Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 17ª Edição

Case: 10º CONGRESSO BRASILEIRO DO ALGODÃO
Candidato: Comunicato Eventos Inteligentes
Cliente: Abrapa - Associação Brasileira dos Produtores de Algodão
Segmento: Eventos
Estado: PR
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos
10º Congresso Brasileiro do Algodão

Comunicato Eventos Inteligentes:
Há 18 anos a Comunicato chegava para dar uma cara nova ao mercado e mostrar um jeito diferente de fazer acontecer.
Regidos pela máxima de que “nada é impossível”, partimos do princípio de que não há limites para a alegria, o prazer e a satisfação.
Entendemos eventos como uma atividade sem replay, capaz de gerar momentos únicos, e de provocar arrepios na alma, calor no coração e suspiros profundos.
Movidos pelo desejo de fazer sempre MAIS buscamos inspiração em tudo que traz sentimentos de realização.
A imaginação e a criatividade são as molas propulsoras que impulsionam essa viagem rumo ao inusitado.

Abrapa:
A Associação Brasileira dos Produtores de Algodão, Abrapa, foi criada em 07 de abril de 1999, tendo como propósitos garantir e incrementar a rentabilidade do setor, por meio da união e organização dos agentes. Tem a intenção de tornar a cotonicultura brasileira cada vez mais competitiva e reconhecida pela sua qualidade. Representante legítima da cotonicultura brasileira de dez associações estaduais.

Congresso Brasileiro do Algodão - CBA:
A Comunicato Eventos Inteligentes foi escolhida como empresa organizadora do 10º CBA em maio de 2014 e logo iniciou os trabalhos para escolha da cidade sede do evento. Por ter a exigência de ser realizado em hotel e possuir muitas especificidades - plenária para 1.500 pessoas, salas paralelas, 3.500 m² de exposição, alimentação simultânea - foram feitas várias visitas técnicas, e definiu-se por Foz do Iguaçú- Hotel Recanto Cataratas Resort.

O CBA é um evento bianual, realizado historicamente pelas associações estaduais, e que pela primeira vez estava sendo organizado pela Abrapa, o que já o tornava um grande desafio, pois não tivemos acesso aos históricos. Com a missão de ser a melhor das 9 edições anteriores, ele teve cada fase pensada detalhadamente.

FICHA TÉCNICA DO CBA:
Cliente: Associação Brasileira dos Produtores de Algodão – Abrapa
Evento: 10º Congresso Brasileiro do Algodão
Tema: Qualidade. Caminho para a Competitividade.
Público-Alvo: Toda cadeia produtiva do algodão.
Local: Hotel Recanto Cataratas Resort - Foz do Iguaçú - PR
Data: 1º a 04 de setembro de 2015
Periodicidade: Bianual
Abrangência: Nacional
Patrocinadores expositores: ABC, ARYSTA, BASF, BAYER, BBM, BOLLGARD (Monsanto), BUSA, CCAB, CNA, DUPONT, EMBRAPA ALGODÃO, LABORATÓRIO FARROUPILHA, FMC, GATEC, IHARA, IMAMt, ITAÚ, ITAIPU BINACIONAL, JOHN DEERE, RABOBANK, SENAR, STOLLER, SYNGENTA, TMG, TOTVS, UPL, YARA.

Galeria de imagens
Hotel Recanto Cataratas Resort
Plenária Master
Palestrantes Nacionais e Internacionais
Equipe Comunicato Eventos
Área de Exposição de 3500m²
         

 

Vídeo


Com praticamente um ano de planejamento, 15 dias de preparação no local do evento, o CBA durou 04 dias, além dos 04 dias para montagem e 02 para desmontagem.

O evento objetiva atender as diversas demandas da cadeia produtiva algodoeira, promovendo assim a integração de conhecimentos, oportunidades para geração de negócios, discussões sobre as políticas públicas para o setor, apresentação de novas tecnologias e benefícios, divulgação de novas alternativas de produção, inovação e avanço do conhecimento do setor, além de promover a ampliação de visibilidade do agronegócio.

