Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 16ª Edição

Case: IT FORUM 2017
Candidato: Zum Brazil
Cliente: IT Midia
Segmento: Eventos
Estado: BA
TROFÉU EXPO CENTER NORTE
Categoria: Evento Corporativo
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos

A Zum Brazil atua no setor de eventos corporativos há mais de 17 anos.
Toda a experiência e know how adquiridos, contribuíram para a empresa se tornar reconhecida no mercado de eventos, conquistando um extenso portfólio de clientes fiéis por todo o país. Especializada em momentos inesquecíveis, a Zum Brazil transforma o evento em uma experiência agradável, eficiente e eterna na lembrança de todos que participaram. O diferencial é representado pelos projetos personalizados, desenvolvidos de acordo com o perfil e interesses específicos de cada organização.

A empresa conta com uma equipe de profissionais das áreas de marketing, design, arquitetura, decoração, publicidade e cenografia, apaixonada pelo o que faz com muita energia e iniciativa, pronta atender e surpreender. Além da sede em Salvador, conta com filiais em São Paulo e Miami. A Zum atua no setor de eventos corporativos de todos os portes e formatos. Desde stands em feiras, ativações de marca, até meetings e eventos de grande porte, como este case da IT Mídia.

O IT Forum é o encontro de TI mais importante da América Latina. Reúne os principais CIOs (Chief Information Officer) das 500 maiores e mais importantes empresas do Brasil. De ponta a ponta, o IT Forum está estruturado para ajudar no estabelecimento de relações duradouras e na efetiva realização de negócios: é - na opinião dos participantes – É o encontro mais eficaz na geração de leads para a Indústria de TI e Telecom. Para isso é realizado em um ambiente altamente descontraído para que, durante 5 dias, todos os participantes possam interagir ao máximo em atividades de conteúdo e sociais. Enfim, o IT Forum apresenta em seu programa um perfeito equilíbrio entre trabalho e entretenimento para que bons negócios e relacionamentos sejam realizados de forma diferenciada e muito eficiente.

A Zum realizou as 17 últimas edições do IT Fórum, um evento que estreita o relacionamento entre empresas fornecedoras de tecnologia (TI) com CIOs das 500 maiores empresas do Brasil, através de um formato único.

Galeria de imagens
Plenária Principal
Plenária Principal
House
Plenária Principal
Palestra Clóvis de Barros
Intervenção Artística
Intervenção Artística
Plenária ITF Games
Plenária ITF Games
Pórtico Entrada Plenária
Cenografia
Jantar Temático + Show
Jantar Temático
Decoração Jantar
Show
Show Skank
Show Sandra de Sá
Show Simoninha
Show
Show Confraria da Música
Atores Storytelling
Pórtico de Entrada Garden
Churrasco Carlinhos Awoki
Feijoada
Baiana Acarajé
ITF Festival
ITF Festival
ITF Festival
ITF Run
 

 

Vídeo


Ficha Técnica do Evento:
Título: IT FORUM 2017/
Tema: A Vida em 3 atos: Mudança, Medo e Atitude.
Nº pax: 1.100/
Local: Hotel Iberostar Praia do Forte - BA
Data: 19 a 23 de abril de 2017. / Periodicidade: Anual
Abrangência: Nacional/ Atividades paralelas: Almoços de Relacionamento, Palestras, Shows, It Fórum Festival, Happy Hours, Jantares Temáticos, Games, Coquetéis, Agenda de Acompanhantes, Agenda Kids, Churrasco By Chef Carlinhos Awoki, Atividades na Praia e Piscina, entre outras.
Entidade Promotora: IT MIDIA.

Conceito do Evento:
O evento reúne os CIOs das empresas que mais investem em TI no Brasil. Com uma agenda dinâmica, atraente e altamente inovadora, cada atividade é totalmente voltada a trazer resultados em um harmonioso equilíbrio de Conteúdo, Relacionamento e Negócios. O evento gira em torno das Business Suites, que são quartos do hotel transformados em salas de reunião personalizadas, aonde os Patrocinadores se reúnem com os CIOs para a troca de experiências. Ao todo, 80 business suítes (empresas patrocinadoras) estavam presentes e este é o momento mais importante, aonde networking e negócios são gerados.

