Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 17ª Edição

Case: XXX CONGRESSO BRASILEIRO DE CIRURGIA DERMATOLÓGICA 2018
Candidato: MCI Group
Cliente: Sociedade Brasileira de Cirurgia Dermatológica
Segmento: Eventos
Estado: MG
TROFÉU LEVITATUR
Categoria: Captação de Evento Nacional
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos
Capa XXX Congresso Brasileiro de Cirurgia Dermatológica

O Congresso Brasileiro de Cirurgia Dermatológica (CBCD) é o evento nacional mais importante da área, realizado anualmente pela Sociedade Brasileira de Cirurgia Dermatológica (SBCD), e que também recebe grande apoio da Sociedade Brasileira de Dermatologia (SBD).

O evento recebe anualmente cerca de 2.500 pessoas das cinco regiões do Brasil, sendo que os principais estados de origem do público são: São Paulo, Rio de Janeiro e Minas Gerais, onde está a maior concentração de dermatologistas brasileiros.

Em 2018, ano ao qual o evento foi captado, será a XXX edição deste tão renomado evento científico, que já está no calendário de muitos médicos dermatologistas e empresas da área da saúde.

Até 1996 o evento era sediado apenas em São Paulo. Depois passou a ser rotativo entre as cidades brasileiras, sendo que os três últimos destinos são: 2015 – Costa do Sauípe / 2016 – Rio de Janeiro / 2017 – São Paulo.

Diante dessas informações, observa-se que o evento nunca aconteceu em Belo Horizonte, curiosamente uma das cidades que mais leva participantes ao evento. A única cidade mineira que já havia recebido o CBCD foi Uberlândia, que fica a mais de 500 km de Belo Horizonte.

A trajetória da MCI iniciou em 1987 na Suíça, e ao longo desses 19 anos se expandiu para 60 escritórios em 31 países. O objetivo da empresa não é apenas realizar evento, mas propor soluções inovadoras que permitam que cada evento seja único e memorável. No Brasil, a MCI está presente desde 2009, onde após algumas aquisições de renomadas empresas de congressos (dentre elas JZ Brasil, Acqua Consultoria e AB Eventos), hoje apresenta-se como a maior empresa organizadora de eventos no Brasil e também o Professional Congress Organisation (PCO) com mais especializações por área.

FICHA TÉCNICA
Título: Congresso Brasileiro de Cirurgia Dermatológica (CBCD)
Nº participantes locais: 700
Nº participantes não residentes: 1800
Local: Expominas
Data: abril de 2018
Periodicidade: anual
Abrangência: nacional
Atividades paralelas: sessões interativas, palestras magnas, cursos práticos e workshops.

Entidades co-promotoras e apoiadoras: Sociedade Brasileira de Cirurgia Dermatológica (SBCD). Apoio: Sociedade Brasileira de Dermatologia (SBD) e suas regionais locais.

Já no que se refere aos patrocínios, o evento é de grande interesse da indústria farmacêutica e de cosméticos. Existe uma média de 35 patrocinadores, dentre as principais estão: Bayer, Bioderma, L’oréal, Cristália, LIbbs, Merz, dentre outras.

O estatuto da sociedade diz que:

CAPÍTULO X DO ESTATUTO DA SOCIEDADE
DO CONGRESSO BRASILEIRO DE CIRURGIA DERMATOLÓGICA E DE EVENTOS
Art. 66º. O Congresso Brasileiro de Cirurgia Dermatológica (CBCD) é realizado anualmente, entre o período do dia 30 de março e o dia 30 de junho de cada ano, e a cidade sede é escolhida pelo Conselho Deliberativo.
§1º. O Presidente do CBCD e a cidade sede para a realização do CBCD serão escolhidos, de modo vinculado, em reunião do Conselho Deliberativo e com antecedência de 03 (três) anos da data da realização do Congresso
§2º. As propostas das cidades candidatas poderão ser apresentadas por qualquer Associado da SBCD e deverão ser apresentadas em reunião do Conselho Deliberativo, com antecedência de 04 (quatro) anos da data da realização do Congresso.
§3º. A escolha da cidade sede do CBCD deverá levar em consideração os interesses da SBCD, o número de associados da SBCD residentes na cidade candidata, a rotatividade da região e condições gerais do local, bem como demais requisitos previstos no Regimento Interno do CBCD.

