Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 16ª Edição

Case: AGRISHOW
Candidato: Levitatur Viagens
Cliente: Informa Exhibitions
Segmento: Serviços
Estado: SP
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos

Consolidada no mercado de turismo há 10 anos, a Levitatur possui extensa expertise em assessorar participantes e convidados de Eventos, no planejamento e execução dos serviços, que se fizerem necessários a fim de viabilizar os deslocamentos e permanência no local de realização.

O mesmo conhecimento e experiência estendem-se aos segmentos de Lazer, Corporativo e Viagens de Incentivo.

Resultante a qualidade dos serviços prestados, atuamos como Agência de Turismo Oficial de Eventos, enriquecendo um portfólio onde constam mais de 100 eventos entre nacionais e internacionais.

Consequência de nosso profissionalismo, mantemos uma sequência de conquistas no Prêmio Caio desde 2011, no último ano foram:
- Jacaré de Ouro
Case: XVIII Congresso da Sociedade Brasileira de Radioterapia
- Jacaré de Prata
Case: XX Congresso Paulista de Obstetrícia e Ginecologia
- Jacaré de Bronze
Case: 13º Congresso Paulista de Anestesiologia - COPA

Em 2014, após longo e criterioso processo de avaliação, fomos certificados com o Selo de Qualidade ABEOC Brasil, pois evidenciamos a qualidade contínua, não só na execução dos serviços, como também impulsionando o desenvolvimento de nossos colaboradores e progressão nas ferramentas de trabalho, a fim de alcançar a tão almejada satisfação dos nossos clientes.

Nossos serviços:
*Aplicativo mobile - Informa sobre a Programação Científica e Social, Comissões e Convidados, local do evento, pontos de interesse e envia mensagens de Push (notificações);
*E-mail marketing – Contém informações sobre os serviços oferecidos para o evento;
*Divulgação nos principais portais de pesquisa;
*Visita técnica – Uma equipe é enviada ao local de realização do evento, com o objetivo de analisar as funcionalidades, bem como fornecedores próximos.
*Hotsite – Página criada para cada evento, dentro do site Levitatur;
*Relatório online - Possibilita à Comissão Organizadora acompanhar a movimentação do evento;
*Emergencial 24 horas – Serviço disponível através de e-mail, celulares, telefone direto e toll free (0800);
*Presença nos eventos – Auxílio oferecido aos participantes;
*Ferramenta RSVP - Essa tecnologia oferece maior agilidade e transparência através de um sistema totalmente online, que além de realizar toda comunicação com os convidados, gera relatórios de acompanhamento de status e informações do RSVP à comissão organizadora.

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Título: Agrishow
Realizadores: ABIMAQ – Associação Brasileira de Maquinas e Equipamentos, ABAG – Associação Brasileira de Agronegócio, ANDA – Associação Nacional de Difusão de Adubos, FAESP – Federação da Agricultura e Pecuária do Estado de São Paulo, SRB – Sociedade Rural Brasileira.
Organização: Informa Exhibitions
Local do Evento: Rodovia Antônio Duarte Nogueira Km 321 – Ribeirão Preto
Data: 30 de Abril a 04 de Maio de 2017
Periodicidade: Anual
Abrangência: Nacional
Visitantes: 159 mil
Marcas Expositoras: 800

Classificada como a maior feira da América Latina, a Agrishow está entre as 3 melhores feiras de Agronegócio a nível mundial. Pela primeira vez a Levitatur teve a oportunidade de aceitar esse honroso desafio de atuar como agência parceira. Começando pelo porte do evento, visto que a Agrishow é considerada uma das três principais feiras de tecnologia agrícola do mundo e a maior e mais importante na América Latina, e ainda vitrine das mais avançadas tendências e inovações tecnológicas para o agronegócio.

Idealizada pelas principais entidades ligadas, direta e indiretamente, ao agronegócio brasileiro, como ABAG – Associação Brasileira do Agronegócio, Abimaq – Associação Brasileira da Indústria de Máquinas e Equipamentos, Anda – Associação Nacional para Difusão de Adubos, Faesp – Federação da Agricultura e Pecuária do Estado de São Paulo e SRB - Sociedade Rural Brasileira, a Agrishow é organizada pela Informa Exhibitions. Ela é palco do sucesso do agronegócio brasileiro.

São 440 mil m², 159 mil visitantes, um público altamente qualificado, formado, em sua maioria, por produtores rurais de todo o território nacional e do exterior. Mais de 800 marcas em exposição, que levam inúmeras novidades em termos de máquinas, implementos agrícolas, sistemas de irrigação, acessórios, peças, entre outros produtos necessários ao aumento da produtividade do cultivo dos produtores rurais, necessário à redução dos custos e aumento da rentabilidade do agronegócio brasileiro.

A parceria com a Levitatur se inicia após um longo processo de captação junto à agência organizadora, que após verificar nossos serviços através de solicitações esporádicas e proposta para o evento, optou por nos nomear como “Agência de Turismo Parceira” desse grande evento.

Após esse processo de captação e firmado o contrato com todos os benefícios que uma agência pode proporcionar, a atuação se inicia ao entender as necessidades do cliente e trabalhar para buscar mais uma vez a excelência na entrega de nosso trabalho para obtenção do sucesso do evento.

