

Como sugere o nome, a "Fuego" está diretamente ligada ao conceito de fogo, motivação, aquecimento, provocando a mudança de comportamento, para inspirar colaboradores, equipe e clientes.Com sede em São Paulo e filial em Minas Gerais - no Triângulo Mineiro, a empresa realiza eventos, convenções nacionais e internacionais, bem como programas de incentivo. Em seu portfólio, estão marcas de sucesso das áreas de varejo e indústria, bem como atacadistas e distribuidores. (www.fuegoincentivos.com.br)
TÍTULO: OKAJIMA 10 ANOS ORLANDO
TEMA: 10 anos de sucesso
PARTICIPANTES: 70 convidados
LOCAL: ORLANDO/FL
DATA: 16 de Novembro a 23 de Novembro de 2014.
PERIODICIDADE: Anual
ABRANGÊNCIA: Nacional
CONCEITO DO EVENTO: Comemorar os 10 anos de existência e sucesso alcançado pela Okajima.
O ano de 2014 foi comemorativo para a Okajima Distribuidora, pois é o ano que marca uma década de existência, desafios, trabalho e crescimento. A empresa hoje ocupa um nome de grande importância para o comércio paraense, gerando emprego e renda para muitas famílias. Este ano de 2014 a empresa consolida 10 anos de sucesso, onde Rogério Okajima e Rosely Kataoka vêm dando continuidade a esse sucesso iniciado pelo patriarca da família.

Depois de tanto sucesso não era de se admirar que não houvesse uma comemoração a altura por esses 10 anos de existência, por isso a Okajima preparou esta viagem de incentivo para comemorar em grande estilo com seus clientes esta data nos parques da DISNEY, em Orlando nos Estados Unidos. Isso era o mínimo que o grupo Okajima poderia fazer em retribuição a tanta credibilidade a seu nome.

