Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 17ª Edição

Case: XX CONGRESSO PAULISTA DE OBSTETRÍCIA E GINECOLOGIA
Candidato: Levitatur Viagens
Cliente: SOGESP
Segmento: Serviços
Estado: SP
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos
Parceria de sucesso!

Há 9 anos no mercado de turismo, nos segmentos de lazer, corporativo e eventos.
Focando satisfazer o cliente, buscamos incessantemente oferecer um suporte altamente qualificado, e confiável na logística para eventos. Através desse trabalho, a cada ano somos Agência de turismo oficial de mais de 100 eventos, sendo eles nacionais e internacionais.
Com alguns destes eventos conquistamos:
Jacaré de Ouro: Case XVI Congresso Brasileiro de Reprodução Assistida;
Jacaré de Prata: Case XII Jornada Paulista de Urologia; Case 11º Congresso Paulista de Anestesiologia e 48º Jornada de Anestesiologia do Sudeste Brasileiro;
Jacaré de Bronze: Case XII Congresso Paulista de Urologia; Case XVIII Congresso Paulista de Obstetrícia e Ginecologia; Case 12º Congresso Paulista de Anestesiologia; Case XIV Jornada Paulista de Urologia.
Em 2014, recebemos o Selo de Qualidade ABEOC Brasil.
Contamos com serviços como:
*Aplicativo mobile - Informações sobre Programações, local do evento e pontos de interesse
*Newsletter - Enviado a cada 15 dias, com informes do evento
*Visita técnica - Fornecedores, local do evento e arredores
*Profissionais altamente capacitados
*Hotsite – Página para o evento, dentro do site da Levitatur
*Sistema Gerencial - Relatórios online.
*Emergencial 24 horas – Serviço disponível através de e-mail, telefones celulares e toll free;
*Assistência no evento – Auxílio aos participantes no decorrer do evento, para suporte de ajustes de viagem, contratação de novos serviços.
Associação de Obstetrícia e Ginecologia do Estado de São Paulo (SOGESP)

A SOGESP é uma instituição com mais de 26 anos, sendo a maior e mais bem estruturada Associação de profissionais na especialidade em todo o Brasil.
Em sua trajetória, estabeleceu parceria com os principais centros de pesquisa do País, com a meta de buscar conhecimento científico, e de oferecer aos ginecologistas atualização contínua e permanente.

Ficha Técnica do Evento:

Título: XX Congresso Paulista de Obstetrícia e Ginecologia
Local do Evento: Transamérica Expo São Paulo
Data: 27 a 29 de Agosto de 2015
Periodicidade: Anual
Abrangência: Nacional
Inscritos: 7.135
Expositores: 77

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Equipe Levitatur
     

 

Em mais um ano de forte parceria entre a Associação de Obstetrícia e Ginecologia do Estado de São Paulo – SOGESP e a Levitatur, nossa maior preocupação era garantir a estabilidade e sucesso do evento.
Buscamos melhorias e atualizações de nossos métodos de trabalho, e capacitação de nossos colaboradores, além de mantê-los constantemente informados sobre a necessidade do evento.
Para que pudéssemos ter como título de Agência oficial do XXI Congresso Paulista de Obstetrícia e Ginecologia, adornamos nosso portfólio de apresentação da Empresa, com propostas de inovação dos serviços propostos.
As Diretorias da Levitatur e da Associação, se reuniram para que fosse apresentado a proposta da Agência, visando suprir as necessidades e exigências do Congresso.
Após alinhamento de todos os fatores, e tendo credibilidade, fomos então definidos mais uma vez como Agência Oficial do Evento.
Para dar início a nossa empreitada, reunimos a equipe para informar a conquista do evento, e determinar o passo a passo dos serviços idealizados, garantindo que o apresentado em proposta superasse as expectativas do cliente.
A boa relação entre a Agência e a Associação, garantiu que agíssemos em sincronia alinhando pontos em todo o processo de construção do evento.
Como o evento teve suas edições anteriores realizadas por nós, temos um amplo banco de dados que somado a experiência da Equipe foi determinante no norteamento e execução de nosso projeto.
A partir de então, partimos rumo a nosso novo desafio, surpreender o cliente. Pontuamos o necessário e seguimos a meta traçada.
De acordo com nosso know-how, o contato com os fornecedores foram mais estreitos e facilitados, que fez as negociações terem melhores resultados, sempre objetivando e priorizando o que fazemos de melhor, oferecer qualidade, tranquilidade e satisfação de seus clientes.