Projeto:
O grande desafio encontrado ao planejarmos o IT FORUM 2017, foi: como dar continuidade à história iniciada em 2016 e ainda assim, surpreender o cliente e, por consequência, o participante do Fórum.

A metodologia do Storytelling foi continuada – ou seja, deu prosseguimento ao conteúdo jogável proposto no ano anterior, que foi o primeiro encontro B2B a envolver convidados e patrocinadores em uma história fantástica, tornando-os personagens de um mundo diferente, disruptivo e encantador, por meio de um game.
A temática visual usada no ano passado – pela qual o evento foi premiado com o Jacaré de Ouro na categoria Comunicação Visual, ganhou uma evolução – de acordo com a continuidade do argumento e linha histórica proposta. Fazendo a evolução do Steampunk.

CONTEÚDO:

O grande desafio de um evento desse porte é aliar o relacionamento de negócios de maneira agradável intercalando ações de entretenimento sem perder o foco. Conteúdo, relacionamento e negócio são os três pilares que norteiam toda a agenda do evento, com momentos de grandes palestras (conteúdo), troca de experiências, festas, jantares, shows (relacionamento), visitação (negócio) e agora a inovação de ter por trás de todo o evento uma história contada através de um game, que foi o grande diferencial que marcou esse evento. Ao todo foram 190 CIOs (Chief Information Officer) das 500 maiores e mais importantes empresas e 70 Patrocinadores de TI que geraram inúmeras oportunidades de negócios, conhecimentos e troca de experiências nas mais de 1.990 reuniões de negócios agendadas em 416 conversas de negócios realizadas e 1.240 visitas espontâneas aos patrocinadores, dando um total de 3.646 “conexões estruturadas” de negócios no IT FORUM 2017.
Alguns patrocinadores do evento:
DELL, Google Cloud, IBM, Lenovo, Microsoft, UOL Diveo, Vivo Empresas, Accenture, CI&T, Amazon Web, Capgemini, Embratel, HP Enterprise, Microcity, Serasa experian, Tivit, AT&T, CA Technologies, Intel, Oi, Oracle, SalesForce, Sas, T Systems, Pwc, Softtek, Xerox, Avaya, Cisco, Infor, Pure Storage, Schneider, ThinkDigital Zendesk, FIA, FIAP e etc.

TEMÁTICA DE STORYTELLING – GAMEFICATION

O maior desafio proposto pelo cliente para o fórum deste ano foi elaborar o conteúdo (key visual), aonde pudéssemos de alguma maneira, dar continuidade a uma história iniciada na edição passada – mas que também pudesse ser jogável e, principalmente, entendida, por quem não esteve em 2016 - contar uma história que não só transmitisse conteúdo, mas que também inserisse o participante como elemento da mesma. Com base na experiência e consultoria de Fernando Palácios, o pioneiro do storytelling no Brasil, a Zum Brazil e a IT Mídia construíram o primeiro evento atrelado a uma história – com começo, meio e fim, sendo ela totalmente jogável pelos participantes do fórum.

Overview do Cliente
Sempre fomos apaixonados por relacionamento. A gente acredita que pessoas precisam estar juntas para ampliar conhecimento e expandir relacionamentos. Juntas para impulsionar carreiras e negócios. Por isso geramos conexões entre profissionais em experiências únicas.

Há 20 anos conectamos os líderes de tecnologia, usando diversas plataformas, como estudos, premiações, plataforma digital e eventos, que geram experiências memoráveis. Hoje o nosso principal evento é o IT Forum, que acontece anualmente na Bahia e reúne mais de 1.000 pessoas para discutir TI e compartilharem suas experiências, expertises e sensações. Sendo assim, todos os nossos esforços estão em pensar como gerar experiências entre essas pessoas, fazendo-as sentir coisas incríveis e a se relacionarem mais, para gerar, juntas, Conteúdo, Relacionamento e Negócios.