Em sua primeira edição, este evento teve como objetivo comemorar os 10 anos de existência da Okajima Distribuidora, nosso maior desafio foi levar para o exterior clientes que em sua maioria nem possuíam passaporte, aguça-los a experimentar o novo, viver novas experiências, conhecer outra cultura.
A viagem Okajima 10 anos Orlando, foi realizada em Orlando de 16 a 23 de Novembro de 2014, cidade esta que reúne o encanto, magia, sonhos, e a possibilidade de proporcionar aos adultos o prazer de vivenciar momentos mágicos, os tornando crianças novamente.
A comunicação visual do evento foi pautada na história da família Okajima, através dos personagens Emi e Hiro e também no destino da viagem, proporcionando aos convidados vivenciar o local que iriam conhecer antes mesmo de chegarem lá, receberam diversos e-mails marketing com contagem regressiva para a viagem e diversas curiosidades sobre a cidade, tornando a expectativa ainda maior.
Para a realização do evento, a Fuego Incentivos mesmo com todo conhecimento do destino da viagem, enviou sua equipe 1 mês antes da data da viagem para uma visita técnica a cidade de Orlando para checar se todos os serviços que foram contratados estavam a altura do projeto. A equipe da Fuego vivenciou e passeou por todos os serviços da programação, se hospedou no hotel do grupo para conhecer cada detalhe e cada possibilidade de serviço que poderia ser oferecido para o grupo, visitou os parques, shoppings e restaurantes. Esta visita garantiu que todos os serviços fossem realizados com 100% de qualidade, nos protegendo de qualquer imprevisto ou insatisfação de nosso cliente e convidados. Além disso, toda a equipe Fuego passa trimestralmente por treinamentos de reciclagem para garantir a qualidade de seus colaboradores e o resultado esperado pelos clientes.
Os fornecedores foram escolhidos a dedo, buscando sempre parceiros que também se preocupam com a excelência de serviços e não medem esforços para atender o cliente. A preocupação com a empresa de transporte era garantir que os motoristas que levariam os convidados para os shoppings, passeios e parques falassem Português para sanar qualquer curiosidade dos passageiros. Para o dia de parques, além dos coordenadores da Fuego Incentivos que acompanharam o grupo em toda a viagem, também foram contratados guias turísticos brasileiros para que os convidados não tivessem nenhuma dificuldade em lojinhas do parque, praça de alimentação, etc. Neste dia os convidados usaram camisetas personalizadas da viagem para facilitar o encontro e auxílio dos guias turísticos.
Na programação havia tempo livre para o convidado realizar atividades pessoais e particulares, porém a Fuego Incentivos montou toda uma logística de programação extra para convidados que preferissem um apoio integral de nossa equipe, com este intuito esta programação extra atendeu e acompanhou estes convidados em diversas opções de compras, pois em pesquisar realizadas antes da viagem foi o maior desejo dos contemplados, conhecerem o maior número possível de lugars para comprarem roupas, eletrônicos, games, utensílios para casa, etc.
A opção de fazer o voo internacional apenas no trecho BELÉM/MIAMI também foi estrategicamente pensado para que os convidados não precisassem se preocupar com excesso de bagagem, pois assim teriam uma franquia maior de bagagem, uma vez que a cidade de origem deles sendo Belém, eles já estão bem mais próximos dos Estados Unidos, não tendo a necessidade de se dirigirem até Guarulhos para pegar um voo direto para Orlando. A viagem de ônibus executivo até Orlando foi extremamente confortável, realizada em ônibus leito que permitiram total relaxamento dos convidados até a cidade.
Para garantir a segurança dos convidados foi contratado seguro médico internacional para todos com fornecedor já conhecido pela Fuego Incentivos, com atendimento em diversos pontos da cidade para garantir que caso fosse necessário este atendimento o convidado teria o maior respaldo em seu atendimento.
PROGRAMAÇÃO COMPLETA
16 DE NOVEMBRO – DOMINGO
A viagem começou com a apresentação dos convidados no Aeroporto Internacional de Belém, onde foram recepcionados pela equipe Fuego Incentivos e direcionados para o check-in. Os convidados embarcaram para Miami, de onde seguiram de ônibus executivo até Orlando. A hospedagem do grupo aconteceu no Hotel Hilton Lake Buena Vista, localizado dentro do complexo Disney, ao lado de Downtown Disney. Neste dia, foram recepcionados em seu quarto com um cartão de boas vindas, e como gift uma big sacola personalizada para utilizarem no tour de compras no Outlet. No quarto também havia diariamente água para os convidados com TAG personalizado da viagem;

17 DE NOVEMBRO – SEGUNDA-FEIRA
No primeiro dia em Orlando os convidados puderam se deliciar com um dia inteiramente dedicado as compras com apoio da equipe Fuego Incentivos, após a permanência no Outlet, o grupo fez uma parada na CVS (farmácia/conveniência) para uma compra rápida de biscoitinhos, artigos pessoais.
Ao chegarem em seus quartos foram recepcionados com um lindo cartão postal de Orlando, onde escreveram uma mensagem para alguém especial que ficou no Brasil e a nossa equipe se encarregou de enviar para o Brasil. No quarto também havia diariamente água para os convidados com TAG personalizado da viagem;

18 DE NOVEMBRO – TERÇA-FEIRA
Após o café da manhã no hotel, era dia de curtir a magia e encanto do parque Disney Magic Kingdom, o grupo permaneceu todo o dia no parque, aproveitando cada segundo dessa experiência fantástica, e ficou até o final para o show de fogos, logo após o fechamento do parque retornou para o hotel para Pernoite.

19 DE NOVEMBRO – QUARTA-FEIRA
O dia era livre, porém a Fuego preparou uma programação extra para os convidados que optassem por ir as compras novamente. Os convidados visitaram o Shopping Flórida Mall e o Walmart.

