Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 17ª Edição

Case: NO RITMO DOS OUROS - INCENTIVO TOKIO MARINE PARA ARRAIAL D´AJUDA
Candidato: Alternativa F Eventos
Cliente: Tokio Marine Seguradora
Segmento: Eventos
Estado: BA
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos

A Alternativa F
Uma agência. Duas cabeças. Várias alterativas.
Esse é o ponto de partida quando se quer entender o fenômeno desenvolvido por uma nova forma de pensar eventos: a Alternativa F. Criada por dois renomados nomes do mercado, Felipe Lemos e Ana Nani, a agência boutique nasceu da necessidade de fazer diferente frente à concorrência e de oferecer uma criação fora da caixa.

Com o objetivo de ser o remédio anti-insônia e estresse em eventos corporativos, a agência boutique se diferencia por oferecer eventos de grande qualidade, independente do porte e objetivo, em todo o Brasil e nos mais variados pontos do planeta. Só nos últimos anos esteve presente, produzindo seus projetos, em território nacional, em locais como Brasília, Foz do Iguaçu, Salvador, Manaus, Belo Horizonte, Goiás. E também em destinos internacionais como Lisboa, Miami, Cape Town e Cancun.

A Tokio Marine
Todos os anos, a Tokio Marine premia seus corretores parceiros, por meio de um ranking baseado em metas. Os vencedores são todos aqueles que atingiram e superaram as metas estabelecidas para o ano em questão. São três grupos de premiados: os Corretores Prata, os Corretores Ouro e os Corretores Diamante, de acordo com o faturamento. Para os Corretores Ouro, como forma de reconhecimento, é oferecida uma viagem de incentivo para um destino nacional, com direito a acompanhante, e um grande diferencial: a possibilidade de visitar atrações e participar de atividades que não são encontradas em nenhum pacote turístico.

Esta é uma viagem que tem como objetivo a exclusividade e a entrega do sonho.
Este é um prêmio muito visado entre os corretores que trabalham com a Tokio Marine.

A Alternativa F cuidou de toda a operação, pré, durante e pós evento, incluindo transporte, hospedagem, comunicação, cenografia, decoração, passeios, noites temáticas, A&B, premiação, entretenimentos, entre várias outras necessidades.

Isto incluiu cuidar in loco, com uma equipe de 60 pessoas (produtores, montadores, coordenadores, guias, garçons, técnicos, etc) de todos os detalhes deste evento que teve um público de 146 convidados.

Também existiu um trabalho de pré-evento muito grande, foram mais de 6 meses de trabalho computando mais de 2.100 horas trabalhadas, 2 visitas técnicas em Arraial D’Ajuda, mais de 25 reuniões, além da contratação de serviços de 30 fornecedores locais.

Conheça a seguir a viagem como um todo e entenda melhor a nossa operação:

O incentivo teve as características abaixo:
Título: XV Encontro de Corretores Ouro
Tema: Ritmo dos Ouros
Objetivos: Fortalecer o relacionamento entre a Tokio Marine e os Corretores, - Valorizar todo o trabalho e os resultados dos corretores e ressaltar a parceria de sucesso entre a Tokio Marine e quem é Ouro
Perfil do Público Alvo: Donos de Corretoras com faturamento acima de R$ 1,5 milhões, 50% homens e 50% mulheres
Número de ganhadores: 146
Local: Hotel Arraial d'Ajuda Eco Resort
Data: 19 a 23 de setembro de 2015

1) Conceito
Esta viagem teve um conceito que amarrava todas as ações e eventos sob o olhar do participante. Tudo ali tinha um sentido.

Linha Inspiracional do Conceito:

No ano de 2015, a Tokio Marine foi pela primeira vez seguradora oficial do Rock in Rio. E aproveitando essa novidade quisemos desenvolver um evento com o objetivo de colocar todos dentro de um mesmo ritmo: ritmo de celebração dos resultados, ritmo de reconhecimento, ritmo de comemoração das conquistas… Dessa forma conseguiríamos criar uma união cada vez maior de talentos, amplificar os resultados e dar um verdadeiro espetáculo, conquistando mais espaço nas paradas/mercado. Para este evento, criamos um grande festival de competência em que os corretores foram as verdadeiras estrelas,formaram o line up perfeito e foram responsáveis por levar os produtos e a Tokio Marine em direção a um grande sucesso.

