Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 16ª Edição

Case: ESPAÇO E COQUETEL DA OXITENO NA ACI EM ORLANDO
Candidato: Alternativa F Eventos
Cliente: Oxiteno
Segmento: Eventos
Estado: Exterior
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos

Uma agência. Duas cabeças. Várias alternativas.
Esse é o ponto de partida quando se quer entender o fenômeno desenvolvido por uma nova forma de pensar eventos: a Alternativa F. Criada por dois renomados nomes do mercado, Felipe Lemos e Ana Nani, a agência boutique nasceu da necessidade de fazer diferente frente à concorrência e de oferecer uma criação fora da caixa.

Com o objetivo de ser o remédio anti-insônia e estresse em eventos corporativos, a agência se diferencia por oferecer eventos de grande qualidade, independente do porte e objetivo, em todo o Brasil e nos mais variados pontos do mundo. Só nos últimos anos esteve presente, produzindo seus projetos, em território nacional, em locais como Brasília, Foz do Iguaçu, Salvador, Goiás e Belém. E também em destinos internacionais como Argentina, Orlando, Lisboa, Miami, Cape Town, Porto Rico e Cancun.

Sobre o cliente:

A Oxiteno é uma multinacional brasileira, líder nacional em tensoativos e especialidades químicas, que atua no desenvolvimento e fornecimento de matérias-primas para indústrias em mais de 30 setores, incluindo cosméticos, cuidados pessoais, limpeza doméstica e industrial, agroquímicos, tintas e vernizes. A Oxiteno está presente em nove países das Américas, Europa e Ásia. Possui 3 centros de pesquisa e desenvolvimento, 12 unidades industriais no Brasil, nos Estados Unidos, no México, no Uruguai e na Venezuela, além de escritórios comerciais na Argentina, Bélgica, China e Colômbia.

Sobre o Evento:
O ACI, Instituto de Limpeza das Américas, promove, todos os anos, uma convenção com líderes e decisores da indústria para desenvolver e consolidar negócios, trocar conhecimentos e valorizar contatos, além de conhecer tendências e referencias da indústria.

Com os principais objetivos de fomentar negócios, elevar o poder de negociação e se mostrarem como líderes do mercado químico no mundo, a Oxiteno contratou a Alternativa F para produzir uma sala de reuniões institucional que mostrasse soluções inovadoras para os clientes e uma festa temática denominada Oxiteno Music Lounge, tida como o evento de relacionamento de mais sucesso dentro da convenção. O evento foi realizado em Orlando, porém toda a concepção do projeto foi criada pela Alternativa F no Brasil.

Ficha Técnica:
Data do evento: 23 a 28 de janeiro de 2017
Local do evento: JW Marriott Grande Lakes Orlando – Estados Unidos
Público esperado: em torno de 1.000 pessoas

O evento chegou como um briefing que apresentava um grande desafio: apresentar um projeto diferenciado e marcante o suficiente para a área de Home and Personal Care da Oxiteno a ponto de criar um formato diferenciado para um evento recorrente do segmento.

Um evento chamado ACI Annual Meeting & Industry Convention que acontece anualmente nos Estados Unidos da América e que repete o seu formato para os convidados que representam em torno de 1.000 líderes de negócios de 180 empresas diferentes vindos de mais de 30 países. É considerado o mais efetivo fórum para networking e reuniões de negócios do segmento.

As necessidades levantadas pela Oxiteno para esse job eram: criar um espaço para reuniões entre eles e seus principais clientes e prospects, transformando uma sala básica em um ambiente acolhedor e prático e conceber um coquetel oferecido anualmente pela Oxiteno para seus clientes – a Oxiteno Music Lounge.

Com o desafio de operacionalizar esse evento fora do Brasil de forma que ele tivesse a qualidade e os diferenciais que esperávamos explicaremos abaixo como operacionalizamos e idealizamos esses dois espaços.
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Espaço 1: Oxiteno Music Lounge

Para este espaço, procuramos fazer o que somos especialistas: transformar o local e trazer um visual novo e temático para o ambiente. Os maiores desafios para esse coquetel eram que a sala já havia sido usada para o evento principal, então alguns dos clientes já conheciam o espaço e só tínhamos 4 horas para fazer 100% da montagem.

Com esses desafios em mãos, a ideia foi desenvolver um projeto buscando criar um grande espanto nos participantes, no sentido que não iam reconhecer a sala de hotel ao entrarem em nosso coquetel de confraternização. Queríamos criar um mergulho em um ambiente moderno, descolado e cheio de cores para que o convidado se sentisse como um explorador/viajante, caminhando pela expansão da Oxiteno, entendendo que pode fazer parte disso e que não existem limites para essa parceria.

