Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 17ª Edição

Case: TOKIO MARINE E CORRETORES DIAMANTE NA ÁFRICA DO SUL
Candidato: Alternativa F Eventos
Cliente: Tokio Marine Seguradora
Segmento: Eventos
Estado: Exterior
TROFÉU GRUPO ACCESS-MKT
Categoria: Evento ou Estande Realizado no Exterior
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos

Uma agência. Duas cabeças. Várias alterativas.
Esse é o ponto de partida quando se quer entender o fenômeno desenvolvido por uma nova forma de pensar eventos: a Alternativa F. Criada por dois renomados nomes do mercado, Felipe Lemos e Ana Nani, a agência boutique nasceu da necessidade de fazer diferente frente à concorrência e de oferecer uma criação fora da caixa.

Com o objetivo de ser o remédio anti-insônia e estresse em eventos corporativos, a agência boutique se diferencia por oferecer eventos de grande qualidade, independente do porte e objetivo, em todo o Brasil e nos mais variados pontos do planeta. Só nos últimos anos esteve presente, produzindo seus projetos, em território nacional, em locais como Brasília, Foz do Iguaçu, Salvador, Manaus, Belo Horizonte, Goiás. E também em destinos internacionais como Lisboa, Miami, Cape Town e Cancun.

Pertra Viagens Estratégicas
Dizem que o melhor de viajar é voltar para casa, mas melhor ainda é voltar para casa trazendo também as mais belas lembranças de um destino especial associadas à marca dos nossos clientes. E a Pertra Viagens Estratégicas é especializada nisso.

Por água, terra ou ar, para o nordeste brasileiro ou o coração da África, a Pertra promove uma viagem customizada, especialmente para o seu evento de incentivo. Orientamos a escolha dos destinos e criamos roteiros adequados ao budget e ao perfil de sua empresa e dos participantes.

Todos os anos, a Tokio Marine premia seus corretores parceiros, por meio de um ranking baseado em metas. Os vencedores são todos aqueles que atingiram e superaram as metas estabelecidas para o ano em questão. São três grupos de premiados: os Corretores Prata, os Corretores Ouro e os Corretores Diamante, de acordo com o faturamento. Para os Corretores Diamante, como forma de reconhecimento, é oferecida uma viagem para um destino internacional, com direito a acompanhante, e um grande diferencial: a possibilidade de visitar atrações e participar de atividades que não são encontradas em nenhum pacote turístico. Esta é uma viagem que tem como objetivo a exclusividade e a entrega do sonho.

Desta forma, a Alternativa F Eventos e a Pertra Viagens Estratégicas foram contratadas para desenvolver uma viagem para Cape Town, na África do Sul. Cuidando de todo pré, durante e pós da viagem. Desenvolvemos todo conceito, logística, hospedagem, transporte, A&B, cenografia, decoração, comunicação visual, entre diversos outros itens.

Vídeo


A viagem teve as características abaixo:
Título: XV Encontro de Corretores Diamante
Tema: Diamantes Africanos
Objetivos: Fortalecer o relacionamento entre a Tokio e os Corretores, valorizar todo o trabalho e os resultados dos corretores e ressaltar a parceria de sucesso entre a Tokio e quem é Diamante
Perfil do Público Alvo: Donos de Corretoras, 50% homens e 50% mulheres
Número de ganhadores: 169
Local: The Table Bay Hotel
Data: 10 a 16 de abril de 2016

1) Conceito
Entre os maiores e mais preciosos diamantes já encontrados na história, a maior parte deles teve origem no continente africano, mais precisamente em países como a África do Sul, Quênia, Congo e Tanzânia. São os famosos e muito desejados Diamantes Africanos. Por isso, durante a viagem, quisemos contar, aos poucos, as curiosas e ricas histórias dos principais deles, fazendo uma comparação e uma relação com a história de sucesso dos nossos convidados e, ao final, demonstrar que a mais valiosa de todas as pedras preciosas, para nós, esteve presente durante todo o nosso encontro: cada um dos corretores. A cada dia focamos também nas características que diferenciam os diamantes de todas as outras pedras preciosas como: o brilho, a preciosidade, a raridade e seu grande valor.
Dia 1: Tanzanite - O Brilho de Cape Town
Dia 2: Golden Jubilee - A Preciosidade da Savana
Dia 3: Earth Star - Os Raros Sabores da Terra
Dia 4: Cullinan - O Valor do Maior de Todos os Diamantes

