Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 17ª Edição

Case: VENCO 30 ANOS
Candidato: Atmosfera Eventos
Cliente: Venco
Segmento: Eventos
Estado: RJ
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos

:: Sobre a Venco ::

A empresa é fruto da visão empreendedora do engenheiro civil Ronald Paleari, que em 1985, atento ao mercado, percebeu uma oportunidade de fabricar no Brasil soro antiofídico. Após três anos de parceria e muita pesquisa é lançado, em Fevereiro de 1988, o primeiro produto dos Laboratórios Vencofarma do Brasil, o Soro Antiofídico Veterinário. No mesmo ano, a empresa já colocava no mercado outros dois produtos, Soro Antitetânico e o Toxoide Tetânico.

Hoje, a Venco produz mais de 60 itens entre soros, vacinas e medicamentos para pequenos e grandes animais, sendo uma das empresas que mais crescem no agronegócio nacional.

Em 2016, a Venco completa 30 anos, uma trajetória de sucesso construída sobre muitos desafios e grandes conquistas. Anualmente a empresa realiza um evento com seus parceiros comerciais com o objetivo de integrar a equipe, apresentar o planejamento para os anos seguintes e comemorar seu aniversário de fundação.

Para a realização do encontro de 30 anos, a empresa procurou pela primeira vez uma agência de eventos para auxiliá-la na idealização, formatação, logística e execução do que deveria ser o mais marcante de seus encontros anuais. A Atmosfera Eventos participou de todas as etapas deste evento inteiramente customizado e repleto de pequenos detalhes cuidadosamente planejados para atender as necessidades do cliente.


Ficha técnica:

Título: Venco 30 anos
Número de Participantes: 114
Local: Hotel Portobello Resort and Safari | Mangaratiba RJ
Data: 29 de fevereiro a 2 de março
Abrangência: Nacional

:: Situação | Briefing ::

A empresa habitualmente já realizava encontros com seus parceiros comerciais. No entanto, o último evento havia sido realizado há três anos. Neste período, a empresa passou por vários desafios, com a implantação de marcos importantes na construção do modelo de negócios.

Umas das principais mudanças foi a adoção de uma nova cultura organizacional, que tem como eixo principal a inovação. A Venco implantou uma cultura de mudança para se consolidar como uma organização inovadora. Isso significa que ela precisa estar sempre pronta a fazer as coisas de modo diferente e adaptar-se com agilidade às necessidades do mercado.

Dentro deste contexto, a empresa almejava realizar um evento que transmitisse organização e profissionalismo, desde o pré evento até o pós-evento. O encontro realizado com seus representantes comerciais teria por objetivo o desenvolvimento do relacionamento com seus parceiros externos e apresentar a nova marca e os objetivos estratégicos a médio e longo prazo.

O evento ainda deveria contar com um momento de confraternização e premiação dos mais antigos parceiros na construção de sua história.

Foi com esse histórico que, em novembro de 2015, a empresa buscou orientação da Atmosfera Eventos para desenvolver este projeto, procurando realizar um encontro estruturado, que tivesse uma linha de trabalho, uma comunicação integrada e que demonstrasse que a empresa é profissional não apenas no seu dia a dia mas também na execução das suas ações de marketing e relacionamento.

Uma das premissas da empresa era que evento fosse realizado no litoral e solicitou à Atmosfera Eventos que fizesse um estudo de viabilidade, considerando o budget disponível e os diversos destinos possíveis. Neste estudo deveriam ser considerado não apenas a estrutura de salas e hospedagem mas também o deslocamento até o destino, e demais custos do evento.

Uma segunda solicitação do cliente era realização de um evento de curta duração (3 dias/2 noites).


:: OBJETIVOS DIRETOS ::

> Aproximar a marca da Venco ao público-alvo (representantes comerciais).
> Apresentar o planejamento estratégico para os próximos anos
> Apresentação da nova Logomarca

:: OBJETIVOS INDIRETOS ::

> Comemorar os 30 anos da Venco.
> Criar ações que reforçam o sentimento de equipe.
> Interagir com o público-alvo buscando a troca de informações e engajá-los para o crescimento da empresa.
> Oferecer uma experiência diferenciada para os participantes do evento, permitindo que eles possam usufruir dos ambientes do local escolhido.


