Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 17ª Edição

Case: TOKYO 2020 - JAPAN HOUSE
Candidato: Hotma Arquitetura de Eventos
Cliente: Dentsu
Segmento: Serviços
Estado: RJ
TROFÉU BRADESCO CARTÕES
Categoria: Apoio e Logística para Eventos
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos
Japan House nos Jogos Olímpicos e Paralímpicos 2016

SOBRE A HOTMA

Fundada em 1985, a HOTMA é uma das mais tradicionais empresas do segmento de projetos e montagens de eventos e estandes do Brasil. Ao longo de mais de três décadas, a companhia vem crescendo de forma consistente e hoje ocupa uma área de mais de 4.000 m², composta por escritório administrativo, marcenaria, serralheria, tapeçaria, pintura, elétrica, comunicação visual e depósito. Localizada estrategicamente na Zona Oeste de São Paulo, a HOTMA está próxima dos principais hotéis, pavilhões e centros de convenções da cidade.

A empresa faz parte do GRUPO HOTMA, assim como a HOTSIGN, agência de comunicação visual; a HOTMACON, unidade de negócios especializada em estandes premium; e a ALEGRA BRASIL, focada em locação de mobiliários. Em média, a HOTMA presta serviços em mais 110 eventos por ano, sempre com as melhores soluções de projetos e montagens de estandes e infraestrutura operacional.

Atualmente, a companhia conta com mais de 200 funcionários diretos e indiretos e atende grandes organizadores, promotores e expositores do Brasil e do mundo, com destaque para os clientes de países como Japão, Estados Unidos, China, Alemanha, Inglaterra, Grécia, Índia, entre outros.


O MERCADO DE MONTAGEM

O mercado no qual a HOTMA está inserida é caracterizado por um grande número de players dos mais variados portes, desde empresas altamente estruturadas, até pequenas companhias com capacidade produtiva bem limitada. Os concorrentes de menor porte normalmente só conseguem trabalhar com montagem de estandes em área livre, uma vez que não possuem materiais, equipes e estrutura em geral para trabalhar como montadora oficial. Estas empresas menores também oferecem preços bem competitivos, porém, com baixa qualidade de entrega dos serviços.


FICHA TÉCNICA

• Título: Japan House nos Jogos Olímpicos e Paralímpicos 2016
• Tema: Evento Multiesportivo
• Local: Cidade das Artes, Rio de Janeiro - RJ
• Datas:
o Olimpíadas – de 05/08/2016 a 21/08/2016;
o Paralimpíadas – de 07/09/2016 a 18/09/2016.

• Periodicidade: evento único
• Número de Visitantes no Japan House: 60.000 pessoas
• Entidades promotoras:
o Tokyo Organising Committee of the Olympic and Paralympic Games;
o Tokyo Metropolitan Government;
o Japanese Olympic Committee;
o Japanese Para-Sports Association;
o Japanese Paralympic Committee.

Galeria de imagens
Palco
Auditório 1
Auditório 2
   

 

O ESCOPO DO PROJETO

A oportunidade deste projeto surgiu através da Quantum, agência japonesa que pertence à carteira de clientes da HOTMA desde 2013. O desafio era bastante complexo: montar a “Casa Japão” ou “Japan House” na Cidade das Artes, localizada no bairro da Barra da Tijuca.

Como as próximas Olimpíadas serão realizadas em Tóquio, em 2020, a ideia do governo japonês era montar uma estrutura que pudesse mostrar um pouco mais sobre a cidade anfitriã e a cultura japonesa em geral, com diversas exposições. Para isso, o governo contratou a agência Dentsu, que acionou a Quantum, sua parceira local no Brasil.

Os projetos foram concebidos pelo renomado arquiteto e designer japonês Tsutomu Takatori, enquanto a HOTMA ficou responsável pela viabilização técnica das montagens.

