Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 16ª Edição

Case: XVI ENCONTRO DOS CORRETORES DIAMANTE TOKIO MARINE: ESSÊNCIA DIAMANTE
Candidato: Alternativa F
Cliente: Tokio Marine
Segmento: Eventos
Estado: Exterior
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos

Alternativa F Eventos:

Uma agência. Duas cabeças. Várias alternativas.
Esse é o ponto de partida quando se quer entender o fenômeno desenvolvido por uma nova forma de pensar eventos: a Alternativa F. Criada por dois renomados nomes do mercado, Felipe Lemos e Ana Nani, a agência boutique nasceu da necessidade de fazer diferente frente à concorrência e de oferecer uma criação fora da caixa.

Com o objetivo de ser o remédio anti-insônia e estresse em eventos corporativos, a agência se diferencia por oferecer eventos de grande qualidade, independente do porte e objetivo, em todo o Brasil e nos mais variados pontos do mundo. Só nos últimos anos esteve presente, produzindo seus projetos, em território nacional, em locais como Brasília, Foz do Iguaçu, Salvador, Goiás e Belém. E também em destinos internacionais como Argentina, Orlando, Lisboa, Miami, Cape Town, Porto Rico e Cancun.

O Evento:

Todos os anos, a Tokio Marine premia seus corretores parceiros, por meio de um ranking baseado em metas. Os vencedores são todos aqueles que atingiram e superaram as metas estabelecidas para o ano em questão. São três grupos de premiados: os Corretores Prata, os Corretores Ouro e os Corretores Diamante, de acordo com o faturamento. Para os Corretores Diamante, como forma de reconhecimento, é oferecida uma viagem para um destino internacional, com direito a acompanhante, e um grande diferencial: a possibilidade de visitar atrações e participar de atividades que não são encontradas em nenhum pacote turístico. Esta é uma viagem que tem como objetivo a exclusividade e a entrega do sonho.

Desta forma, a Alternativa F Eventos com parceria da CVC foram contratadas para desenvolver e organizar essa viagem de incentivo para Porto Rico. Cuidando de todo pré, durante e pós da viagem. Desenvolvemos todo conceito, logística, hospedagem, transporte, A&B, cenografia, decoração, comunicação visual, entre diversos outros itens.

Ficha Técnica:
Local: Gran Meliá Golf Resort Puerto Rico
Período de realização: 15 a 20 de maio de 2017
Participantes:132

Vídeo


Conheça a seguir a viagem de incentivo como um todo e entenda melhor a nossa operação:
Título: XVI Encontro de Corretores Diamante
Tema: Essência Diamante
Objetivos: Fortalecer o relacionamento entre a Tokio e os Corretores, valorizar todo o trabalho e os resultados dos corretores e ressaltar a parceria de sucesso entre a Tokio e quem é Ouro
Perfil do Público Alvo: Donos de Corretoras, 50% homens e 50% mulheres

Conceito
Para demonstrar o conceito, primeiro temos que nos perguntar: o que é essência?
Em sua definição demonstra a própria existência, o que constitui a natureza de um ser, o que é mais importante, fundamental, o espírito.
Estava na Essência de Gandhi a paz, a conciliação.
Estava na Essência de Cazuza o protestar, a contestação.
Estava na Essência de Dali buscar diferente, o ousar.
Estava na Essência de Ayrton Senna a coragem, o destemor.

Estava na Essência de cada corretor o acreditar, o querer, o conquistar. A força natural que os moveu adiante, que os fez superar desafios e chegar em Porto Rico.

E está na Essência da Tokio Marine a transparência, a segurança, a solidez, o investir em parcerias e principalmente a vontade de reconhecer aqueles que merecem.

Por isso, o tema “Essência Diamante” foi escolhido. Para demonstrar as características que formam este corretor tão importante e trazer à tona a essência Tokio Marine, estabelecendo laços de segurança, tranquilidade, excelência e compromisso.

Para fazermos a amarração com o tema, a cada dia, focamos em uma Essência Diferenciada que trazia características do local, misturadas com características da parceria Tokio Marine e corretor.
-Navegando na essência: Um mergulho no nosso relacionamento
-Essência da História: Tradição que se traduz em sucesso
-Essência do Ritmo: Mais um passo na nossa parceria
-Essência Diamante: A sua vez de brilhar e ser reconhecido

Comunicação Visual:
Após a criação da linha inspiracional, precisávamos de uma comunicação visual forte que nortearia todo o evento, e o primeiro passo foi um logo com base manuscrita e fundo com textura de um diamante, para demonstrar a ideia de que esse encontro foi feito com todo cuidado, a quatro mãos e que cada detalhe foi pensado. A fonte escolhida, fina e estilizada, remete a algo superior e a cor azul marinho foi usada para passar a sensação de elegância, mas também remeter as belezas do mar e do céu.