:: Recepção do evento ::

O destino escolhido para o evento foi Magaratiba - RJ. Sua proximidade e facilidade de deslocamento a partir de um aeroporto de grande porte, além do isolamento do hotel foram pontos que pesaram na decisão.

O Portobello Resort and Safari, finalista do Prêmio Caio 2014 na categoria Resort de Praia, foi o hotel escolhido para a realização deste evento.

Após a definição da data e destino, todos os participantes receberam um convite impresso do evento. Logo após o envio do convite, os convidados receberam por email as orientações para o deslocamento, o transfer e outros pontos importantes para que pudessem aproveitar ao máximo de sua estadia durante o evento. Toda a comunicação do evento foi centralizada com a equipe da agencia. A equipe da Atmosfera Eventos realizou todo o receptivo dos convidados, desde os aeroportos do Galeão e Santos Dumont até o hotel em Mangaratiba.

Ao entrarem nos quartos, os participantes receberam seus kits do evento personalizados com: crachá, camisetas, camisas, chinelos, carta de boas vindas, cronograma de atividades e bandana. A separação dos itens de acordo com a grade dos participantes foi realizada antecipadamente e organizada de acordo com o rooming list de forma a facilitar a logística nos quartos junto à equipe de camareiras do hotel. A programação do dia era livre de modo que os participantes pudessem descansar após a viagem e aproveitar da estrutura do hotel. Ao final do dia, o primeiro encontro seria na praia, com um Luau especialmente preparado para eles seguido de um jantar no deck à beira da piscina.


:: Reuniões em plenária ::

O evento teve 3 fases principais: 1) reunião comercial com foco no planejamento estratégico e apresentação da nova logomarca 2) Atividades de team bulding aproveitando a estrutura do hotel e 3) Confraternização e premiação dos parceiros

Para a primeira fase, montamos uma sala plenária configurada em espinha de peixe e duas telas de projeção.


:: Atividade Outdoor ::

Um dos pontos do briefing do cliente solicitava a realização de atividades ao ar livre de forma estruturada de modo que, além de poderem aproveitar o local do evento, tivessem a possibilidade de interagir e criar o sentimento de equipe.
Após termos as informações de perfil do nosso público graças à avaliação pré evento, desenvolvemos em parceria com a Saga Trek uma dinâmica que trabalhou a integração, a motivação, a formação do espírito de equipe (“team building”), o desenvolvimento de competências ligadas a performance, flexibilidade e predisposição à mudanças (inovação).
Com esses objetivos foi realizado um programa vivencial com inspiração nas Olimpíadas. O grupo foi dividido em 3 delegações de 30 a 35 pessoas. As equipes tiveram como meta conquistar o maior número de medalhas de ouro, prata e bronze. A primeira atividade da equipe foi dividir-se segundo suas habilidades em equipes segmentadas nas 6 modalidades oferecidas, conforme abaixo:

> Futebol cooperado: cada time tem seus jogadores atados em duplas pelos pulsos com uma fita. Assim um jogador se obriga a encontrar sinergia de ações e movimentos ao longo do jogo de forma coordenada com outro jogador.

> Esqui em grupo: as equipes tiveram que usar de comunicação e sinergia para conseguirem mover os esquis por um percurso pré definido.

> Vôlei Cego: Jogo de vôlei com a rede sendo coberta com uma lona escura que não permite a visão através dela. Assim o jogo se torna surpreendente, exigindo dos participantes uma agilidade e adaptação, já que não é possível ver a movimentação do time oponente.

> Ducks no mar: em duplas os participantes percorrem em um caiaque inflável a remo, um percurso demarcado no mar. A prova é contra o relógio.

> Arco e Flecha Olímpico: Obedecendo ao mesmo princípio de pontuação da modalidade Olímpica, os participantes deviam acertar a flecha o mais próximo do centro do alvo.