Mas o que é ritmo?
Em uma definição de dicionário, básica. Ritmo é princípio e movimento. Uma lei universal a que tudo se submete. Mas sabemos que ritmo na verdade é muito mais do que isso. O ritmo está presente em cada momento das nossas vidas. Seja na batida dos nossos corações. No pulsar constante dos segundos e minutos.
No trânsito, no nosso trabalho e no dia a dia com as nossas famílias.
Ritmo é sentimento. Quem nunca sentiu aquele friozinho na barriga ao ouvir a batida cadenciada de uma bateria de escola de samba? Quem nunca se emocionou com uma música que marcou a sua vida?
Existe ritmo nas lágrimas. Existe muito também nos sorrisos. E é por causa dele que a Tokio reuniu todos nessa viagem.
Foi o ritmo acelerado que colocaram na parceria, acreditando nos produtos e serviços, que fez que os convidados conquistassem essa viagem e a premiação tão especial. Somos como uma engrenagem, que se bem conectada e ajustada, podemos conquistar ainda mais, em um ritmo alucinante que vai fazer todos chegarem cada vez mais longe.
ESSE É O RITMO QUE ACREDITAMOS. É O RITMO TOKIO MARINE. O RITMO DOS OUROS.

Comunicação Visual:
Após a criação da linha inspiracional, precisávamos de uma comunicação visual forte que nortearia todo o evento. Para esta linha quisemos usar elementos para que pudéssemos diversificar os layouts, para isso, usamos: logo especial onde a palavra “ritmo” era formada por um cabo de som (a ideia aqui foi que esse logo pudesse ser conectado a um amplificador para que os resultados desse evento pudesse ser reverberado), background com cores escuras e elementos que lembram as famosas capas de CDs dos anos 80 e 90, além de fontes especiais para as outras informações que eram necessárias. A ideia desta comunicação foi demonstrar de forma clara e direta o nosso conceito e ser adaptada de forma objetiva e fácil para os mais diferentes tipos de materiais de comunicação.


2) Pré-evento
Foi criado um Facebook da viagem, onde os participantes puderam se informar agenda, ver fotos dos locais, sanar dúvidas sobre trajes e clima. Dentro da ferramenta, o convidado podia interagir com o conteúdo, curtir/compartilhas as informações e tirar dúvidas sobre o evento.
Como forma de ativação pré-evento, enviamos um kit para que ele já entrasse no ritmo: um folheto com informações gerais da viagem, tags de bagagem em formato de fita k7, uma caixa de som para que o convidado pudesse ouvir suas músicas preferidas e alguns porta-copos em formato de vinil. Tudo foi colocado cuidadosamente em uma caixa preta com cinta com a comunicação do evento.

3) Agenda
A agenda do evento foi montada para que o convidado pudesse ter, dia a dia, uma diferente experiência musical, levando ao convidado o melhor dos ritmos do Brasil e do mundo.
Confira a seguir, passo a passo das ações do evento:

1º Dia
Embarque e Chegada em Arraial d’Ajuda.
O grupo foi divido em diversos voos regulares.
Na chegada ao Hotel, foi realizado o check in, onde recebemos os convidados com um grupo de forró típico da região. Além disso, servimos água de coco e acarajé.
Assim que fizeram o check in, os convidados seguiram diretamente para o seu quarto para aguardar a chegada das malas.
Ao entrar nos quartos, haviam presentes exclusivos:
As mulheres receberam: Bolsa e saída de praia e havaianas
Os homens receberam: Super Cooler (equipamento que gela a latinha de cerveja em alguns segundos, camiseta e havaianas.

A tarde foi livre para que o convidado pudesse conhecer toda a estrutura oferecida pelo Hotel.

A noite, fechamos um bar famoso da vila de arraial onde os convidados puderam ter um welcome com petiscos e bebidas, além de uma banda de pop rock nacional.

2º Dia:
Após o café da manhã no Restaurante Principal do Hotel, foi organizado um bate-papo com o presidente. A reunião teve o objetivo de apontar as principais estratégias que a Tokio Marine estava oferecendo naquele momento e levantar as principais dúvidas, opiniões e observações dos convidadas como forma de melhoria.

Assim que a atividade terminou, todos foram almoçar no Restaurante do Hotel.

A tarde foi marcada pelas atividades de carteado, vôlei, futebol e hidroginástica organizadas em áreas de lazer exclusivas para o grupo.

Conforme citado acima, todos os jantares das noites foram tematizados com um ritmo diferente.