Pré-evento:
Muitas atividades foram desenvolvidas para diferenciar esta das outras viagens e as que mais se destacaram nós explicaremos a seguir:

1 - App de celular onde os participantes puderam se informar agenda, ver fotos dos locais, sanar dúvidas sobre vestimentas e colher informações importantes sobre documentação. Uma curiosidade muito interessante desse app é que todos podiam usá-lo para tirar dúvidas com a organização “real time” no evento.

2 - Página no Facebook para fazer a manutenção da viagem. O conteúdo desta página continha uma série de posts desenvolvidos exclusivamente para que pudéssemos aguçar a curiosidade de quem iria viajar.
3 – Um dos posts do Facebook continha um link onde o convidado poderia fazer o download de uma playlist do Spotify criada especialmente para fazer o aquecimento para a viagem.

4 – Também criamos uma pesquisa prévia para saber as cores preferidas de cada casal e assim personalizarmos a cor do brinde de boas-vindas.

5 - Com cerca de um mês de antecedência ao o embarque, os convidados receberam um kit véspera customizado. O presente foi embalado em uma caixa especial e dentro encontravam um guia informativo com tudo o que precisavam saber sobre o destino, tags de bagagem personalizados e um grande diferencial: na parte interna da tampa gravamos 3 receitas de drinks típicos de Porto Rico (Piña Colada, Mojito e Margarita) e complementamos com duas taças de vidro, um mexedor e um dosador para que ele pudesse aprender as receitas em casa. E, como Porto Rico é um destino de praia, não poderiam faltar as famosas havaianas para eles usarem na praia.

Agenda
Como o foco do evento era a exclusividade, o Hotel Gran Meliá foi escolhido, pois oferecia o melhor em acomodações 5 estrelas e tinha um nível de hospedagem denominado Red Level, categoria diferenciada de apartamentos com, vista, serviços e área de lazer exclusivas.

1º Dia
Depois de um voo tranquilo e conexão no Panamá ou em Bogotá, nossos convidados chegaram no Hotel cheios de energia e muita expectativa. Lá foram recebidos em uma área exclusiva para check-in ao som de um grupo que tocava músicas porto-riquenhas de forma animada e contagiante.

Assim que fizeram o check in, seguiram diretamente para o quarto e foram recebidos com presentes exclusivos. O casal ganhou uma bolsa de viagem da Tommy Hilfiger, uma máquina de foto Instax da Fujifilm da cor que eles haviam escolhido previamente na pesquisa e dois adaptadores de tomadas.

A noite o jantar foi livre.

2º. Dia: Navegando na Essência

O tema escolhido para esse dia foi o “Navegando na Essência”, quisemos demonstrar que os convidados davam o rumo em direção ao próprio destino e assim tornavam-se desbravadores, conseguiam olhar além, trazendo para perto muito sucesso e as boas energias.

Por isso, passamos o dia desbravando as belezas do mar do Caribe e as exclusividades que desenvolvemos, como:

- Campeonatos de Futebol e Vôlei

- Piscina e Praia só para os Diamantes: Esse foi um dos grandes diferenciais desse evento, pois pela primeira vez, conseguimos ter uma estrutura apenas para o nosso grupo, criando um verdadeiro Beach Club dentro do Hotel. A piscina e a praia foram personalizadas com a comunicação do evento, marcando o logo nos guarda-sóis, baldes de cerveja, almofadas, garçons e cardápio. Era nessa mesma piscina que também reuníamos o grupo para fazer relacionamento com a diretoria da Tokio Marine e para lançar alguns concursos relâmpagos, como o “Concurso da Melhor Foto da Viagem” cujo objetivo era fazer todos usarem as câmeras polaroid que ganharam de presente e trazer em foco as mais belas paisagens do local. O concurso foi desvendado na ultima noite e o vencedor ganhou um premio especial.

Após as atividades de piscina, os convidados foram para um evento de final de tarde que teve inspiração na temática Navy. O local foi estrategicamente escolhido, pois era o melhor ponto do hotel para vermos o lindo mar do Caribe e o inesquecível por do sol muito admirado por todos que visitam o país.

