Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 17ª Edição

Case: CONVENÇÃO LIBBS 2016 - ESPANHA
Candidato: Zum Brazil
Cliente: Libbs Farmacêutica
Segmento: Eventos
Estado: Exterior
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos
logo Convenção Libbs

A Zum Brazil atua no setor de eventos corporativos há mais de 16 anos.
Toda a experiência e know how adquiridos, contribuíram para a empresa se tornar reconhecida no mercado de eventos, conquistando um extenso portfólio de clientes fiéis por todo o país.
Especializada em momentos inesquecíveis, a Zum Brazil transforma o evento em uma experiência agradável, eficiente e eterna na lembrança de todos que participaram.
O diferencial é representado pelos projetos personalizados, desenvolvidos de acordo com o perfil e interesses específicos de cada organização.
A empresa conta com uma equipe de profissionais das áreas de marketing, design, arquitetura, decoração, publicidade e cenografia, apaixonada pelo o que faz com muita energia e iniciativa, pronta atender e surpreender.

A Zum atua no setor de eventos corporativos de todos os portes e formatos. Desde stands em feiras, ativações de marca, até meetings e eventos de grande porte, como este case da Libbs. Além da sede em Salvador, conta com filiais em São Paulo e nos Estados Unidos.
Diante da deflagração de escândalos políticos e financeiros que assolam o país, o mercado em geral se retraiu. Essa recessão chegou ao mercado de eventos, com muitas empresas diminuindo investimentos ou até mesmo suspendendo festas de final de ano e outras celebrações, já que o foco foi a redução de gastos considerados supérfulos.
Mas a percepção é que, mesmo em momentos de desconfiança do mercado, não investir em eventos, mais especificamente em convenções de vendas é um equivoco. Afinal, motivar e dar subterfugios à equipe de vendas é a melhor saída para que ela renda mais e desempenhe melhor, sendo uma forma de driblar a crise. Portanto, um evento deste porte é vital e, com certeza, o retorno sobre o investimento é garantido.

Vídeo


Ficha Técnica do Evento
Título: 5ª Convenção Nacional de Vendas Libbs
Tema: Convenção de Vendas (endomarketing)
Nº pax: 1.200
Local: Hotel Barceló – Punta Umbria - Espanha
Data: 25 de janeiro a 05 de fevereiro.
Periodicidade: Anual
Abrangência: Nacional
Atividades paralelas: Futebol, Tênis, Vôlei, Corrida, Karaokê, Sinuca e Jogos, Passeios, Shows, Jantar, SPA, entre outros.
Entidade Promotora: Libbs Farmacêutica

Conceito do evento
O Conceito do evento em sua comunicação visual foi: “Cultura expressa por meio de um só time” Diante disso, trabalhamos com um símbolo como elemento principal: mãos e braços que se unem em um círculo (como nos times esportivos), cada braço se torna o i do logo Libbs, ganha cores e forma o logo final do evento. E foi com esse mote que construímos todo o projeto para surpreender e motivar mais uma vez a equipe de vendas da Convenção Libbs.

BRIEFING
“A Libbs é uma empresa 100% nacional e de capital fechado, que tem como missão produzir soluções farmacêuticas, inspirando uma comunidade comprometida com a saúde. Fundada em 1958, a empresa emprega mais de dois mil colaboradores que atuam em São Paulo, Embu das Artes e em 1.100 municípios de todo o Brasil.
A empresa busca constantemente oferecer o melhor a seus pacientes e busca o melhor dentro de sua própria estrutura. A Libbs investe continuamente no aperfeiçoamento dos seus processos, no crescimento de seus colaboradores, no aprimoramento de suas instalações, na inovação tecnológica e no desenvolvimento de seus produtos.