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Inovações e facilidades disponibilizadas a Comissão Organizadora e Congressistas

• Sistema Gerencial online - A Levitatur disponibiliza em tempo real, um relatório de acompanhamento do que foi comercializado, bem como os números, para que a Organização veja passo a passo de forma transparente, a movimentação gerada pelo evento.
Seu acesso se dá através de um link em nosso site, que pode ser acessado com um login e senha, disponibilizando os serviços de tais formas:

*Voos - Data, Horários, Cia Aérea,Rota;
*Hospedagem – Hotel e período;
*Receptivos – Traslado e Passeios;
* Números – Movimentação dos serviços vendidos.

• Atendimento emergencial 24 horas / 07 dias por semana – Além do atendimento na Agência em horário comercial, disponibilizamos de um plantão para serviços emergenciais, com uma equipe, atendendo através de telefones celulares e e-mails, para que o cliente tenha suporte à qualquer hora do dia.
• RSVP – De acordo com as informações determinadas pela Comissão Organizadora, entramos em contato com todos os palestrantes, formalizando o convite ao evento e informando o patrocínio de hospedagem, passagem aérea e traslado oferecidos pela SOGESP. Além deste, entramos em contato com todos os mesmos, informando sobre o jantar de confraternização, a fim de confirmar presença. Foram mais de 450 convidados.

