Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 17ª Edição

Case: CONGRESSO MUNDIAL DA PROPRIEDADE INTELECTUAL DA AIPPI
Candidato: Blumar Turismo
Cliente: Associação Brasileira da Propriedade Intelectual
Segmento: Eventos
Estado: RJ
TROFÉU LEVITATUR
Categoria: Congresso Internacional
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos

Com trinta anos de experiência, a Blumar é uma das empresas de turismo líderes no mercado brasileiro, atuando em vários segmentos, com destaque para o receptivo internacional e a realização de congressos e eventos nacionais e internacionais em solo brasileiro como agência de viagens oficial.
Nosso compromisso é oferecer um serviço com alto nível de qualidade para maximizar a satisfação dos nossos clientes, adaptando-nos às necessidades específicas desses. Segundo Philip Kotler, “A melhor propaganda é feita por clientes satisfeitos”.
Além de qualidade, a Blumar Turismo trabalha com total transparência em todas as negociações, tanto com clientes quanto junto a fornecedores. Cuidamos de todos os detalhes da parte turística do evento para que seus participantes e acompanhantes tenham total proveito de sua viagem, seja ela corporativa ou a lazer. Afinal, lazer, cultura e negócios é o principal foco da Blumar.
Localizada no Rio de Janeiro, a empresa possui 140 funcionários, dos quais 15 são dedicados apenas a eventos.
Somos parte de um mundo sustentável:
As questões ambientais são uma constante preocupação no cotidiano da Blumar e por isso adotamos ações ecologicamente corretas. A empresa preza pela conscientização de todos colaboradores sobre a importância de atitudes em prol da preservação ambiental.

Ficha Técnica do Evento:
Nome do evento: Congresso Mundial da Propriedade Intelectual
Entidade promotora do evento: Internacional: AIPPI (Association Internationale pour la Protection de la Propriété Intellectualle/Associação Internacional da Propriedade Intelectual).
Nacional: ABPI - Associação Brasileira da Propriedade Intelectual
Periodicidade: Anual
Data: 10 a 14 de Outubro de 2015
Local: Windsor Barra Hotel
Cidade: Rio de Janeiro
N° de inscritos: 1098, provenientes de 134 países
Nº de expositores: 27
Presidente do Congresso: Elisabeth Kasznar Fekete (ABPI)

Galeria de imagens
       

 

Sobre a AIPPI (Association Internationale pour la Protection de la Propriété Intellectuelle):

A AIPPI é a organização líder mundial dedicada ao desenvolvimento e aperfeiçoamento de leis para a proteção da propriedade intelectual. Politicamente neutra e sem fins lucrativos, tem mais de 9000 membros originários de mais de 100 países e sua sede está localizada na Suíça.

O objetivo da AIPPI é melhorar e promover a proteção da propriedade intelectual e a melhoria dos regimes jurídicos de proteção, em ambas as bases nacional e internacional. A Associação trabalha para o desenvolvimento, expansão e melhoria dos tratados e acordos internacionais e regionais além das leis nacionais relativas à propriedade intelectual bem como propondo medidas para alcançar uma harmonização de leis em uma base internacional. Se for o caso, a AIPPI intervém perante os principais tribunais e órgãos legislativos a fim de defender e reforçar a Propriedade Intelectual.

Sobre a ABPI (Associação Brasileira para a Propriedade Intelectual)
A Associação Brasileira da Propriedade Intelectual (ABPI) é uma entidade sem fins lucrativos voltada para o estudo da Propriedade Intelectual. A associação congrega empresas, escritórios de advocacia e agentes de propriedade industrial do Brasil e do exterior.

Visando promover a proteção da Propriedade Intelectual pelo Brasil e mundo a fora, a entidade participa regularmente de eventos internacionais de Propriedade Intelectual, promovidos por entidades internacionais do mesmo ramo, como, no caso, a Association Internationale pour la Protection de la Propriété Industrielle (AIPPI).


