Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 17ª Edição

Case: IT FORUM 2016 - STEAMPUNK
Candidato: Zum Brazil
Cliente: IT Mídia
Segmento: Serviços
Estado: BA
Troféu Projesom
Categoria: Comunicação Visual
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos

A Zum Brazil atua no setor de eventos corporativos há mais de 16 anos.
Toda a experiência e know how adquiridos, contribuíram para a empresa se tornar reconhecida no mercado de eventos, conquistando um extenso portfólio de clientes fiéis por todo o país.

Especializada em momentos inesquecíveis, a Zum Brazil transforma o evento em uma experiência agradável, eficiente e eterna na lembrança de todos que participaram.
O diferencial é representado pelos projetos personalizados, desenvolvidos de acordo com o perfil e interesses específicos de cada organização.
A empresa conta com uma equipe de profissionais das áreas de marketing, design, arquitetura, decoração, publicidade e cenografia, apaixonada pelo o que faz com muita energia e iniciativa, pronta atender e surpreender. Além da sede em Salvador, conta com filiais em São Paulo e Miami.

A Zum atua no setor de eventos corporativos de todos os portes e formatos. Desde stands em feiras, ativações de marca, até meetings e eventos de grande porte, como este case da IT Mídia.

A IT Mídia é uma empresa de comunicação dirigida aos negócios de importantes setores da economia brasileira: Tecnologia da Informação e Saúde. A produção e distribuição do seu conteúdo é feita por meio dos seguintes tipos de mídia: Publicações impressas e digitais, Portais na internet, Newsletters, Fóruns, Estudos e Catálogos.

O IT Forum é o encontro de TI mais importante da América Latina. Reúne os principais CIOs (Chief Information Officer) das empresas selecionadas dentre as maiores e mais importantes do Brasil. De ponta a ponta, o IT Forum está estruturado para ajudar no estabelecimento de relações duradouras e na efetiva realização de negócios: é - na opinião dos participantes - o encontro mais eficaz na geração de leads para a Indústria de TI e Telecom. Para isso é realizado em um ambiente altamente descontraído e formatado para que, durante 4 dias, todos os participantes possam interagir ao máximo em atividades de conteúdo, sociais e esportivas. Enfim, o IT Forum apresenta em seu programa um perfeito equilíbrio entre trabalho e entretenimento para que bons negócios e relacionamentos sejam realizados de forma diferenciada e muito eficiente.

A Zum realizou as 16 últimas edições do IT Fórum, um evento que estreita o relacionamento entre empresas fornecedoras de tecnologia (TI) com CIOs das 500 maiores empresas do Brasil, no formato de feira. É o maior fórum de TI da América Latina.

Vídeo


Ficha Técnica do Evento:

Título: IT FORUM 2016
Tema: Inércia Ativa: Olhando para o futuro sem recorrer as respostas do passado
Nº pax: 1.100
Local: Hotel Ibero Star Praia do Forte - BA
Data: 20 a 24 de abril de 2016.
Periodicidade: Anual
Abrangência: Nacional
Atividades paralelas: Golf, Futebol, Vôlei, Corrida, Cafeteria, Sorveteria, Almoços de Relacionamento, Palestras, Shows, It Fórum Festival, Happy Hours, Jantares Temáticos, Games, Coquetéis, Agenda de Acompanhantes, Agenda Kids, Churrasco By Chef Carlinhos Awoki, Atividades na Praia e Piscina, entre outras.
Entidade Promotora: IT MIDIA.
Conceito do Evento:
O evento reúne os CIOs das empresas que mais investem em TI no Brasil. Com uma agenda dinâmica, atraente e altamente inovadora, cada atividade é totalmente voltada a trazer resultados em um harmonioso equilíbrio de Conteúdo, Relacionamento e Negócios.
O evento gira em torno das Business Suites, que é o momento onde os patrocinadores se reúnem com os CIOs para a troca de experiências. Ao todo, 60 business suítes (empresas patrocinadoras) estavam presentes e este é o momento mais importante, aonde networking e negócios são gerados.