Para isso elaboramos um projeto e repassamos aos colaboradores da equipe que seria responsável pelo evento:

- Identificação e contratação de prestadores de serviços com um bom custo benefício ao evento;
- Treinamento da equipe;
- Estratégia de comunicação e marketing;
- Nomeação de uma equipe interna para implementar ideias, aprimorando formatos;
- Agilizar processos, reduzir custos, visitas técnicas ao local para rever a parte de infraestrutura,

Após uma análise geográfica do local, passamos a divulgar em todos os canais tanto o evento quanto as facilidades oferecidas aos participantes para viabilização de ida ao local do evento, desde o transporte aéreo e rodoviário, como hospedagens e opções de lazer no local. Além disso, houve um constante contato com o cliente organizador para auxílio na logística dos convidados da feira.

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O evento, que de praxe ocorre sempre em um espaço em Ribeirão Preto já determinado e preparado especificamente para esse grande acontecimento, possui um fator desafiador: a acomodação de todos os participantes, visto que por se tratar de uma região com uma menor cadeia de hotéis do que as grandes cidades, mostra-se necessário uma grande antecedência dos interessados para reserva das hospedagens para garantia do melhor custo x benefício, uma vez que após esgotamento das acomodações na cidade, alguns participantes necessitam hospedar-se nas cidades vizinhas.

Para isso, a Levitatur desde o início da atuação se responsabilizou por já bloquear os apartamentos, garantindo as melhores condições.

Além disso, por se tratar de um local de difícil acesso, estudamos as possibilidades de locomoção seja por via aérea ou, terrestre, inclusive a possibilidade de caravanas de cidades específicas bem como passagens rodoviárias.

Consequentemente outro desafio foi a comercialização dos produtos pré negociados e contratados, e para isso entra as nossas estratégias de para a comercialização:

• Acompanhamento quinzenal junto a organização do evento para entender como o mesmo está progredindo e nos mantendo atualizado sobre tudo o que irá ocorrer no evento;
• Sistema Gerencial online para a organização do evento acompanhar como estão as vendas através da agência e confrontar informações para ambas as empresas terem uma melhor visão do evento;
• Envio de News para que a comissão organizadora disparasse aos mailings do evento;
• Anúncios de adwords, um grande aliado para nossa visibilidade junto aos congressistas foram pois nos permitiu atingir de maneira eficiente os participantes.
• Postagens em Blogs e demais mídias sociais, como facebook.
• Disponibilizamos em nosso site um link com informações sobre o evento (Nome, Site e Local), ao acessar o link os participantes puderam conferir e comprar totalmente online todos os produtos que a Levitatur comercializa (Passagem Aérea, Hospedagem, Passeios e Transfer). O pagamento pode ser feito através de cartões de crédito e boleto bancário. Tudo isso com facilidade e segurança, sem precisar sair de casa.
• Para garantir um atendimento facilitado, o Departamento de Vendas utilizou de telefone fixo, Skype, celular (ligações, SMS e Whatsapp) e e-mails, para que os clientes pudessem se comunicar da forma mais fácil.

Outro desafio e não menos importante atrela-se aos fornecedores locais e com isso, primeiramente temos a reunião, depois assinamos o contrato e com isso enviamos rooming list quinzenal para acompanhamento de nossas vendas.

A fim de garantir uma sincronia de realização de trabalho, após as finalizações das vendas os envios de E-ticket e Voucher de hospedagem, traslado e passeios, eram definidos de tal forma:

1. Convidados do evento – Ato da venda;
2. Congressistas – Após a confirmação do recebimento do pagamento, por parte do Departamento Financeiro.

Enviamos uma equipe no local desde o início até o término do evento. Foram 5 dias de acompanhamento, para atender todos os participantes e orientá-los em todos seus questionamentos, auxiliar em serviços adicionais, alterações, dicas, etc.

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Em relação ao número de visitantes, a feira também apresentou um crescimento, chegando a 159 mil profissionais do agronegócio. Além do aumento do público visitante, as mais de 800 marcas expositoras nacionais e internacionais ressaltaram a qualificação desses visitantes, formada, sobretudo, por compradores e produtores rurais de pequeno, médio e grande porte do Brasil e do exterior.

Por se tratar de nosso primeiro ano de parceria, curto tempo para comercialização, e desafios com disponibilidades e valores dos fornecedores, alcançamos um número significativo.

A parceria entre a Levitatur e Informa Exhibitions se estreitou após a realização do evento, a transparência durante os acompanhamentos e reuniões foi importantíssima para alinharmos os itens e entender os quesitos necessários.

Hotelaria: Apesar da escassez de opções hoteleiras na região para o imenso volume de participantes, conseguimos atingir um número significativo, utilizando todos os apartamentos que foram bloqueados para o evento. Além disso, não tivemos reclamações quanto aos mesmos pois todos estavam bem cientes das categorias, assim como do que os hotéis ofereciam pela transparência das informações em nosso site.

Números: Pelos contratos firmados e pagos com antecedência, conseguimos bons preços, gerando uma grande procura por nossos serviços, além é claro do atendimento personalizado que recebemos elogios, a Agrishow 2017 obteve um resultado espetacular, com a realização de negócios da ordem de R$ 2,204 bilhões.

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