Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 17ª Edição

Case: I EDIÇÃO DO FÓRUM INTERNACIONAL DA SAÚDE SUPLEMENTAR
Candidato: Alternativa F Eventos
Cliente: FenaSaúde
Segmento: Eventos
Estado: SP
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos

Uma agência. Duas cabeças. Várias alternativas.
Esse é o ponto de partida quando se quer entender o fenômeno desenvolvido por uma nova forma de pensar eventos: a Alternativa F. Criada por dois renomados nomes do mercado, Felipe Lemos e Ana Nani, a agência boutique nasceu da necessidade de fazer diferente frente à concorrência e de oferecer uma criação fora da caixa.

Com o objetivo de ser o remédio anti-insônia e estresse em eventos corporativos, a agência boutique se diferencia por oferecer eventos de grande qualidade, independente do porte e objetivo, em todo o Brasil e nos mais variados pontos do planeta. Só nos últimos anos esteve presente, produzindo seus projetos, em território nacional, em locais como Brasília, Foz do Iguaçu, Salvador, Manaus, Belo Horizonte, Goiás. E também em destinos internacionais como Lisboa, Miami, Cape Town e Cancun.

Criatividade e inovação, atendimento sênior personalizado, credibilidade, segurança, ótimo custo-benefício e uma entrega de qualidade que supera as expectativas. Não precisa escolher entre uma ou duas opções. Com escritórios no Rio de Janeiro e em São Paulo a Alternativa F oferece todos esses diferenciais em uma só agência.

O Evento:
No ano de 2015, a Federação Nacional de Saúde Suplementar (FenaSaúde), que representa 18 grupos de operadoras de planos privados de assistência à saúde, idealizou o 1º. Fórum da Saúde Complementar. Com o tema Sobrevivência do Setor de Saúde Suplementar – Propostas, Metas e Responsabilidades, o evento discutiu estratégias que contribuíram para assegurar a sustentabilidade da Saúde Suplementar no país. Ao final, o encontro propôs à sociedade metas e compromissos, que no futuro dependerão do engajamento de todos os entes para que gerem resultados – empresas, Governo, órgão regulador, prestadores de serviços e consumidores – diante dos desafios apresentados pelo cenário nacional.

Depois de um processo de concorrência entre algumas agência do setor, a Alternativa F foi chamada para organizar a primeira edição deste Congresso Internacional, criando logo, conceito, hotsite, comunicação prévia com o convidado e com o palestrante, cenografia, decoração, audiovisuais, ou seja, toda a operação e produção do evento.

Confira as informações detalhadas sobre este Congresso Internacional a seguir.

Local: Hilton SP Morumbi
Número de participantes: 350
Data: 24 e 25 de novembro de 2015
Público: 80% de participantes brasileiros e 20% de participantes de fora do Brasil

Vídeo


Conceito
A nossa inspiração foi criar uma marca diferenciada e marcante, por se tratar da primeira edição do Fórum.

Uma identidade e comunicação que, ao ser vista, nos remetesse diretamente à saúde.
Mas que também fosse calorosa, humana e próxima. Que demonstre todo cuidado que tivemos ao criar o evento da Saúde Suplementar.

Então, o primeiro passo partindo deste conceito foi criar o logo onde o F de Fórum tem destaque na marca como um todo. Como item adicional, incluímos uma linha de frequência cardíaca dentro do F representando o assunto principal do evento.

O segundo passo foi a criação da prancha conceito, onde trabalhamos os tons de verdes do logo da FenaSaúde e trouxemos diversos elementos gráficos com ícones relacionados ao que seria tratado no evento. O que só completou o nosso conceito e o tornou mais impactante.

Pré-Evento
O trabalho de pré-evento durou cerca de 2 meses e começou com um teaser de divulgação da data e local do evento.

Logo após o envio do teaser, lançamos o hotsite do evento que continha os seguintes recursos:
- Informações sobre o Fórum
- Programação completa do evento
- Área com currículos dos palestrantes
- Informações sobre o local do evento
- Espaço para inscrições

Além dessas peças, foram criadas outra diversidade que informava os participantes antes do evento, como:
- E-mails marketing sobre os painéis e os palestrantes internacionais
- E-mails com manutenção da inscrições
- E-mail falando sobre o encerramento das inscrições e transmissão ao vivo do evento

O Congresso
Dividiremos as informações do congresso em duas partes: a primeira será a ambientação e a segunda será sobre a agenda.

