Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 17ª Edição

Case: ESTANDE DA TOKIO MARINE NO CONEC
Candidato: Alternativa F Eventos
Cliente: Tokio Marine Seguradora
Segmento: Serviços
Estado: PR
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos

Uma agência. Duas cabeças. Várias alternativas.
Esse é o ponto de partida quando se quer entender o fenômeno desenvolvido por uma nova forma de pensar eventos: a Alternativa F. Criada por dois renomados nomes do mercado, Felipe Lemos e Ana Nani, a agência boutique nasceu da necessidade de fazer diferente frente à concorrência e de oferecer uma criação fora da caixa.

Com o objetivo de ser o remédio anti-insônia e estresse em eventos corporativos, a agência boutique se diferencia por oferecer eventos de grande qualidade, independente do porte e objetivo, em todo o Brasil e nos mais variados pontos do planeta. Só nos últimos anos esteve presente, produzindo seus projetos, em território nacional, em locais como Brasília, Foz do Iguaçu, Salvador, Manaus, Belo Horizonte, Goiás. E também em destinos internacionais como Lisboa, Miami, Cape Town e Cancun.

Sobre o evento e a participação da Tokio Marine
A Tokio Marine Seguradora, subsidiária de um dos maiores grupos do mercado de seguros no mundo, reforçou a importância do relacionamento com seus Parceiros de Negócios com sua participação no 19º Congresso Brasileiro dos Corretores de Seguros, realizado em Foz do Iguaçu (PR), de 8 a 10 de outubro. Organizado pela Federação Nacional dos Corretores de Seguros Privados (Fenacor), o encontro reuniu cerca de três mil profissionais, representantes de entidades e personalidades do mercado securitário do País para compartilhar tendências, novidades e estreitar o relacionamento das companhias com os Corretores. Como Seguradora oficial do evento, a Tokio Marine disponibilizou os Seguros RC e Acidentes Pessoais Coletivo para garantir a tranquilidade e a segurança dos congressistas.

Os profissionais da Companhia receberam os Parceiros de Negócios na 18ª Exposeg, feira de negócios do evento, em um estande de 108m², cuja operação e produção do estande foram organizadas e coordenadas pela Alternativa F Eventos, conforme informações a seguir.

Ficha Técnica:
19º Congresso Brasileiro dos Corretores de Seguros
Tema: “Crescer e Desenvolver: O Caminho é Simples?”
Data: 8 a 10 de outubro de 2015
Local: Centro de Convenções do Rafain Palace Hotel

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Vídeo


O briefing do cliente:
No briefing enviado pelo cliente, o principal desafio era criar um ambiente para relacionamento com os clientes que fosse aberto e com muitos lugares para os clientes sentarem e ao mesmo tempo que pudesse divulgar o destino o destino da próxima viagem diamante: a África do Sul.
Algumas premissas básicas levantadas pelo cliente foram:

Considerar o maior número possível de lugares sentados;
Ter um palco para música ao vivo;
Boa estrutura de bar e buffet;
Espaço para depósito e copa;
Considerar uma atividade (interação).

Levando esse briefing em consideração, fizemos uma pesquisa das principais características culturais da África do Sul como cultura, artes, gastronomia e até mesmo musica, sempre lembrando o histórico das feiras anteriores, o que foi feito pelos concorrentes e qual perfil do público.

O maior desafio da Alternativa F para este estande era construir um projeto fora do comum, sofisticado e com a maior área livre possível, tudo dentro de 108m².

Após algumas reuniões de brainstorms, chegamos à conclusão de que o estande deveria seguir o seguinte caminho:

- Ter uma paleta de cores em tonalidades beges e marrons para relembrar a savana.

- Ter um teto de treliça que pudesse compor a cenografia e ao mesmo tempo remeter as construções locais.

- Usar texturas locais como bambus, tapetes de pele e adesivos representando os animais.

- Usar colunas que pudessem mostrar o tipo de pintura, estampas e artes que o corretor iria encontrar caso ganhasse a viagem.

- Incluir muita vegetação para representar a flora do país, que é muito rica.

Com a ideia em mãos, desenhamos o projeto que foi aprovado já em sua primeira versão.
Abaixo, detalharemos cada área e como elas foram executadas.

Pórtico de Entrada:
Estrategicamente posicionado na entrada da feira, criamos um pórtico que a primeira vista, já pudesse demonstrar o objetivo do estande, por isso, montamos duas grandes colunas com texturas africanas que seguraram o logo da Tokio Marine. Na frente das colunas posicionamos duas esculturas de girafas com altura de 1,6m cada.