Por que o Rio de Janeiro:
O Rio de Janeiro continua lindo. O Rio de Janeiro continua sendo .. " - Gilberto Gil
Apesar de não haver sido o pioneiro na América Latina, a edição do congresso da AIPPI no Brasil, o maior país do continente, não poderia ter sido em outro lugar que não na vitrine do país: o Rio de Janeiro. Uma das cidades brasileiras que mais atrai turistas de todos os cantos do mundo, seja a lazer ou a trabalho, representando um dos destinos turísticos mais atrativos do planeta e um cosmopolitismo cada vez mais latente.
Após rigorosa análise feita pela diretoria do evento após as candidaturas, estabeleceu-se que a cidade sede deveria ser o Rio, futura cidade olímpica à época, que vem recebendo cada vez mais eventos nacionais e internacionais e se mostrando ainda mais capaz de atender a eventos da altura do Congresso Mundial da AIPPI.
A beleza natural carioca inigualável não é novidade e foi tema deste evento. No entanto, as transformações que a cidade vem sofrendo em nome da sedição dos Jogos Olímpicos de 2016 que mais pesaram a seu favor. O Rio, no decorrer dos últimos anos, veio ganhando inúmeras novas opções de cadeias hoteleiras para todos os gostos e preferências, muitas delas cadeias multinacionais de renome. Destaca-se também a área de lazer e entretenimento da cidade também veio crescendo, assim como seus parques empresariais e logística urbana.
O crescente cosmopolitismo do Rio eleva cada vez mais a quantidade e o nível das atividades laborais na cidade. Os fluxos de pessoas, produtos e serviços avançam, o que desperta a curiosidade e traz a a expertise de intelectuais das mais diversas áreas, no que se destacam os profissionais do Direito, especialmente, no caso em questão, aqueles dedicados ao ramo da propriedade intelectual, função da AIPPI e da entidade brasileira encarregada da organização do evento, a ABPI.
Por que a Blumar:
A ABPI procurou uma empresa de qualidade que apresentasse uma infraestrutura adequada para atender estrangeiros. Sendo assim, por meio de contato da organizadora Regency, a Blumar enviou uma proposta para a colaboração no Congresso Mundial da AIPPI, expondo suas capacidades e seu portfólio. Nesta, constavam informações tais quais o número de colaboradores geral, o número de colaboradores da área de eventos, quantos desses falam uma ou mais línguas estrangeiras e a estrutura do departamento em si, no que se entende a infraestrutura, tecnologia e critérios operacionais.
A Blumar Turismo é uma das maiores agências de viagens do Brasil, substancialmente influente em todos os setores que atua: o turismo receptivo, o turismo corporativo e eventos nacionais e internacionais. A escolha da ABPI pela nomeação da Blumar como Agência de Turismo Oficial do Congresso Mundial da Propriedade Intelectual se deu, essencialmente, pelo fato de esta apresentar a melhor estrutura para atender a estrangeiros.
O turismo receptivo é o maior e mais antigo setor da empresa, que apresenta, portanto, grande expertise nesta área, além de ter uma equipe multilíngue, abrangendo fluência no inglês, francês, alemão, italiano, espanhol e japonês. São profissionais dinâmicos e experientes, preparados para lidar tanto com o público nacional quanto com o internacional.
Além disso, o atendimento diferenciado, sempre priorizando as necessidades do cliente, promovido pela Blumar é algo que pesou na seleção desta como agência oficial de um evento do porte do Congresso Mundial de Propriedade Intelectual.
“O esforço chama sempre pelos melhores”. – Sêneca
- Histórico de atuação da empresa no mercado de eventos
No contrato assinado, nomeando a Blumar como a Agência de Turismo oficial, nós nos comprometemos a oferecer os seguintes serviços:
• Negociar com a rede de hotéis e empresas aéreas as melhores tarifas para atender os congressistas do XIX Congresso Brasileiro de Medicina Intensiva.
• Apresentar para a organizadora/promotora, os pacotes terrestres fechados com a rede hoteleira da cidade sede e os possíveis fornecedores terceirizados locais.
• Administrar as resefetuadas diretamente pela Organizadora e Promotora do Congresso Mundial da AIPPI junto à rede hoteleira da cidade-sede do Congresso.
• Oferecer durante o evento “desk” de atendimento em hotéis da cidade e no Centro de Convenções para atendimento aos palestrantes/congressistas durante o evento.
• Participar de todas as reuniões, sempre que solicitada pela comissão organizadora do congresso.
• Fornecer relatórios do movimento de vendas para o congresso sempre que solicitado pela Organizadora /Promotora.