Como esta era a primeira noite de integração, o tema desta festa foi “Ritmo do Rock”: uma festa que demonstrou na prática que para manter os bons resultados e alcançar ainda maiores é necessário muita atitude. Mas uma atitude diferente, rock n’ roll. Aquela que é ousada, demonstra força, criatividade, talento e persistência. A mesma que fez o convidado chegar na frente do seu público e dar um verdadeiro show de afinação, conhecimento e vendas.
Como ambientação, criamos um pub, com painéis laterais, mesas de sinuca, flâmulas com grandes personalidades do rock e um palco inspirado nos grandes festivais, cheio de cor e muitas luzes.
Para dar as boas-vindas a todos, montamos um se fotográfico inspirado na Rota 66, que tinha uma moto Harley Davidson de verdade. Após passar pelo set, o convidado ganhava uma caneca de chope personalizada onde pôde se servir das chopeiras montadas em nosso pub.
Após todos entrarem, os diretores fizeram um discurso e liberamos o jantar e os bares.
Após o jantar, tivemos uma apresentação das grandes lendas do rock brasileiro com um grupo chamado: Poetas do Rock, onde levamos os mais famosos covers do Brasil para representar Raul Seixas, Cazuza e Renato Russo. Foi um sucesso tão grande que a banda fez um show de aproximadamente 2,5 horas. Após o show, a pista foi comandada por um DJ.
Ao retornar ao quarto, o participante recebeu uma toalha de praia em formato de fita k7 e um bilhete com informações do dia seguinte.

3º Dia:
Após o café da manhã no Restaurante Principal do Hotel, foi organizado um passeio para o Eco Parque Aquático de Arraial d’Ajuda. O parque foi fechado exclusivamente para o grupo, que pôde se divertir nos tobogãs, nas piscinas, tirolesa e aproveitar a estrutura de barracas para comerem e beberem a vontade. Com essa exclusividade, conseguimos personalizar diversas áreas do local com banners, bandeiras e totens. Além de contratarmos uma apresentação de um ritmo super típico na Bahia: a capoeira.
Ao final da tarde, todos retornaram ao Hotel e puderam encontrar mais um presente no quarto: um chapéu panamá como guimmick para a festa da noite.

O tema da festa desta noite foi “Ritmo do Samba”, um gênero musical, que deriva de um tipo de dança, de raízes africanas, surgido no Brasil e considerado uma das principais manifestações culturais populares brasileiras. Dentre suas características originais, possui dança acompanhada por pequenas frases melódicas e refrões de criação anônima, alicerces do samba de roda nascido no Recôncavo Baiano. Nesta noite, quisemos misturar a tradição do samba baiano com a modernidade do samba carioca. Para isso, trouxemos na ambientação um típico botequim inspirado na Lapa Antiga do Rio de Janeiro. Além disso, para compor a noite montamos uma Roda de Samba com o grupo Batuque na Cozinha que fez com que todos dançassem a noite toda.

4º Dia:
Após o café da manhã no Restaurante Principal do Hotel, foram organizadas em áreas de lazer exclusivas para o grupo atividades de: carteado, vôlei, futebol e hidroginástica.

Assim que a atividade terminou, todos foram almoçar no Restaurante do Hotel.

Para descontrair o momento de piscina a tarde, levamos uma degustação de 4 tipos de cerveja de uma das cervejarias artesanais mais conceituadas do Brasil.

Este dia foi mais tranquilo, pois deixamos um tempo para os convidados descansarem antes de nossa grande e inesquecível cerimônia de premiação.
A cerimônia tinha o tema “Ritmo do Blues”, uma forma musical vocal e/ou instrumental que vem da origem do rock and roll, onde se fundamenta no uso de notas tocadas ou cantadas numa frequência baixa, com fins expressivos, utilizando sempre uma estrutura repetitiva. Trouxemos esse ritmo para a ultima noite para demonstrar a sofisticação das antigas casas de Blues de New Orleans.

As cores predominantes foram o verde e preto, com utilização de painéis cenográficos com quadros com imagens de instrumentos e personalidades do blues, fundo de palco como se fosse o “House of Blues” e mesas com arranjos de instrumentos musicais representando esse ritmo.

A noite começou com o presidente recebendo a todos em um set fotográfico para fotos, que após o evento viraria uma capa de uma revista personalizada sobre a viagem. Após as fotos, a premiação começou com as palavras do Presidente e do Vice-Presidente. O mestre de cerimônias foi um colaborador da Tokio Marine.

