Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 17ª Edição

Case: CASA DA FINLÂNDIA OLIMPÍADAS RIO 2016
Candidato: Agência Cake
Cliente: Tapaus
Segmento: Serviços
Estado: RJ
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos

A Cake nasceu com um apetite voraz por vencer desafios. Sair do lugar comum, usando a inovação, a criatividade e principalmente, construindo uma cadeia de valor entre seus parceiros e clientes, que vem transformando cada projeto numa história de sucesso. É por isso que há mais de 10 anos no mercado, a Cake é reconhecida pela entrega de alto padrão, referência no segmento da produção de premières cinematográficas temáticas, além de atuar com excelência na produção cultural, lançamentos corporativos e eventos. Qual a chave do sucesso? Bom, a Cake reúne duas forças que promovem experiências geniais: uma equipe verdadeiramente multi-talentosa e parceiros de primeira hora comprometidos em fazer a diferença. Se a sua marca precisa explorar novos caminhos, acredite, a Cake faz o impossível acontecer! Durante estes mais de 10 anos de experiência, a Cake vem apostando na criatividade como diferencial. A empresa tem como foco o planejamento e produção de eventos e campanhas promocionais, além do desenvolvimento de ações estratégicas de comunicação para consolidação de marcas e criação de projetos cenográficos sob medida para os objetivos do cliente.

Ficha Técnica do Evento
Título: Casa da Finlândia
Tema: Casa temática do país durante as Olimpíadas Rio 2016
Cliente: TAPAUS, agência de eventos finlandesa que foi contratada como gerente de projeto pelo Comitê Olímpico Finlandês, o cliente final.
Número de participantes: cerca de 35 mil visitantes durante os quatro dias em que a casa esteve aberta ao público, durante a semana a casa era aberta apenas a convidados das empresas patrocinadoras com um público estimado em 300 pessoas por dia. Estimamos uma circulação total de cerca de 38 mil visitantes.
Datas de abertura: 12 a 21 de agosto 2016
Horário de funcionamento: 10h às 18h
Local: Casa França-Brasil
Endereço: Rua Visconde de Itaboraí, 78 - Centro, Rio de Janeiro

Vídeo


Introdução

Antes de mais nada, é importante salientar que este foi um dos projetos mais desafiadores para a Cake, a equipe da Finlândia demorou a entender que o fluxo de pessoas ao redor da Casa seria muito maior do eu eles imaginavam. Assim, a projeção de que eles teriam baixo engajamento, principalmente por se tratar de uma Casa voltada mais para B2B não se concretizou e acabou que aconteceu exatamente o oposto. A Casa foi um sucesso de público, apesar de manter menos atrações que outras Casas Temáticas.

Mas foi apenas a um mês das Olimpíadas que o cliente aceitou que teria que abrir as portas ao público e que isso faria com que a Casa obtivesse muito mais sucesso e buzz entre o público em geral, uma vez que parte da Casa da Finlândia também mantinha o conceito VISIT FINLAND, que tinha como objetivo atrair o público para o turismo na Finlândia, com uma exposição de fotos deslumbrantes e de muitas informações sobre tudo o que há de bom no país.

Mesmo assim, o objetivo principal da Casa da Finlândia continuou sendo o de ser um espaço útil e uma plataforma de marketing exclusivo para as empresas Finnish Cleantech e outras empresas finlandesas com negócios no Brasil ou com interesse em entrar no mercado brasileiro.

A Casa Finlândia foi fruto de em um contrato de cooperação entre o Ministério de Trabalho e Economia da Finlândia e o Comitê Olímpico Finlandês. As empresas participantes foram Danfoss, Wärtsilä, Evac, Hartwall Original Long Drink e Veikkaus. Com o apoio do Ministério de Educação e Cultura, uma dezena de atores diferentes participou da operação de exportação de educação no Rio de Janeiro. Os programas de crescimento Cleantech Finland e Education Export Finland, liderados pela Finpro, também fazem parte. Na quarta-feira, uma Escola PopUp Finlandesa, onde crianças de países diferentes são bem-vindas, será aberta na Casa Finlândia.

Produtos finlandeses como chocolates, doces típicos, bebidas tradicionais foram apresentados durante os Jogos, além de serviços e know-how de todas as empresas e parceiros especialistas em energias renováveis e sustentabilidade, educação de alto padrão. A Casa Finlândia é apoiada pelo Estado da Finlândia (Ministério do Emprego e da Economia, Confederação Finlandesa de Indústrias, Team Finland), Comitê Olímpico Nacional da Finlândia e a Finpro (Câmara de Comércio Finlandesa no Brasil).