Ao chegar no local, o grupo encontrava um set fotográfico e era recebido por uma marinheira que comandava um barco da Tokio Marine em direção a felicidade. Lá, os convidados puderam tirar lindas fotos.

O ambiente foi dividido em dois espaços: no primeiro, criamos um píer chique, onde tínhamos as mesas para jantar decoradas com lanternas, conchas e ancoras, além de uma estrutura cenográfica de bambu que reservava a área e trazia a comunicação do evento. No segundo espaço, usamos parte do jardim, para montar um palco, a pista de dança e um lounge para que os corretores pudessem aproveitar a festa.

Demos início ao evento com um dos momentos mais marcantes de todas as Viagens Diamante, onde criamos uma cerimônia dos desejos para que todos pudessem começar a viagem com boas energias. Os convidados receberam um pequeno bilhete no quarto onde teriam que escrever um desejo e assim que o por do sol chegou, o Presidente convidou-os para a frente do palco para amarrarem esses desejos em balões. Com todos reunidos, um momento mágico aconteceu: todos lançaram os balões no céu de Porto Rico, rumo a sorte e a felicidade.

Após esta cerimônia, foi servido o jantar e após o jantar tivemos uma apresentação do Blue Man Group Cover, grupo que entrou de forma surpresa no ambiente, brincando, tocando músicas com tambores de água colorida e convidando todos para a pista de dança. Quando a pista estava super animada, entraram dois dançarinos de led para agitar ainda mais a noite.

Ao retornar ao quarto, receberam chocolates Godiva (conchas) para relembrar tudo o que viveram.

3º. Dia: Essência da História

O tema escolhido para esse dia foi a “Essência da História”, onde fizemos um link da história de Porto Rico com a história de parceria e sucesso que a Tokio Marine tinha com os corretores.

Após o café da manhã, o grupo saiu em direção a um city tour para Old San Juan, visitando os pontos mais importantes da cidade como o Cerro de San Cistobal e Cerro de San Felipe del Morro, locais com muita história e paisagens surpreendentes. Após estas visitas, fizeram uma parada de compras pelas ruas de casas coloridas da cidade e então foram convidados a entrar no El Convento, um antigo convento que hoje é um dos hotéis históricos mais renomados do país. Lá eles tiveram uma cooking class exclusiva, ministrada pelo chef do Hotel, sobre como fazer um verdadeiro Mofongo, prato típico da região, experimentando a iguaria em um almoço. Depois do almoço, caminharam mais um pouco pelas ruelas da cidade e em determinado ponto, montamos uma estrutura exclusiva para que todos pudessem se refrescar do calor tomando paletas de frutas personalizadas.

A noite, para dar continuidade na história de Porto Rico, trouxemos a colonização espanhola como foco principal do jantar, criando uma verdadeira casa de Flamenco dentro de uma das salas do Hotel.
Ao chegar na festa, os convidados foram recepcionados por um casal de flamenco em um set fotográfico formado por mais de 3.000 cravos. Desse set, tanto homens quanto mulheres puderam se servir de uma flor para incrementar o look que estavam compostos por tons de vermelho e preto.

Quando entravam no salão vislumbraram um ambiente completamente vermelho e com muitas referencias desse ritmo inspirador: usamos decoração com cortinas vermelhas (não existentes no salão), rosas, leques, palco central para dança e uma castanhola por pessoa nas mesas. Ao final do jantar, tivemos uma apresentação de Flamenco, com 2 casais e músicos tocando e dançando de forma muito emocionante.
Após a apresentação, tivemos pista de dança com um famoso DJ brasileiro, o DJ Peixe.

Ao retornar ao quarto, receberam um kit de azeites para relembrar tudo o que viveram.

4º. Dia: Essência do Ritmo

Começamos o dia com um passeio de compras para o Premium Outlets, pois por ser considerado um país associado aos EUA, Porto Rico tem diversos centros de compras com valores muito acessíveis. Para deixar o passeio mais especial, montamos um ponto de encontro dentro da loja da Tommy Hilfiger com petiscos e bebidas e reservamos uma área exclusiva dentro do Restaurante Olive Garden.

Para a noite, escolhemos o tema Ritmo, pois a salsa é uma mistura de compassos latinos e africanos que tem em sua base o som cubano. O nome “salsa” significa tempero, e foi dado exatamente para que transmitisse “sabor”, como se fosse uma mistura de ingredientes musicais. Além de ser muito animado, é também o principal ritmo de Porto Rico.