Comunicação Visual:
Após a criação da linha inspiracional, precisávamos de uma comunicação visual forte que nortearia todo o evento, e o primeiro passo foi um logo com base manuscrita, para demonstrar a ideia de que esse encontro foi feito com todo cuidado, a quatro mãos e que cada detalhe foi pensando para que ele pudesse aproveitar ao máximo. A fonte escolhida, fina e estilizada, remete a algo superior e as cores, marrom e dourado, foram combinados para passar a sensação de nobreza, elegância e poder. Ao fundo, usamos um efeito de luz para demonstrar fotos das melhores atrações do destino.

2) Pré-evento
Para diferenciar esta das outras viagens, foi criado um aplicativo de celular onde os participantes puderam se informar agenda, ver fotos dos locais, sanar dúvidas sobre vestimentas e clima e colher informações importantes sobre documentação. Uma curiosidade muito interessante desse aplicativo, foi que os participantes podiam usá-lo para tirar dúvidas com a organização durante o evento. Eles entravam, faziam perguntas e nós respondíamos em “real time”.
Além disso, uma página no Facebook foi desenvolvida para fazer a manutenção da viagem. O conteúdo desta página continha curiosidades e dicas sobre o local.
Dentro da ferramenta, o convidado podia interagir com o conteúdo e tirasse dúvidas sobre o evento.
Com cerca de um mês de antecedência para o embarque, os nossos Convidados Diamante receberam um kit véspera exclusivo e customizado com alguns itens essenciais. Dentro desta caixa encontraram um guia informativo com tudo o que precisavam saber sobre o destino, o hotel, as noites e os seus trajes respectivos, além de dicas sobre a moeda local, clima, fuso horário, tributos, bagagens, passaporte e vacina obrigatória. Além do guia, receberam tags de bagagem personalizados e cobertores de manga para utilizarem durante o voo.

3) Agenda
Como o foco do evento era a exclusividade, o Hotel Table Bay foi escolhido, pois oferecia o melhor em acomodações 5 estrelas por ser parte da Rede Leading Hotels of the World, além de ter um fato histórico relevante: foi inaugurado em maio de 1997, pelo icônico ex-presidente sul-africano, Nelson Mandela.

1º Dia

Depois de um voo tranquilo e conexão em Johannesburgo, nossos convidados chegaram cheios de energia e muita expectativa no Table Bay Hotel onde uma equipe da Alternativa F e Pertra Viagens, em uma área exclusiva para o check-in do grupo, recebia a todos ao som de um grupo de marimba que fazia uma apresentação animada e contagiante.

Assim que fizeram o check in, os convidados seguiram diretamente para o seu quarto e foram recebidos com presentes exclusivos. Os homens receberam um kit de Whisky Jack Daniel’s (edição especial) com chocolates Lindt, as mulheres receberam um kit de maquiagens da MAC e para o casal oferecemos uma caixa dos mais finos nougats de Cape Town, os premiados nougats da Sally Williams.

Já à noite, foram convidados para um jantar no Baia Seafood Restaurant, onde puderam experimentar, em uma varanda com uma linda vista para o porto, alguns dos excelentes pratos clássicos e contemporâneos do restaurante.

2º. Dia: Tanzanite | O Brilho de CapeTown

Como a edição da viagem deste ano teve como tema os “Diamantes Africanos”, cada dia do Encontro teve inspiração em um famoso diamante. E o primeiro escolhido foi a Tanzanite, que é uma gema translúcida com cristais azuis muito rara, pois quase não existem mais minas dessa pedra. Essa gema tem vários significados, mas o mais importante deles é que ela é usada como amuleto protetor de ciúmes e inveja, pois transforma as energias negativas em positivas. A cultura africana considera a tanzanita com um presente de Deus, tida como pedra da vida, é comum ser dada de presente a recém-nascidos. Foi essa ligação que quisermos passar: começar o evento com boas energias, como um presente de Deus.

