Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 16ª Edição

Case: COPA 2017
Candidato: Levitatur Viagens
Cliente: Saesp
Segmento: Serviços
Estado: SP
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos

Consolidada no mercado de turismo há 10 anos, a Levitatur possui extensa expertise em assessorar participantes e convidados de Eventos, no planejamento e execução dos serviços, que se fizerem necessários a fim de viabilizar os deslocamentos e permanência no local de realização. O mesmo conhecimento e experiência estendem-se aos segmentos de Lazer, Corporativo e Viagens de Incentivo.

Resultante a qualidade dos serviços prestados, atuamos como Agência de Turismo Oficial de Eventos, enriquecendo um portfólio onde constam mais de 100 eventos entre nacionais e internacionais.

Consequência de nosso profissionalismo, mantemos uma sequência de conquistas no Prêmio Caio desde 2011, no último ano foram:
- Jacaré de Ouro: Case XVIII Congresso da Sociedade Brasileira de Radioterapia
- Jacaré de Prata: Case XX Congresso Paulista de Obstetrícia e Ginecologia
- Jacaré de Bronze: Case 13º Congresso Paulista de Anestesiologia - COPA

Em 2014, após longo e criterioso processo de avaliação, fomos certificados com o Selo de Qualidade ABEOC Brasil, pois evidenciamos a qualidade contínua, não só na execução dos serviços, como também impulsionando o desenvolvimento de nossos colaboradores e progressão nas ferramentas de trabalho, a fim de alcançar a tão almejada satisfação dos nossos clientes.

Nossos serviços:
*Aplicativo mobile - Informa sobre a Programação Científica e Social, Comissões e Convidados, local do evento, pontos de interesse e envia mensagens de Push (notificações);
*E-mail marketing – Contém informações sobre os serviços oferecidos para o evento;
*Divulgação nos principais portais de pesquisa;
*Visita técnica – Uma equipe é enviada ao local de realização do evento, com o objetivo de analisar as funcionalidades, bem como fornecedores próximos.
*Hotsite – Página criada para cada evento, dentro do site Levitatur;
*Relatório online - Possibilita à Comissão Organizadora acompanhar a movimentação do evento;
*Emergencial 24 horas – Serviço disponível através de e-mail, celulares, telefone direto e toll free (0800);
*Presença nos eventos – Auxílio oferecido aos participantes;
*Ferramenta RSVP - Essa tecnologia oferece maior agilidade e transparência através de um sistema totalmente online, que além de realizar toda comunicação com os convidados, gera relatórios de acompanhamento de status e informações do RSVP à comissão organizadora.

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Vídeo


Sociedade de Anestesiologia do Estado de São Paulo (SAESP)
A SAESP é uma sociedade civil sem fins lucrativos que tem como objetivo oferecer aos médicos anestesiologistas informações e serviços para seu aprimoramento técnico e científico, além de auxilio em questões ligadas a defesa profissional. Sua missão é focada em fomentar a excelência na prática da anestesia e segurança do paciente, através de educação, pesquisa, desenvolvimento profissional e aprimoramento das condições de trabalho, promovendo a participação e o reconhecimento da sociedade civil. Trabalha simultaneamente, pela ética na medicina e pela difusão e valorização, buscando sempre o aprimoramento dos padrões a prática médica da especialidade e a melhoria do atendimento a população.

Ficha Técnica do Evento:

Título: COPA 2017
Local do Evento: Transamérica Expo São Paulo
Data: 27 a 30 de Abril de 2017
Periodicidade: Anual
Abrangência: Nacional
Inscritos: 2500
Expositores: 40

A 14ª edição mostrou mais uma vez sua importância e o interesse que desperta nos profissionais de anestesiologia, que buscam sempre manterem-se atualizados na prática segura e qualificada na assistência ao paciente. Essa edição contou com 2500 inscritos e um número recorde de expositores.

Durante os quatro dias de congresso, foram apresentadas mais de 350 aulas ministradas por 282 convidados nacionais, sendo 58 de fora do estado de São Paulo e 60 do interior, além de 29 palestrantes internacionais, vindos da América Latina e países como EUA, Alemanha, Bélgica, Dinamarca, França, Holanda e Suíça. Para todos os convidados de fora de São Paulo foi oferecido serviço de traslado, bem como transporte aéreo e hospedagem.

Estabelecer um relacionamento fidelizado e contínuo com a Sociedade é nosso combustível diário.

Através dos serviços corporativos que realizamos periodicamente, estreitamos nossa parceria aliados a satisfação e obtenção de ótimos resultados alcançados junto ao cliente. Com isso tivemos a honra de trabalhar por mais um ano, com o Congresso Paulista de Anestesiologia – COPA.

Por atuarmos no evento há 05 anos, ao mesmo tempo em que nos sentimos honrados também ficamos desafiados a sermos mais criativos e ainda mais criteriosos no atendimento aos congressistas.

Com base em dados das edições anteriores definimos estratégias o que nos proporcionou aprimoramento e incremento em nossos serviços.

Realizamos reuniões junto ao cliente bem como pesquisa após o término do evento para entendermos as necessidades, pontuações e sugestões. Cuidamos para que nosso atendimento fosse personalizado e saísse de acordo com as expectativas.

