Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 17ª Edição

Case: XVIII CONGRESSO DA SOCIEDADE BRASILEIRA DE RADIOTERAPIA
Candidato: Levitatur Viagens
Cliente: Sociedade Brasileira de Radioterapia
Segmento: Serviços
Estado: SP
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos

Em grande expansão, a Levitatur por 09 anos atua no mercado de turismo, com os segmentos de lazer, corporativo e eventos.
Focando na logística de eventos, buscamos incessantemente oferecer um suporte de alta qualidade e confiabilidade para nossos clientes.
Devido nosso profissionalismo e dedicação, não só em atingir nossos objetivos, mas em proporcionar o entusiasmo do cliente, a cada ano somos Agência de Turismo Oficial de mais de 100 eventos,entre nacionais e internacionais.
Nosso empenho resultou em:
Jacaré de Ouro: Case XVI Congresso Brasileiro de Reprodução Assistida
Jacaré de Prata: Case XII Jornada Paulista de Urologia;Case 11º Congresso Paulista de Anestesiologia e 48º Jornada de Anestesiologia do Sudeste Brasileiro
Jacaré de Bronze: Case XII Congresso Paulista de Urologia;Case XVIII Congresso Paulista de Obstetrícia e Ginecologia;Case 12º Congresso Paulista de Anestesiologia;Case XIV Jornada Paulista de Urologia
Em 2014,conquistamos o Selo de Qualidade ABEOC Brasil.
Oferecemos diferenciais como:
*Aplicativo mobile - Informações sobre a Programação geral, Comissões e Convidados, Informações do local do evento, pontos de interesse e envio de mensagens de Push (notificações);
*Newsletter – A cada 15 dias, enviamos um e-mail com informações dos serviços oferecidos para o evento;
*Visita técnica - Uma equipe é enviada ao local de realização do evento, a fim de conhecer sua estrutura, arredores e fornecedores;
*Hotsite – É criada uma página para cada evento, dentro do site da Levitatur;
*Sistema gerencial - Possibilita à Comissão Organizadora acompanhar toda a movimentação do evento, através de relatórios online.;
*Emergencial 24 horas – Disponível através de e-mail, celulares, telefone direto e toll free;
Assistência no evento – Auxiliamos os participantes no decorrer do evento, caso necessitem de ajustes de viagem, contratação de novos serviços e informações gerais.
A Sociedade Brasileira de Radioterapia – SBRT, é uma associação civil, brasileira, associativa e científica de direito privado, sem fins lucrativos e com duração indeterminada, em consonância com os Artigos 44 a 61 do Código Civil Brasileiro.

Ficha Técnica do Evento
Título: XVIII Congresso da Sociedade Brasileira de Radioterapia
Local do Evento: Centro de Convenções de João Pessoa
Data: 15 a 18 de Junho de 2016
Periodicidade: Anual
Abrangência: Nacional
Inscritos: 751
Expositores: 20

Galeria de imagens
Levitatur presente no evento
Chegada dos Congressistas
Expositores
   

 

Conhecida como a “Porta do Sol”, onde o sol nasce primeiro, devido estar localizada a Ponta Seixas, ponto extremo das Américas, João Pessoa foi a cidade escolhida para receber o Congresso da Sociedade de Radioterapia.

Para executar um trabalho, baseado na eficiência, a Sociedade confiou a logística de seu evento a Agência Levitatur.

Para obtermos essa parceria por mais uma vez, usamos de nossos recursos de negociação, juntamente com nossa influência e estreito relacionamento com nossos fornecedores, a fim de recebermos as melhores tarifas e condições do mercado para elaborar nossa proposta.
Com a proposta em mãos, enviamos a Comissão Organizadora para análise, que estudou nossos valores apresentados e concedeu à Levitatur o título de Agência Oficial do XVIII Congresso da Sociedade Brasileira de Radioterapia.

Para começarmos nosso trabalho, uma equipe esteve em João Pessoa para visita técnica, avaliando a estrutura e a acessibilidade dos Hotéis ao local do evento. Com base nessas informações, iniciamos as negociações apresentando a carta de Agência Oficial, assegurando os melhores valores.
Nosso cuidado com o cliente permanece constante.
Fazemos análise de mercado, antes e durante a comercialização do evento, para garantir que nossas tarifas fossem as melhores oferecidas por todos os canais de venda, evitando possíveis transtornos aos Congressistas.