Por isso, é uma empresa reconhecida por seu empreendedorismo e por sua confiabilidade, ética nos relacionamentos, qualidade dos produtos, responsabilidade socioambiental, solidez e vocação para o negócio. Esses são apenas alguns dos atributos que asseguraram nossa expansão até aqui e que continuarão fazendo parte dessa história, garantindo nosso crescimento sustentável.
Produzem soluções farmacêuticas, inspirando uma comunidade comprometida com a saúde.
Imagem Pretendida Libbs:
• Original e criativa
• Focada em Medicina e Saúde
• Desenvolvimento de Medicamentos seguros e eficazes
• Voltada para Ciência e Inovação
• Empresa competente e séria
Anualmente realizam a convenção de vendas que levam diferentes conteúdos a cada edição. Há também apresentação dos resultados do ano que se encerrou e proposta dos novos desafios para o ano que se inicia. Cerca de 1.200 colaboradores participam dessas reuniões (vendas + executivos da matriz):

DESAFIOS
Há quatro anos atrás estes particulares eventos foram unificados em uma única grande convenção, sediada sempre em destinos internacionais. Estas edições, através de processo de concorrência, contaram com a organização e produção da Zum Brazil, sendo os dois primeiros anos realizados na paradisíaca Punta Cana - República Dominicana, 2015 na charmosa Riviera Maya – México e, neste ano, cruzamos o Atlântico para a primeira edição europeia – na Espanha.
O grande desafio é realizar um encontro para 1.200 colaboradores (equipe de vendas) do grupo farmacêutico em outro país e, particularmente neste caso, no interior da Espanha na pequena cidade de Punta Umbria. Sendo responsável por todos os itens do evento como a busca por um resort no mundo que contenha mega infraestrutura para comportar o grupo e seu formato de evento complexo, que necessita de 600 quartos double, 108 breakouts simultâneos (quartos transformados em salas de reuniões), centro de convenções com capacidade para atender uma plenária de 1.200 pax, mega auditório para o jantar de abertura, além de todos os outros itens, como a logística destes 1.200 participantes em apenas dois dias, transfer, receptivo, 04 esportes, show da banda brasileira Chica Fé, 20 ações de marketing, decoração de ambientes, lançamentos de produtos, gamification e a cenografia com plenária surpreendente que contou com mega tela de projeção e mapping interativo, tudo isso durante longos 12 dias.

Nossa Proposta
Palavras-chave: Cultura, tradição, ritmo, sincronia, talento, habilidade, união e alegria.
Através da representação deste famoso instrumento musical espanhol, a castanhola, traremos os mesmos valores da cultura, crença e dos elementos, para permear a 5ª Convenção de Vendas Libbs em Punta Umbria - Espanha. Por meio dos conteúdos passados e da estética do evento, desde o kit que os colaboradores receberão em suas residências, nas ações de marketing, até nas peças de comunicação visual, e em todos os momentos que farão parte da convenção de 2016.
Tecnologia, imersão, efeitos e movimento. Essa é a proposta da plenária confeccionada de telas 39,60m X 4,00m para projeção, trazendo infinitas possibilidades de efeitos especiais, como interatividade com as telas em real time, cheiros e bolhas caindo sob a imensa plateia, vasta possibilidade de conteúdos interativos em mapping e painéis de LED sobrepostos nos cantos que avançam a plateia, inspirando modernidade e aconchego na cenografia proposta para a 5ª Convenção Nacional de Vendas Libbs.

NÚMEROS DO EVENTO:

- Staff zum: 79 pax
- Staff hotel: 450 pax
- Refeições servidas: 23.100
- Garrafas de aguas: 70 mil
- Passos dados pela equipe até o fim do evento: 10.072.000
- Carga total dos equipamentos utilizados: 92,6 toneladas
- Distância percorrida através de cabos de energia: 10.447m
- Número de caminhões: 12
- Número de equipe fornecedor: 35 pax
- Produtores de montagem: 5 + 1 arquiteto
- Metros de LED: 300m
- Dias de fabricação e montagem: 1 mês e meio
- Cenários construídos: 12
- Totens construídos: 65
- Chapas de MDF: 500
- Lonas impressas: 800m²
- Salas acústicas construídas: 08
- Equipe aeroporto: 30 pax
- Chegadas em 2 dias: 806 pessoas
- Saída em 2 dias: 905 pessoas
- Cargas trazidas: 1 tonelada
- Toalhas do jantar de abertura: 1.925m²
- Flores do jantar de abertura: 1.800
- Garçons do jantar de abertura: 55 pax
- Números de convertidos: 89 + 09 salas de vendas
- Itens comprados para o circuito: 9.891
- Mesas de reunião construídas: 95
- Tecido utilizado para convertidos: 500 m²
- Luminárias para convertidos: 178 paflons de LED
- Equipe de circuito: 18 pessoas
- Atividades no circuito: 450
- Visitas em salas: 8.640

CONECTA (PLATAFORMA DIGITAL):