Conceito do projeto e Identidade:

Para a criação deste conceito e da identidade visual, quisemos falar de expansão e presença nos Estados Unidos de uma forma mais lúdica e interessante, sem
cair no clichê de uma festa típica americana ou texana, bandeiras e ideias nesse sentido que trazem o passado. Buscamos nossa inspiração e criatividade, até para ser atrativa e única para os convidados, nos seguintes pensamentos.
Desenvolvemos uma comunicação que e uma identidade visual que tinham o seu ponto de partida no conceito de expansão. Porém queríamos uma expansão leve, fun,
que fosse transmitida durante a confraternização de forma conceitual. Por isso desenvolvemos uma arte com as seguintes características:
Ilustração com nuvens e elementos remetendo à expansão: as nuvens faziam um convite para os convidados embarcarem ao lado da Oxiteno em uma
noite que seria uma viagem guiada pela Oxiteno em seus diferentes pontos nos Estados Unidos e no mundo.

Diversas cores diferentes: as múltiplas cores representavam as diferentes pessoas de diversos países que estavam se encontrando no momento da festa e também os colaboradores de diferentes partes que com um objetivo único colaboram para o crescimento da Oxiteno.
Ícones de atrações turísticas americanas e brasileiras: para demonstrar essa união entre o Brasil, origem da Oxiteno, e os Estados Unidos, local de grande expansão da empresa.
O que queríamos com nosso tema era uma ligação com o sentimento dos convidados e a forma como a Oxiteno cuida de seu presente e futuro. Olhar para frente. Demonstrar que a empresa sempre está pensando além. Falar que está expandindo nos Estados Unidos nesse momento, mas que com a parceria e contribuição dos presentes essa expansão pode ir adiante para todos.

Pré-Evento:

Para o evento Oxiteno Music Lounge precisávamos atrair o público por meio de materiais de comunicação para divulgação. Para isso utilizamos ferramentas online como convite e save the date, fazendo envio para o banco de convidados do evento, além de entrega de folders e camisas convite.

O Evento:

Ao chegar, duas recepcionistas os receberam e deram início aos procedimentos para o coquetel: um rápido cadastramento e uma camiseta como convite especial para a noite.

A entrada da sala era composta por um set fotográfico com a comunicação do evento e nuvens de balões iluminadas com LED.

Nas portas da sala, montamos dois túneis de LED com a intenção de criar curiosidade e aguçar os prospects a entrarem e fazerem network com a equipe da Oxiteno.

O salão foi forrado com cortinas pretas para trazemos um ambiente mais escuro que pudéssemos usar efeitos modernos, criativos e tecnológicos. Neste ambiente tivemos diversos painéis, um palco principal, lounge iluminado com LED, instalações de nuvens e espaço para ativação com uma cabine fotográfica que divertiu a todos.

No palco principal, a banda The Werd fazia uma viagem pelas músicas dos Estados Unidos. Country, rock, jazz, pop, de diversas épocas, tudo para remeter ao conceito de expansão. Logo depois tivemos um DJ Brasileiro trazendo os mais famosos sucessos da época.

Dentro do espaço eram servidos drinks americanos, além de brasileiros como a famosa caipirinha. Além disso, todo o cardápio trazia clássicos da comida américa de diferentes regiões do país.

Ao sair da festa, o convidado ganhava um brinde de agradecimento pela presença: um case para laptop para usarem nas próximas reuniões de negócios e durante o evento.


Espaço 2: Sala de Reuniões

Para este espaço, procuramos fazer um projeto mais construído e encorpado. Nos anos anteriores o que mais transparecia era a sala de hotel e a Oxiteno tinha alguns elementos decorativos que remetiam à empresa. Neste ano, quisemos inverter esse pensamento e ter uma sala que fosse da Oxiteno.

Ao entrar, o cliente visualizava um espaço melhor dividido, onde algumas premissas foram consideradas:

- Ter uma sala de espera agregada à sala de reunião, oferecendo um ambiente mais informal ao espaço dedicado aos encontros de negócios.

- Oferecer um espaço separado de produção, onde brindes e materiais poderiam ser armazenados. Incluindo também um armário, estilo locker, para que bolsas, mochilas ou equipamentos dos colaboradores pudessem ser guardados. Esse espaço gerou uma parede que ficava de frente da mesa de reuniões e essa parede foi o apoio para o televisor em que a equipe da Oxiteno apresentava a empresa, passava vídeos ou fazia teleconferências.

- Criar um espaço de reunião agradável que pudesse ser aconchegante e confortável, além de comportar de 6 a 12 pessoas por horário. Com isso trouxemos uma mesa retrátil que era aumentada nas reuniões com mais pessoas e reduzida nas reuniões com menos pessoas.

