Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 16ª Edição

Case: ENCONTRO DAS ESTAÇÕES: EVENTO DOS CORRETORES OURO TOKIO MARINE EM COMANDATUBA
Candidato: Alternativa F
Cliente: Tokio Marine
Segmento: Eventos
Estado: BA
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos

Alternativa F Eventos:

Uma agência. Duas cabeças. Várias alternativas.
Esse é o ponto de partida quando se quer entender o fenômeno desenvolvido por uma nova forma de pensar eventos: a Alternativa F. Criada por dois renomados nomes do mercado, Felipe Lemos e Ana Nani, a agência boutique nasceu da necessidade de fazer diferente frente à concorrência e de oferecer uma criação fora da caixa.

Com o objetivo de ser o remédio anti-insônia e estresse em eventos corporativos, a agência se diferencia por oferecer eventos de grande qualidade, independente do porte e objetivo, em todo o Brasil e nos mais variados pontos do mundo. Só nos últimos anos esteve presente, produzindo seus projetos, em território nacional, em locais como Brasília, Foz do Iguaçu, Salvador, Goiás e Belém. E também em destinos internacionais como Argentina, Orlando, Lisboa, Miami, Cape Town, Porto Rico e Cancun.

Immaginare:

Empresa fundada por Edgar Werblowsky, que respira o turismo de alta qualidade há 30 anos, desde que pioneirou no mercado brasileiro com a Freeway. Uma empresa premiada diversas vezes por seu compromisso com o social, e pela excelência de seus serviços.

Neste ambiente nasceu em 2005 a Immaginare, empresa de Incentivo, Eventos e Experiências, para atender os clientes empresariais em suas ações de marketing, relacionamento, premiações e campanhas de incentivo.

O Evento:

Todos os anos, a Tokio Marine premia seus corretores parceiros, por meio de um ranking baseado em metas. Os vencedores são todos aqueles que atingiram e superaram as metas estabelecidas para o ano em questão. São três grupos de premiados: os Corretores Prata, os Corretores Ouro e os Corretores Diamante, de acordo com o faturamento. Para os Corretores Ouro, como forma de reconhecimento, é oferecida uma viagem para um destino nacional, com direito a acompanhante, e um grande diferencial: a possibilidade de visitar atrações e participar de atividades que não são encontradas em nenhum pacote turístico. Esta é uma viagem que tem como objetivo a exclusividade e a entrega do sonho.

Desta forma, a Alternativa F Eventos e a Immaginare foram contratadas para produzir essa viagem de incentivo para a Ilha de Comandatuba, na Bahia. Cuidando de todo pré, durante e pós da viagem. Desenvolvemos todo conceito, logística, hospedagem, transporte, A&B, cenografia, decoração, comunicação visual, entre diversos outros itens.

Ficha Técnica:
Local: Transamérica Comandatuba
Período: 20 a 24/08/2016
Pax: 145

Vídeo


Conheça a seguir a viagem como um todo e entenda melhor a nossa operação:
Título: XVI Encontro de Corretores Ouro
Tema: Encontro das Estações
Objetivos: Fortalecer o relacionamento entre a Tokio e os Corretores, valorizar todo o trabalho e os resultados dos corretores e ressaltar a parceria de sucesso entre a Tokio e quem é Ouro
Perfil do Público Alvo: Donos de Corretoras, 50% homens e 50% mulheres

Conceito
Esta viagem teve um conceito que amarrava todas as ações e eventos sob o olhar do participante. Tudo ali tinha um sentido.

Linha Inspiracional do Conceito:
Este conceito nasceu da ideia de que o Encontro Ouro acontece a cada 1 ano. E que entre as suas edições acontece um ciclo completo, assim como na natureza, por exemplo, que divide seu tempo entre as 4 estações. Temos, nessa ordem, o outono, inverno, primavera e verão. E durante esse ciclo a natureza se renova por completa. Começa deixando para trás o passado, passa para o nascimento do novo e seu consequente crescimento, até chegar no seu auge, no ponto alto da sua exuberância, onde pode brilhar intensamente. Com o corretor é da mesma forma. No começo do ciclo plantamos as sementes de um trabalho que vai amadurecendo e se fortalecendo com o passar dos dias. Vai se transformando até chegar no auge com ótimos resultados, encontrando o seu ponto máximo, o sucesso e posterior reconhecimento.

Durante a viagem vamos ter todas as 4 estações representadas. Uma a cada dia. Ou seja, outono, inverno, verão e primavera se encontrarão e serão representadas neste curto espaço de tempo, demonstrando o ciclo completo e fazendo uma metáfora do relacionamento da Tokio Marine com os Corretores. O passo a passo da parceria que foi amadurecendo e que culminou na presença deles neste encontro tão esperado e que acontece anualmente.

