:: Situação | Briefing ::
A empresa habitualmente já realizava encontros com seus parceiros comerciais. No entanto, o último evento havia sido realizado há três anos. Neste período, a empresa passou por vários desafios, com a implantação de marcos importantes na construção do modelo de negócios.
Umas das principais mudanças foi a adoção de uma nova cultura organizacional, que tem como eixo principal a inovação. A Venco implantou uma cultura de mudança para se consolidar como uma organização inovadora. Isso significa que ela precisa estar sempre pronta a fazer as coisas de modo diferente e adaptar-se com agilidade às necessidades do mercado.
Dentro deste contexto, a empresa almejava realizar um evento que transmitisse organização e profissionalismo, desde o pré evento até o pós-evento. O encontro realizado com seus representantes comerciais teria por objetivo o desenvolvimento do relacionamento com seus parceiros externos e apresentar a nova marca e os objetivos estratégicos a médio e longo prazo.
O evento ainda deveria contar com um momento de confraternização e premiação dos mais antigos parceiros na construção de sua história.
Foi com esse histórico que, em novembro de 2015, a empresa buscou orientação da Atmosfera Eventos para desenvolver este projeto, procurando realizar um encontro estruturado, que tivesse uma linha de trabalho, uma comunicação integrada e que demonstrasse que a empresa é profissional não apenas no seu dia a dia mas também na execução das suas ações de marketing e relacionamento.
Uma das premissas da empresa era que evento fosse realizado no litoral e solicitou à Atmosfera Eventos que fizesse um estudo de viabilidade, considerando o budget disponível e os diversos destinos possíveis. Neste estudo deveriam ser considerado não apenas a estrutura de salas e hospedagem mas também o deslocamento até o destino, e demais custos do evento.
Uma segunda solicitação do cliente era realização de um evento de curta duração (3 dias/2 noites).
:: OBJETIVOS DIRETOS ::
> Aproximar a marca da Venco ao público-alvo (representantes comerciais).
> Apresentar o planejamento estratégico para os próximos anos
> Apresentação da nova Logomarca
:: OBJETIVOS INDIRETOS ::
> Comemorar os 30 anos da Venco.
> Criar ações que reforçam o sentimento de equipe.
> Interagir com o público-alvo buscando a troca de informações e engajá-los para o crescimento da empresa.
> Oferecer uma experiência diferenciada para os participantes do evento, permitindo que eles possam usufruir dos ambientes do local escolhido.
:: Recepção do evento ::
O destino escolhido para o evento foi Magaratiba - RJ. Sua proximidade e facilidade de deslocamento a partir de um aeroporto de grande porte, além do isolamento do hotel foram pontos que pesaram na decisão.
O Portobello Resort and Safari, finalista do Prêmio Caio 2014 na categoria Resort de Praia, foi o hotel escolhido para a realização deste evento.
Após a definição da data e destino, todos os participantes receberam um convite impresso do evento. Logo após o envio do convite, os convidados receberam por email as orientações para o deslocamento, o transfer e outros pontos importantes para que pudessem aproveitar ao máximo de sua estadia durante o evento. Toda a comunicação do evento foi centralizada com a equipe da agencia. A equipe da Atmosfera Eventos realizou todo o receptivo dos convidados, desde os aeroportos do Galeão e Santos Dumont até o hotel em Mangaratiba.
Ao entrarem nos quartos, os participantes receberam seus kits do evento personalizados com: crachá, camisetas, camisas, chinelos, carta de boas vindas, cronograma de atividades e bandana. A separação dos itens de acordo com a grade dos participantes foi realizada antecipadamente e organizada de acordo com o rooming list de forma a facilitar a logística nos quartos junto à equipe de camareiras do hotel. A programação do dia era livre de modo que os participantes pudessem descansar após a viagem e aproveitar da estrutura do hotel. Ao final do dia, o primeiro encontro seria na praia, com um Luau especialmente preparado para eles seguido de um jantar no deck à beira da piscina.
:: Reuniões em plenária ::
O evento teve 3 fases principais: 1) reunião comercial com foco no planejamento estratégico e apresentação da nova logomarca 2) Atividades de team bulding aproveitando a estrutura do hotel e 3) Confraternização e premiação dos parceiros
Para a primeira fase, montamos uma sala plenária configurada em espinha de peixe e duas telas de projeção.
:: Atividade Outdoor ::
Um dos pontos do briefing do cliente solicitava a realização de atividades ao ar livre de forma estruturada de modo que, além de poderem aproveitar o local do evento, tivessem a possibilidade de interagir e criar o sentimento de equipe.
