Em sua primeira edição, este evento teve como objetivo comemorar os 10 anos de existência da Okajima Distribuidora, nosso maior desafio foi levar para o exterior clientes que em sua maioria nem possuíam passaporte, aguça-los a experimentar o novo, viver novas experiências, conhecer outra cultura.
A viagem Okajima 10 anos Orlando, foi realizada em Orlando de 16 a 23 de Novembro de 2014, cidade esta que reúne o encanto, magia, sonhos, e a possibilidade de proporcionar aos adultos o prazer de vivenciar momentos mágicos, os tornando crianças novamente.
A comunicação visual do evento foi pautada na história da família Okajima, através dos personagens Emi e Hiro e também no destino da viagem, proporcionando aos convidados vivenciar o local que iriam conhecer antes mesmo de chegarem lá, receberam diversos e-mails marketing com contagem regressiva para a viagem e diversas curiosidades sobre a cidade, tornando a expectativa ainda maior.
Para a realização do evento, a Fuego Incentivos mesmo com todo conhecimento do destino da viagem, enviou sua equipe 1 mês antes da data da viagem para uma visita técnica a cidade de Orlando para checar se todos os serviços que foram contratados estavam a altura do projeto. A equipe da Fuego vivenciou e passeou por todos os serviços da programação, se hospedou no hotel do grupo para conhecer cada detalhe e cada possibilidade de serviço que poderia ser oferecido para o grupo, visitou os parques, shoppings e restaurantes. Esta visita garantiu que todos os serviços fossem realizados com 100% de qualidade, nos protegendo de qualquer imprevisto ou insatisfação de nosso cliente e convidados. Além disso, toda a equipe Fuego passa trimestralmente por treinamentos de reciclagem para garantir a qualidade de seus colaboradores e o resultado esperado pelos clientes.
Os fornecedores foram escolhidos a dedo, buscando sempre parceiros que também se preocupam com a excelência de serviços e não medem esforços para atender o cliente. A preocupação com a empresa de transporte era garantir que os motoristas que levariam os convidados para os shoppings, passeios e parques falassem Português para sanar qualquer curiosidade dos passageiros. Para o dia de parques, além dos coordenadores da Fuego Incentivos que acompanharam o grupo em toda a viagem, também foram contratados guias turísticos brasileiros para que os convidados não tivessem nenhuma dificuldade em lojinhas do parque, praça de alimentação, etc. Neste dia os convidados usaram camisetas personalizadas da viagem para facilitar o encontro e auxílio dos guias turísticos.
Na programação havia tempo livre para o convidado realizar atividades pessoais e particulares, porém a Fuego Incentivos montou toda uma logística de programação extra para convidados que preferissem um apoio integral de nossa equipe, com este intuito esta programação extra atendeu e acompanhou estes convidados em diversas opções de compras, pois em pesquisar realizadas antes da viagem foi o maior desejo dos contemplados, conhecerem o maior número possível de lugars para comprarem roupas, eletrônicos, games, utensílios para casa, etc.
A opção de fazer o voo internacional apenas no trecho BELÉM/MIAMI também foi estrategicamente pensado para que os convidados não precisassem se preocupar com excesso de bagagem, pois assim teriam uma franquia maior de bagagem, uma vez que a cidade de origem deles sendo Belém, eles já estão bem mais próximos dos Estados Unidos, não tendo a necessidade de se dirigirem até Guarulhos para pegar um voo direto para Orlando. A viagem de ônibus executivo até Orlando foi extremamente confortável, realizada em ônibus leito que permitiram total relaxamento dos convidados até a cidade.
Para garantir a segurança dos convidados foi contratado seguro médico internacional para todos com fornecedor já conhecido pela Fuego Incentivos, com atendimento em diversos pontos da cidade para garantir que caso fosse necessário este atendimento o convidado teria o maior respaldo em seu atendimento.