Além dos eventos exclusivos dos parceiros, a casa sediou:

• Conferências de imprensa organizadas pelo Comitê Olímpico da Finlândia;
• Celebração da única Medalha do país, o Bronze da atleta de boxe feminino Mira Potkonen;
• Eventos VIPs especiais: recebendo a visita do Presidente da República Finlandesa Sauli Niinistö, que compareceu à celebração de medalha; o Primeiro Ministro Juha Sipilä, uma recepção especial para o Embaixador da Finlândia no Brasil, a visita do Presidente do Comitê Olímpico Internacional; a visita do Ministro de Negócios Estrangeiros da Finlândia Timo Soini; a ministra de Educação, Cultura e Esporte, Sanni Grahn-Laasonen,

O papel da TAPAUS
A Tapaus foi selecionada como agência de eventos responsável pela execução da Casa da Finlândia em conformidade com os planos acordados com o Comitê Olímpico Finlandês.

O papel da CAKE
A Cake foi contratada pela TAPAUS para realizar a administração dos serviços da Casa da Finlândia, além de toda a pré-produção local no Rio de Janeiro durante os cinco meses anteriores aos Jogos, incluindo autorizações, reuniões de alinhamento entre a Secretaria de Cultura do Estado do RJ (responsável pela administração da Casa França Brasil), Consulado e Embaixada do país, empresas patrocinadoras e parceiros em geral.

Na verdade, a Cake, de empresa fornecedora de serviços passou a Gerente do Projeto Local, já que, foi a única empresa presente em todas as reuniões de alinhamento em nome da TAPAUS, que só chegou ao Brasil para a produção já durante as Olimpíadas, no dia 08 de agosto de 2016. Realizamos a viabilização do evento desde sua legalização junto aos órgãos públicos locais até assumir completa gerência sobre o funcionamento da Casa durante os dias de funcionamento.

A cenografia, comunicação visual e serviços técnicos como iluminação, sonorização e recursos audiovisuais ficaram a cargo da empresa finlandesa Wulff Entre e seu parceiro local em São Paulo, a empresa Grupo de Eventos.

O Local: Casa da Finlândia
A Casa da Finlândia será construída para na Casa França-Brasil. É um bonito edifício neoclássico datado de 1820, que uma vez serviu como Alfândega. A localização não podia ser melhor, a casa está localizada no centro do Rio. O Boulevard Olímpico estará situado junto à casa e é esperada grande quantidade de buzz durante os jogos. A Casa é facilmente acessível pelo Metrô. Não há estacionamento para carros disponíveis e a condução ao redor da área será restrita.

A Casa da Finlândia nos Jogos Olímpicos Rio 2016
O Comitê Olímpico Finlandês junto com os seus parceiros organizou o que foi a primeira operação de promoção do país durante os Jogos Olímpicos na história. A Casa da Finlândia foi um local de encontro emocionante não só para os atletas, como para empresas finlandesas, para os meios de comunicação da Finlândia e fãs do esporte em todo o mundo. Uma excelente plataforma de marketing para empresas Cleantech finlandesas, de educação e muitas outras. Seus produtos, serviços e know-how foram apresentados em uma atmosfera única no coração do Rio de Janeiro.

A Casa recebeu apoio de:

• Comitê Olímpico Nacional da Finlândia;
• Governo da Finlândia;
• Ministério do Emprego e da Economia;
• Ministério da Educação e Cultura;
• Ministério dos Negócios Estrangeiros;
• Confederação Finlandesa de Indústrias;
• Team Finland;
• e empresas finlandesas com negócios no Brasil.

O espaço ficou localizado na Casa França-Brasil, que fica na Rua Visconde de Itaboraí, 78, no centro do Rio. A casa fica ao lado do Centro Cultural dos Correios e do CCBB – Centro Cultural do Banco do Brasil e bem em frente à Igreja da Candelária. É um belo edifício neoclássico datado de 1820 e que no passado serviu como uma alfândega para os navios que chegavam à cidade. A localização não podia ser melhor! A Casa está localizada no coração do Rio, ao lado do Boulevard Olímpico e vizinha da Pira Olímpica, o grande atrativo da região durante a Rio 2016. Ou seja, a Casa da Finlândia foi montada no meio de toda a agitação cultural dos Jogos Olímpicos.