- Participantes ativos = 902
- Salas de conteúdo= 496
- Agendamentos de sessões = 7.072
- Horas totais de conteúdo = 3.146,5

AÇÕES DE MARKETING:

- Urnas do Presidente
- Barra de Cereal + folder Venzer
- Lobby Olé España
- Lobby Hey Music Bar
- Lobby Plenance Sport Bar
- Lamá de fotos Vátis
- Academia Venzer
- Estação Saudável Venzer
- Mini salão Filtrum Color
- Máquina de Dança Vátis
- Folheto + cinta controle + tag Coglive
- Adesivo Maxidrate
- Mala de Lançamentos
- Lançamento de produtos nas Caravelas
- Cinema Coglive
- Criado Mudo Coglive
- Águas personalizadas Maxidrate
- Corrida Venzer


Poucas convenções no mundo, promovidas por apenas uma única empresa, movimentam esse contingente de pessoas oriundas de um país. Esse é apenas o desafio inicial de um evento deste porte. Por ser a quarta edição realizada pela Zum, o desafio também é surpreender o cliente em todos os aspectos a cada ano, superando sempre as expectativas e foi isso que ocorreu.
Desde o A, até o Z do evento, a Zum esteve envolvida e o resultado não poderia ser mais positivo: já estamos organizando a 6ª Convenção Nacional de Vendas, que acontecerá novamente na Espanha.
Um fator diferencial é que poucas empresas e produtoras de eventos buscam a Europa como destino de suas convenções. E essa percepção – de sair do Caribe e Nordeste, e buscar novos horizontes, partiu do planejamento interno da agencia aliado ao processo de logística da Zum.
Sediar a Convenção na Europa valorizou a viagem e agregou muita cultura, além de motivar os participantes. Afinal, além de conhecer os encantos de alguns locais de Portugal e Espanha, ele pode consumir toda a cultura milenar do velho continente. Outro fator de valor foram as mais de 20 ações de integração – seja com conteúdo Libbs ou apenas para o tempo livre, planejadas e produzidas pela Zum para o evento. Foram ações que trouxeram arte e cultura – com foco na península ibérica para uma imersão total do participante com o destino da Convenção.

Galeria de imagens
Equipe Zum + Libbs
Plenária Principal
Efeitos de luz
Sinalização
Jantar
Show
Show tipico
Plenária
Plenária
Vista do palco
Plenária
Totem de Bem Vindos
Totem iluminado
Produto Venzer
Produto Vátis
Video Wall CONECTA
Backdrop
Produto Coglive
Podium Corrida Venzer
Dança flamenca
Show
Plenária
Auditorium
Circuitos
Ação Filtrum Color
Caravelas
Caravelas
         

 

O mundo dos negócios exige números, por isso os profissionais de marketing sentem-se na obrigação de mensurar suas ações e eventos. Mas em eventos é possível mensurar resultados? Para a Zum Brazil sim! E, por isso, saímos na frente mais uma vez e oferecemos soluções digitais inovadoras para serem aplicadas em eventos de forma não invasiva, colaborativa e que proporcione engajamento e, claro, mensuração!
Desenvolvemos uma completa rede social privada para a empresa ou evento. Com essa rede é possível estimular discussões prévias sobres os temas definidos, distribuir notícias, vídeos, enquetes, pesquisas, documentos, agendar reuniões, entre outras funcionalidades. Sempre com relatórios de uso e métricas de engajamento para equipes.
E o grande diferencial desse evento foi o uso de uma plataforma digital especifica para a Convenção da Libbs, um serviço exclusivo da ZUM BRAZIL DIGITAL, desenvolvido especificamente para o nosso cliente e batizado como CONECTA.