O segredo da Gamificação

Essa é uma mecânica importada diretamente dos famosos jogos de RPG, através de um aplicativo (plataforma digital), os jogadores precisavam se tornar proficiente em Skills distintas, ganhando experiência em forma de pontos para cada uma delas.
Além do objetivo de engajamento e diversão dos players existia um objetivo maior que era fazer negócios. Para cada palestra assistida, ação participada, reunião marcada, o participante pontuava no aplicativo e isso era materializado em forma de badges (broches) que eram adicionados em seu cordão de credenciamento para ser visualizado por todos os participantes/jogadores e a disputa aumentar.
A experiência desejada era uma jornada de Conteúdo, Relacionamento e Negócios do setor de TI. As reuniões entre CIOs e Patrocinadores tornaram-se o Core Business da gamificação. Outras mecânicas como de reuniões e conteúdos extras, Quiz pelo aplicativo e enquetes de reuniões formavam novas oportunidades de progredirem no jogo. Assim como um ARG, as coisas aconteciam em tempo real. Textos de ajuda, suporte e pushs para atividades necessárias eram publicados na timeline e nas mensagens do aplicativo. Jogadores em busca de interação social conseguiam espaço para encontrar os membros das ligas e desenvolverem estratégias rumo a vitória. Jornais foram impressos e distribuídos em cada um dos quartos para que o progresso do jogo e do Storytelling não escapasse a nenhum executivo.

Overview do cliente.

ANTES DO STORYTELLING:

O IT Forum sempre foi voltado a gerar conexões entre CIOs, ou seja, o principal executivo de TI de uma empresa, que são os convidados do nosso evento, aos executivos da grande indústria de TI, que são nossos patrocinadores. Esses executivos interagem a partir de uma agenda personalizada e muito dinâmica, com reuniões one-to-one, agendadas tanto pelo lado do CIO, quanto do patrocinador. Além das reuniões, o evento oferece outros momentos para interação, como as atividades artísticas e gastronômicas, com grandes shows e renomados chefs de cozinha.

DEPOIS DO STORYTELLING:

O evento gerou muita interação em todos os níveis: convidado com patrocinador, convidado com convidado, patrocinador com patrocinador. A mecânica do jogo que criamos serviu para isso e, logicamente, a história também. O relacionamento também foi amplificado em nossa rede social fechada, o IT Forum 365. Mas o grande aumento foi em termos de reuniões:
- IT Forum 2017: 16% a mais de reuniões entre convidados e patrocinador, em relação ao que prevíamos. De 2.060 reuniões que eram realizadas em média, o evento computou 2.397 reuniões, o que significa que muitos convidados fizeram um almoço mais rápido para poder fazer reuniões adicionais e assim aproveitar melhor o tempo e ganhar mais pontos no jogo. O Storytelling inovou em termos de cenografia, comunicação, artístico e campanha de incentivo. Cenografia: o evento foi revestido tematicamente e completamente redesenhado. Comparar fotos de “antes e depois” nem parece se tratar do mesmo evento.
Comunicação: novos pontos de contato com os públicos: um livro como convite, jornais diários impressos, curta-metragens com partes da história.
Artístico: sketches ao vivo nos jantares com atualizações na história de acordo com o resultado de tudo o que foi realizado durante o dia pelos convidados.
Campanha de incentivo: já havia um sistema de pontuação que desafiava os participantes a superar uma meta de engajamento para conquistar bolsas de estudos para jovens carentes. Com a Gamificação esse sistema foi incrementado e novas métricas foram implementadas, aumentando a participação de todos.

O USO DO STEAMPUNK NA CENOGRAFIA

Outro desafio imposto à Zum, como produtora do evento, foi encontrar um Key Visual que permeasse toda a história criada para a mecânica do evento e vestisse o evento esteticamente. A comunicação visual de 2016, premiada com o Jacaré de Ouro, não poderia ser descartada e foi, por meio da equipe de Criação da Zum Brazil, “evoluída” de acordo com o que o storytelling e jogo propuseram.