Diferencial
Sermos a Agência Oficial por 4 anos consecutivos, trás a Levitatur a credibilidade de um serviço altamente eficiente, contribuindo para o sucesso do evento.
Mesmo assim, buscamos melhorias constantes e atualizações para nosso desenvolvimento não só na realização do evento, mas sim em nosso trabalho diário.
Iniciamos nosso projeto com os números das edições anteriores, estudamos o que já havia sido feito e partimos em busca do novo. Como o mercado oferece muitas possibilidades e as informações e possibilidades estão mais acessíveis à todos, evitar transtornos foi o nosso cuidado minucioso.
A contratação de fornecedores parceiros e com conhecimento de nossas exigências, tornou viável o acompanhamento de perto de todo andamento dos serviços.
Com a equipe interna pautamos as exigências descritas pelo contratante, realizamos um treinamento de atendimento personalizado e determinamos as tarefas de cada departamento.
A partir de então iniciamos a execução de nossas atividades, para começar a divulgação dos serviços garantindo nosso alto nível de prestação de serviços.
O departamento de Marketing criou o Sistema Gerencial, com o login e senha, criou um Hotsite (página do evento, dentro do site da Levitatur) já com o logotipo do evento.
O Departamento de Grupos utilizou de seus recursos de relacionamento com fornecedores, e iniciou um trabalho de negociação, entrando em contato com cada um dos 15 fornecedores de Hotéis selecionados a atender a extensa demanda do evento, fornecedores de Traslado e Passeios e de Passagem aérea.
Uma de nossas maiores preocupações eram os frequentes traslados que transportavam os clientes dos Aeroportos aos Hotéis. Para isso uma equipe ficou responsável pelo acompanhamento dos transportes, com um contato direto com os motoristas, garantindo que os passageiros fossem bem assessorados na recepção e transportados com segurança. Além de nosso trabalho, a parceria com o fornecedor facilitou esse trâmite.
Como sempre, paralelamente a todas as negociações solicitadas, foi realizado análise de mercado, garantindo então que a Levitatur dispusesse das melhores tarifas no período do Congresso.
Não só no período de negociação, mas até que o evento tivesse seu início, essa análise comparativa era realizada, bem como conferência periódica de andamento do evento, que sempre que executada era repassada à Diretoria, para que acompanhasse a execução dos serviços e avanço das vendas.
Com cada Hotel cotado foi realizado um bloqueio, garantindo a tranquilidade e escolha dos participantes do evento. Além da Hotelaria e Fornecedores de traslados, fechamos parceria com uma Consolidadora de Passagem aérea para obtermos um código para emissão com desconto de até 20%.
Com tudo isso em mãos inseriu-se em uma ficha técnica as informações pertinentes a cada fornecedor, bem como os valores. Dessa forma, o Departamento de Grupos envia essas informações para o Departamento de Marketing, que logo as incluiu na página do evento, e então a divulgação e o trabalho do Departamento de Vendas tiveram seu início.
E para que os Congressistas e possíveis participantes estivessem informados sobre nossos serviços, antes mesmo de todo a divulgação, nosso Departamento de Marketing criou uma campanha de Newsletter, com envios quinzenais, inclui postagens sobre o evento em nossas Mídias Sociais (Facebook, Instagram e blog Levitatur), além de estar em nossa agenda oficial.
A fim de atingirmos um público ainda maior, facilitar a busca de informações sobre o evento e garantir seu destaque, foi criado um anúncio no Google Adwords, para que nosso site se destacasse, ficando atrás somente do Site Oficial do Evento.
Disponibilizamos em nosso site um link com informações sobre o evento (Nome, Site e Local), ao acessar o link os participantes puderam conferir e comprar totalmente online todos os produtos que a Levitatur comercializa (Passagem Aérea, Hospedagem, Passeios e Transfer). O pagamento pode ser feito através de cartões de crédito e boleto bancário. Tudo isso com facilidade e segurança, sem precisar sair de casa.
Para garantir um atendimento facilitado, o Departamento de Vendas utilizou de telefone fixo, celular (ligações, SMS e Whatsapp) e e-mails, para que os clientes pudessem se comunicar da forma mais fácil.
A fim de garantir uma sincronia de realização de trabalho, após as finalizações das vendas os envios de E-ticket e Voucher de hospedagem, traslado e passeios, eram definidos de tal forma:
1. Patrocinados pelo evento – Ato da venda;
2. Congressistas – Após a confirmação do recebimento do pagamento, por parte do Departamento Financeiro.
Simultaneamente a todos esses processos de execução de nossos serviços, eram realizadas reuniões da Organização do Evento juntamente com a Diretoria da Levitatur, para alinhar pontos com um único objetivo, a satisfação de todos.
Com o intuito de garantir a boa execução dos serviços e possíveis imprevistos, uma equipe foi designada a acompanhar de perto todo o processo.
No dia que antecedeu o evento, os palestrantes foram recepcionados e orientados em todos seus questionamentos.
Ao início do evento, a equipe dividiu-se em atendimento no Hotel Oficial, suporte aos Congressistas em um stand de fácil localização, além de acompanhar de perto os palestrantes na Sala Vip.
Foram 3 dias de acompanhamento, da chegada dos primeiros hóspedes a saída do último congressista.
De acordo com firmado em contrato, todos os horários definidos para a jornada de trabalho, a atenção cuidadosa com os palestrantes e demais congressistas foram obedecidos, asseguramos o conforto dos participantes e garantimos por mais um ano, o sucesso absoluto desse grande evento.

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Retorno sobre investimento

Qual a solução para dar certo?

Essa é a pergunta que move nosso trabalho diário.
Para o desenvolvimento de nossas ações e fazer com que causem impacto, fidelizar e trazer novos clientes, buscamos novas estratégias de investimentos em capacitação de nossos colaboradores, melhor relacionamento com os fornecedores e aprimoramento de nossos serviços.

Agindo dessa forma, obtivemos nosso maior retorno, a permanência do Congresso sob nossos cuidados por mais um ano. Para tanto, estreitamos nosso contato com o cliente, que acreditando em nossa capacidade, nos concedeu a honra de seguirmos prestando serviços em diferentes ocasiões.

Com nosso serviço corporativo, cuidamos da conta corrente da Associação em suas mais diversas solicitações, assessoramos a Diretoria em suas reuniões e fechamos uma nova parceria oferecendo aos Associados uma negociação diferenciada de pacotes de lazer, além de obtermos mais uma vez, o título de Agência Oficial da 21ª edição do Congresso Paulista de Obstetrícia e Ginecologia.

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Comercialização de Hotéis
Comercialização Aéreo Nacional
Produtos Comercializados
   

 

 

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