Projeto:
Quando iniciamos o planejamento do IT FORUM 2016, a ideia de criar, novamente, algo inovador nos contagiou. Foi então que mergulhamos na metodologia do Storytelling, a fim de conceber o primeiro encontro B2B a envolver convidados e patrocinadores em uma história fantástica, tornando-os personagens de um mundo diferente, disruptivo e encantador, por meio de um game. E assim encontramos a temática perfeita em cima do mote do steampunk para vestir todo o evento e suas ações.

Toda a produção do Fórum é feita pela Zum Brazil. Desde o planejamento do evento, concepção do conceito, ações, estética, passando pela criação de todas as artes e cenografias, montagens de luz e som, ambientação de espaços para patrocinadores, logística de hotelaria, aéreo e transfer, contratação de RH, entre outros.
Neste ano, com o desafio de contar uma história através do conteúdo do evento, a Zum também agiu como produtora artística de toda a ação teatral que permeou o storytelling, selecionando atores, criando figurinos e cuidando da logística dos mesmos.






CONTEÚDO
O grande desafio de um evento desse porte é aliar o relacionamento de negócios de maneira agradável intercalando ações de entretenimento sem perder o foco do negócio. Conteúdo, relacionamento e negócio são os três pilares que nortearam toda a agenda do evento, com momentos de palestras (conteúdo), troca de experiências, festas, jantares, shows, visitação e agora nesta edição a inovação de ter por trás de todo o evento uma história contada através de um game, que foi o grande diferencial deste evento.
Ao todo foram 188 CIOs das 500 maiores e mais importantes companhias brasileiras e 65 patrocinadores que geraram incontáveis oportunidades de negócios, conhecimentos e troca de experiências nas mais de 2.397 reuniões de negócios e 100 horas de conteúdo (conteúdos patrocinados, intercâmbio de ideias e keynote speakers).

TEMÁTICA DE STORYTELLING - GAMEFICATION
O maior desafio proposto pelo cliente para o fórum deste ano foi elaborar o conteúdo (key visual), aonde pudéssemos de alguma maneira, contar uma história que não só transmitisse conteúdo, mas que também inserisse o participante como elemento da mesma.

Com base na experiência e consultoria de Fernando Palácios, o pioneiro do storytelling no Brasil, a Zum Brazil e a IT Mídia construíram o primeiro evento atrelado a uma história – com começo, meio e fim, sendo ela totalmente jogável pelos participantes do fórum.

O trabalho da Zum começou já na sugestão do enredo que esta história-jogo narrou com a importância do “Tempo”, como protagonista e start inicial para esse evento. Foram cerca de oito meses de reuniões, construção de temas, personagens, mecânicas de jogo, ações, premiação, etc. A história começou a ser contada nas comunicações de pré-evento – via aplicativo oficial do fórum e hot site, tecnologia oferecida e gerida também pela Zum Brazil, passando por desde a chegada ao aeroporto, transfer ao hotel, receptivo, até ser apresentada oficialmente na noite de abertura do evento.


Todo o enredo gira em torno do Tempo, uma entidade divina que os homens querem dominar. Na nossa saga do Tempo, uma Ordem antiga conhecida como “Ordem dos Guardiões do Tempo” foi criada com uma estética Steampunk para dar vida a fantasia. Bem antes do começo oficial do IT Forum as equipes de marketing e executivos das empresas recebiam materiais que contextualizavam suas escolhas.

Eles foram divididos em três ligas, oriundas de uma ruptura na liderança da Ordem dos Guardiões:
- People of Tomorrow: Visão. Agilidade. Transformação. Inquietação. Quer acelerar o tempo para antecipar o amanhã.
- Ágora do Agora: Equilíbrio. Otimismo. Presença. Curtição. Quer aproveitar completamente o tempo presente.
- Liga C.A.R.E: Estabilidade. Conhecimento. Tradição. Nostalgia. Quer resgatar e viver hoje os valores do passado.