Tour: Por isso, logo pela manhã, os participantes saíram em um tour panorâmico onde puderam conhecer a badalada praia de Camps Bay, visitaram os lindos e divertidos pinguins africanos em Boulders Beach degustando deliciosos picolés personalizados do evento e desfrutaram de um agradável almoço na Reserva de Cape Point, onde tiveram também a oportunidade de conhecer o mundialmente famoso Cabo da Boa Esperança.

Pôr do Sol: Depois de um tour em que passaram o dia se maravilhando com as incomparáveis paisagens de Cape Town, todos foram em direção ao principal cartão postal da cidade, a Table Mountain. Após subirem ao topo, através de um teleférico, puderam apreciar um final de tarde e um inesquecível pôr-do-sol, aproveitando um coquetel surpresa em área exclusiva, nesta que foi escolhida recentemente como uma das 7 maravilhas naturais do mundo.

Noite Tanzanite: Depois de um dia tão perfeito, a noite não poderia ser diferente. E ela teve como inspiração a Tanzanite, por essa razão, trabalhamos como cor primária o azul e também com muita transparência. Criamos um ambiente repleto de brilho e muita sofisticação. O local escolhido pela vista privilegiada da cidade, foi cenografado com palco central e dividido em duas áreas: a primeira foi uma entrada com um lounge para coquetel, onde todos começarão puderam entrar no clima. A segunda, um espaço para jantar e palco para discursos e banda. Como atração principal, após o jantar que foi oferecido para o grupo, tivemos a apresentação da banda local Almost Famous. Com hits dos anos 70, 80, 90 e atuais, encheram a pista de dança e deram o tom para o restante da viagem.

No retorno da noite, todos receberam no quarto um brinde especial para o passeio do dia seguinte: um chapéu da marca Rogue.

3º. Dia: Golden Jubilee | A Preciosidade da Savana

Safári: O diamante escolhido para a temática deste dia foi o Golden Jubilee, que já recebeu as bênçãos do Papa João Paulo II e de um supremo representante do budismo da Tailândia. Esta pedra é o maior diamante facetado do mundo e seus tons dourados representaram o poder do sol e do ouro. Foi nessa inspiração que começamos nossa aventura a um safári em busca dos “Big Five”: elefante, leopardo, leão, rinoceronte e elefante. E foi assim que começou o dia para o grupo de convidados da Tokio Marine que embarcou rumo a reserva privada natural Aquila. Um grande espaço de preservação em Cape Town onde, em carros especiais e com toda a segurança, entraram em uma aventura pela Savana, à procura de animais em seu habitat. Hipopótamos, girafas, cervos e zebras foram alguns dos animais que recepcionaram os participantes e proporcionaram um encontro real com a natureza.

Momento Gold: Depois de aproveitarem uma tarde livre, os Corretores Diamantes foram mergulhados em um passeio gastronômico, musical e cultural pelo continente africano. No Restaurante Gold, cenografado com uma pista de dança dourada, um painel com pinturas africanas e uma cabine de DJ de LED, vivenciaram atrações interativas que os levaram diretamente para o coração da África. Tudo teve início com uma aula de tambores tradicionais, seguido de um jantar que foi uma verdadeira explosão de sabores, pintura de rosto e apresentações de danças típicas.

4º. Dia: Earth Star | Os Raros Sabores da Terra

Tokio Marine Classic: Uma manhã incrível saída diretamente de um filme. É assim que poderíamos definir os momentos vividos pelos convidados da Tokio Marine em um cenário diferenciado, sofisticado e frequentado pela realeza britânica. Para este dia foi desenvolvido o Tokio Marine Classic. E foi utilizada como moldura a tradicional e exclusiva vinícola Val de Vie, na região de Paarl, em funcionamento desde 1783, e seu clube de polo, local da famosa Veuve Clicquot Polo Classic e onde o príncipe Harry já participou de algumas apresentações. Neste cenário foram preparados um ambiente e uma partida que fez as emoções aflorarem e muitos se emocionarem. Todo requinte, conforto e o melhor da gastronomia para os convidados que, depois de um coquetel, participaram de um elegante almoço. O espaço entregou a estrutura vazia para a Alternativa F que produziu todo o seu entorno, com lounges, cercas, ombrelones, uma moldura gigante de quadros para fotos, mobiliário e lustre de plantas para o almoço, além de cuidar de todos os detalhes como guardanapos, baldes, almofadas e aventais, tudo personalizado com o logo do Tokio Marine Classic.