A MCI Group, que já estava trabalhando na realização da edição de 2016 do evento, também entrou na fase de apoio à candidatura para a edição de 2018, já que este trabalho também é fortemente desenvolvido pela equipe de captação da empresa.

Em julho de 2015 a MCI verificou que a Sociedade Brasileira de Cirurgia Dermatológica estava com as inscrições abertas para as cidades que tinham interesse em sediar o evento em 2018. Pelas regras da sociedade, as inscrições para sediar o próximo evento deveriam ocorrer quatro anos antes, o que neste caso seria em 2014, no entanto como para esta edição a candidatura havia sido aberta apenas na reunião do Conselho Deliberativo, o prazo havia sido prorrogado para que os interessados que fossem associados à SBCD enviassem uma carta de intenção de candidatura à sociedade.

Neste momento, a carta de intenções já havia sido enviada pelo Dr. Gabriel Gontijo, candidato a presidente do Congresso em 2018. Por isso, a ação da MCI iniciou-se com o planejamento das ações a serem feitas, dentre eles a produção de dossiê de candidatura, campanha de e-mail marketing e ações in loco.

A equipe MCI criou um planejamento estratégico para levar o evento à Belo Horizonte. Esse plano incluiu todo o contexto da candidatura e o maior desafio da MCI era conseguir entregar tudo o que foi traçado em um curto espaço de tempo, já que neste momento já era agosto de 2015, com data de envio do dossiê e da apresentação bem próxima.

No que se refere ao dossiê de candidatura, a maior dificuldade foi elaborar um trabalho completo sobre Belo Horizonte em um curto espaço de tempo, uma vez que esse destino era pouco trabalhado nas captações da empresa, sendo necessário se aprofundar com dados e informações. Com o auxílio do BH Convention Bureau, todas os dados necessários do destino foram conseguidos, gerando um belíssimo conteúdo em termos de qualidade e desenho, visto que foi personalizando-o já com definição do local sede (Expominas) e uma opção de planta, além de sugestões de atrações culturais a serem exibidas durante o evento, como a abertura do evento no Palácio das Artes – importante complexo cultural da cidade, apresentações do Grupo Corpo e Giramundo e ainda um encerramento do Congresso 100% mineiro, com shows do Skank e Jota Quest, duas bandas que surgiram em Belo Horizonte.

Para atingir o público votante, a MCI e o Dr. Gabriel Gontijo trabalharam em conjunto: enquanto que a MCI produziu e-mails marketing sobre a cidade de Belo Horizonte, coube ao médico disponibilizar a listagem dos membros votantes, permitindo que as informações chegassem ao público final.

Galeria de imagens
Flyer de divulgação 1
Flyer de divulgação 2
Flyer de divulgação 3
Flyer de divulgação 4
Foto Brinde de Defesa 1
Fotos brindes 2
       

 

A estratégia definida para captar esse renomado evento de cirurgia dermatológica para Belo Horizonte contemplou as seguintes etapas:

• Elaboração de estudos de viabilidades, levantamento de custos, bloqueios de datas, negociação de valores, etc.
A MCI utilizou de sua expertise em eventos para criar um amplo estudo que comprovou que Belo Horizonte poderia sediar o XXX Congresso Brasileiro de Cirurgia Dermatológica com o conforto requerido nesse tipo de congresso e principalmente de forma viável para a SBCD, que como entidade sem fins lucrativos, precisa de congressos rentáveis para colocar em prática projetos e cursos de capacitação que desenvolve.


• Comunicação:
- Coordenação de criação de depoimento feito pelo senador Aécio Neves, figura bastante conhecida da capital mineira, convidando o evento para ser sediado na cidade
Esse depoimento foi editado e adicionado ao vídeo promocional de Belo Horizonte, de modo a personalizar o vídeo e permitir que os membros votantes se surpreendessem com o convite vindo de uma figura bastante conhecida da política brasileira. O vídeo foi exibido juntamente com a apresentação de defesa de candidatura, na reunião do Conselho.