O desafio do evento, foi garantir que a logística estivesse sincronizada. Esse evento além dos transfer aeroporto – hotel – aeroporto aos convidados da comissão organizadora, fornece a todos os convidados do evento o serviço de shutlle, hotel – local do evento.

Os serviços de traslados necessitavam de coordenação constante, devido o grande número de passageiros e de linhas que não só transportavam as pessoas que aderiram reservas conosco, como também os que compraram diretamente com os fornecedores.

Realizamos vários treinamentos de atendimento com nossa equipe, uma busca pelos melhores fornecedores, de Hotéis, Traslados e Passagens aéreas e disponibilizamos acessibilidade para que pudéssemos atender a todos, a qualquer hora do dia.

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Como uma empresa que visa o melhor atendimento e aperfeiçoamento constante, buscamos inovar nossos processos e sistemas, sendo assim oferecemos ferramentas otimizadas e equipe capacitada para o acompanhamento e atendimento do evento.

• Sistema Gerencial online - A Levitatur disponibiliza em tempo real, um relatório de acompanhamento do movimento financeiro do evento. Com esse relatório a comissão organizadora consegue acompanhar as vendas de todos os serviços que foram comercializados – aéreo, hotel, transfer, passeio, seguro viagem.

• Atendimento emergencial 24 horas / 07 dias por semana – Além do atendimento na Agência em horário comercial, disponibilizamos de um plantão para serviços emergenciais, com uma equipe atendendo através de telefones celulares e e-mails, para que o cliente tenha suporte à qualquer hora do dia.

Diante da grande demanda logística de um evento deste porte, e com a missão de encantar nossos clientes, partimos para a execução dos trabalhos, iniciando com uma visita técnica ao local do evento e aos hotéis selecionados.

Mesmo trabalhando com os fornecedores confiáveis e consolidados no trade, realizamos inspeção para iniciarmos as negociações/contratações com os melhores, assim nos asseguramos que estamos oferecendo o melhor custo/benefício aos participantes do evento.

A Comissão Organizadora se manteve informada de todo os serviços realizados, através do trabalho de nossa Coordenação e Supervisão, que mediante contatos e relatórios completos, os atualizaram para que pudessem seguir com as tomadas de decisões, e ações necessárias para o melhor andamento dos trabalhos.

Para atender a demanda dos Congressistas e Palestrantes, nosso departamento de Grupos iniciou as negociações com os fornecedores, para apresentar opções de preço e qualidade, fazendo um comparativo com as ofertas do mercado, analisando periodicamente para uma eventual intervenção no cronograma caso fosse necessário e para garantir as ofertas.

Foram realizados bloqueios junto aos hotéis, de modo que não trabalhássemos com tarifas flutuantes, apresentando assim segurança e tranquilidade aos participantes.

Para a compra de passagens aéreas contatamos as Consolidadores de Passagens que já são nossas parceiras, podendo oferecer a melhor tarifa em várias rotas disponíveis.

Como parte do plano de ação de marketing, nosso departamento desenvolveu Newsletters, além de divulgação nas mídias sociais.

Ao ser divulgado em nossa página dentro da agenda oficial de eventos, as vendas foram captadas por meio do próprio portal e também através de telemarketing ativo e passivo, tendo o nosso departamento de vendas, treinado para apresentar as ofertas de acordo com o perfil e necessidade de cada cliente.

Para o contato foram utilizadas as ferramentas fornecidas como telefone fixo, e-mail e celular, utilizando também SMS e WhatsApp, o que fez com que o cliente tivesse contato imediato e eficaz.

Após a efetivação da venda, eram emitidos aos clientes, vouchers e E-tickets dos serviços adquiridos.

Antecedendo a realização do evento, nossa equipe foi ao local para acompanhar a montagem e efetuar a recepção dos participantes, além de acompanhar a chegada dos transfers dos Aeroportos, orientando os congressistas para os devidos locais de cadastramento e palestras. A equipe permaneceu no local durante todo o evento, oferecendo o suporte e apoio tanto à Comissão quanto aos participantes.

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A imensa satisfação do cliente é nosso maior retorno econômico.

O Congresso Paulista de Anestesiologia, trata-se de um importante evento do segmento e anualmente movimenta toda a região de realização.

Com certeza é um importante evento para a região assim como a cidade que recebe muitas pessoas de fora de São Paulo, o que consequentemente movimenta toda a cadeia de turismo da cidade.

A Levitatur sente-se lisonjeada pelo privilégio de contribuir mais um ano para o sucesso do evento e em parceria com nossos fornecedores temos contribuído para o desenvolvimento desse evento na cidade.

A confiança depositada no trabalho da Agência, a certeza que executaremos com carinho e cuidado de seu evento, agrega valores não só em números, mas em reconhecimento dos esforços e total dedicação, não só foram o suficiente, mas sim a chave para o sucesso de novas uniões.

Com a SAESP, firmamos uma parceria por 5 anos consecutivos, cuidando do COPA. Porém nossa aliança estende-se além deste grande evento.

A Sociedade não só confia seu Congresso e serviços corporativos aos cuidados da Levitatur, como também nos proporciona servi-los em outros eventos de menor porte mas tão importante, ao que aqui está sendo citado.

Dessa forma seguimos em nosso caminho de constante evolução, proporcionando uma interação harmoniosa e amigável, estreitando nossos laços com o cliente, garantindo a confiabilidade e parcerias para os próximos anos.

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