Com o insight de que Adelson Souza, presidente da IT Mídia, descreve sobre o seu fórum “um acelerador do tempo” – pelo fato de intermediar centenas de reuniões de negócios entre empresas e executivos compradores – o que levaria um ano inteiro para acontecer, ocorre em 4 dias de IT Fórum. Sugerimos então para essa edição a Evolução do Steampunk, com cenários mais coloridos e fantasiosos. Steampunk é um gênero literário ficcional onde o futuro chegou mais cedo à determinada época da humanidade. Onde a energia a vapor (em inglês, steam) foi capaz de criar dirigíveis, aviões, zepelins, calculadoras e outros elementos que na realidade não pertencem àquele período. A estética visual do gênero é riquíssima e perfeita para ilustrar essa questão do IT FORUM de ser um acelerador do tempo, como a energia à vapor foi para a revolução industrial. Muitas engrenagens, relógios, um gigante zeppelin, animais mecânicos, flores de aço, entre outros elementos.

PALCO PRINCIPAL
Palco temático com 48,2m metros de extensão por 5,0m de altura contando com 3 pontos de projeção, dois laterais para conteúdo, medindo 8x4,5m cada e um central de 3m de diâmetro para simular um buraco negro com animação personalizada de acordo com a temática do evento.

Cada jantar teve um tema, com cenografia inspirada no Storytelling e Steampunk:
1ºJantar de Abertura no Coqueiros – Aliança Libertária.
2ºJantar EVOLUTIVO E DISRUPTIVO
3ºJantar CARTAS E DOMÍNIOS
4ºJantar de encerramento: 20 ANOS DA IT MÍDIA.
O evento, num âmbito geral, representa a geração de oportunidades de negócios para o segmento de TI, e o IT FORUM, inserido neste setor, esteve presente em mais de 3.200 m² de área hoteleira com utilização de todos os espaços do hotel em inúmeras atividades e ações.

ESPAÇOS COM ATIVAÇÕES:
SALA DE INTERCÂMBIO DE IDEIAS
PLENÁRIA DO SALÃO AMARALINA – DIRECIONADA PARA CONTEÚDOS DO STORYTELLING
BUSINESS SUITES
SMARTS
TENDA IT MIDIA
TENDA ZUP
TENDA CI&T
TENDA GARCIA D’ÁVILA
IT FORUM FESTIVAL COQUERIOS COM PALCO E ATRAÇÕES
IT FORUM FESTIVAL BAR MOLHADO COM PALCO E DJ
HAPPY HOUR BLOCO 3
ALA PREMIUM
LOBBY BAR COM AFTER PARTY
IT FORUM RUN

ITENS DE SINALIZAÇÃO:
PAINEL DE BEM-VINDOS COM LED CENTRAL SIMULANDO BURACO NEGRO
3 MINI TOTENS DE SINALIZAÇÃO
7 TOTENS TVS COM INFORMAÇÃO DA AGENDA
4 TOTENS COM MAPA DE LOCALIZAÇÃO
1 TOTEM COM INFORMAÇÕES DE AGENDA DE ACOMPANHANTES
4 TOTENS BOLA COM INFORMAÇÃO DAS ATRAÇÕES
18 TOTENS DE SINALIZAÇÃO DE BUSINESS E SMARTS
3 TOTENS LIVRO COM DESCRITIVO DAS TENDAS
1 PORTICO FORMATO LIVRO DO CORREDOR DO BLOCO 3
CAPAS DE CHAVES
PRISMAS DE MESAS
PLACAS DE WIFI
CAPAS DE CADEIRAS
BOTTONS

PROGRAMAÇÃO DO EVENTO:

19 de ABRIL
• Entre 13h e 16h CHEGADA DOS CONVIDADOS E PATROCINADORES NO HOTEL
• 12h30 - 14h00 ALMOÇO LIVRE
• 17h00 - 17h00 WELCOME DRINKS DE BOAS-VINDAS
• 17h30 - 18h00 ABERTURA IT FORUM 2017
• 18h00 - 19h00 KEYNOTES SPEAKERS: MARIO SERGIO CORTELLA E CLOVIS DE BARROS - A VIDA EM TRÊS ATOS: MUDANÇA, MEDO E ATITUDE
• 20h00 - 22h00 STAND UP DINNER - COM NOITE DE AUTÓGRAFOS (ORQUESTRA DESCONSTRUÍDA, ACOMPANHA OS CONVIDADOS DO GARCIA PARA O COQUEIROS)
• 22h00 - 00h00 AFTER PARTY