20 DE NOVEMBRO – QUINTA-FEIRA
Após o café da manhã no hotel, os convidados se dirigiram para o Complexo City Walk, onde se divertiram nos Parques Universal Studios e Island of Adventure, no fim do dia retornaram para o hotel. Ao chegarem no quarto receberam um convite especial para o Jantar de Encerramento que aconteceria no próximo dia.

21 DE NOVEMBRO – SEXTA-FEIRA
Após o café da manhã no hotel, houve uma programação extra para compras durante o dia, e a noite aconteceu o grande jantar de encerramento da viagem, com palavra e agradecimento da diretoria da Okajima pela parceria e companhia nesta encantadora viagem, o jantar aconteceu no Completo City Walk com uma vista privilegiada para todo o complexo em área privativa e show ao vivo. Após o jantar, retornaram ao hotel.


22 DE NOVEMBRO – SÁBADO
O dia foi livre para últimos contatos com a cidade e com programação extra para o shopping Millenia. Durante a tarde os convidados prepararam suas bagagens para retornarem ao Brasil, a noite aconteceu o traslado para Miami de onde sairia o voo para o Brasil.

23 DE NOVEMBRO – DOMINGO
Chegada em Miami pela madrugada, e logo em seguida embarque para o Brasil. Ao chegar em Belém os convidados passaram pela imigração e foram liberados para seguirem até suas residências.


O maior desafio deste evento foi proporcionar a estes clientes uma experiência nova, totalmente diferente de sua cultura no dia a dia, proporcionar segurança através da confiança que possuem com a empresa em se aventurar em outro país, até então desconhecido por seus convidados e se sentirem a vontade.

Confira o site do evento em: www.okajima10anos.com.br

Este case deve vencer como melhor serviço de Apoio e Logística para Eventos, pois a sua realização além de comemorar com êxito os 10 anos de sucesso da Okajima Distribuidora, atingiu todos os objetivos propostos, realizou-se com êxito todas as suas atividades superou as expectativas dos convidados em sua logística, escolha de passeios, conhecimento técnico da equipe, que proporcionou um aumento de volume de vendas projetado. A execução desta viagem permitiu que o feedback dos participantes fosse tão positivo que a base de clientes da Okajima aderiu em massa a campanha.

Galeria de imagens

 

Para o evento foi utilizada uma inovadora ferramenta digital para interação e controle dos convidados durante o evento. O app tinha como principal função eliminar as gigantescas listas que a organização precisava carregar para a contagem de convidados durante a programação. Os participantes foram cadastrados na base de dados do aplicativo e após este cadastro foi gerado um QR Code, no qual todos os convidados ganharam um crachá com seu respectivo QR Code, e através deste era feito a contagem de cada um durante os passeios e programação. Esta ferramenta facilitou e agilizou a saída e chegada dos lugares, pois apenas com a leitura do QR Code o passageiro já poderia entrar no ônibus ou espaço. Caso o convidado não estivesse com seu crachá, o mesmo podia ter sua leitura através do smartphone, desde que o convidado tivesse baixado o aplicativo e acessado o seu perfil. Além disso, o convidado através de seu cadastro tinha acesso a toda a programação do evento, se mantendo informado de seus horários e programação com o grupo. O aplicativo também teve a função de enviar mensagens e lembretes para os convidados, que também podiam responder estas mensagens caso tivesse algum problema ou dúvida referente a sua programação/estadia/permanência no evento.

As maiorias dos convidados da viagem nunca haviam viajado para outro País, para isso a Fuego Incentivos auxiliou em todo o processo de emissão de Passaporte e Visto Americano, garantindo aos convidados conforto nessa aquisição e tranquilidade para sua primeira viagem ao exterior.

O Jantar de encerramento aconteceu em uma das vistas mais encantadoras de Orlando, no complexo City Walk em um deck exclusivo para os convidados da Okajima, deste espaço foi possível estar perto de todo o movimento e luzes que rodeiam o complexo durante a noite e suas atrações, foi montado uma cenografia para apresentação da diretoria com telão, microfones, onde a empresa contou e dividiu com seus clientes mais um pouco de sua história, seu crescimento, suas conquistas ao longo dos seus 10 anos, foi um momento muito emocionante, pois muitos daqueles clientes que estavam ali acompanharam toda a história e também cresceram junto com a Okajima, muitas lágrimas cercaram este momento.