O local escolhido dentro do hotel foi uma reprodução de uma típica Hacienda Porto Riquenha onde as danças eram costumes muito tradicionais. As chegar no local, os corretores eram recepcionados com um casal de salsa em um set fotográfico super colorido. Colorido também era o espaço que produzimos, com luminárias e flores em diferentes tons, reprodução das casas típicas da cidade de Old San Juan e uma pista de dança central que se misturava com uma área de lounge. Durante o jantar, uma banda de Salsa embalou a todos com ritmos famosos, incluindo o reggaeton. Um mimo especial dessa noite foi um mini tabasco com o logo da Tokio Marine que deixamos em frente ao lugar de cada convidado.

Ao retornar ao quarto, receberam um Tabasco personalizado com o nome de sua corretora para relembrar tudo o que viveram.

5º. Dia: Essência Diamante

Durante o dia, reproduzimos a mesma estrutura de praia e piscina, campeonatos de futebol e vôlei, além de trazermos para o local o concurso “The Voice Tokio Marine”, um karaokê divertido onde os diretores puderam votar nas melhores vozes do grupo.

A tarde foi livre para que os corretores pudessem se preparar para o grande evento da noite: a
cerimônia de premiação.

A ideia para a cerimônia foi criar uma volta no tempo que demonstrava que quando sabemos aproveitar o presente e criar algo que realmente faça a diferença, isso se torna marcante e garante que será lembrado e respeitado por muitos e muitos anos. E foi isso que desejamos, que o que foi construído em todos os dias dessa viagem tão especial fosse parte de algo muito maior, afinal cada um dos presentes ali eram ESSENCIAS para a Tokio Marine.

Para representar essa volta ao passado, trouxemos o glamour dos anos 20 – Gatsby como cenário inspiração para a nossa festa.

Na entrada do centro de convenções do hotel, colocamos um carro antigo, um pórtico de entrada, dois bailarinos caracterizados para já criar um clima todo especial. Ao passar pelo pórtico, o Presidente da Tokio Marine aguardava cada corretor para uma foto que ao final do evento iria para a capa de uma revista.

Ao entrarem na sala, foram surpreendidos por garçons servindo champanhe, uma jazz band com o melhor do ritmo dos anos 20 e dançarinas em 2 mini palcos laterais que idealizamos.

A ambientação da sala fazia jus ao glamour do tema.
O palco tinha grafismos em tons de dourado e uma instalação central forrada em tecido brilhante, além de uma passarela que auxiliou nas premiações e no show final. A decoração era formada pela mistura de tons prateado e dourado, mesas imperiais e redondas, toalhas de paetês, flores finas, plumas, cristais e diversos detalhes para compor com a temática.

Abrimos a cerimônia com um espetáculo de dança de 3 minutos inspirado na Broadway e no filme Gatsby.
Logo após a abertura, o Presidente e diretores subiram no palco para premiar os corretores. A cada subida, uma música atual em ritmo de anos 20, como Beyonce, Lady Gaga..
Para cada premiado foi entregue uma placa de homenagem e no caso dos corretores novos uma caneta MontBlanc. A duração desta mecânica durou cerca de 1,5 horas.

Após esta mecânica, os Diretores agradeceram as esposas presentes e chamaram todas ao palco para que elas recebessem um presente especial (uma joia Pandora).

Depois do término da cerimônia liberamos o jantar e nos telões passamos um vídeo com as fotos dos melhores momentos da viagem.

E os acordes finais do XVI Encontro de Corretores Diamante ficou por conta de uma grande artista que levamos diretamente do Brasil: a cantora Preta Gil, que com um repertório variado e energia inexplicável animou a todos como nunca antes visto. A cantora aproveitou também para premiar as ganhadoras do concurso “The Voice Tokio Marine” com DVD’s autografados.

Ao retornar ao quarto, os casais receberam uma garrafa de Bacardi e dois copos com grafismos de Porto Rico como forma de agradecimento pela presença.

6º. Dia:
No último dia tivemos o check out e foi entregue um pen drive com todas as fotos do evento.

Pós Evento
Após o evento foi enviado um bilhete de agradecimento e uma revista com o resumo da viagem.