20 DE ABRIL
• 07h00 - 08h00 CAFÉ DA MANHÃ
• 08h00 - 09h10 PLENÁRIA IT FORUM GAME
• 09h25 - 09h55 REUNIÕES E CONVERSAS DE NEGÓCIOS com Emilio Burlamaqui, da Bayer
• 10h05 - 10h35 REUNIÕES E CONVERSAS DE NEGÓCIOS
• 10h50 - 11h20 REUNIÕES E CONVERSAS DE NEGÓCIOS 18³ AO CUBO - Digital Framework, Guilherme Pereira, da FIAP
• 11h3O - 12h00 REUNIÕES E CONVERSAS DE NEGÓCIOS
• 12h00 - 13h00 VISITAS DE NEGÓCIOS
• 13h00 - 17h00 IT FORUM FESTIVAL
• 13h00 - 15h00 CHURRASCO BY CHEF CARLINHOS AWOKI COM SHOW DE CARLA CRISTINA
• 15h00 - 17h00 SHOW BAILE DO SIMONAL COM SANDRA DE SÁ
• 17h00 - 20h00 LIVRE
• 20h00 - 23h00 JANTAR COM BANDA CONFRARIA DA MÚSICA
• 23h00 - 01h00 AFTER PARTY


21 DE ABRIL
07h00 - 08h00 CAFÉ DA MANHÃ
08h00 - 09h10 PLENÁRIA 18³ - CI&T
09h25 - 09h55 REUNIÕES E CONVERSAS DE NEGÓCIOS com Fabio Mota, da RAÍZEN
10h05 - 10h35 REUNIÕES E CONVERSAS DE NEGÓCIOS com Celso Grisi, da FIA
10h50 - 11h20 REUNIÕES E CONVERSAS DE NEGÓCIOS com Lisias Lauretti, da Serasa,
12h00 - 12h30 VISITAS DE NEGÓCIOS
12h30 - 13h45 ALMOÇO LIVRE E ALMOÇO LEADERSHIP ACADEMY
14h00 - 14h30 REUNIÕES E CONVERSAS DE NEGÓCIOS com Emilio Burlamaqui, da Bayer
14h40 - 15h10 REUNIÕES E CONVERSAS DE NEGÓCIOS com Rodrigo Baer, da RedPoint
15h25 - 15h55 REUNIÕES E CONVERSAS DE NEGÓCIOS com Guilherme Pereira, da FIAP
16h05 - 16h35 REUNIÕES E CONVERSAS DE NEGÓCIOS
16h45 – 17h45ANTES DA TI, A ESTRATÉGIA 3
17h25 - 17h55 REUNIÕES E CONVERSAS DE NEGÓCIOS
18h00 - 19h00 HAPPY HOUR E VISITAS DE NEGÓCIOS
19h00 - 20h00 LIVRE
20h00 - 23h00 JANTAR COM ALCEU VALENÇA E BANDA
23h00 - 01h00 AFTER PARTY

22 DE ABRIL
07h00 - 08h00 CAFÉ DA MANHÃ
08h00 - 09h10 PLENÁRIA 18³ - ZUP
09h25 - 09h55 REUNIÕES E CONVERSAS DE NEGÓCIOS
10h05 - 10h35 REUNIÕES E CONVERSAS DE NEGÓCIOS
10h50 - 11h20 REUNIÕES E CONVERSAS DE NEGÓCIOS Mulheres no comando da TI - Viviane Lusvarghi, da Santher, Jane Ricci Noronha, da Gafisa, e Lyzbeth Cronembold, do Grupo Band. Mediação: Maria Alice Mendes, Korn Ferry
11h3O - 12h00 REUNIÕES E CONVERSAS DE NEGÓCIOS
12h00 - 13h00 VISITAS DE NEGÓCIOS
13h00 - 15h00 FEIJOADA DADÁ com FUNDO DE QUINTAL
15h00 - 17h00 SHOW DE TATAU
17h00 - 20h00 LIVRE
20h00 - 23h00 JANTAR COM BANDA SKANK
23h00 - 01h00 AFTER PARTY