Os patrocinadores são muito importantes neste evento, e são empresas vinculadas ao arranjo produtivo do algodão que tem como objetivo maior interligar o universo do produtor aos outros elos da cadeia econômica e produtiva da cotonicultura no Brasil e no mundo.

O CBA é o único congresso brasileiro, que consegue reunir toda a cadeia produtiva do setor algodoeiro e que visa integração de conhecimento, oportunidade de negócios, novas tecnologias e benefícios para o setor do algodão, mostrando novas alternativas de produção, inovação e avanço do conhecimento do setor. É composto por fóruns de debate, mesas redondas, palestras, exposição de trabalhos científicos e diversas atividades direcionadas ao setor.

O tema do evento retratou um pouco do cenário atual da cotonicultura, a relação direta entre qualidade e competitividade, a primeira como meio e a segunda como fim. O tema do 10º CBA foi: Qualidade: Caminho para a Competitividade.

Busca-se a cada edição, elevar o nível de excelência do evento, aprimorando a formatação, qualificando de forma consistente o conteúdo das informações e inserindo facilidades para que as expectativas dos congressistas sejam devidamente atendidas.

Público: O público estimado era de 1.200 pessoas, em sua maioria homens acima de 18 anos, brasileiros e estrangeiros, dentre os quais, profissionais liberais ligados ao setor, cotonicultores, trabalhadores rurais, engenheiros e técnicos agrícolas, colaboradores diretos e indiretos, consultores, pesquisadores, professores/doutores atuantes no setor, cooperativas e associações agrícolas, federações, políticos e governo. Porém, superamos as expectativas e contamos com a presença de 1515 pessoas. O maior público da história de um CBA.

Para esta desafiadora edição, a Comunicato Eventos Inteligentes propôs a realização de um evento de lançamento para imprensa e potenciais patrocinadores.
O lançamento, realizado no restaurante Manioca, em São Paulo, 10 meses antes do evento, contou com mais de 100 convidados, e marcou o início da temporada de comercialização da área de exposição. Essa ação foi inovadora para os tradicionais patrocinadores do evento e trouxe resultados bastante positivos.

A área de exposição do evento contou com mais de 3.500m² e 28 estandes, com metragem variando entre 24m² e 260m². A área contou com uma inovação, além dos estandes, para atrair os participantes do evento. Para os coffee-breaks foi criada uma área atrativa, em formato de quitandas, localizadas estrategicamente nas extremidades da área para ativação do fluxo de pessoas.

Na parte da manhã foram realizadas plenárias no auditório master para todos participantes, com foco em temas político e econômicos da atualidade. Já na parte da tarde, aconteceram as 07 salas temáticas onde foram debatidos temas técnicos ligados ao algodão. Para a divisão das salas a opção pelo tema de interesse era feita logo no ato da inscrição.

Ao todo foram 107 palestrantes divididos nas mais de 35 mesas redondas, minicursos e plenárias durante os 04 dias de evento. Destes, 09 eram estrangeiros e 98 nacionais, entre eles: William Waack, José Mendonça de Barros, Gustavo Cerbasi e Ricardo Amorim.

Galeria de imagens
Evento de Lançamento do 10º CBA
Confraternização evento de lançamento 10º CBA
Área de exposição com estandes construídos até 260m²
As quitandas serviram coffee break na área de exposição
No período da tarde, público se dividia em 06 salas temáticas
Na plenária aconteciam os debates de assuntos macros
Ricardo Amorim foi um dos palestrantes do 10º CBA
Recorde de público na história do CBA
   

 

Todo projeto cenográfico foi desenvolvido pensando na inovação, elegância e sofisticação exigidas para este evento. Após aprovação da Diretoria das projeções em 3D, realizamos visitas técnicas com arquitetos e montadora para as devidas adaptações do projeto.