Galeria de imagens
Prancha Conceito
Caixa Kit Véspera
Caixa Kit Véspera com Receitas de Drinks Típicos na Tampa
Caixa Kit Véspera com Tags de Bagagem de Old San Juan
Caixa Kit Véspera com Mexedor e Dosador Customizados
Embarque
Check-in Exclusivo
Check-in Exclusivo
Customização do Hotel
Customização do Hotel
Customização do Hotel
Customização do Hotel
Área Exclusiva
Passeios Old San Juan
Passeios Old San Juan
Passeios Old San Juan
Passeios Old San Juan
Passeios Old San Juan
Passeios Old San Juan
Passeios Old San Juan
Coquetel Navegando na Essência
Coquetel Navegando na Essência
Coquetel Navegando na Essência
Coquetel Navegando na Essência
Cerimônia de Desejos
Cerimônia de Desejos
Apresentação Blue Man Group
Apresentação Blue Man Group
Noite Espanhola
Noite Espanhola
Noite Espanhola
Noite Espanhola
Noite Espanhola
Noite Espanhola
Noite Espanhola
Noite de Porto Rico
Noite de Porto Rico
Noite de Porto Rico
Noite de Porto Rico
Noite de Porto Rico
Noite de Porto Rico
Cerimônia Gatsby
Cerimônia Gatsby
Cerimônia Gatsby
Cerimônia Gatsby
Cerimônia Gatsby
Cerimônia Gatsby
Show Preta Gil
Show Preta Gil
Cerimônia Gatsby
         

 

Grandes desafios foram impostos desde o início, pois havia a necessidade de transformar um destino turístico em uma viagem única, exclusiva e diferenciada aos convidados. Algo que ele não pudesse comprar.

1 - Como superar o destino do ano anterior?
Ações muito exclusivas foram criadas para que os participantes se sentissem especiais, como: um beach club apenas para o grupo, um almoço no convento mais antigo do país, amarração do tema com as festas e experiências muito diferentes em cada noite, uma premiação tida como uma das mais elogiadas de todos os eventos, entre outros itens.

2 – Como administrar um evento em um país com cultura diferente? E como lidar com os fornecedores locais?
Uma pré-seleção de fornecedores foi feita do Brasil onde tiveram que preencher alguns requisitos básicos. Após esta seleção, foram feitas duas visitas técnicas para avaliar as instalações e montagens e desta forma os fornecedores foram selecionados. Outro item importante foi ter um produtor base em Porto Rico que nos ajudou a avaliar todos os requisitos para o evento e a contratar algumas atrações, brindes, etc.

3 – Como fazer um projeto cenográfico tão complexo em Porto Rico?
Como o evento necessitava de uma cenografia muito temática/artesanal, pesquisamos muitos fornecedores e elegemos um que nos atendia. Todo o conceito, projeto 3d e memorial descritivo foi concebido pela Alternativa F e executado pelo fornecedor local.

4 - Como lidar com a variação cambial em um ano de crise no Brasil?
Trabalhamos de forma segura, congelando um câmbio base que não ultrapassasse nossa meta de budget e além disso tivemos uma reserva técnica para eventuais emergências cambiais que pudessem acontecer no meio do caminho.

A receita do evento ficou em média R$ 24.667,00 por participante.

Abaixo, estão os números gerais de equipes envolvidas no evento:

Staff
Pré-evento:
07 profissionais Alternativa F Eventos – Atendimento, Produção e Criação.
05 profissionais CVC – Atendimento e Logística.

Durante: Aproximadamente 90 profissionais | diretos e indiretos

Refeições: Foram servidas 2.112 refeições entre cafés da manhã, coquetéis, almoços e jantares.

Transportes
Nº de passagens aéreas de ida e volta: 132
Nº ônibus, micro-ônibus: 4 veículos

Este evento movimentou a rede hoteleira em Porto Rico, pois parte do Hotel Gran Meliá foi ocupado para os participantes numa época de alta temporada.

Na pesquisa realizada pós-evento com os participantes, tivemos um resultado extremamente positivo com 100% avaliando total satisfação e alguns elogios conforme citado abaixo:

Vejam um dos mais de 40 comentários que recebemos sobre o evento:
“Foi tudo lindo, dias incríveis, cada detalhe pensado minuciosamente. Parabéns a todos da Tokio Marine”
“Superou em todos os aspectos. Estamos revigorados. Muito obrigado”
“Queria parabenizar ao pessoal que organizou essa maravilha de evento. Queria agradecer, sem exceção, pela calorosa recepção e por nos fazerem sentir em casa."

 

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