Ambientação

A ambientação do evento foi marcada pela exposição da marca do evento em diversos ambientes como:

Credenciamento – Balcão e painel personalizado onde eram entregues o kit do evento contendo: crachá, pasta, bloco, caneta e livreto com toda a programação do evento e dicas práticas sobre o mesmo.

Sinalização – Totens foram dispostos para que o congressista pudesse se localizar nas salas. Haviam sinalizações como: toaletes, almoço, sala vip.

Sala VIP e Sala de Produção - Dividimos uma grande sala em duas: a primeira parte era a sala VIP, formada por painéis com a comunicação do evento, mesa para coletiva de imprensa, lounges para os palestrantes e autoridades, além de um televisor que passava a transmissão ao vivo do evento. Um diferencial desta sala, além do serviço personalizado dado pela equipe da Alternativa F era que o palestrante poderia salvar sua apresentação atualizada em um computador que estava disponível e nós recebíamos a atualização direto na house mix. A sala de produção ficava logo atrás da sala VIP e um corredor de painéis as separavam, na sala de produção dispusemos todos os materiais do evento, computadores e impressoras para atendimento emergenciais e uma mesa de reunião para alinhamentos diários.

Plenária – A plenária era formada por um grande palco composto de duas telas com projeção HD. No centro, reproduzimos a comunicação visual do evento usando os elementos/ícones de maneira 3D e retro-iluminados com fitas de LED. O palco, forrado todo de verde, continha um púlpito para a Mestre de Cerimônias e para os palestrantes, além de um lounge para os moderados e participantes dos painéis de discussão. A plenária foi montada com 350 lugares, dispostos em formato de auditório e a primeira fileira foi reservada para a diretoria, autoridades e palestrantes ali presentes. Todo o evento foi coberto com tradução simultânea devido a grande participação de personalidades e congressistas internacionais (20% do público).

Sala de Imprensa e Sala de Almoço – Esses dois espaços ficavam em outro andar do hotel e tiveram produção básica mediante a solicitação do cliente.

Área de Coquetel – Ao final do primeiro dia, a área de coffee break montada no foyer do evento se transformou em uma área para um coquetel de confraternização entre os convidados. Dispusemos bistrôs com arranjos florais e bastante iluminação em LED para mudar o ambiente.

Agenda

A agenda do evento foi composta por uma programação de 2 dias, conforme você confere a seguir:

Credenciamento – Local onde recebíamos todos os convidados nacionais e internacionais de forma online e onde podiam pegar os kits do evento já informado acima.

Solenidade de Abertura – A mestre de cerimônias, Renata Jábali, abriu o evento dando as boas vindas a todos, orientando-os com algumas instruções importantes sobre o evento e convidou as autoridades para estarem presentes ao palco para a solenidade de abertura, que subiram ao palco, acompanharam a execução do hino nacional e fizeram um rápido discurso.

As autoridades presentes na mesa foram:
Marcio Coriolano, Presidente da FenaSaúde, Vice-Presidente da CNseg, Presidente da Bradesco Saúde e Mediservice;
José Carlos Abrahão, Diretor-Presidente da ANS – Agência Nacional de Saúde Suplementar;
Marcelo Castro, que foi representando Excelentíssimo Ministro da Saúde;

Painéis – Após a solenidade, nos dois dias de evento, devemos seguimento aos painéis criados para apresentar e discutir temas do setor no Brasil e no Mundo. Os painéis, super bem estruturados, contaram com importantes personalidades do ramo da saúde, como mestres, doutores, especialistas, etc. Confira abaixo o conteúdo e os participantes de cada um dos painéis:

Painel 1 - Obamacare, Experiência da Reforma para a Sobrevivência do Setor
Palestrante Principal: Ezekiel Emanuel (Presidente do Departamento de Ética Médica e Políticas de Saúde da University of Pennsylvania)
O painel apresentou o Affordable Care Act, ou Obamacare, modelo assistencial adotado pelos EUA nos últimos anos, discutindo o contexto político em torno de sua criação, os principais norteadores do programa, os resultados já conquistados e os objetivos futuros. Em seguida, foram debatidas propostas para tornar o setor de saúde brasileiro mais equilibrado, prevendo aumento da acessibilidade e investimento contínuo em qualidade.