Cada um com sua visão particular do que fazer com o Tempo, os participantes tinham que escolher em qual das ligas iria jogar dentro do evento. Essa divisão por ligas foi concebida como uma das características de narrativas para jogos de Estratégias em Tempo real (RTS), a fim de que os grupos disputassem o poder ao longo do evento. A It Mídia começou com um livro, a “Autobiografia do Tempo” e um Hotsite que faz uma explanação geral das ligas, os jogadores já podiam entender o conflito e se localizarem dentro desse universo.

Dr. Osório Dutra, da Liga C.A.R.E, Peter Stone da Ágora do Agora e Zhou Xiang da People of Tomorrow, ganharam ilustrações épicas e atores reais que fizeram vídeos de incentivo a cada uma das suas ligas. Além deles outros personagens importantes como Valentina Vogel e Lila Danash tiveram roteiros e falas escritas para preencher a realidade do IT Forum com essa história.

O IT Forum foi gamificado com mecânicas de Args e RPGs, além dos inúmeros roteiros e produções de áudio e vídeo, o evento contou com uma equipe de atores interpretando personagens do mundo ficcional. Entre eles, a líder da Ordem dos Guardiões do Tempo, Lila Danash que exercia um papel extremamente importante para manter a ficção sobre controle. Além de interagir com os CIOs em ocasiões como o almoço, café e jantar, ela participava de cenas especiais vividas no palco como o IT Forum Game Start, logo na primeira manhã do evento. Para selar o contrato social do jogo, os sócios da IT Midia Miguel Petrilli e Adelson de Souza receberam figurinos e orientações para interpretarem personagens que seriam os maestros desse grande jogo.

O segredo da gamificação
Essa é uma mecânica importada diretamente dos famosos jogos de RPG, através de um aplicativo (plataforma digital), os jogadores precisavam se tornar proficiente em Skills distintas, ganhando experiência em forma de pontos para cada uma delas.
Além do objetivo de engajamento e diversão dos players existia um objetivo maior que era fazer negócios. Para cada palestra assistida, ação participada, reunião marcada, o participante pontuava no aplicativo e isso era materializado em forma de badges (broches) que eram adicionados em seu cordão de credenciamento para ser visualizado por todos os participantes/jogadores e a disputa aumentar.

A experiência desejada era uma jornada de Conteúdo, Relacionamento e Negócios do setor de TI. As reuniões entre CIOs e Patrocinadores tornaram-se o Core Business da gamificação. Outras mecânicas como de reuniões e conteúdos extras, Quiz pelo aplicativo e enquetes de reuniões formavam novas oportunidades de progredirem no jogo.
Assim como um ARG, as coisas aconteciam em tempo real. Textos de ajuda, suporte e pushs para atividades necessárias eram publicados na timeline e nas mensagens do aplicativo. Jogadores em busca de interação social conseguiam espaço para encontrar os membros das ligas e desenvolverem estratégias rumo a vitória. Jornais foram impressos e distribuídos em cada um dos quartos para que o progresso do jogo e do Storytelling não escapasse a nenhum executivo.

O último jantar coroou todo o case com o desfecho da narrativa e a revelação da liga vencedora que passou a “controlar” o Tempo e a Ordem dos Guardiões. Um momento mágico, que não podia falhar. Vários ensaios, revisões de texto e muitas contas foram processadas enquanto os CIOs se preparavam para a festa de encerramento.


O USO DO STEAMPUNK

Outro desafio imposto à Zum, como produtora do evento, foi encontrar um Key Visual que permeasse toda a história criada para a mecânica do evento e vestisse o evento esteticamente.

Com o insight de que Adelson Souza, presidente da IT Mídia, descreve sobre o seu fórum “um acelerador do tempo” – pelo fato de intermediar centenas de reuniões de negócios entre empresas e executivos compradores – o que levaria um ano inteiro para acontecer, ocorre em 4 dias de IT Fórum.

Somado a esse insight, estava o tema do storytelling: o Tempo. Com o tempo como protagonista do evento, a Zum Brazil chegou à temática do Steampunk, para vestir os ambientes e decorar o evento para que os participantes pudessem sentir como se estivessem dentro de um jogo.