A Levitatur trabalhando em conjunto com a Comissão Organizadora, proporcionou serviços de alta qualidade, que garantiram a tranquilidade e satisfação de seus clientes, obtendo conquista e sucesso.

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Aérea de exposição
Aérea de exposição
Visitação aos estandes
Congressistas
Aérea de exposição
         

 

Contamos com serviços essenciais, que são disponibilizados a Organização e Congressistas, facilitando a comunicação, otimizando tempo, possibilitando o acompanhamento de vendas, no caso da Organização e garantindo atendimento imediato por 24 horas.
Nossas facilidades são:

• Aplicativo mobile - Contém informações sobre a Programação Científica e Social, Comissões e Convidados, Informações pertinentes ao local do evento, pontos de interesse e envio de mensagens de Push (notificações) através painel administrativo;

• Sistema Gerencial online - A Levitatur disponibiliza em tempo real, um relatório de acompanhamento do que foi comercializado, bem como os números, para que a Organização veja passo a passo de forma transparente, a movimentação gerada pelo evento.
Seu acesso se dá através de um link em nosso site, que pode ser acessado com um login e senha, disponibilizando os serviços de tais formas:

*Voos - Data, Horários, Cia Aérea, Rota;
*Hospedagem – Hotel e período;
*Receptivos – Traslado e Passeios;
* Números – Movimentação dos serviços vendidos.

• Atendimento emergencial 24 horas / 07 dias por semana – Além do atendimento na Agência em horário comercial, disponibilizamos de um plantão para serviços emergenciais, com uma equipe, atendendo através de telefones celulares e e-mails, para que o cliente tenha suporte à qualquer hora do dia.
• Hotsite – É criada uma página para cada evento, dentro do site da Levitatur;
• Suporte presencial nos eventos – Auxílio oferecido aos participantes;

Para a 18ª edição do Congresso, sendo o 3º com a Levitatur , buscamos alternativas que superasse as expectativas atribuídas pelo Cliente. Com isso, iniciamos um estudo abrangente do evento, partimos em busca de informações sobre o que ocorreu anteriormente, realizamos uma visita técnica ao local do evento e arredores, buscamos fornecedores parceiros facilitando as negociações, treinamos a equipe e repassamos suas variadas tarefas.

As equipes iniciaram suas atividades, para divulgar os serviços e manter nosso alto nível de prestação de serviços.
Com a Coordenação e Supervisão mantivemos contato próximo com a Comissão Organizadora, a quem posicionavam do que estávamos executando e repassava internamente informações pertinentes para a sequencia de nosso trabalho.
O departamento de Marketing desenvolveu um aplicativo com múltiplas funcionalidades, que possibilitaram aos participantes obter as mais diversas informações, ao alcance de suas mãos, são elas:

- Efetuar a inscrição do evento;
- Conhecer os Convidados e Comissões Organizadoras;
- Acompanhar a Programação de palestras;
- Informações gerais do Congresso;
- Planta do Centro de Convenções;
- Utilizar o Leitor de QR Code – Código de barras bidimensional, que pode ser escaneado através de telefone celular com câmera.
- Visualizar as Mensagens de Push – Notificações salvas no Painel de Avisos;
- Conhecer os fornecedores de hotelaria, passeios e traslados, através de um comando que linkava diretamente ao site da Agência;
- Saber através de uma ferramenta, informações e curiosidades de João Pessoa, dicas de Pontos de Interesse, e Previsão do Tempo;
- Ver contatos de telefones, e-mails, redes sociais da Comissão Organizadora, bem como mapa para chegar ao Centro de Convenções;

Além das facilidades proporcionadas aos Participantes, o aplicativo disponibilizou para a Equipe Levitatur e Comissão, uma página restrita onde foi possível ver os serviços vendidos, de hospedagem, passagem aérea e traslado, a fim de evitar o consumo excessivo de papel, na impressão das diversas planilhas de acompanhamento. Dessa forma, foi possível monitorar com facilidade todos os clientes e seus serviços.
O aplicativo em sua maior parte pôde ser acessado off-line, sem o uso de internet.

Para a Comissão Organizadora, foi criado o Sistema Gerencial, bem como seu login e senha, elaborou um Hotsite (página do evento, dentro do site da Levitatur) já com o logo do XVIII Congresso da Sociedade Brasileira de Radioterapia.

O Departamento de Grupos utilizou de seus recursos de relacionamento com fornecedores, e iniciou um trabalho de negociação, entrando em contato com cada um dos 9 fornecedores de Hotéis selecionados a atender a extensa demanda do evento, fornecedores de Traslado e Passeios e de Passagem aérea.