Durante todo o evento, a equipe da Fuego registrou momentos inesquecíveis da viagem, as visitas aos parques, aos shoppings, o jantar de encerramento, todos os instantes.

Toda a logística da viagem como bilhetes aéreos, reservas de hotel, tours e tickets foram de responsabilidade da Fuego Incentivos, bem como toda a gestão, organização e execução do evento.

Como estrutura do evento, foram desenvolvidos:
• Save the Date;
• Convite virtual;
• Convite físico;
• Hot Site;
• Login e senha para confirmação de presença;
• E-mail marketing;
• Kit de viagem (Sacola personalizada, tag de bagagem, porta documentos, porta passaporte, crachá com cordão personalizado, guia de bolso)
• Camisetas;
• Tag água;
• Envelope personalizado para tickets Disney;
• Sacolas personalizadas para tour de compras;
• Cartão de boas vindas;
• Cartão de despedida;
• Cartão Postal de Orlando;
• Convite Jantar de Encerramento;
• Cardápio Jantar de Encerramento;
• Aplicativo do evento;
• DVD de vídeo pós evento;
• Uniforme personalizado para a viagem para equipe Fuego Incentivos;

No final do evento todos os convidados responderam a uma pesquisa de satisfação de toda a estrutura, programação e detalhes do evento. A Fuego Incentivos obteve o resultado de 95% com nota excelente e 5% com nota bom. Muitos elogios referentes a organização da viagem e possibilidade que a viagem proporcionou de conhecer de perto a história e conviver com a família Okajima Distribuidora.

Galeria de imagens

 

Para esta edição do evento, houve um investimento de R$ 680.000,00 para os 70 convidados, o evento teve o seu objetivo alcançado, os convidados retornaram as suas casas encantados de conhecerem um outro país e um destino tão mágico como Orlando, tornando esta primeira viagem de incentivo internacional da Okajima Distribuidora um sucesso, garantindo o aumento de vendas em 200% a mais que as vendas do mesmo período no ano anterior. Com isso a empresa já trabalha na produção de outras campanhas e uma nova viagem já está sendo planejada, pois mesmo sendo uma campanha de Incentivo proporcionou a equipe comercial um estreitamento no relacionamento entre cliente e Okajima.

Após o retorno ao Brasil, a Okajima Distribuidora foi surpreendida com o sucesso da viagem quando o maior Jornal impresso do Estado do Pará, proporcionou ao evento 1 página inteira sobre a viagem, mostrando diversos clientes que estiveram presentes e mais uma vez parabenizando a Distribuidora por seus 10 anos.

Mais de 100 profissionais diretos e indiretos estiveram presentes na viagem Okajima 10 anos Orlando, a equipe da Fuego Incentivos trabalhou arduamente neste projeto desde a concepção da campanha e principalmente a partir do resultado, pois todo o processo de emissão de Passaporte e Visto Americano foi realizado cuidadosamente para garantir o sucesso da viagem. No Hotel Hilton Lake Buena Vista foram usados 50 apartamentos, entre 1.800 refeições, entre outros.

A Sustentabilidade é uma preocupação sempre presente em nossa agência, a contratação de parceiros que trabalham sustentavelmente corretos é essencial em nosso trabalho, por isso para este projeto buscamos hospedar o grupo no complexo Walt Disney, eles aproveitam e reutilizam tudo que é possível quando o assunto é alimentação, todo o papel utilizado é transformado em energia que é usado em equipamentos. O uso do aplicativo da Fuego Incentivos também proporciona um resultado incrível para sustentabilidade, como ele é todo digital, a organização não precisa carregar pilhas e pilhas de papéis, todo monitoramento de atividades e convidados é feito online.

 

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