> Arremesso de Peso com com bexigas de água: Assim como na modalidade olímpica, há uma área de arremesso e um chamado cone de distância, dentro do qual o arremesso tem que cair. Por usarmos bexigas os participantes devem dosar na força para a mesma não estourar e molhar o atleta.


:: Jantar de premiação ::

Para encerrar o dia e o encontro o cliente desejava criar um evento com um tom social que remetesse a uma cerimônia de premiação. Para a ocasião, todos receberam uma camisa personalizada e foram orientados a virem com roupa social.
O jantar foi montado na mesma sala usada pela manha para a plenária, onde mudamos layout de sala e iluminação cênica.
Na entrada da sala colocamos um tapete vermelho com unifilas e ribaltas de led de modo a dar outro clima para o local. Os participantes foram recebidos por uma recepcionista e uma dupla de atores caracterizados de Charles Chaplin e Marilyn Monroe e convidados a tirarem as fotos em um back drop comemorativo dos 30 anos. A trilha sonora complementava o clima de premiação.
Já na sala de jantar, alteramos as cores das cênicas deixando o ambiente mais aconchegante para o evento. Em frente ao palco, réplicas em MDF adesivados do troféu Venco deram o toque da premiação que estava por vir.
O mestre de cerimonias iniciou o evento pela premiação dos jogos realizados à tarde. A equipe vencedora foi convidada ao palco para receber o prêmio de campeã e cada integrante da equipe recebeu o novo livro do Amyr Klink devidamente autografado. Uma lembrança marcante que eles guardarão para toda a vida.
Na sequencia o Mestre de Cerimonias passou para a explicação da premiação e os critérios para cada categoria. Foram premiados os parceiros mais antigos, sendo com mais de 10 anos premiados com o troféu Venco de Prata e aos parceiros com mais de 20 anos de parceria, foi entregue o troféu Venco de ouro.
O troféu foi especialmente desenvolvido para esse evento, usando a nova logomarca como base. O “V” que simboliza a Venco, também é parte do símbolo da medicina veterinária. O material foi esculpido seguindo o padrão da marca e posteriormente fundido em aço. Uma base de mármore foi adicionada para dar mais peso e valor ao troféu. Durante a entrega, o sonoplasta fazia as interferências sonoras para remeter a uma verdadeira cerimonia de premiação do oscar. Nas telas de projeção, animações gráficas representavam as categorias dando o tom da premiação.
Após a entrega dos prêmios, foi servido o jantar à americana e teve início o show de encerramento. Durante a pesquisa pré evento, detectamos entre outros pontos, preferências musicais. A grande maioria dos entrevistados tinha por preferência música sertaneja de raiz. Por essa razão, convidamos uma dupla de violeiros que animou o público com um repertório de clássicos até a madrugada.
Ao retornarem para seus quartos, todos os participantes receberam sobre suas camas um pequeno mimo: uma caixa de chocolates belgas personalizada, com uma carta de agradecimento assim como um lembrete com as orientações de check out e transfer.

Galeria de imagens
Kit boas vindas nos quartos
guia do evento 1
guia do evento 2
Boa vindas
Sala do hotel antes da montagem
Sala do hotel após a montagem
Mestre de cerimonias abre o evento
Boas vindas
Apresentação Amyr Klink
Equipe decide realizar atividades na chuva
Participantes optam por atividades sob a chuva
arco e flecha
Corrida de caiaque
Esqui coletivo
Futebol cooperado
lançamento de bexigas
volei cego
Momento livre - participantes continuam aproveitando a praia mesmo com chuva
Entrada da sala alterada para o jantar
Espaço para fotos
Sala de jantar
Inicio da premiacao
Premiação delegação vencedora | Dinamica outdoor
Trofeu Venco de ouro
Participante premiado com trofeu Venco de Prata
Visao geral do jantar
Musica ao vivo no jantar
Chocolate deixado nos quartos com orientações e agradecimento
     

 