Após a nomeação da Blumar como agência de viagens oficial, foi iniciado um processo de visitas de inspeção para a escolha dos hotéis oficiais do evento.
• Efetuação de bloqueios nos hotéis oficiais e extraoficiais, confeccionando uma grade de hotéis de qualidade e conveniência para a acomodação dos congressistas.
Hotéis  Windsor Barra Hotel, Windsor Marapendi Hotel, Windsor Oceânico Hotel, Promenade Barra First, Bourbon Residence Barra Premium Radisson Barra, Transamerica Barra Flat.

Galeria de imagens

 

A estratégia de comunicação e marketing da Blumar tem sido bem sucedida. Nós oferecemos ao cliente suporte total em tecnologia e e-mails marketing (que são enviados aos congressistas periodicamente até a data do evento). O principal objetivo deste material é divulgar o destino e os hotéis que estão disponíveis para venda.

Para garantir o sucesso do evento, os três coordenadores exclusivos do evento cuidam da nossa estratégia de marketing de divulgação.
Marketing de divulgação:
• Construímos um site exclusivo para o evento, com informações gerais do Brasil, informações sobre a cidade e link de acesso ao site oficial.
• No site, disponibilizamos ainda compra online de hotel com fotos e mapa de localização e reserva de transfers com confirmação de voucher imediata (nas compras realizadas por cartão de crédito). Disponibilizamos também passagem aérea com 20% de desconto sob a tarifa praticada direto no site da Cia aérea e a venda de tours locais, pré & pós tours com fotos e informações, mediante solicitação prévia.
• Enviamos mailings de divulgação do evento para participantes inscritos e sócios, com informações sobre a cidade, tours locais, atualizações sobre as novidades do congresso, melhores condições de hotéis e passagens aéreas, além de formas de pagamento.
Fornecedores:
Para captação de fornecedores locais, estudamos empresas que estariam aptas a atender o grande número de pessoas esperadas e agendamos reuniões com as mesmas. Inspecionamos as instalações da empresa escolhida, a fim de garantir que o padrão estabelecido pela Blumar ao longo dos anos seria mantido.