Os comentadores deste painel foram:
Mauricio Lopes (Vice-Presidente de Saúde e Odonto da SulAmérica)
Florentino Cardoso (Presidente da AMB)
Marcio Serôa de Araujo Coriolano (Presidente da FenaSaúde e Presidente da Bradesco Saúde e Mediservice)

Painel 2 - Informação como Agente de Mudança e Transformação
Palestrante Principal: David Newman (Diretor-Executivo do Health Care Cost Institute - HCCI)

A proposta central do painel foi discutir a informação como meio para apoderar o consumidor, para que ele faça as melhores escolhas, conhecendo quem são os prestadores de serviços, seus custos e resultados. O debate teve como objetivo, ainda, mostrar que a Tecnologia da Informação é um poderoso instrumento de gestão para as operadoras de saúde. David Newman abordou a plataforma online Guroo.com, criada pelo HCCI, que traz os valores máximo, mínimo e médio dos principais procedimentos médicos, em níveis nacional, estadual e local.

Os comentadores deste painel foram:
Martha Regina de Oliveira (Diretora da ANS)
Juliana Pereira da Silva (Secretária Nacional do Consumidor do Ministério da Justiça)
Luiz Augusto Carneiro (Superintendente-Executivo do IESS)
Sandro Leal Alves (Gerente-Geral da FenaSaúde)

Painel 3: Organização da Assistência e Remuneração.
Palestrante Principal: Dr. Jay J. Cohen (Vice-Presidente Sênior da Optum)
O painel abordou novos modelos de assistência à saúde e novas formas de remuneração dos prestadores de serviços médicos, com vistas ao desenvolvimento de um modelo de atenção integrada no Brasil. Analisou como a informação coordenada sobre a atenção com a saúde, atendimentos e procedimentos, a exemplo do que ocorre nas Accountable Care Organizations (ACOs), favorece a coordenação dos cuidados e, portanto, a racionalização dos gastos do setor.

Os comentadores deste painel foram:
Claudio Lottenberg (Presidente da Sociedade Beneficente Israelita Albert Einstein)
Irlau Machado Filho (Presidente da NotreDame Intermédica)
Leandro Reis (Diretor da de Normas e Habilitação de Operadoras da ANS)
Antonio Jorge Kropf (Diretor da Amil)

Painel 4: Preservando o Acesso Diversidade de Produtos.
Palestrante Principal 1: José Pastore (Presidente do Conselho de Emprego e Relações de Trabalho - FecomercioSP)
O painel abordou os desafios que a empresas têm enfrentado nos últimos anos, com o aumento dos custos de planos de saúde a taxas bem acima da inflação e da economia, ameaçando sua capacidade de pagamento.

Palestrante Principal 2: Cesar Lopes (Líder de Saúde e Benefícios em Grupo da Towers Watson).
Foram analisadas as soluções que países em situações semelhantes à brasileira encontraram para conter o crescimento dos custos da saúde.

Palestrante Principal 3: Flavio Bitter (Diretor da Bradesco Saúde)
Apresentou propostas de mudanças e novos produtos adaptáveis à situação brasileira que possibilitam um maior leque de escolhas para os consumidores, amplitude de iniciativas para as operadoras de planos e seguros de saúde e a contenção da escalada de custos.

Os comentadores deste painel foram:
José Carlos de Souza Abrahão (Diretor-Presidente da ANS)
Deborah Ciocci (Juíza Assessora da Presidência do Tribunal de Justiça de São Paulo)
Marcelo de Matos Ramos (Coordenador-Geral de Promoção da Concorrência-SEAE do Ministério da Fazenda)
José Cechin (Diretor-Executivo da FenaSaúde)

Intervalos entre os painéis – Nos intervalos entre os painéis eram realizados coffees breaks, almoços e coquetéis.


Encerramento – O encerramento do evento aconteceu ao final do segundo dia com um sumário de tudo o que foi levantado/comentado nos dois dias de evento.