Um dos motivos pela escolha da Casa França Brasil foi a facilidade de acesso com o metrô, o VLT ou táxi.

Convidado especial
O Papai Noel veio direto da Lapônia Finlandesa e chegou ao Rio para ser a principal atração da casa para o público em geral, principalmente crianças, que se esbaldou ao conhecer o verdadeiro Papai Noel!

Galeria de imagens
Projeto Cenográfico
Exposição Interna
Nas mesas, adesivos com a senha do Wi-Fi
Degustação de bebida típica finlandesa, o Hartwall Long Drink, criado na Olimpíada Helsinque 1952
Representante da Casa da Finlândia dando entrevistas
Finnish Pop Up School, um dos eventos realizados pelo Ministério da Educação e Cultura da Finlândia
O Papai Noel se deu muito bem com os brasileiros, na foto Andressa Romanek, da equipe Cake
Papai Noel visitou a Pira Olímpica que ficava ao lado da Casa da Finlândia
Público lotando a casa durante o fim de semana
Visão do espaço desde a porta principal
Mais uma da Finnish Pop Up School
Bar central
Exposição Interna
   

 

Alimentos e Bebidas

A escolha do catering foi extremamente delicada por se tratar do serviço de maior complexidade pois foram 10 dias seguidos de serviço que incluiu desde os cafés da manhã até as mais importantes recepções para ministros e o presidente da Finlândia.

Um dos maiores desafios foi realizar um serviço que funcionasse perfeitamente desde a refeição dos funcionários, passando pela refeição da equipe de finlandeses do Comitê e da Tapaus até um simples café da manhã para a Wärtsilä (patrocinadora) ou uma importante celebração da única medalha do país nestas Olimpíadas. A responsabilidade era realmente gigante.

O primeiro problema a ser enfrentado foi a impossibilidade de montar uma cozinha completa na Casa França-Brasil para atender ao evento. Como se trata de um edifício tombado pelo IPHAN, não se pode cozinhar diversos tipos de alimentos pois a casa não oferece a estrutura necessária. O espaço externo também era extremamente reduzido e já seria ocupado por geradores. A solução foi criar um espaço de apoio onde o Buffet pudesse montar os pratos que já viriam da sede do catering preparados.

O catering realizou um total de 15 eventos para patrocinadores entre cafés da manhã, almoços e coquetéis com perfeito equilíbrio. Não foi fácil, mas o alinhamento prévio, a organização e a antecipação de problemas fizeram com que não tivéssemos nenhum deslize comprometedor. Tudo funcionou muito bem e não faltaram elogios para a equipe do Arte dos Sabores que também gerenciou a venda do café principal da casa.

Um ponto extra fica para a inclusão de uma Sopa de Salmão típica da Finlândia, idéia do Arte dos Sabores prontamente aprovada pela equipe Tapaus que até ousou dizer que a sopa estava melhor que a original. A sopa foi vendida aos visitantes durantes os fins de semana, que era quando abríamos as portas ao grande público.


Limpeza

O serviço de limpeza foi executado com excelência durante toda montagem, dias de evento e finalização no pós. A empresa foi previamente escolhida com uma preocupação ambiental, já que uma das principais características dos finlandeses é a sua estreita relação com a natureza. País este, que vem há anos trabalhando com determinação para proteger o ambiente e para promover um desenvolvimento sustentável. E assim escolhemos a Entreartes, empresa que tem um nível diferenciado em seus serviços, papel de destaque neste mercado e tem como diferencial o uso adequado de produtos de limpeza, que representam uma forma de redução no consumo e desperdício de aguá. Os funcionários diferenciam-se por serem atenciosos, educados e por atenderem com primor a expectativa do cliente.

Tivemos total apoio da limpeza, com uma equipe super atenciosa, mantendo todos os ambientes limpos e bem conservados, fazendo com que a qualidade do serviço tenha sido extremamente elogiada. A empresa carrega como seus valores: excelência, respeito, confiança, compromisso, valorização do ser humano, ética e transparência.