Os projetos montados pela HOTMA foram:

1. Área de “TOKYO 2020” – 200 m²
Apresentava a visão, os destaques e a logomarca dos Jogos Olímpicos de “TOKYO 2020”, bem como o novo Estádio Olímpico Nacional. Também apresentava o conceito que está sendo pensado para os Jogos, além de outros eventos e atrações.

2. Área do Governo Metropolitano de Tóquio – 525 m²
Uma mostra baseada no tema "Cidade da Água”, que por meio de uma variedade de exposições interativas mostrava Tóquio como uma cidade em constante evolução.

3. Área do Governo do Japão – 266 m²
Área de divulgação da cultura japonesa, bem como de várias nuances das características especiais do Japão, incluindo uma experiência de vídeo em 8K, gastronomia, tradições, informações turísticas e muito mais.

4. Área dos Patrocinadores de “TOKYO 2020” – 176 m²
Área de exposição das empresas patrocinadoras dos Jogos Olímpicos e Paralímpicos de “TOKYO 2020”.

5. Área de Apoio aos Atletas da Equipe Japonesa – 35 m²
Apresentação dos atletas japoneses participantes. Também incluía a mostra de uniformes oficiais utilizados pelos atletas.

6. Área das Províncias Japonesas – 400 m²
Exposição que girava em torno de uma coleção de fotos especialmente selecionadas por cada prefeitura no Japão, para revelar as belas paisagens ao longo das quatro estações.

7. Área de Experiência Cultural – 100 m²
Área interativa para conhecer a cultura japonesa. As mostras incluíam cerimônia do chá, yukata (vestimenta japonesa), shodo (caligrafia) e pesca yo yo, muito popular em festivais no Japão.

ÁREA TOTAL MONTADA: 1.702 m²

Galeria de imagens
Área de Tokyo 2020 - 1
Área de Tokyo 2020 - 2
Área do Governo Metropolitano de Tóquio - Water Tree 1
Área do Governo Metropolitano de Tóquio - Water Tree 2
Área do Governo Metropolitano de Tóquio - Rugby World Cup
Área do Governo Metropolitano de Tóquio - Água
Área do Governo Metropolitano de Tóquio - Mapa
Área do Governo Metropolitano de Tóquio - Gastronomia
Área do Governo Metropolitano de Tóquio - Futuro
Área do Governo do Japão - Bonecas
Área do Governo do Japão - Visite o Japão
Área dos Patrocinadores de "TOKYO 2020"
Área de Apoio aos Atletas Japoneses
Área das Províncias Japonesas
Área de Experiência Cultural - 1
Área de Experiência Cultural - 2
Área de Experiência Cultural - 3
     

 

OS DESAFIOS

Desde a chegada do briefing até o término da desmontagem, a HOTMA enfrentou grandes e inúmeros desafios, dentre os quais podemos destacar os seguintes:

- Logística: a HOTMA tem sua sede na cidade de São Paulo, então, mesmo contando com alguns parceiros locais, teve que deslocar muitas equipes e materiais para o Rio de Janeiro. Isso significou garantir transporte, estadia, alimentação e outras comodidades para quase 200 profissionais das mais diversas áreas, como arquitetura, projetos, montagem, marcenaria, serralheria, tapeçaria, elétrica, pintura, comunicação visual, limpeza, transporte, etc. Para o transporte dos materiais, tivemos um total de mais de 30 caminhões dedicados à montagem e à desmontagem.

- Período de Realização: Com 70 dias entre o início da montagem e o término da desmontagem, uma equipe dedicada de manutenção foi formada para se manter no local e resolver qualquer problema que pudesse surgir durante a realização do evento.

- Perfil do Cliente: o Japão é internacionalmente conhecido como um país que busca excelência em tudo o que faz. Assim, considerando que o cliente final era o Governo Japonês e que as duas agências envolvidas também eram nipônicas, a HOTMA teve que se superar em termos de atendimento, planejamento e execução para atender às expectativas deste cliente tão especial, mesmo já estando acostumada a trabalhar com empresas internacionais.

- Atendimento em japonês: além de o cliente ser bastante exigente, o atendimento foi feito totalmente no idioma japonês.