Chocolates e Vinhos: Ao deixarem a Val de Vie, os convidados tiveram a oportunidade de participar de uma degustação de vinhos e chocolates na vinícola Waterford Estate na região de Stellenbosch, votada com uma das principais para o turismo por diversas revistas segmentadas. Momentos que aguçaram ainda mais os sentidos e adoçaram o dia de todos.

Jantar Dançante: Depois de um descanso durante a tarde, os participantes foram levados para aquele que é considerado um dos principais restaurantes de Cape Town, o Pigalle. Conhecido por seu ótimo ambiente e reconhecido por seus frescos frutos do mar e seu famoso Bife Chalmar, o Pigalle ofereceu a todos pratos clássicos deliciosos com um toque de culinária portuguesa. E para completar a noite, uma surpresa que, “Do Leme ao Pontal”, levou todo mundo para a pista de dança: o cover do Tim Maia.

No retorno da noite, todos foram recebidos com mais um mimo: fronhas dos travesseiros personalizadas com as iniciais do casal.

5º. Dia | 15 de abril: Cullinan | O Valor do Mario Diamante do Mundo

Helicóptero: O que dizer de começar o dia sobrevoando uma das paisagens mais bonitas do mundo? Essa foi a proposta para os Corretores Diamantes que embarcaram em helicópteros e, aproveitando um dia lindo de sol, testemunharam algumas das maravilhas e atrações que Cape Town tem a oferecer.

Reconhecimento:
A noite de premiação ocorreu na superexclusiva vinícola Allée Bleue, na famosa região de Franschhoek. E para essa noite de gala o diamante escolhido como base para o tema foi o Cullinan. Pense no diamante mais famoso e desejado do mundo. Algo único, raro, perfeito e com um valor que não se pode medir. Esse é o Cullinan e também o significado para a Tokio Marine de cada um dos corretores que fazem parte do encontro. Então para este dia final, quisemos fazer uma homenagem e um reconhecimento a todos partindo desse conceito.

A nossa noite de premiação buscou essa sofisticação e a utilização da cor prata e de pedras translúcidas para passar toda exclusividade que nossos premiados merecem. Um grande palco, com recortes de diamantes e muito brilho, recebeu os convidados para os seus reconhecimentos. No centro do palco, uma tela de LED com mais de 12 metros foi usada para dar movimento a cerimônia já que esta pôde passar os nomes dos premiados, das regionais e fotos com os melhores momentos do evento.

Ao som ao vivo da banda Coda, que com suas 4 musicistas clássicas e 1 DJ abriu a cerimônia com a mundialmente conhecida “The Lion Sleeps Tonight”, todos viveram momentos de estrela. A cada grupo diferente no palco, um novo e lindo arranjo de uma canção e uma apresentação fantástica para todos os presentes.

A caminho do palco os convidados recebiam o troféu das mãos dos Diretores, eram parabenizados, posavam para a foto e retornavam aos seus lugares. Cada novo corretor, recebeu uma caneta MontBlanc como agradecimento especial.
A duração desta mecânica foi de cerca de 1 hora e 30 minutos.

Após esta mecânica, os Diretores agradeceram as esposas presentes e chamaram todas ao palco para que elas recebessem um presente especial (uma joia Pandora).

E os acordes finais do XV Encontro de Corretores Diamante em Cape Town, depois de dias maravilhosos e uma cerimônia inesquecível, ficaram por conta de um grupo que foi trazido diretamente do Brasil: os Poetas do Rock.

O quarteto abriu a noite com clássicos dos anos 80 e na sequência trouxeram convidados muito especiais para cantarem seus maiores sucessos. Os covers de Raul Seixas, Cazuza e Renato Russo. Nossos convidados entraram no clima, dançaram muito e fecharam com chave de ouro essa viagem que já ficou marcada na memória de todos como uma das melhores edições já oferecidas pela Tokio Marine. Um sucesso diamante.

No retorno da noite, todos receberam um dos melhores vinhos da região, além de fotos que tiraram durante o evento.

6º. Dia:
No último dia tivemos o check out e foi entregue um pen drive com todas as fotos do evento.