Paralelo a essas negociações, foi feito uma análise de mercado, para garantir que a Levitatur dispusesse das melhores tarifas oferecidas no período. Esse comparativo se dava frequentemente, conforme conferência periódica de andamento do evento. Tudo isso é retratado à Diretoria, para que acompanhe de perto a execução e progressão do trabalho e das vendas, e se necessário intervir com mudanças de cronograma.

Definido as melhores tarifas, fechamos parceria com uma Consolidadora de Passagem aérea e conseguimos um código de emissão com desconto de até 25%.Com cada Hotel cotado foi realizado um bloqueio, garantindo a tranquilidade e escolha dos participantes do evento.
Com tudo isso em mãos inseriu-se em uma ficha técnica as informações pertinentes a cada fornecedor, bem como os valores. Dessa forma, o Departamento de Grupos envia essas informações para o Departamento de Marketing, que logo as incluiu na página do evento, e então a divulgação e o trabalho do Departamento de Vendas tiveram seu início.

Para chegarmos aos Congressistas e possíveis participantes, o Departamento de Marketing desenvolveu uma Newsletter, com tiragens quinzenais, inclui o evento em nossas Mídias Sociais (Facebook e blog Levitatur), além de aparecer em nossa agenda oficial.

Para a facilidade de busca de informações do evento e garantir seu destaque, foi gerado anúncios no ADWords, sistema de anúncios do canal Google,para que nosso site tivesse sua aparição destacada.
Disponibilizamos em nosso site, compras online de todos os produtos oferecidos como: Emissão de Passagem Aérea, Reservas de Traslados, Hotéis e Passeios, com pagamento através de Boleto Bancário e/ou Cartão de Crédito, tudo com muita segurança e facilidade, proporcionando grande comodidade e economia para os clientes, além de não sair de casa, disponível a qualquer hora do dia.

Para a garantia de um atendimento facilitado, o Departamento de Vendas utilizou de telefone fixo, celular (ligações, SMS e Whatsapp) e e-mails, para que os clientes pudessem se comunicar da forma mais fácil.
A fim de garantir uma sincronia de realização de trabalho, após as finalizações das vendas os envios de E-ticket e Voucher de hospedagem, traslado e passeios, eram definidos de tal forma:

1. Patrocinados pelo evento – Ato da venda;
2. Congressistas – Após a confirmação do recebimento do pagamento, por parte do Departamento Financeiro.
Simultaneamente a todos esses processos de execução de nossos serviços, eram realizadas reuniões da Organização do Evento juntamente com a Diretoria da Levitatur, para alinhar pontos com um único objetivo, a satisfação de todos.

Antes da realização do evento, uma equipe da Agência deslocou-se ao local de realização do mesmo, para garantir que estava tudo certo para a chegada dos participantes, acompanhando os transfers chegados dos Aeroportos, através de um contato direto com os motoristas contratados.

Durante a XVIII Congresso da Sociedade Brasileira de Radioterapia a mesma equipe acompanhou e deu suporte aos Congressistas e Organizadores pelos 4 dias de evento, assegurando e concluindo o sucesso do trabalho proposto.

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Layout do aplicativo
Página de inscrições dentro do aplicativo
Página de contato do aplicativo
Dicas da cidade disponível no aplicativo
 

 

Para nós da Levitatur, proporcionar a satisfação de nossos clientes, é sem dúvida nosso maior retorno econômico.

A confiança depositada no trabalho da Agência, a certeza que executaremos com carinho e cuidado de seu evento, agrega valores não só em números, mas em reconhecimento dos esforços e total dedicação, não só foram o suficiente, mas sim a chave para o sucesso de novas uniões.

Para fazer com que nossas ações causem impacto, fidelizem e tragam novos clientes, buscamos novas estratégias de investimento em capacitação de pessoal e aprimoramento de nossos serviços. Complementando tudo isso, mantemos uma divulgação ativa de nossos serviços, fazendo com que a Marca Levitatur esteja sempre presente para nossos clientes.

Dessa forma, nosso retorno vem com facilidade, não só do cliente que teve suas expectativas superadas com o sucesso do evento, mas também a satisfação de nossa equipe em perceber que seu trabalho proporcionou uma interação harmoniosa e amigável, estreitando nossos laços com o cliente.

Galeria de imagens
Produtos comercializados
Venda de Passagem aérea internacional
Venda de passagem aérea nacional
Comercialização de hospedagem
 

 

 

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