Área de Relacionamento:
Logo atrás da entrada, distribuímos duas tvs com os logos das corretoras presentes. Próximo as tvs e de forma centralizada tínhamos o palco que era todo de bambu e que continha um painel com a comunicação da campanha de incentivo “Nosso Corretor”. Nesta área também tínhamos 48 lugares para os corretores sentarem que foram montados de duas formas: bistrôs altos com banquetas e mesas baixas adesivadas com animal print e cadeiras estilizadas.
Para deixar os corretores ainda mais animados, durante as manhãs tínhamos sonorização ambiente com música Africana e as tardes/noites tínhamos música ao vivo tocada pelo artista Ito Moreno.

Decoração cheia de detalhes:
A parte de decoração fez com que o estande ficasse ainda mais tematizado. Para compor o ambiente usamos: esculturas de bonecas africanas nos bistrôs, velas com animal print nas mesas, um elefante grande e letras em madeira com a palavra “África” no bar, 2 grandes girafas de madeira, 2 tapetes sintéticos com estampas de zebras e grandes velas em madeira para complementar as laterais do estande.
Bar e Copa:
A saída da copa ficava bem na lateral do bar, que foi inspirado na savana: era retro-iluminado e continha vegetação. No bar, servimos um chope local de trigo e pilsen, além de diversas bebidas não alcoólicas.

Como pensamos em todos os detalhes, desenvolvemos junto com o hotel um cardápio temático que misturava o Brasil e a África. O cardápio, que mudava dia a dia, foi demonstrado através de um quadro de madeira idêntico a um dos restaurantes mais tradicionais da África do Sul.
Veja alguns exemplos do que servimos:
Sosatie com Sotaque Brasileiro: Espetinho de carne com vegetais
Abrazô com Camarão: Pérolas de milho com camarão
Bolinho Zulu: Croquetinho de feijoada
Bewtong Escondidinho: Escondidinho de carne seca
O favorito de Nelson Mandela: Mini sanduíche de boerewors (linguiça apimentada)
Torta da Colonização Inglesa: Mini quiche de alho poro com brie

Além da comida temática, também foram servidos pratos da culinária japonesa: sushis e temakis, o que já é um costume da Tokio Marine nesta feira.

Um diferencial da parte de alimentos e bebidas é que vestimos todos os garçons com batas africanas para que o convidado se sentisse verdadeiramente na África.

Ativações:
A ativação do estande deveria ser institucional e ao mesmo tempo temática, por isso, montamos um fundo kroma-key onde o convidado podia tirar fotos em diferentes cenários da África do Sul: com um elefante, com um leão ou no famoso hotel 6 estrelas de Sun City. Acompanhando a ativação criamos um colete, um binóculo e um chapéu personalizado de safari para que todos pudessem se caracterizar. A foto era feita na hora e ia para um calendário do próximo ano (2016) que continha informações sobre os produtos e serviços da Tokio Marine. A ativação foi um sucesso e rendeu as mais diferentes e divertidas fotos como você pode conferir abaixo.

Outra ativação secundária que tivemos foi um totem em que o participante podia fazer check in no estande pelo Facebook, postar uma hashtag e subir a imagem para as redes sociais.

Exposição de Marca:
Como ação especial de exposição de marca no Congresso, a Seguradora exibiu m painel durante todo o mês de outubro no saguão do Aeroporto Internacional de Foz do Iguaçu. Além disso, a Companhia teve o logo plotado no vidro traseiro de uma frota de 60 táxis da cidade, por um período de 15 dias.

Área de apoio:
Algumas áreas também fizeram a diferença nesse estande.
Na parte de trás do estande, tínhamos um vídeo wall de 6 telas que passava vídeos institucionais da Tokio Marine.
Já para a área de apoio tínhamos um depósito para a técnica, para estoque de brindes e malas dos diretores.

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Grandes desafios foram impostos desde o início, pois este é o maior evento para o mercado segurador do Brasil. Veja abaixo como lidamos com cada um deles.

1 – Como fazer um evento em uma cidade com restrições como Foz do Iguaçu?
Quando começamos tínhamos diversos desafios que foram solucionados muito bem durante o processo de pré-produção. São eles:

Encontrar uma empresa local que pudesse nos atender com qualidade: tínhamos um parceiro no sul do Brasil que pôde nos atender com a excelência que precisávamos. Houve necessidade de deslocamento, mas isso não afetou o budget total do cliente. Muitas visitas técnicas foram feitas para que pudéssemos alinhar o projeto da melhor maneira possível dentro do espaço.

Encontrar fornecedores disponíveis já que na região havia diversos eventos acontecendo: conseguimos fazer um trabalho com antecedência para que não houvesse a falta de fornecedores básicos como limpeza, segurança, alimentação. Para os itens criativos como ativação e entretenimento, usamos estrutura de outras cidades.