CONECTA LIBBS.
Diante de um universo de 1200 participantes – todos saindo do Brasil para um evento no exterior o grande desafio foi a logística dessas pessoas em dois dias. Não apenas para faze-los chegar de suas cidades de origem aos aeroportos internacionais do Brasil, e, posteriormente, ao local do evento. Mas também prestar apoio em todos os momentos, desde o pré-evento, durante e no retorno ao Brasil.
O briefing do cliente buscava uma forma de otimizar e facilitar essa complexa logística. A solução idealizada pela Zum Brazil foi a criação de uma comunidade virtual (APP) para a Convenção: o Conecta Libbs.
Essa exclusiva plataforma, com funcionalidade através de aplicativo no celular ou tablet, é uma verdadeira rede social privativa para os colaboradores da empresa. Reunia desde dicas sobre documentação necessária, o que levar na viagem, passando pelos bilhetes aéreos (com lembretes de horário), e campos obrigatórios como o check-in no aeroporto e no hotel, para um maior controle nosso sobre cada passageiro que vinha de uma região diferente do país.
No evento, o Conecta se revelou uma poderosa ferramenta. As reuniões eram ofertadas e agendadas diretamente no aplicativo, que, por sua vez, emitia relatórios de cada participante: Quais e quantas reuniões assistiu, quanto tempo ficou em cada reunião, de que sala aquele participante saiu mais cedo e para qual ele migrou, assim possibilitando uma análise profunda sobre o perfil de cada propagandista, quais temas mais interessaram e qual é o nível de comprometimento dele dentro das agendas da Convenção. Enfim, um universo de dados ao dispor da empresa sobre a frequência e aderência de seus colaboradores no evento – em tempo real e com dados 100% precisos.
E para o perfeito uso dessa plataforma digital foi necessária uma rede sem fio no complexo, através de uma boa infraestrutura de TI para dar todo o suporte de internet que a plataforma digital precisa, para que funcionasse perfeitamente ao acesso dos participantes simultaneamente, a qualquer hora, em qualquer local.
O desafio era iluminar cerca de 40% do resort com uma WLAN (Wireless Local Area Network) robusta, com QoS (Quality of Service) para atender até 1,2 mil pessoas simultaneamente em alguns momentos, sem áreas de sombra ou falhas. Além dos quartos, as áreas de reuniões e comuns como piscina, o bar e uma área externa precisaram estar totalmente cobertas pela rede.
Toda essa infraestrutura para atender as demandas do aplicativo desenvolvido especialmente para o evento (CONECTA), em que os organizadores do evento tinham o total controle logístico dos participantes que poderiam fazer o check-in e check-out de onde estavam, transfer do aeroporto e status de voo, além da agenda de reuniões e atividades do evento em si – 3.146,5 Horas totais de conteúdo foram mensuradas com o aplicativo. Ele também permitia acesso à rede social do evento, compartilhar fotos com todos, ler textos como as principais notícias do evento, assim como permitia emitir opiniões e interações públicas, sem utilizar papel, de modo totalmente dinâmico e em tempo real com tablets e smartphones conectados.
A convenção foi um sucesso, tanto do ponto de vista de organização/produção como de tecnologia. O resultado do Conecta Libbs vem sendo tão positivo a cada edição, que o setor de RH da farmacêutica adotou a empresa e deu continuidade à comunidade não só no período do evento, mas nos outros meses e anos dentro da empresa, funcionando como uma Intranet dos colaboradores da equipe de vendas para mantê-los motivados e engajados em assuntos do dia a dia corporativo.

Galeria de imagens
Conecta
Conecta
Conecta
Conecta
Conecta
         

 



Na Convenção de Vendas Libbs, o retorno aguardado sobre investimento não se dá apenas no quesito financeiro. Muitos aspectos “humanos” também são instigados e o retorno sobre isso é extremamente aguardado. Pois, consequentemente, ele se converterá em motivação e comprometimento – o que, por sua vez, retorna em números de vendas. E, antes mesmo do fim do terceiro trimestre de 2016, os números são muito positivos – as metas não serão apenas batidas, mas também, superadas com louvor - constatando a qualidade e eficácia da Convenção.

- Aumento do engajamento e comprometimento dos participantes em relação às metas da empresa.
- Devido à dimensão, localização e qualidade do evento repercutido no mercado farmacêutico, a Libbs aumentou o seu potencial de atração de recursos humanos / interesse por trabalhar na Libbs
- Retenção de pessoas e orgulho de pertencimento
- Comunicação efetiva, levando informações que dão suporte ao dia a dia de trabalho dos participantes, como estratégia e objetivos de negócios, contribuindo para que todos atuem de forma integrada em busca dos mesmos resultados.
- Retorno financeiro: até o dia de fechamento deste case, 65% da meta anual de vendas da Libbs já havia sido atingida e o percentual da meta acumulada (janeiro a setembro) estava em 101%, indicador esse que remete à uma superação das vendas previstas para 2016.

 

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