Hospedagem:
Devido ao grande movimento em geral da Blumar, conseguimos excelentes tarifas com o trade hoteleiro. Designamos o coordenador responsável pela hospedagem, que elaborou uma lista dos hotéis que poderiam fazer parte da grade oficial, inspecionando-os para avaliá-los. Finalizado o processo de averiguação dos hotéis, reunimo-nos com a sociedade para que pudéssemos escolher aqueles nos quais se hospedariam os convidados, staff, palestrantes e ex-diretores.
O Complexo Windsor é uma das maiores redes hoteleiras do Rio de Janeiro, abrangendo 16 hotéis, dos quais 15 são localizados no Rio de Janeiro. Possui um total de 4847 apartamentos e 245 salas de eventos, com a capacidade de até 3.000 pessoas em plenária, a maior infra estrutura para eventos da cidade.
Dentre os hotéis da rede, o Windsor Barra é o mais tradicional, e muito cotado para eventos nacionais e internacionais. Este sediou o Congresso Mundial de Proriedade Intelectual da AIPPI de 2015, recebendo também inúmeros participantes como hóspedes, juntamente a outros hotéis da rede. Os clientes que queriam upgrade eram hospedados no Windsor Oceânico. Naquele período, este hotel recebia o seu primeiro grande grupo, o que representou um grande desafio para a Blumar, levando em conta os riscos da inexperiência. No fim das contas, no entanto, correu tudo bem graças à parceria e colaboração entre o hotel e a nossa empresa, já bastante experiente no trade de turismo.
O restante da grade de hotéis do evento foi montada pela Blumar tendo como critério de maior peso a distância – ou, no caso, a proximidade ao hotel oficial. A Blumar queria montar uma grade que abrangesse menos hotéis e mais próximos um dos outros e do local do congresso, para facilitar a logística de locomoção dos participantes. Este segmento de participantes tem a característica de passar mais tempo juntos, que não apenas no período de duração das palestras. Assim, é da preferência desses se hospedarem no(s) mesmo(s) hotel(is).
Com a montagem de “Desk” de apoio, nossa equipe também esteve presente no local do evento. Instalamos uma estrutura de assistência aos participantes principalmente com relação aos tours oferecidos pela empresa e ao esclarecimento de dúvidas em relação aos serviços prestados.
O congresso mobilizou não só a rede hoteleira da região, mas também todo o trade turístico, empresas de transporte, companhias aéreas, e fornecedores de todos os tipos de serviços, devido ao número de pessoas envolvidas com o evento, que chegou a mais de 1.000, advindos de mais de 130 países do mundo.
 Enfatizando os nossos desafios:
Coordenamos e emitimos as melhores opções de malha aérea para os participantes do congresso que o requisitaram. Quanto à comunicação da programação dos tours, disponibilizamos todas as informações referentes a esses no site e havia operadores sugerindo, explicando e tirando dúvidas a respeito no local do evento.
Um dos grandes desafios da Blumar foi confirmar para os congressistas as tarifas mais competitivas junto aos principais hotéis da cidade, vencendo a concorrência com a vasta oferta dos sites de hospedagem e ofertas online.
O Congresso Mundial de Propriedade Intelectual da AIPPI é um dos congressos mais importantes deste ramo do Direito. Isso porque é um evento de uma das mais importantes entidades internacionais da área, ocorre anualmente, e cuja adesão é cada vez maior. Um evento de tal porte, com importantes profissionais do Direito de diversos países, não poderia contar com uma operação qualquer. A qualidade que a Blumar ofereceu em seus serviços contribuiu enormemente para o sucesso do congresso.
Como pontos positivos, pudemos contar com nossa experiência em grandes congressos, o ótimo relacionamento com os fornecedores e uma equipe integrada para atender a todas as solicitações, desde reservas de hotel e passagens aéreas até a venda de tours. Em relação à dinâmica com os hotéis oficiais, tudo deu super certo em termos de relacionamento e atendimento aos clientes. O Windsor Oceânico recebeu o seu primeiro grupo grande neste evento, um risco que, ao fim, foi muito bem contornado.
Outro dos maiores desafios da Blumar foi o planejamento e execução dos tours por nós oferecidos aos participantes do congresso e seus acompanhantes. Todos os inscritos como tais tinham direito a um tour, pago pela própria organização, e feito especialmente para as pessoas do evento. Assim, entrávamos em contato com a pessoa interessada para que escolhesse o tour que mais lhe agradava.
O público especificamente desse evento apresentou uma característica de passar mais tempo juntos, não apenas durante as palestras como, da mesma forma, no restante do tempo, continuando o networking. Isso facilitou com que os tours promovidos pela Blumar tivessem um alto grau de adesão, superando expectativas. Além dos tours pré e pós evento com uma gama de diversos tipos e destinos, havia os tours locais dando aos participantes mais opções de escolha e gerando uma maior satisfação .