Comunicação Visual:
Dentro deste conceito temos como personagem principal uma árvore desenhada de forma estilizada e criativa que demonstra em seus galhos as 4 estações. Temos a passagem completa do ciclo dentro da ilustração. A árvore possui um simbolismo muito grande, pois representa vida, evolução, crescimento. Com ela queremos demonstrar que o relacionamento da Tokio
Marine com os corretores possui raízes fortes. Que o ano todo de trabalho lado a lado os levou até esse reconhecimento. Primeiro plantaram uma semente de confiança nos produtos e serviços, depois, com o passar dos dias, foram regando com uma grande qualidade de entrega e um ótimo custo-benefício e por fim colheram frutos maduros que representam o sucesso e grandes resultados. Esta é a árvore da Tokio Marine e do Encontro Ouro. Uma árvore com galhos fortes e que se renova a cada ano.

Pré-evento
Foi criado um Facebook da viagem, onde os participantes puderam se informar agenda, ver fotos dos locais, sanar dúvidas sobre trajes e clima. Dentro da ferramenta, o convidado podia interagir com o conteúdo, curtir/compartilhas as informações e tirar dúvidas sobre o evento.
Em uma pesquisa prévia, perguntamos a todos, qual estação do ano eles gostavam mais.


Como forma de ativação pré-evento, enviamos um kit para que ele já fosse se preparando: um folheto com informações gerais da viagem, tags de bagagem com cada uma das estações que íamos trabalhar e 4 potinhos de tempero, um representando cada época:
Louro: para usar no outono e dar mais sabor para suas receitas;
Manjericão: para trazer frescor para seu verão;
Tomilho: para aguçar o seu olfato na primavera;
Canela: para no inverno esquentar e liberar os melhores aromas.
Além dos potinhos de tempero, colocamos no kit 4 marcadores de vinho: 2 com as iniciais dos casais e 2 ligados a estação. Tudo foi colocado cuidadosamente em uma caixa azul fechada com elástico e com a comunicação do evento.

Agenda
A agenda do evento foi montada para que o convidado pudesse ter, dia a dia, uma diferente experiência e uma diferente estação do ano.

Confira a seguir, passo a passo das ações do evento:

1º Dia: Estação Outono

Embarque e Chegada em Ilhéus. O grupo foi divido em diversos voos regulares.
Nossos convidados chegaram cheios de energia e muita expectativa no Hotel Transamérica, foram recepcionados por um grupo de mini congo, com músicas típicas e dançarinas. Além das músicas foram servidos com água de coco, mini acarajés, mini cocadas e toalhinhas refrescantes. Após esta recepção calorosa com tudo o que há de melhor em Comandatuba, os convidados eram direcionados para uma área exclusiva de check in onde recebiam os crachás, a programação do evento e a chave do quarto.

Para deixar o evento ainda mais exclusivo e com a personalidade de cada um, os cordões dos crachás eram personalizados com a estação do ano selecionada por eles antes do evento.

Após o check in, os convidados seguiram diretamente para o seu quarto e foram recebidos com presentes exclusivos.
As mulheres ganharam uma nécessaire, um chapéu e um par de havaianas.
Os homens receberam um quadro porta tampinhas/rolhas personalizado com seu nome, uma camiseta e um par de havaianas.

A tarde foi livre para que todos pudessem aproveitar as áreas de lazer do hotel.

Quando anoiteceu, proporcionamos um coquetel de boas-vindas com a primeira estação do evento: o Outono. O espaço escolhido tinha área aberta para que todos os convidados pudessem se sentir bem a vontade, pois a noite estava com uma lua maravilhosa.
A ambientação foi formada por folhas secas e galhos, lounges, painel com a comunicação do evento e mini palco que recebeu um breve speech de boas vindas do presidente e uma apresentação musical em formato luau com a artista local Gabriela Maia. Após o coquetel que durou cerca de 1,5 horas, os convidados puderam jantar em área exclusiva no Restaurante do Hotel.

Ao retornar ao quarto, o participante recebeu um kit com 4 chocolates do Chocolatier Bruno Alves em formato de folhas de outono, além de um bilhete com informações do dia seguinte.



2º. Dia: Estação Verão

Após o café da manhã no Restaurante Principal do Hotel, foi organizado um bate-papo com o presidente. A reunião teve o objetivo de apontar as principais estratégias que a Tokio Marine estava oferecendo naquele momento e levantar as principais dúvidas, opiniões e observações dos convidadas como forma de melhoria.

Assim que a atividade terminou, todos foram almoçar no Restaurante do Hotel.

A tarde, todos puderam aproveitar a estrutura de lazer do hotel e participar de campeonatos de vôlei e futebol.