PROGRAMAÇÃO COMPLETA
16 DE NOVEMBRO – DOMINGO
A viagem começou com a apresentação dos convidados no Aeroporto Internacional de Belém, onde foram recepcionados pela equipe Fuego Incentivos e direcionados para o check-in. Os convidados embarcaram para Miami, de onde seguiram de ônibus executivo até Orlando. A hospedagem do grupo aconteceu no Hotel Hilton Lake Buena Vista, localizado dentro do complexo Disney, ao lado de Downtown Disney. Neste dia, foram recepcionados em seu quarto com um cartão de boas vindas, e como gift uma big sacola personalizada para utilizarem no tour de compras no Outlet. No quarto também havia diariamente água para os convidados com TAG personalizado da viagem;
17 DE NOVEMBRO – SEGUNDA-FEIRA
No primeiro dia em Orlando os convidados puderam se deliciar com um dia inteiramente dedicado as compras com apoio da equipe Fuego Incentivos, após a permanência no Outlet, o grupo fez uma parada na CVS (farmácia/conveniência) para uma compra rápida de biscoitinhos, artigos pessoais.
Ao chegarem em seus quartos foram recepcionados com um lindo cartão postal de Orlando, onde escreveram uma mensagem para alguém especial que ficou no Brasil e a nossa equipe se encarregou de enviar para o Brasil. No quarto também havia diariamente água para os convidados com TAG personalizado da viagem;
18 DE NOVEMBRO – TERÇA-FEIRA
Após o café da manhã no hotel, era dia de curtir a magia e encanto do parque Disney Magic Kingdom, o grupo permaneceu todo o dia no parque, aproveitando cada segundo dessa experiência fantástica, e ficou até o final para o show de fogos, logo após o fechamento do parque retornou para o hotel para Pernoite.
19 DE NOVEMBRO – QUARTA-FEIRA
O dia era livre, porém a Fuego preparou uma programação extra para os convidados que optassem por ir as compras novamente. Os convidados visitaram o Shopping Flórida Mall e o Walmart.
20 DE NOVEMBRO – QUINTA-FEIRA
Após o café da manhã no hotel, os convidados se dirigiram para o Complexo City Walk, onde se divertiram nos Parques Universal Studios e Island of Adventure, no fim do dia retornaram para o hotel. Ao chegarem no quarto receberam um convite especial para o Jantar de Encerramento que aconteceria no próximo dia.
21 DE NOVEMBRO – SEXTA-FEIRA
Após o café da manhã no hotel, houve uma programação extra para compras durante o dia, e a noite aconteceu o grande jantar de encerramento da viagem, com palavra e agradecimento da diretoria da Okajima pela parceria e companhia nesta encantadora viagem, o jantar aconteceu no Completo City Walk com uma vista privilegiada para todo o complexo em área privativa e show ao vivo. Após o jantar, retornaram ao hotel.
22 DE NOVEMBRO – SÁBADO
O dia foi livre para últimos contatos com a cidade e com programação extra para o shopping Millenia. Durante a tarde os convidados prepararam suas bagagens para retornarem ao Brasil, a noite aconteceu o traslado para Miami de onde sairia o voo para o Brasil.
23 DE NOVEMBRO – DOMINGO
Chegada em Miami pela madrugada, e logo em seguida embarque para o Brasil. Ao chegar em Belém os convidados passaram pela imigração e foram liberados para seguirem até suas residências.
O maior desafio deste evento foi proporcionar a estes clientes uma experiência nova, totalmente diferente de sua cultura no dia a dia, proporcionar segurança através da confiança que possuem com a empresa em se aventurar em outro país, até então desconhecido por seus convidados e se sentirem a vontade.
Confira o site do evento em: www.okajima10anos.com.br
Este case deve vencer como melhor serviço de Apoio e Logística para Eventos, pois a sua realização além de comemorar com êxito os 10 anos de sucesso da Okajima Distribuidora, atingiu todos os objetivos propostos, realizou-se com êxito todas as suas atividades superou as expectativas dos convidados em sua logística, escolha de passeios, conhecimento técnico da equipe, que proporcionou um aumento de volume de vendas projetado. A execução desta viagem permitiu que o feedback dos participantes fosse tão positivo que a base de clientes da Okajima aderiu em massa a campanha.