Galeria de imagens

 

1)Retorno sobre Investimento

1) O volume de apartamentos comercializados neste congresso foi aquém do que a Blumar havia prospectado com base em eventos anteriores de perfil semelhante. O desafio de concorrer com vendas efetuadas por canais diretos tem sido constante desafio na rotina do nosso segmento e indubitavelmente a Blumar atingiu um patamar de lucratividade totalmente atípico quando comparamos com os eventos que temos tido a oportunidade de operar.

O volume de negócios administrado neste Congresso, veio a contribuir com excelentes condições comerciais nos hotéis envolvidos na operação, gerando tarifas e condições comerciais favoráveis de hospedagem em hotéis recém inaugurados à época. Paralelamente, em Hotéis com os quais a Blumar já mantinha relações comerciais sólidas, houve um upgrade tarifário para eventos futuros, sempre com base no volume de negócios gerados pelo Congresso AIPPI. Portanto, podemos dizer que foi gerada uma receita indireta beneficiando negociações comerciais para eventos posteriores.

A segunda fonte de receita que devemos destacar se refere à programação turística. Todos os inscritos tinham direito a um passeio na cidade, por conta da própria organização e apenas 5% dos congressos contam com esta condição. Para a Agência de Viagens Oficial, sempre é uma incógnita a receita que será gerada pela programação turística. Habitualmente, é um serviço para o qual dispomos uma equipe multilíngue para atendimento no local, dividida em turnos de atendimento e sem uma garantia de retorno financeiro. Por esta razão, um congresso que já inclui um passeio turístico para acompanhantes em sua inscrição é sempre uma garantia de rendimento muito bem vindo no escopo geral do evento. Através do contato direto com o participante, o profissional da Blumar ainda tinha a oportunidade de comercializar outros passeios locais. Muitas vendas foram concretizadas por este canal direto e outras, graças ao perfil dos participantes que preferiam estar também em grupo no momento do lazer , nos beneficiamos assim da divulgação boca-a-boca.
Contamos com 16 opções de passeios em base privativa e regular que foram muito bem aceitos pelos participantes.













2) Geração de novos negócios
A eficiência da Blumar na prestação dos serviços como agência de turismo oficial do Congresso Mundial da Propriedade Intelectual da AIPPI tornou possível a captação do Congresso Brasileiro da Propriedade Intelectual da ABPI do presente ano. Trata-se de um congresso de porte e renomado, realizado pela mesma entidade brasileira e sua captaçãosó foi possível por meio da parceria anterior e confiança conquistada pela Blumar.
Desse modo, a operação profissional de um evento internacional de tal porte e a superação de desafios gerou a concretização de novos negócios para a Blumar. Fidelizamos um cliente de relevância para o mercado de eventos e para a nossa empresa.
Fazendo uso de nossa expertise na realização de eventos e de planejamento estratégico dentro do papel que realizamos, fomos capazes de negociar as melhores tarifas frente ao setor hoteleiro, reduzindo custos para o cliente final e participantes do evento.

3)Outros indicadores econômicos

3.1 - A Blumar atingiu o índice de atendimento a 88% dos congressistas inscritos, quando o percentual previsto em outros eventos é de 25%
3.2 – A Blumar comercializou 92% dos apartamentos disponibilizadose para o atendimento ao evento
3.3 – Devido ao perfil “upscale” dos participantes, foram comercializados suítes e apartamentos vista mar(custo superior e consequente receita superior) para 45% dos participantes
3.4 – Em termos de room nights, 76% das reservas de hospedagem contavam com mais de 5 noites
3.5 - 80% da hospedagem foi reservada em apartamentos duplos ou twins
3.6 – Obtivemos um lucro 11% superior ao prospectado para cobrir os nossos custos.

 

Compartilhe: Twitter Facebook Linkedin Plaxo Youtube