É importante salientar que um dos grandes diferenciais desse evento foi que conseguirmos ter uma estrutura apenas para o nosso grupo em área reservada da piscina. Personalizamos esse local com totem, guarda-sóis, baldes de cerveja, almofadas, garçons e cardápio, tudo com o logo do evento. Era nessa mesma piscina que também reuníamos o grupo para fazer relacionamento com a diretoria da Tokio Marine e para lançar as partidas de esportes organizadas especialmente para eles.

Chegando a noite, uma onda de calor veio cheia de energia e, principalmente, de alegria!
E foi exatamente essa sensação que quisemos passar em nossa festa, começando com a estação que é unanimidade entre os brasileiros: o verão.

Com essa inspiração, trabalhamos como cor primária o laranja e o amarelo, criando um ambiente repleto de boas vibrações e convidando todos a vestirem essas mesmas cores.

Um grande palco foi montado com uma projeção mapeada para dar movimento a festa já que esta pôde passar diversas imagens de praias, raios de sol e logos do cliente. Ao mesmo tempo que mudávamos a cor do palco, as cores das luzes decorativas da sala também eram alteradas. No teto, móbiles com guarda chuvas e luminárias japonesas compunham o cenário.

Na decoração usamos toalhas cinzas com cadeiras brancas, e arranjos em vasos de vidro com frutas e velas. Como detalhe do guardanapo um guarda-chuvinha de papel.

Para agitar o grupo, tivemos a apresentação da Banda Baile Fantástico, que trouxe hits de sucesso do nosso verão como: axé, samba, pagode, entre outros. A banda agradou muito os convidados, vendo que todas as solicitações de músicas dos participantes foram atendidas.
Ao retornar ao quarto, o participante recebeu um baldinho de gelo personalizado, além de um bilhete com informações do dia seguinte.

3º. Dia: Estação Primavera

Após o café da manhã, os corretores diamante tiveram o dia livre e disponibilizamos alguns transportes para as mulheres que gostariam de passear pela vila de Una para comprar artesanato.

O almoço trouxe o frescor da primavera em um churrasco exclusivo na praia acompanhado por música ao vivo. A banda de samba contagiou tanto os participantes que a pista de dança ficou lotada.

Após o almoço, que terminou por volta de 16h, os convidados puderam descansar para aproveitar a próxima noite temática: primavera!
Para a festa da Primavera, nossa inspiração veio diretamente dos anos 70 e suas festas inesquecíveis. Com muitas flores, paz, amor e rock n´ roll, foi uma festa com temática “hippie”, onde convidamos a todos para vestirem trajes floridos e tivemos atrações que nos levarão em uma verdadeira viagem no tempo.

Na entrada do jantar, montamos um set fotográfico com uma Kombi dos anos 70 para que os convidados pudessem se juntar para tirar fotos divertidas.

A ambientação foi composta por diversos tipos de flores e regadores e palco foi feito com grama sintética com o logo “Estação Primavera” montado com flores coloridas.

Como atração principal, uma banda de Rock dos anos 70 carioca que encantou a todos. Os convidados diziam que foi uma das melhores bandas de rock de um Evento Ouro. Após a banda, a festa foi embalada pelo DJ Peixe.

Ao retornar ao quarto, o participante recebeu porta copos personalizados com diferentes tipos de flores, além de um bilhete com informações do dia seguinte.

4º. Dia: Inverno

Durante o dia, reproduzimos a mesma estrutura de piscina, campeonatos de futebol e vôlei, além de trazermos um carrinho de sorvete para refrescar o grupo.

A tarde foi livre para que os corretores pudessem se preparar para o grande evento da noite: a
Cerimônia de premiação.

Um último ciclo, um novo recomeço!
Assim é o inverno, a última das estações, a estação de reinicio e restauro.
E neste caso, fizemos uma alusão a parceria que a Tokio Marine tem com o Corretor: um recomeço para que o relacionamento tivesse ainda mais proximidade e sucesso.

Inspirados pelo tema, a nossa noite de premiação buscou essa sofisticação e a utilização da cor branca, prata e azul para fazer “nevar” na Bahia. Um grande palco foi montado com uma projeção mapeada para dar movimento a cerimônia já que esta pôde passar diversas imagens de inverno, flocos de neves, nomes dos premiados, das regionais e até fotos com os melhores momentos do evento. Ao mesmo tempo que mudávamos a cor do palco, as cores das luzes decorativas da sala também eram alteradas. No teto, móbiles com bolas de espelho e bolas de isopor compunham o cenário.

Na decoração usamos toalhas azuis com cadeiras brancas, e arranjos em vasos de vidro com galhadas secas e alguns detalhes brilhantes. Como detalhe do guardanapo uma folha que representava esta estação.