Após termos as informações de perfil do nosso público graças à avaliação pré evento, desenvolvemos em parceria com a Saga Trek uma dinâmica que trabalhou a integração, a motivação, a formação do espírito de equipe (“team building”), o desenvolvimento de competências ligadas a performance, flexibilidade e predisposição à mudanças (inovação).
Com esses objetivos foi realizado um programa vivencial com inspiração nas Olimpíadas. O grupo foi dividido em 3 delegações de 30 a 35 pessoas. As equipes tiveram como meta conquistar o maior número de medalhas de ouro, prata e bronze. A primeira atividade da equipe foi dividir-se segundo suas habilidades em equipes segmentadas nas 6 modalidades oferecidas, conforme abaixo:
> Futebol cooperado: cada time tem seus jogadores atados em duplas pelos pulsos com uma fita. Assim um jogador se obriga a encontrar sinergia de ações e movimentos ao longo do jogo de forma coordenada com outro jogador.
> Esqui em grupo: as equipes tiveram que usar de comunicação e sinergia para conseguirem mover os esquis por um percurso pré definido.
> Vôlei Cego: Jogo de vôlei com a rede sendo coberta com uma lona escura que não permite a visão através dela. Assim o jogo se torna surpreendente, exigindo dos participantes uma agilidade e adaptação, já que não é possível ver a movimentação do time oponente.
> Ducks no mar: em duplas os participantes percorrem em um caiaque inflável a remo, um percurso demarcado no mar. A prova é contra o relógio.
> Arco e Flecha Olímpico: Obedecendo ao mesmo princípio de pontuação da modalidade Olímpica, os participantes deviam acertar a flecha o mais próximo do centro do alvo.
> Arremesso de Peso com com bexigas de água: Assim como na modalidade olímpica, há uma área de arremesso e um chamado cone de distância, dentro do qual o arremesso tem que cair. Por usarmos bexigas os participantes devem dosar na força para a mesma não estourar e molhar o atleta.
:: Jantar de premiação ::
Para encerrar o dia e o encontro o cliente desejava criar um evento com um tom social que remetesse a uma cerimônia de premiação. Para a ocasião, todos receberam uma camisa personalizada e foram orientados a virem com roupa social.
O jantar foi montado na mesma sala usada pela manha para a plenária, onde mudamos layout de sala e iluminação cênica.
Na entrada da sala colocamos um tapete vermelho com unifilas e ribaltas de led de modo a dar outro clima para o local. Os participantes foram recebidos por uma recepcionista e uma dupla de atores caracterizados de Charles Chaplin e Marilyn Monroe e convidados a tirarem as fotos em um back drop comemorativo dos 30 anos. A trilha sonora complementava o clima de premiação.
Já na sala de jantar, alteramos as cores das cênicas deixando o ambiente mais aconchegante para o evento. Em frente ao palco, réplicas em MDF adesivados do troféu Venco deram o toque da premiação que estava por vir.
O mestre de cerimonias iniciou o evento pela premiação dos jogos realizados à tarde. A equipe vencedora foi convidada ao palco para receber o prêmio de campeã e cada integrante da equipe recebeu o novo livro do Amyr Klink devidamente autografado. Uma lembrança marcante que eles guardarão para toda a vida.
Na sequencia o Mestre de Cerimonias passou para a explicação da premiação e os critérios para cada categoria. Foram premiados os parceiros mais antigos, sendo com mais de 10 anos premiados com o troféu Venco de Prata e aos parceiros com mais de 20 anos de parceria, foi entregue o troféu Venco de ouro.
O troféu foi especialmente desenvolvido para esse evento, usando a nova logomarca como base. O “V” que simboliza a Venco, também é parte do símbolo da medicina veterinária. O material foi esculpido seguindo o padrão da marca e posteriormente fundido em aço. Uma base de mármore foi adicionada para dar mais peso e valor ao troféu. Durante a entrega, o sonoplasta fazia as interferências sonoras para remeter a uma verdadeira cerimonia de premiação do oscar. Nas telas de projeção, animações gráficas representavam as categorias dando o tom da premiação.
Após a entrega dos prêmios, foi servido o jantar à americana e teve início o show de encerramento. Durante a pesquisa pré evento, detectamos entre outros pontos, preferências musicais. A grande maioria dos entrevistados tinha por preferência música sertaneja de raiz. Por essa razão, convidamos uma dupla de violeiros que animou o público com um repertório de clássicos até a madrugada.
Ao retornarem para seus quartos, todos os participantes receberam sobre suas camas um pequeno mimo: uma caixa de chocolates belgas personalizada, com uma carta de agradecimento assim como um lembrete com as orientações de check out e transfer.