Segurança

Uma das grandes preocupações no planejamento desse evento, foi com a segurança. Com a localização central da Casa da Finlândia, sabíamos o enorme desafio que teríamos em organizar e esquematizar um ótimo e eficiente planejamento de segurança durante todos os dias. A Casa da Finlândia estava localizada no centro do Boulevard Olímpico, onde durante os 17 dias de jogos, recebeu cerca de 4 milhões de pessoas, segundo a Riotur. Para a escolha da equipe de segurança, foram feitas diversas reuniões, com diversos fornecedores em busca do fornecedor perfeito para a complexidade deste evento. As reuniões eram feitas também através de Skype com o cliente, em inglês, para que tivéssemos a certeza de que o serviço escolhido atenderia a todas as exigências e expectativas que nos foram passadas. Escolhemos a Proseg, que de todas as contatadas é um empresa que realiza intensas avaliações e fiscalização contínua dos serviços prestados para assegurar a satisfação de seus clientes e alcançar a excelência da qualidade do serviço prestado. Empresa com 27 anos de mercado, oferece uma equipe que realiza análise de vulnerabilidade, identifica situações de riscos e elabora planos de prevenção efetivos para garantir a proteção e a tranquilidade do cliente. Tivemos total apoio por 24h, durante todos os dias de evento.

Eram realizadas reuniões diárias no fim do dia com o chefe de segurança, para o planejamento do próximo dia de acordo com cada necessidade. A equipe manteve a ordem e organização do público estimado em 35.000 pessoas, durante os dias de portas abertas. Nos dias de eventos fechados, principalmente no dia em que recebemos o presidente da Finlândia e a atleta medalhista Mira Potkonen, pudemos contar com toda eficiência de uma equipe pronta para atender eventos de alta complexidade e de grande porte. O cliente se sentia a vontade para falar diretamente com a equipe de segurança em inglês, pois essa também é uma das preocupações da empresa para atender ainda melhor clientes internacionais.

Outros Serviços

Além destes acima, oferecemos alguns outros serviços importantes e cruciais para o bom funcionamento do evento, assim como:

• Autorizações e Legalização do Evento junto aos órgãos responsáveis;
• 02 Geradores de 100KVAs;
• Link de 50MB utilizado para transmissões ao vivo para veículos finlandeses (a transmissão dentro da Casa da Finlândia era de um veículo finlandês);
• Coleta seletiva de lixo;
• Recepção, controle de acessos, fila preferencial dentre outros;
• Chapelaria;
• Achados e perdidos.

Galeria de imagens
Equipe Cake, seguranças e coordenadores
Foto que reúne a equipe local e a que veio da Finlândia. Um intercâmbio de experiências!
Mais uma foto que reúne a equipe local e a que veio da Finlândia. Um intercâmbio de experiências!
Palestra
Papai Noel com a Cônsul da Finlândia no Rio de Janeiro
         

 


Visitantes

O número de visitantes da casa comprova seu sucesso. Apesar das dificuldades que enfrentamos por conta do cliente considerar que teria pouco público foram enormes, porém conseguimos nos organizar, contratar mais equipe e por fim atender à demanda de milhoes de pessoas que circularam no Boulevard Olímpico durante os Jogos Rio 2016.

Foram 35 mil visitantes durante os 2 fins de semana em que a casa esteve aberta ao público.

Durante a semana a casa era aberta apenas a convidados das empresas patrocinadoras com um público estimado em 300 pessoas por dia.

Estimamos uma circulação total de cerca de 38 mil visitantes.


Cliente e Público

Mais uma vez a satisfação do cliente é primordial. Conseguimos fazer com que a expectativa de público fosse extremamente maior do que o esperado. Se nós não tivéssemos assumido a recepção do evento (que inicialmente seria feita pelos próprios finlandeses apenas com a ajuda de alguns promotores) o resultado, com certeza, seria totalmente diferente. A insatisfação do público na fila era algo que não podíamos permitir.

Foi assim que, já nos dias de montagem, a Cake tomou a decisão de aumentar a equipe e assumir a frente do receptivo.

Conseguimos organizar o funcionamento de filas dentro e fora da casa, decidimos junto à equipe de segurança as maneiras de acelerar o processo de revista de bolsas e mochilas e fizemos com que uma casa que esperava público de mil pessoas por dia, atingisse a marca de cerca de 8 mil pessoas/dia nos fins de semana que eram abertos ao público.

Galeria de imagens
O Presidente da Finlândia parabeniza a medalhista de bronze Mira Potkonen
A delegação finlandesa e seu presidente na Casa da Finlândia
Papai Noel com as crianças que participaram da Finnixh Pop Up School
   

 

 

Compartilhe: Twitter Facebook Linkedin Plaxo Youtube