Ao som ao vivo do Monte Cristo Coral e Orquestra, que com seu quarteto de cordas
Abriu a cerimônia com um “pot-pourri” de duas músicas muito famosas no Brasil e que
Representavam as estações: Por Enquanto e Quando o Sol Bater, do Renato Russo, todos
Viveram momentos especiais.

A cada grupo diferente no palco, um novo e lindo arranjo de uma canção e uma apresentação fantástica para todos os presentes. A caminho do palco os convidados recebiam uma placa das mãos dos Diretores, eram parabenizados, posavam para a foto e retornavam aos seus lugares. Cada novo corretor, recebeu um relógio da Tommy Hilfiger como agradecimento especial.
A duração desta mecânica foi de cerca de 1 hora e 30 minutos.

Após esta mecânica, os Diretores agradeceram as esposas presentes e chamaram todas ao palco para que elas recebessem um presente especial (uma joia Vivara).

E os acordes finais do XVI Encontro de Corretores Ouro, ficaram por conta do show do ator e cantor: Daniel Boaventura. Daniel abriu a noite com clássicos dos anos 80 e na sequência trouxe ritmos de muito sucesso para agitar a pista de dança.

Pós Evento
Após o evento foi enviado um bilhete de agradecimento pela presença e um folder com o resumo de todos os dias de viagem.

Galeria de imagens

 

Grandes desafios foram impostos desde o início, pois havia a necessidade de transformar um destino turístico em uma viagem única, exclusiva e diferenciada aos convidados. Algo que ele não pudesse comprar.

1 - Como se superar de ano a ano, já que este evento já está na 16ª. Edição?
O que sempre fazemos é buscar uma linha inspiracional que fuja do destino e que possamos diversificar na cenografia, atração e brindes e foi isso que fizemos neste ano: as festas fugiram do típico, usamos recursos tecnológicos, todos os cardápios foram tematizados e pensados, uma área de piscina foi reservada e além de tudo isso, trouxemos uma cenografia muito pesada em termos de construção e soluções de equipamentos e luz que pudessem diferenciar uma festa de outra.

2 – Como dar atividades exclusivas em um hotel voltado para o turista?
Foi realizada uma visita técnica e algumas negociações com o Hotel para que o nosso grupo se sentisse diferente, por isso, todas as ações eram diferenciadas, por exemplo: existia área reservada para almoço, os jantares eram feitos em sala de convenções, não houve o processo padrão de check in e todas as atividades de lazer eram feitas em piscinas, quadras e salas diferenciadas, onde os hospedes normais do Hotel não acessavam. Foi muito difícil conseguir essas exceções com um hotel, mas o desafio foi superado.

3 - Como organizar um evento para a família dos convidados e dos Diretores?
O local escolhido foi um Hotel com perfil mais tranquilo, área para relaxamento e clube para as crianças. Além disso, as festas tinham sonorização ambiente e os artistas dos shows eram voltados para a família.

A receita do evento ficou em média R$ 10.500,00 por participante.

Abaixo, estão os números gerais de equipes envolvidas no evento:

Staff
Pré-evento:
Pré-evento: 05 profissionais Alternativa F Eventos – Atendimento, Produção e Criação
04 profissionais Immaginare – Atendimento e Logística.
Pós-evento: 01 profissional Alternativa F Eventos

Durante: Aproximadamente 50 profissionais | diretos e indiretos, entre coordenação, organização e empresas terceirizadas.

Pós-evento: 01 profissional da Alternativa F Eventos e 01 profissional da Immaginare

Refeições - Foram servidas 1.716 refeições entre cafés da manhã, almoços e jantares.

Transportes
Nº de passagens aéreas de ida e volta: 146
Nº vans: 10 veículos

Este evento movimentou a rede hoteleira em Comandatuba, pois utilizamos grande parte do Hotel fazendo com que outros hospedes procurassem infraestrutura similar nas proximidades.

Vale ressaltar os empregos criados, diretos e indiretos, uma vez que todas as empresas envolvidas tiveram que se preparar e reforçar a equipe para atender as necessidades da viagem, mas também não é possível mensurar.

Logo após o evento, foi feita uma pesquisa de satisfação e o resultado não poderia ser melhor: 99% de satisfação geral do público presente, incluindo itens como comunicação visual, festas, hotel, programação e brindes.
Uma frase muito marcante do diretor executivo Valmir Rodrigues foi: “O Encontro de Corretores Ouro é uma oportunidade de demonstrar o quanto a Tokio Marine reconhece o empenho e o apoio desses profissionais que escolheram trabalhar conosco. É também uma grande satisfação podermos estreitar nosso relacionamento com esses parceiros e comemorar seus resultados”

É importante informar que todas as festas tinham presença opcional, porém tivemos 100% de participação dos convidados em todas elas.

 

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