Após as palavras, os convidados começaram a subir ao palco, divididos por Regional.
Para cada Regional, haviam fotos e música especifica da região.
A caminho do palco eles recebiam o troféu das mãos dos Diretores, eram parabenizados, posavam para a foto e retornavam aos seus lugares. Cada novo corretor, recebeu relógio da Tommy Hilfiger como agradecimento especial. A duração desta mecânica foi de cerca de 1 hora e 30 minutos. Após esta mecânica, os Diretores agradeceram as esposas presentes e chamaram todas ao palco para que elas recebessem um presente especial (uma semi-joia).
Ao final, todos foram liberados para jantar e depois do jantar tivemos um show exclusivo do Edinho Santa Cruz que deixou a noite inesquecível.
No quarto, mais dois brindes especiais: um DVD nominal e autografado pelo Edinho, além de um kit de 3 cervejas representando cada noite de nosso evento: uma cerveja Rock, uma samba e uma blues. Junto com esse material, entregamos um bilhete personalizado com informações sobre o dia seguinte e a foto que o convidado tirou no set fotográfico na primeira noite do evento.

5º. Dia:
No último dia tivemos o check out dos participantes de acordo com a malha aérea, e em sua saída do hotel foi entregue um pen drive com todas as fotos do evento.

4) Pós Evento
Após o evento foi enviada uma revista com o resumo de todos os dias de viagem.

Galeria de imagens

 

Grandes desafios foram impostos desde o início, pois havia a necessidade de transformar um destino turístico em uma viagem única, exclusiva e diferenciada aos convidados. Algo que ele não pudesse comprar.

Desafios x Soluções

1 - Como organizar um evento para a família dos convidados e dos Diretores?
O local escolhido foi um Hotel com perfil mais tranquilo, área para relaxamento e clube para as crianças. Além disso, as festas tinham sonorização ambiente e os artistas dos shows eram voltados para a família.

2 – Como fazer ações exclusivas para um grupo de 146 pessoas em um hotel que tinha apenas uma sala para eventos?
Toda a noite, trocávamos a cenografia, a decoração e a cor da iluminação com o objetivo de mudar o ambiente em que o convidado havia experimentado na noite anterior. O cliente final ficou muito satisfeito com o resultado.

3 – Como dar atividades exclusivas em um hotel voltado para o turista?
Foi realizada uma visita técnica e algumas negociações com o Hotel para que o nosso grupo se sentisse diferente, por isso, todas as ações eram diferenciadas, por exemplo: existia área reservada para almoço, os jantares eram feitos em sala de convenções, não houve o processo padrão de check in e todas as atividades de lazer eram feitas em piscinas, quadras e salas diferenciadas, onde os hospedes normais do Hotel não acessavam. Foi muito difícil conseguir essas exceções com um hotel, mas o desafio foi superado.

4 – Como se superar de ano a ano, já que este evento já está na 15ª. Edição?
O que sempre fazemos é buscar uma linha inspiracional que fuja do destino e que possamos diversificar na cenografia, atração e brindes e foi isso que fizemos neste ano: as festas fugiram do típico, usamos recursos musicais muito renomados, todos os cardápios foram tematizados e pensados, uma área de piscina foi reservada e além de tudo isso, trouxemos uma cenografia muito pesada em termos de construção e soluções de equipamentos e luz que pudessem diferenciar uma festa de outra.

A receita total do evento ficou em média R$ 9.000,00 por participante.

Abaixo, estão os números gerais de equipes envolvidas no evento:

Staff
Pré-evento: 05 profissionais Alternativa F Eventos – Atendimento, Produção e Criação
Durante: Aproximadamente 50 profissionais | diretos e indiretos, entre coordenação, organização e empresas terceirizadas.
Pós-evento: 01 profissional Alternativa F Eventos

Refeições - Foram servidas 1.752 refeições entre cafés da manhã, almoços e jantares.

Transportes
Nº de passagens aéreas de ida e volta: 146
Nº vans: 10 veículos

Este evento movimentou a rede hoteleira em Arraial d’Ajuda, pois utilizamos grande parte do Hotel fazendo com que outros hospedes procurassem infraestrutura similar nas proximidades.

Por ser uma cidade turística, economicamente movimentamos o comércio, pois uns dos passeios oferecidos para o grupo foi à ida a vila de Arraial para compras, contudo não sabemos mensurar o valor de retorno que a cidade teve com a nossa viagem.

Vale ressaltar os empregos criados, diretos e indiretos, uma vez que todas as empresas envolvidas tiveram que se preparar e reforçar a equipe para atender as necessidades da viagem, mas também não é possível mensurar.

Na pesquisa realizada pós-evento com os participantes, tivemos um resultado extremamente positivo com 99% avaliando total satisfação na viagem, ou seja, um índice altíssimo de aprovação do grupo. Porém, para nós e para o departamento de marketing da Tokio Marine, o reconhecimento final deste evento foi um grande aplauso (em pé) de todos os participantes em nossa ultima noite de premiação.

 

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