Em uma plenária grandiosa, o palco principal não poderia ser modesto. Criamos uma superestrutura curva com cubos sobrepostos de 35m de largura por 6m de altura. E a grande atração foi a projeção mapeada, que deu vida ao ambiente com vídeos animados e interação com o público. Além das imagens projetas, a sonorização e iluminação cenográfica fizeram toda diferença. Este espaço foi muito elogiado pelo impacto causado às pessoas e por sua imponência.

A cenografia e sinalização foram praticamente todas construídas. Desde as fachadas externas, pórticos da plenária máster, os fundos de palcos das 07 salas paralelas, os totens de sinalização das salas estáticos e digitais, cyber point com 8m de altura, credenciamento, atendimento para agencia de viagens e turismo, exposição de trabalhos científicos, sala VIP, guarda volumes, central de atendimento ao expositor, entre outros. Pensamos em todos os detalhes, das estruturas construídas em madeira até os adesivos de chão para facilitar a localização dos participantes.

O hotel foi fechado e todo envelopado com a identidade visual do CBA para a realização do evento, então logo na chegada, os participantes encontravam 03 suntuosas entradas: a primeira, a recepção do hotel, a segunda, a área de credenciamento e a terceira, a entrada principal para plenária máster e área de exposição.

O credenciamento foi montado com 20 pontos de atendimento para agilizar o processo, além d 4 totens de autoatendimento. O kit do participante fez sucesso pois contou com mochila de nylon, caderno, caneta, pen drive, squezze, bolsão de crachá com guia de programação e crachá (identificadas por cores, conforme categorias).

Na hora do almoço atendemos os 1515 participantes simultaneamente nos 04 restaurantes do Hotel. Foi oferecido um almoço especial de relacionamento no segundo dia de atividades somente para patrocinadores, palestrantes e Diretoria da Abrapa. Este encontro contou com apresentação de chorinho, chopp artesanal servido em Kombi, além de um cardápio preparado especialmente para a ocasião.

Na primeira noite do evento foi oferecido um coquetel de confraternização que contou com a presença da Orquestra de Violeiros de Valinhos.

No foyer do auditório máster foram apresentados os trabalhos científicos de forma diferenciada. O 10º CBA contou com 269 trabalhos inscritos, que foram avaliados pela Comissão Científica de mais dezesseis avaliadores, que aprovaram um total de 230 trabalhos. Na última plenária foram entregues prêmios aos 03 melhores trabalhos apresentados durante o Congresso.

Além de toda programação científica preparamos uma programação especial para a nova categoria criada para este evento: as acompanhantes! As esposas dos participantes, que antes participavam do evento de forma aleatória, contaram com uma agenda criada para elas, de atividades intensa: passeios às Cataratas do Iguaçu, Duty Free, compras no Paraguai, visita à Argentina, massagem relaxante no Spa do hotel, além de uma grande palestra final com o autor de vários livros, dentre eles "Casais Inteligentes Enriquecem Juntos", Gustavo Cerbasi.

Por termos participantes em diversos hotéis oficiais espalhados pela cidade, o evento disponibilizou a logística de transporte. Contemplando desde o receptivo no aeroporto com transfer in/out para os hotéis, até o transporte inter hotéis (em horários pré-estabelecidos pela organização).

Por ser um evento do algodão, até o uniforme das recepcionistas foi especialmente desenhado e confeccionado com a matéria prima principal (algodão) e nas cores do evento.

Com foco social e na sustentabilidade, a sobra de lonas foi toda doada para ajudar famílias carentes que tiveram suas casas depredadas após forte chuva na cidade de Foz do Iguaçu. Já as madeiras, foram reutilizadas para construção de novas estruturas cenográficas.