Trabalhar com uma empresa exclusiva de a&b, o hotel Rafain: muitos calls foram feitos para que pudéssemos sair do padrão que estava sendo oferecido na feira e conseguimos isso com a estrutura que o hotel nos disponibilizou. A chef se mostrou disposta a atender nossa cauda, inclusive com a necessidade de comida japonesa.

2 – Como criar um projeto cenográfico tão tematizado em uma feira tão comercial?
Cuidando de detalhes. Muitos toques foram dados para que a África estivesse presente e não só apenas na construção, mas na comida, nas roupas, na decoração e na ativação. Como explicado acima, conseguimos criar um evento que tinha “começo, meio e fim”.

3 – Como conseguir com o que o stand ficasse movimentado durante a feira, tendo ao lado as principais concorrentes?
Criando ativações e que chamassem a atenção do corretor, como ativação de fotos, comida diferenciada e atração musical.

4 – Como divulgar o evento?
Usamos um totem para que os corretores pudessem postar uma hashtag e a foto dentro do estande. Além disso, a equipe de assessoria da Tokio Marine estava presente para garantir que todas as informações seriam passadas/divulgadas de forma ágil.

Abaixo estão três links com reportagens e alguns trechos importantes para avaliação:
http://www.tokiomarine.com.br/tokio-marine-e-a-seguradora-oficial-do-19o-congresso-brasileiro-dos-corretores-de-seguros/

http://www.maxpressnet.com.br/Conteudo/1,791335,Tokio_Marine_e_a_seguradora_oficial_do_19_Congresso_Brasileiro_dos_Corretores_de_Seguros,791335,5.htm

http://www.trojcorretora.com.br/posts/tokio-marine-comemora-participacao-no-19o-congresso-brasileiro-dos-corretores-de-seguros/

Na feira de negócios que acontece simultaneamente ao Congresso, a 18ª Exposeg, o estande de 108 metros quadrados da Tokio Marine terá ambientação característica da África do Sul, destino do Encontro Diamante 2016, viagem oferecida aos Corretores da Categoria Diamante do Programa Nosso Corretor (PNC). “Preparamos um estande bonito e aconchegante para receber os visitantes e expor os benefícios da participação no PNC, principal programa de relacionamento que oferecemos aos nossos Corretores”, explica Valmir Rodrigues.

“Os convidados desfrutaram de música ao vivo, sob o comando do cantor Ito Moreno, e coquetel de culinárias ocidental e oriental. Os Corretores que estiveram no estande foram presenteados com calendários 2016, com fotos personalizadas, e informações sobre programas e benefícios que a Tokio Marine oferece.”

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- Comparação com o ano anterior
O estande gerou mais lead do que o ano anterior, pois era mais interativo, melhor localizado e chamava mais atenção na feira.

O estande foi montado com metragem total de 108m², em estrutura construída (metal, bagum e mdf).

A formalização da Tokio Marine com 2 meses de antecedência e o tempo de execução deste projeto foi de 1 mês até a data da montagem.

Foram mais de 15 reuniões de alinhamento sobre o evento.

Durante o tempo de execução do projeto, tivemos 2 projetistas, 1 arquiteto, 1 atendimento e 1 engenheiro exclusivos. Além de 1 atendimento da Alternativa F e 2 produtores.

Dentro do Rafain Palace, a construção do estande levou 4 dias úteis, com aproximadamente 16 horas de trabalho diárias. O cronograma criado pela Alternativa F e Arteval foi feito de acordo com a seguinte ordem cronológica: montagem da estrutura metálica que dá base ao estande, montagem do piso e marcenaria, montagem das colunas de sustentação, montagem do teto, posicionamento das artes visuais, instalação de equipamentos, acabamento e posicionamento de decoração e mobiliário.

A equipe completa foi formada por mais de 35 profissionais, entre montadores, eletricistas, garçons, etc.

Para compor o evento foram contratadas 2 recepcionistas monolíngues que trabalharam em escala de revezamento. Todas estavam uniformizadas com roupas temáticas.

A equipe de Marketing da Tokio Marine estava composta por 4 pessoas divididas em diferentes funções. Além desta equipe, tiveram os seus Diretores, Superintendentes e Gerentes Comerciais presentes, aproximadamente, 40 pessoas por dia.

A equipe da Alternativa F estava composta por 3 pessoas, sendo 1 Diretor de Atendimento, 1 Produtor e 1 Produtor Técnico.

Passaram pelo estande mais de 1.500 pessoas, a maioria clientes da região sudeste.

 

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