- Clima: durante as Olimpíadas, tivemos ventos muito mais fortes do que o habitual no Rio de Janeiro e, considerando que a Cidade das Artes é um local bastante aberto, tivemos que ter especial atenção para fixar as estruturas construídas para o evento, de forma a evitar qualquer tipo de acidente.

- Prazo de Montagem: este foi, sem dúvidas, o maior desafio deste evento. A montagem foi dividida em duas partes, sendo a primeira de 15 a 27 de julho (13 dias), e a segunda de 02 a 03 de agosto (2 dias). O grande problema foi que o volume de montagem de cada fase não foi proporcional ao período destinado a cada uma delas, assim, executamos 50% do total em 13 dias e os outros 50% em apenas 48 horas, sem pausa. Tudo isso sem abrir mão da perfeição em cada detalhe.


AS SOLUÇÕES

Para todos os desafios apresentados, as soluções obrigatoriamente passaram por muito planejamento, treinamento, revisão de processos e estabelecimento de metas para todas as equipes envolvidas. Além disso, a escolha de fornecedores e parceiros ideais também foi fundamental para o sucesso do evento.

Segundo Anderson Lopes, Gerente de Produção da HOTMA, este foi um dos maiores desafios já enfrentados pela empresa em toda a sua história: “Este cliente tinha o mais alto grau de exigência que já vi e não aceitava nada menos que perfeição em todos os detalhes do evento. Um dos maiores exemplos disso é a estrutura “Water Tree”, que se tratava de várias telas de tamanhos variados que deveriam ser posicionadas de forma a representar uma árvore. Precisamos de 5 dias só para chegar ao alinhamento ideal”.

Porém, o que poderia ser um problema acabou sendo uma grande oportunidade para a HOTMA. Anderson continua: “Tivemos que nos reinventar e chegar a um novo patamar para podermos entregar o trabalho de acordo com as expectativas do cliente. Esperamos agora dar sequência em todo este aprendizado para continuarmos trabalhando com mais clientes deste nível. Nos sentimos totalmente preparados para isso”, finaliza.

Por ter feito parte de um megaevento internacional como as Olimpíadas e Paralimpíadas, o “Japan House” gerou muito interesse e divulgação na grande mídia, tanto do Brasil, quanto de todo o mundo. Emissoras como Globo, Record, Band e SBT, assim como grandes portais de internet, fizeram a cobertura do evento em âmbito nacional. Internacionalmente, grandes redes de TV como NHK e Japan TV também produziram matérias sobre o cobiçado espaço.

Para o Diretor da HOTMA, Getulio Tamada, o evento já é um dos pontos mais marcantes da história da companhia: “Depois de mais de 30 anos de atuação, com milhares de eventos e clientes atendidos, imaginei que toda a minha equipe já havia atingido seu ponto máximo de maturidade. No entanto, este tão importante evento exigiu que todos atuassem além de seus limites, e seu resultado mostrou que somos capazes de atender os mais altos padrões de exigência. Fico muito feliz por ter tido esta oportunidade e ainda mais orgulhoso da minha equipe, que deu conta do recado e saiu ainda mais fortalecida deste desafio”.

Segundo Edson Hachiman, Gerente Comercial da HOTMA, o resultado financeiro do evento foi muito positivo também, mas ficou em segundo plano: “É claro que estamos sempre buscando os melhores resultados comerciais possíveis e, neste sentido, um evento desta dimensão foi extremamente importante, principalmente em tempos tão difíceis. No entanto, na minha visão, o maior benefício deste projeto é realmente o fato de termos evoluído muito como empresa, ampliando a qualidade geral dos nossos serviços”.

Edson ainda completa: “embora seja difícil dizer qual o legado dos Jogos Olímpicos para o Brasil e para o Rio de Janeiro, posso afirmar com toda certeza de que o legado para a HOTMA é absolutamente positivo, já que nos colocou num patamar totalmente novo. Que venham mais desafios como este!”.

 

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