Ainda sobre a agenda e o evento, é importante darmos algumas informações adicionais:

- Cobertura ao vivo: O evento, devido a sua importância e quantidade excessiva de inscrições, foi transmitido ao vivo no site do Estado de São Paulo, como pode conferir através do link abaixo:

Uma potente cobertura de internet teve que ser contratada para suprir o link que teve mais de 600 acessos simultâneos.

- Perguntas via whatsapp: Todas as perguntas referentes aos painéis podiam ser enviadas pelos convidados via whatsapp. O mediador recebia as perguntas em um tablet que ficava a disposição. No momento oportuno, respondia a pergunta ou encaminhava-a para algum especialista que fazia parte daquele painel.

- Distribuição de livros: Em um dos coffees breaks, um dos palestrantes distribui livros sobre o assunto intitulado “Saúde Suplementar no Brasil”.

- Coletiva de imprensa: Uma coletiva de imprensa foi dada para jornalistas que eram especialistas no ramo.

- Divulgação do evento: O evento foi divulgado em diversos sites do setor, conforme alguns links abaixo:
http://patrocinados.estadao.com.br/fenasaude/index.html?1474830862
http://patrocinados.estadao.com.br/fenasaude/vem_ai.html

Pós-evento
O pós-evento foi marcado por e-mail marketing de agradecimento, disponibilização das apresentações e fotos do evento no site, além do envio de um formulário de avaliação do evento como um todo que estará demonstrado na área de resultados.

Galeria de imagens

 

Abaixo, descreveremos os desafios e soluções encontrados neste evento.

1 - Como trazer, de forma marcante, uma comunicação visual forte e que perdurasse em outros anos?

A nossa inspiração foi criar uma marca diferenciada e marcante, por se tratar da primeira edição do Fórum. Uma identidade e comunicação que, ao ser vista, nos remetesse diretamente à saúde. Mas que também fosse calorosa, humana e próxima.

2 – Como atrair a atenção do convidado para o evento?

Criamos um hotsite do evento e uma série de teasers que eram enviados para os congressistas e para os prospects toda a semana. O site do evento também foi divulgado no site da FenaSaúde e em sites de assessoria de imprensas locais.

3 - Como atender a expectativa do convidado em um evento que estava em sua primeira edição?

Organizando um evento que tivesse uma programação robusta e grandes personalidades do setor, além de ter um ambiente confortável para o congressista.

4 - Como saber se o evento foi produtivo?

Uma avaliação foi enviada a todos os participantes com o objetivo de melhorar as próximas edições no que diz respeito a espaços e conteúdos. Além de ter sugestões de personalidades e ideias para as próximas edições.

Galeria de imagens

 

O evento foi avaliado e tivemos os seguintes resultados abaixo:
Local: 98% de avaliações positivas
Atendimento e equipe de coordenação: 99% de avaliações positivas
Duração do evento: 98% de avaliações positivas
Recursos audiovisuais e cenográficos: 99% de avaliações positivas
Como ficou sabendo do evento? 44% pelos e-mails marketing, 20% pelo site, 6% em anuncio de revista e 30% por outros canais
O evento atendeu as expectativas? 99% responderam que sim
Classificação do evento em modo geral: 98% de avaliações na categoria excelente

Em modo geral, o resultado para a primeira edição foi 100% satisfatório.

Abaixo, estão os números gerais de equipes envolvidas no evento:

Staff
Pré-evento:
08 profissionais Alternativa F Eventos – Atendimento, Produção e Criação.

Durante:
Aproximadamente 90 profissionais | diretos e indiretos, entre coordenação, organização e empresas terceirizadas.

A equipe de Marketing da CNSeg estava composta por 5 pessoas divididas em diferentes funções.

A equipe da Alternativa F estava composta por 8 pessoas, sendo 2 Diretores da Agência, 5 Produtores e 1 Produtor Técnico.

Pós-evento:
01 profissional da Alternativa F Eventos.

Refeições: Foram servidas 2.170 refeições entre coffees breaks, coquetéis e almoços.

Vale ressaltar os empregos criados, diretos e indiretos, uma vez que todas as empresas envolvidas tiveram que se preparar e reforçar a equipe para atender as necessidades da do evento, mas não é possível mensurar.

 

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