23 DE ABRIL
7h as 10h – Café da manhã
9h as 10h – IT FORUM RUN
12h – Almoço
15h – Check out

As inovações digitais apresentadas durante o evento têm origem em nossa inquietação por trazer sempre as melhores soluções em todos os aspectos de nossas criações e para suprir as necessidades de nossos clientes. E foi assim que surgiu a Zum Brazil Digital, um serviço exclusivo, com foco em soluções digitais para eventos.

Ter essa inovação dentro de casa permite que sejamos capazes de entregar qualquer tipo de demanda tecnológica em tempo recorde e feitos sob medidas para o setor de eventos. São plataformas que conectam os participantes, promovem a interação entre a promotora do evento, seus convidados e patrocinadores, além de permitir estratégias baseadas em gamificação, storytelling e calls to actions sob determinada demanda. Dentro deste vasto universo os dados são inteiramente mensuráveis e medidos de forma totalmente assertiva – sem margem para “médias” ou suposições, dando suporte para gerar relatórios, banco de dados, retenção de conhecimento, métricas, ROI e até mapa de calor e comportamental do convidado dentro do evento. São soluções digitais inovadoras que podem ser aplicadas ao evento de forma colaborativa, não invasiva e que ainda proporciona engajamento e mensuração para a empresa.

Através do trabalho em conjunto da Storytellers de Fernando Palácios e da Zum Brazil e IT Mídia (cliente), o maior desafio foi dar continuidade ao primeiro evento corporativo atrelado a uma história – com começo, meio e fim, sendo ela totalmente jogável por meio de uma plataforma digital elaborada para o IT FORUM (Produto Zum Digital), usada por todos os 1.000 participantes, sendo esse um público extremamente exigente devido os seus altos cargos (CIOs das 500 maiores empresas) e faixa etária variadas. Além disso precisamos elaborar um key visual, aonde pudéssemos de alguma maneira contar essa história, para que não só transmitisse conteúdo, mas que também inserisse o participante como elemento da mesma, de forma lúdica e emocionante.

Informações fornecidas pela It Midia:

“Nesse ano, geramos mais de 2.200 reuniões de negócios one-to-one, dentre elas 1.510 foram convertidas em oportunidades de negócios. Cada convidado precisa cumprir, em torno de 20 atividades pré-agendadas. No total, tivemos em média 3.600 atividades pré-agendadas em todo o evento. Em 2016, 479 atividades agendadas sofreram no-show.
Nesse ano, em 2017, o Gamification tinha o objetivo de reduzir esse número e foi atingido com sucesso: Somente 122 atividades sofreram no-show, uma diminuição de 75%."
Em 2016, a nota de avaliação de cenografia foi 4,0 (1 a 5, onde 1 é péssimo e 5 é excelente). Em 2017, a nota subiu para 4,6. Devido as surpreendentes cenografias construídas com base na temática do steampunk para criar ambientes que desse mais veracidade ao jogo e trouxesse os participantes para o clima do storytelling proposto. ”

Como o IT FORUM 2017 gerou experiência para as pessoas?

Imagine altos executivos do mercado suspendendo, pelo menos por alguns momentos, o peso de seus cargos e atribuições, e topando correr no hotel atrás de engrenagens de um relógio fictício, dentro de uma gincana?
E ainda em um evento corporativo B2B de tecnologia?!
Foi isso que aconteceu. Acho que eles nunca viveram isso antes e tenho certeza de que nunca se esquecerão disso.
Isso fez com que a avaliação da interação com CIOs subisse de 3,95 em 2015 para 4,51 em 2017.

 

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