- Elaboração e envio de e-marketing aos membros votantes, sendo quatro no total a serem disparados semanalmente, iniciando um mês antes da Reunião do Conselho Deliberativo.

O conteúdo dos e-mails marketing envolveu desde questões estruturais como acesso e hotelaria da cidade, até uma lista de razões para levar o evento à cidade. Foi uma grande oportunidade para transmitir a candidatura para os demais membros do Conselho.

• Defesa de candidatura
- A MCI preparou a apresentação de defesa de candidatura a ser apresentada pelo Dr. Gabriel Gontijo durante a reunião do Conselho Deliberativo, onde a votação seria feita. Nesse power point foram exibidas a infraestrutura da cidade de Belo Horizonte, suas vias de acesso e parque hoteleiro, atividades sociais e opção para pré e pós tours, além de deixar evidente os motivos para levar o evento à capital mineira, uma vez que o local nunca havia sediado o evento antes.

• In Loco:
Foi montada uma mesa personalizada para receber os membros do Conselho Deliberativo, com distribuição de brindes típicos do local, como doce de leite e pimentas mineira.

A MCI montou 50 kits com itens típicos da capital mineira, como doce de leite, vidro de pimenta e mini goiabinha. Esses kits foram oferecidos aos votantes durante a Reunião do Conselho, como uma forma de contextualizar a cultura mineira de bem receber e mostrar o preparo e interesse da equipe local em levar o Congresso para a cidade.

A equipe da MCI também esteve presente na Reunião do Conselho, auxiliando o Dr. Gabriel Gontijo na apresentação e na distribuição dos kits. A reunião foi feita no Expo Transamérica no dia 03 de setembro de 2016, um dia antes da abertura do Congresso Brasileiro de Dermatologia.

Concorrentes: Assim como Belo Horizonte, foi defendido por outro membro da SBCD o Estado de Goiás, ofertando a realização do Centro de Convenções de Goiânia. Belo Horizonte ganhou como sede com mais de 70% dos votos presentes.

A realização de um evento desse porte gera impactos em várias áreas da cidade:

Na economia: Eventos geram movimentação econômica dos organizadores e visitantes; permitem melhor utilização da infraestrutura hoteleira, com melhor utilização fora da alta temporada de lazer; atraem novos investimentos de infraestrutura; impulsionam o turismo de lazer com roteiros pré e pós-conferências. Neste caso, por exemplo, como mais de 2.000 participantes não são residentes de Belo Horizonte, grande será o impacto na ocupação hoteleira, restaurantes e turismo local. Para sua realização, estima-se que em torno de 50 segmentos da economia, como transporte, hospedagem, lazer, alimentação, comércio e demais serviços especializados serão impactados positivamente, gerando receita às empresas e renda aos trabalhadores locais.

Na comunidade: Eventos permitem acesso local a oportunidades de negócios e desenvolvimento profissional, trazem a expertise de trabalhadores especializados para dentro das comunidades e geram divisas dos turistas que movimentam a economia local. Além disso, a rotatividade de um evento permite maior inclusão dos participantes, já que muitos não poderiam disponibilizar de alguns dias fora de suas atividades para se deslocar a outra cidade, isso sem considerar os altos custos envolvidos. Por isso, a cada edição do evento novos médicos são contemplados com essa facilidade, que permite uma maior participação desse público residente na cidade.

Um evento desse porte, com custo de mais de 7 milhões de reais, permite injetar grande parte desse valor na economia do município sede do evento por meio da contratação de fornecedores locais, principalmente na área de espaços de eventos, recepcionistas, locação de equipamentos de TI, impressão de materiais, buffets, transporte, hotelaria, tradutores, montadoras de stand, entre outros.

Esta captação foi um grande marco para a SBCD, que pode expandir sua realização para mais uma cidade brasileira, assim como para a MCI, dados os desafios encontrados na fase de captação. Juntos, no entanto, temos a certeza de que comemorar os trinta anos do Congresso em Belo Horizonte será uma grande conquista para toda a comunidade de especialistas em cirurgia dermatológica, assim como um grande ganho para o trade turístico local.

 

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