Para a composição cenográfica desse espaço desenvolvemos um grande painel que tinha como foco principal o tema de expansão da Oxiteno nos Estados Unidos e da sua presença no mundo. Na área da sala de espera e relacionamento tivemos três painéis divididos em uma espécie de exposição. Nele dispusemos textos e imagens relativos a importantes informações como a planta de Pasadena e os novos laboratórios. O lado externo da sala possuía um balcão de recepção com o logo da Oxiteno, onde uma recepcionista bilíngue ficava a disposição para informações, dúvidas ou agendamento de reuniões


A Agenda:

Do primeiro ao sexto dia de Convenção tivemos o funcionamento da nossa meeting room, com reuniões acontecendo em momentos diferentes do dia e com diferentes clientes. Nosso espaço serviu também para encontros de negócios não agendados em momentos pontuais, fazendo com que a sala tivesse utilização das 08h às 19h, diariamente.

No primeiro dia evento, das 19h às 00h, aconteceu o Oxiteno Music Lounge, que tinha presença opcional, mas recebeu 20% a mais do número esperado de pessoas, um sucesso comparado aos anos anteriores.

Galeria de imagens

 

Por ser um evento realizado foram do país, alguns desafios foram levantados e citaremos os mais importantes deles abaixo:

Desafio 1: levar uma proposta diferente do que já havia sido feito até então sem alterar o objetivo maior da Oxiteno no evento: fazer relacionamento com clientes atuais e novos, através de reuniões de negócios. A solução foi criar algo novo e diferenciado com base na estrutura dos anos anteriores, respeitando sempre o espaço já esperado pelo cliente.

Desafio 2: Construir e modelar os espaços como havia sido proposto com pouco tempo de montagem e trabalhando fora do país, onde a questão cultural interfere diretamente na negociação e nos alinhamentos. A solução foi criar um projeto 3D dentro da agência e priorizar a utilização de fornecedores parceiros que conhecessem bastante do mercado brasileiro de eventos, afim de que pudessem estar alinhados conosco sobre as expectativas de entrega para os serviços.

Desafio 3: O tempo de montagem era apenas 24 horas para cenografar uma sala de 75m², decorá-la e mobiliária, deixando pronto para utilização já no primeiro horário do dia seguinte. Para o coquetel o prazo era ainda menor: apenas quatro horas para montar um espaço de 210m² com envelopamento de sala, cenografia e montagem de palco, decoração e passagem de som da banda escolhida.

No primeiro dia de evento inauguramos a meeting room já com muitas reuniões e muita movimentação em nosso espaço, deixando o cliente bem satisfeito.

Apesar do curto espaço de tempo para montagem do coquetel, a entrega foi feita com sucesso e muita qualidade, convidando a todos os passantes que viessem ver nossa proposta no horário definido. O posicionamento estratégico da sala atraiu para o coquetel grande parte do público hospedado no hotel (o mesmo público do evento), fazendo com que todos entrassem na festa e a curtissem nos mínimos detalhes, ganhando a camiseta personalizada de boas-vindas, cantando e dançando junto com a banda e levando fotografias de lembrança, além do nosso brinde de agradecimento pela presença.

Galeria de imagens
         

 

Se o desafio do briefing era enorme, o feedback sobre o evento veio na mesma proporção. Em termos de negócios o evento foi um sucesso, com diversas relações comerciais estabelecidas ou retomadas entre a Oxiteno e seus clientes. O coquetel também foi considerado o melhor da ACI e de todos realizados pela Oxiteno até o momento, tendo 20% a mais de presença e sendo elogiado até o último dia. Pelo sucesso alcançado, a Alternativa F já foi, inclusive, convidada a apresentar um novo projeto para a edição de 2018.

O investimento feito nesse projeto veio para a Alternativa F apresentado em dólares, uma vez que os pagamentos de fornecedor foram feitos pelo escritório dos Estados Unidos. No escopo do evento deveríamos considerar todo o projeto cenográfico e decorativo de ambos os espaços, além de infraestrutura audiovisual, alimentos e bebidas, brindes, material gráfico, banda, cabine de fotos e toda a equipe de apoio necessário para execução do evento.

O projeto se iniciou em outubro de 2016 com a chegada do briefing e foi concluído logo após o evento, totalizando quatro meses inteiros de trabalho, alinhamentos e negociação com os fornecedores dos Estados Unidos, sempre contando com um coordenador Alternativa F dedicado exclusivamente a esse job.

A equipe completa para a entrega do evento foi formada por mais de 20 profissionais, entre equipe de cenografia, decoração, equipamentos, staff do hotel e equipe de produção.

Para compor o evento foram contratadas duas recepcionistas bilíngues, com objetivo maior de recepcionar convidados na entrada dos espaços (meeting room e coquetel).

A equipe de Comunicação da Oxiteno era composta por uma pessoa do departamento de Marketing, deslocada do Brasil para o evento, além de outros oito Gerentes Comerciais da Oxiteno nos Estados Unidos.

A equipe da Alternativa F no evento era composta por uma pessoa, responsável pelo atendimento e produção, além de outras duas pessoas que deram assessoria durante a montagem.

 

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