Galeria de imagens
Boas vindas ao aeroporto - adesivado com a identidade visual do evento
Sinalização na parte externa do hotel
Entrada 03 - Plenária e área de exposição
Área de credenciamento
Exposição dos trabalhos científicos
Atendimento para entrega dos trabalhos científicos
Premiação dos melhores trabalhos científicos na cerimônia de encerramento
Detalhe do palco das salas paralelas
Estrutura construída para atendimento aos patrocinadores com equipe treinada e qualificada
Guarda volumes construído para atender a demanda dos participantes
Coquetel de abertura com apresentação da Orquestra dos Violeiros de Valinhos
Cerimônia de abertura contou com a presença de quase 1700 pessoas
A projeção mapeada do vídeo de abertura encantou a todos
Participação de 158 estrangeiros de mais de 20 países
Tradução simultânea para palestras em outros idiomas e para os estrangeiros
Sala VIP: Espaço projetado, construído e climatizado para o 10º CBA.
O símbolo do evento, o capulho do algodão, foi construído na parte central do palco
Almoço de relacionamento com palestrantes, patrocinadores e Diretoria da Abrapa
Confraternização teve chopp artesanal
Brinde personalizado entregue no almoço de confraternização
Cuidado em cada detalhe
Acompanhantes no pórtico da segunda entrada: àrea do credenciamento
Kit entregue para as acompanhantes aproveitarem o SPA
Na programação especial das acompanhantes teve palestra exclusiva do Gustavo Cerbasi
O algodão esteve presente em todos uniformes do evento, inclusive das recepcionistas.
Recepção aos participantes nos hotéis oficiais
Kit participante
Caneta personalizada: presente entregue aos palestrantes.
Cyber Point construído com 8m de altura
Área de exposição
Foi desenvolvido um jogo americano para cada dia do evento
       

 

Assim que a Comunicato Eventos Inteligentes foi contratada, em 2014, recebemos 04 grandes desafios:

1. AUMENTAR O NÚMERO DE PATROCINADORES:
2011 – SÃO PAULO (8 Edição) - 18 PATROCINADORES
2013 – BRASÍLIA (9 edição) - 15 PATROCINADORES
2015 – FOZ DO IGUAÇU (10 edição)- 28 PATROCINADORES

2. TRAZER NOVOS PATROCINADORES (além dos habituais e históricos patrocinadores):
Ao final foram 07 NOVOS PATROCINADORES.

3. AUMENTAR O NÚMERO DE PARTICIPANTES INSCRITOS.

4. REALIZAR UM EVENTO SUPERAVITÁRIO

As três metas foram atingidas com superação de expectativas, o que nos deu a garantia de realização da 11 edição do CBA, em 2017.


Nossa equipe trabalhou muito para atingir o sucesso, mas não podemos deixar de falar das 51 empresas parceiras que trabalharam conosco nas etapas pré-evento, durante o evento e pós-evento.

É possível visualizar em números a movimentação que este evento trouxe para a cidade de Foz do Iguaçu.
Foram comercializados, através da Elite Travel - agência de viagens oficial do evento, mais de 841 trechos de passagens aéreas e 819 leitos em 5 hotéis oficiais.

Por ser um evento que conta com inscrições pagas, e pela instabilidade do mercado, tivemos uma evolução surpreendente nas inscrições. No 8º CBA foram 1092 inscritos, no 9º CBA foram 1237 e no 10º CBA superemos as expectativas contando com a participação de 1515 pessoas. Entre estes, mesmo sendo um evento nacional, contamos com a participação de mais de 20 países, totalizando 158 estrangeiros.

Com o objetivo de termos o feedback do maior número de participantes possível, os certificados foram gerados via sistema, de forma on-line, porém, os participantes só podiam ter acesso a eles após responder a pesquisa de opinião.
Com isso, pudemos medir, de forma mais ampla, os níveis de satisfação do evento. Os números finais falam por si:

- 97,14% de satisfação dos participantes em geral;
- 100% de satisfação das acompanhantes;
- 95% de satisfação dos patrocinadores.

O evento ganhou repercussão nacional com as coberturas de mídia espontânea, além da presença dos veículos locais de televisão, jornal e mídia digital.

Galeria de imagens
Aumento no número de patrocínios - 28 expositores
Recorde de público - 1515 participantes
97,14% de satisfação dos participantes em geral
Mídia nacional presente no evento
Trabalho em equipe: fornecedores parceiros para o sucesso do evento! De azul, equipe de transporte.
Equipe Comunicato Eventos Inteligentes
       

 

 

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