Pós Evento
Após o evento foi enviado um bilhete de agradecimento pela presença e uma revista com o resumo de todos os dias de viagem. Vejam um dos mais de 40 comentários que recebemos sobre o evento:

“Quero agradecer por ter feito parte de algo tão ricamente organizado, a delicadeza dos detalhes. Adorei Cape Town, sua gente, os serviços, todos cordiais. Lugar lindo.”

“Quando retornamos de uma viagem e/ou de um encontro melhor como ser humano é a evidência que foi atingido todos os objetivos. Muito obrigada, superaram todas as nossas expectativas, nos sentimos carinhosamente acolhidas e presenteadas por vocês.”

“Organização nota 10. Equipe atenciosa e dedicada observando os mínimos detalhes. Parabéns”

Galeria de imagens

 

Grandes desafios foram impostos desde o início, pois havia a necessidade de transformar um destino turístico em uma viagem única, exclusiva e diferenciada aos convidados. Algo que ele não pudesse comprar.

1 - Como encantar o grupo e ter uma avaliação melhor que o destino anterior?
O destino anterior foi Portugal e a avaliação foi de 98% de aprovação.
Ações muito exclusivas foram criadas para que os participantes se sentissem especiais, como: um coquetel exclusivo na Table Mountain, um clube de polo visitado pela Família Real, um passeio de helicóptero, um espaço de premiação super exclusivo e reconhecido... O tema foi amarrado desde antes do evento fazendo com que ele sentisse que tinha uma programação diferenciada.

2 – Como administrar um evento em um país com cultura tão diferente? E como lidar com os fornecedores locais?
Uma pré-seleção de fornecedores foi feita do Brasil onde tiveram que preencher alguns requisitos básicos. Após esta seleção, foi feita uma visita técnica para avaliar as instalações e montagens e desta forma os fornecedores foram selecionados. Outro item importante foi ter um produtor base na África que nos ajudou a avaliar todos os requisitos para o evento e a contratar algumas atrações, brindes, etc.
Além dos desafios citados acima, levar um grande show do Brasil foi uma logística complicada, mas que as produções da banda e da Alternativa F Eventos resolveram de forma prática e ágil. Foram mais de 08 passagens aéreas, solicitações especiais e liberação de alguns quilos de excesso de bagagem.

3 – Como fazer um projeto cenográfico tão complexo na África do Sul?
Como o evento necessitava de uma cenografia muito temática/artesanal, pesquisamos muitos fornecedores e elegemos um que nos atendia. Todo o conceito, projeto 3d e memorial descritivo foi concebido pela Alternativa F e executado pelo fornecedor local.

A receita do evento ficou em média R$ 26.300,00 por participante.

Abaixo, estão os números gerais de equipes envolvidas no evento:

Staff
Pré-evento:
07 profissionais Alternativa F Eventos – Atendimento, Produção e Criação.
05 profissionais Pertra Viagens – Atendimento e Produção.

Durante: Aproximadamente 90 profissionais | diretos e indiretos, entre coordenação, organização e empresas terceirizadas.

Pós-evento: 01 profissional da Alternativa F Eventos e 01 profissional da Pertra Viagens.

Refeições: Foram servidas 2.520 refeições entre cafés da manhã, coquetéis, almoços e jantares.

Transportes
Nº de passagens aéreas de ida e volta: 168
Nº ônibus, micro-ônibus: 5 veículos

Este evento movimentou a rede hoteleira em Cape Town, pois grande parte do Hotel Table Bay foi ocupado para os participantes numa época de alta temporada. Além de outros dois hotéis da região que foram ocupados pela equipe de staff e atrações do Brasil.

Por ser uma cidade turística, economicamente movimentamos o comércio, pois todos os brindes/presentes foram locais e alguns passeios de compras foram oferecidos, contudo não sabemos mensurar o valor de retorno que a cidade teve com a nossa viagem.

Vale ressaltar os empregos criados, diretos e indiretos, uma vez que todas as empresas envolvidas tiveram que se preparar e reforçar a equipe para atender as necessidades da viagem, mas também não é possível mensurar.

Na pesquisa realizada pós-evento com os participantes, tivemos um resultado extremamente positivo com 100% avaliando total satisfação.

 

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