Steampunk é um gênero literário ficcional onde o futuro chegou mais cedo à determinada época da humanidade. Onde a energia a vapor (em inglês, steam) foi capaz de criar dirigíveis, aviões, zepelins, calculadoras e outros elementos que na realidade não pertencem àquele período.



A estética visual do gênero é riquíssima e perfeita para ilustrar essa questão do ITF de ser um acelerador do tempo, como a energia à vapor foi para a revolução industrial. Muitas engrenagens, relógios, um gigante zeppelin, animais mecânicos, flores de aço, entre outros elementos.
Para cada noite criamos um tema especifico que pudesse estar associado aos momentos em que a história se passava, sendo assim os temas escolhidos para os jantares foram: 1º Jantar Relógio, 2º Jantar Mistérios, 3º Jantar Números, 4º Jantar Chave. Enfim, tudo o que a imaginação permitisse e tivesse concordância com o conceito, foi encontrado no evento.


O evento, num âmbito geral, representa a geração de oportunidades de negócios para o segmento de TI, e o IT FORUM, inserido neste setor, esteve presente em mais de 3.200 m² de área hoteleira com utilização de todos os espaços do hotel em inúmeras atividades e ações, divididos entre:

1. Salão Garcia D'ávila;
2. Salas Pituba, Bonfim e Pelourinho;
3. Tendas temáticas;
4. Anfiteatro;
5. Business Suites (60 quartos do hotel utilizados para negócios)
6. Corredores
7. Restaurantes
8. Piscinas
9. Área verde
10. SPA

Galeria de imagens

 

Através do trabalho em conjunto da Storrytellers de Fernando Palácios e da Zum Brazil e IT Mídia (cliente), o maior desafio foi construir o primeiro evento corporativo atrelado a uma história – com começo, meio e fim, sendo ela totalmente jogável por meio de uma plataforma digital elaborada para o IT FORUM (Produto Zum Digital), usada por todos os 1.000 participantes, sendo esse um público extremamente exigente devido os seus altos cargos (maiores CIOs do Brasil) e faixa etária variadas. Além disso precisamos elaborar um key visual, aonde pudéssemos de alguma maneira contar essa história, para que não só transmitisse conteúdo, mas que também inserisse o participante como elemento da mesma, de forma lúdica e emocionante.

As inovações digitais apresentadas durante o evento têm origem em nossa inquietação por trazer sempre as melhores soluções em todos os aspectos de nossas criações e para suprir as necessidades de nossos clientes.
E foi assim que surgiu a Zum Brazil Digital, um serviço exclusivo, com foco em soluções digitais para eventos. Ter essa inovação dentro de casa permite que sejamos capazes de entregar qualquer tipo de demanda tecnológica em tempo recorde e preços abaixo dos fornecedores do mercado. Criamos plataformas que conectam os participantes, promovem a interação entre a promotora do evento, seus convidados e patrocinadores, além de permitir estratégias baseadas em gamificação, storytelling e calls to actions sob determinada demanda. Dentro deste vasto universo os dados são inteiramente mensuráveis e medidos de forma totalmente assertiva – sem margem para “médias” ou suposições. A Zum Digital dá suporte para gerar relatórios, banco de dados, retenção de conhecimento, métricas, ROI e até mapa de calor e comportamental do convidado dentro do evento. São soluções digitais inovadoras que podem ser aplicadas ao evento de forma colaborativa, não invasiva e que ainda proporciona engajamento e mensuração para a empresa.

Galeria de imagens
Plataforma digital
 

 

Informações fornecidas pela It Midia:

“Tínhamos uma meta de realizar 2.060 reuniões one-to-one, realizamos no total 2.397 reuniões, ou seja, um crescimento de 16% do estimado para esse evento.