: Avaliação Pré Evento ::
Apesar de realizar uma confraternização de forma rotineira, a empresa não possuía informações precisas a respeito do perfil do público e do clima organizacional.
Para conseguirmos criar o evento e sugerir um cronograma de atividades que agradasse ao maior número de participantes, sugerimos a elaboração de uma pesquisa pré evento na qual levantamos, além dos dados pessoais e informações essenciais para compra dos brindes, hábitos, anseios, preferências, também avaliamos a percepção que os parceiros tinham da Venco e de seus produtos.
Foram entrevistados 52 representantes da Venco no Brasil e exterior através de formulário estruturado composto com perguntas abertas e fechadas. As entrevistas foram feitas por telefone com duração média de 15 minutos.
De posse dessas informações, tabulamos os dados e identificamos alguns pontos que precisariam ser tratados no evento. Assim, formatamos o roteiro com maior adequação possível e menor margem para insatisfação dos participantes.

:: Aproveitamento dos materiais utilizados ::
Para termos um melhor aproveitamento da verba, optamos por realizar as atividades do dia em uma sala. O espaço deveria comportar tanto a plenária quanto o jantar de confraternização. Com essa decisão, aproveitamos toda a estrutura audiovisual e de comunicação visual já montada para a reunião plenária realizada de manhã, alterando alguns elementos físicos e trabalhando na iluminação cênica para diferenciar o ambiente e criar o clima de premiação desejado. A sala precisaria ficar livre à tarde para que pudéssemos realizar as alterações necessárias para a noite.
Aproveitando o pé direito da sala, optamos por trabalhar com um back drop imponente com 15x4m e uma comunicação visual limpa de modo a valorizar a nova logomarca do cliente. A iluminação cênica foi usada para dar cor e movimento ao material dando uma sensação de grandiosidade ao evento. O público participante ficou nitidamente encantado, vários tiravam fotos e selfies mostrando a estrutura diferenciada que a Venco havia preparado para eles. Flagramos a grande maioria filmando o momento da entrada na sala, com a música alta e os efeitos de iluminação. Os pequenos detalhes realizados, apesar do baixo investimento, fizeram toda a diferença para nosso público.

:: Atividades ao ar livre::
Uma das solicitações do cliente era que o público tivesse atividades ao ar livre como forma de aproveitar a estrutura do hotel. Porém, em eventos anteriores, o cliente teve dificuldade em envolver os participantes nas atividades, o que resultou em uma baixa adesão. A empresa não queria que isso voltasse a ocorrer.
Na avaliação pré evento, detectamos que, apesar de o público ter em média 45 anos de idade, a grande maioria era praticante de atividades físicas moderadas e acostumados ao contato com a natureza. Por essa razão, montamos uma dinâmica externa com atividades competitivas em forma de rodízio, nas quais as equipes precisariam trabalhar em conjunto para completar o desafio. Os participantes não precisariam participar de todas as atividades, permitindo que cada membro dos grupos escolhesse sua função, inclusive a de torcida organizada.
Desta forma, todos os participantes do evento se engajaram com a dinâmica e participaram do evento estruturado.
Outra atividade realizada para atender a essa expectativa do cliente, foi um luau no primeiro dia de evento, permitindo aos participantes contato com o visual maravilhoso que o hotel tem a oferecer.