Em 2015, a nota de avaliação de cenografia foi 4,05 (1 a 5, onde 1 é péssimo e 5 é excelente). Em 2016, a nota subiu para 4,6. Devido as surpreendentes cenografias construídas com base na temática do steampunk para criar ambientes que desse mais veracidade ao jogo e trouxesse os participantes para o clima do storytelling proposto. ”


Mercado de Eventos

 Segundo a publicação “Porque empresas investem em eventos? ”, do site Global Do Brasil, diante das tradicionais ferramentas de publicidade e propaganda, como: TV, outdoors, anúncios pagos, o evento deixou de ser uma pequena parte do marketing para se transformar na principal ferramenta para algumas corporações. Pois além dos meios tradicionais exigirem alto custo para atrair o público alvo, trabalhar em larga escala, como também existirem legislações que restringem a veiculação de determinado meios em algumas regiões, o evento cresce a medida que é um investimento a curto prazo, com retorno muitas vezes a curto prazo, que obtém em poucos dias o telefone/e-mail do público, avaliações quantitativas, maior relacionamento com patrocinadores, contato direto, interatividade, entre outros.
http://www.globaldobrasil.com.br/porque-empresas-investem-em-eventos/
 Em 2013, Roger Tondeur da agência MCI, já relatava isso em uma publicação no site AMCHAM Brasil: “Hoje, eventos representa 22% do orçamento de comunicação e marketing, aproximadamente o mesmo gasto da publicidade tradicional, e essa é uma das tendências que mais crescem”.
http://www.amcham.com.br/gestao-empresarial/noticias/eventos-virtuais-cativam-publico-jovem-e-geram-receitas-com-venda-de-conteudo

 Outro índice, vem com as possibilidades de renovação e flexibilidade que o evento proporciona às corporações, como exemplo com a interatividade de aplicativos, assim como na conexão de eventos virtuais, ajudando-as a economizar o budget, otimizar tempo e incluí-las no universo tecnológico.
 Citada no site UmaCoisaEoutraCoisa, Selma Felerico professora da ESPM – Escola Superior de Propaganda e Marketing, define: “essa migração da verba publicitária se explica pelo surgimento de novas mídias. São exigências de uma sociedade mais complexa, com muito mais acesso à informação e que deixou de ser informada apenas pelos meios de comunicação de massa ”.
http://www.umacoisaeoutra.com.br/marketing/socorro.htm
 Em números, essa mudança de comportamento é confirmada no site BeC Inteligência, que divulgou dados da pesquisa “O Mercado de Live Marketing em Números” (AMPRO/2015), a qual indica que o mercado busca novas alternativas e que houve uma migração da verba de publicidade para outras áreas de comunicação, sendo que 92% do mercado investe em evento, 88% promoções, 77% ativações, 83% incentivo, 77% trade marketing.
 A mudança é tão perceptível que a revista M&M tem publicado constantemente matérias com grandes agências de publicidade e propaganda, onde relatam que ou as agências se adaptam a esta nova tendência ou fecham as portas... muitas estão se recriando, adquirindo braços de live mkt e digital.
 Neste movimento de conexão de serviços, a revista Exame publicou a matéria “Além do anúncio: marcas investem em festas e ações criativas” que diz: “Não dá para ser mais apenas uma propaganda. Está cada vez mais perceptível para as marcas que anúncios não são a única (e muitas vezes melhor) forma de chegar ao potencial consumidor. Marcas que patrocinam festas e eventos - e aquelas que desejam se promover com ações fora da mídia - estão percebendo de forma clara que é preciso criar experiências para o público consumidor e estar presente de uma maneira criativa no dia a dia se quiserem ser de fato lembradas. ”


 Segundo pesquisa AMPRO e SSK (Julho 2016), aplicada a 156 empresas de grande e médio porte, divididas em mais de 20 segmentos de atuação em todo o Brasil, o setor de Live Marketing movimenta R$ 43,9 bilhões anuais, mesmo diante do atual cenário de crise no país. A pesquisa aponta os serviços que mais estão sendo utilizados, dentro do setor, como investimento para alavancar as vendas e estabelecer relacionamento entre a marca e o público, destacam-se estes: 77% Eventos, Feiras e Congressos, 62% Ações Promocionais, 56% Incentivo, 47% Ativações e 38% Trade Marketing. E ainda traça uma boa perspectiva de que 93% das empresas entrevistadas pretendem manter esse investimento nos próximos 3 anos.

 

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