:: Condições climáticas ::
Chegando perto da data do evento, passamos a monitorar as previsões climáticas diariamente. Quanto mais próximos ficávamos, piores eram as estimativas dos principais serviços especializados em clima. Sendo assim, era vital preparar o evento para o provável mau humor do tempo, especialmente nas atividades em grupo pensadas como fonte de integração entre os participantes. Durante o evento, infelizmente a chuva veio com força e persistência. O tempo permaneceu instável com chuvas fortes alternadas com alguns momentos apenas nublados. Colocamos em prática, então, as alternativas para as atividades externas de modo a oferecer escolhas a todos os participantes.
Para o Luau, havíamos deixado reservado junto com o hotel um espaço no bar da piscina de modo que, em caso de chuva, o evento pudesse ser rapidamente transferido para um local coberto.
Já para a dinâmica externa, construímos 2 opções de circuitos, uma em locais cobertos e outra nas áreas externas do hotel. No momento da atividade, a chuva não perdoou. Adotamos um procedimento estratégico diante da situação: melhor seria que a decisão sobre onde fazer as atividades não fosse simplesmente imposta pela organização. Desta forma, o moderador fez uma consulta aos parceiros e colaboradores, colocando as duas opções. Os participantes, então, optaram por realizar a competição na área externa.
Tivemos o cuidado de nos certificar de que a chuva, apesar de constante, não vinha acompanhada de raios, vento forte ou agitação do mar. Assim, os participantes não estariam sujeitos a riscos durante as atividades externas.
E assim, oferecemos capas de chuvas àqueles que desejavam e realizamos uma dinâmica extremamente descontraída e muito bem avaliada pelos participantes (96% excelente + bom).
A aceitação das atividades mesmo sob forte chuva foi tanta que a maioria dos participantes permaneceu nas áreas abertas depois de encerrado o tempo “oficial”, aproveitando a estrutura montada para os jogos.Uma parte do grupo aproveitou o tempo vago para desfrutar da piscina do resort. Uma realidade muito diferente da obtida pela empresa em encontros anteriores, quando a participação era sempre inferior à expectativa da organização.

:: Uma equipe alinhada ::
Os resultados da avaliação foram bastante positivos e uniformes. De maneira geral, conseguimos detectar um ambiente de trabalho muito positivo, com pessoas engajadas e que acreditam nos produtos e no crescimento da empresa. Ao decorrer das avaliações foi possível detectar a convergência de informações, com pontos que precisariam ser abordados no evento e anseios bem claros dos participantes. Quando encontramos um perfil homogêneo, o trabalho de organização do cronograma do evento fica muito objetivo. Não foi possível fazer um comparativo como eventos anteriores da empresa porque não foram realizadas avaliações até então.

:: 100% de expectativas correspondidas ::
Todos os itens do evento foram avaliados com aplicação pesquisa pós evento. Os resultados após uma avaliação pré evento bem executada não poderiam ser diferentes e conseguimos 100% de satisfação na avaliação dos participantes.
A avaliação da organização geral do evento foi excelente (75% excelente e 25% bom), atingindo uma média geral de 9.6 (considerando escala de 0 a 10).
Dentro dos destaques avaliados pelos participantes, tivemos alto grau de satisfação com o cronograma sugerido, palestrante convidado, atividades ao ar livre (mesmo com chuva) e escolha do destino.

:: Resultados práticos ::
Em decorrência do alto grau de satisfação com a organização do evento, a Venco convidou a Atmosfera Eventos para organizar a confraternização de final de ano dos colaboradores normalmente organizado internamente

:: Controle orçamentário ::
De posse do briefing e das expectativas do cliente, a agência realizou uma série de simulações estudando a viabilidade do evento. Além da avaliação de logística, o estudo financeiro considerou hotéis e cidades diferentes antes de definirmos o local e estrutura do evento adequados à verba disponível.

Para o evento Venco 30 anos tivemos o desafio de realizar o projeto com um budget de aproximadamente R$ 2.500,00/pax, incluindo:

> Hospedagem: 115 pessoas- 3 dias / 2 noites
> Transfer in e out (RJ – Mangaratiba)
> Alimentação (230 cafés da manhã, 230 almoços, 230 jantares, 115 coqueteis e 230 coffee break)
> Locação de salas (sala plenária - 2 diárias + sala de apoio – 4 diárias)
> Locação de equipamento de sonorização e projeção
> Locação de mobiliário
> Comunicação visual, produção de material de comunicação, brindes, troféus, cenografia e decoração
> Recursos Humanos (Mestre de cerimonias; Palestrante; facilitadores de atividades, artistas, recepcionistas; Músicos; DJ; Fotógrafo)
> Planejamento
> Avaliação pré evento
> Organização

Galeria de imagens
Avaliação pos evento :: Atividades
Avaliação pos evento :: Brindes
Avaliação pos evento :: Brindes
Avaliação pos evento :: Brindes
Avaliação pos evento :: Organização
Avaliação pos evento :: Estrutura
Avaliação pos evento :: Apresentações
reação dos participantes ao entrarem na sala
 

 

 

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