Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 17ª Edição

Case: CONGRESSO DA SOCIEDADE DE CARDIOLOGIA DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL - SOCERGS
Candidato: MCI Group
Cliente: Congresso da SOCERGS 2016
Segmento: Eventos
Estado: RS
TROFÉU PROJESOM
Categoria: Congresso Regional
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos
Capa SOCERGS 2016

A MCI iniciou na Suíça em 1987, e ao longo desses 19 anos espalhou-se para 31 países com 60 escritórios no total. Mais do que realizar eventos, a MCI propõe um engajamento estratégico com soluções inovadoras para os participantes, construindo comunidades online e off-line e fortalecendo suas marcas. Realiza anualmente mais de 5.000 projetos em todo o mundo.

No Brasil, sua trajetória começou desde 2009, sendo que em 2013 ela começou a adquirir outras conceituadas empresas da área de eventos, dentre elas a AB Eventos, aumentando seu portfólio de clientes e sua atuação nacional. Com três escritórios localizados em São Paulo, Rio de Janeiro e Porto Alegre, hoje a MCI Brasil realiza mais de 100 eventos por ano.

O Congresso da SOCERGS é o 3° maior congresso em nível de importância na Cardiologia Brasileira e também possui alto padrão de relevância científica, ficando somente atrás do Congresso Brasileiro e do Congresso Paulista de Cardiologia.

Ficha Técnica do Congresso:
Título e marca fantasia (se houver): Congresso da Sociedade de Cardiologia do Estado do Rio Grande do Sul (SOCERGS 2016)
Tema: Promovendo o Conhecimento com Interatividade
Nº participantes locais: 1.409
Nº participantes internacionais: 1
Local: Wish Serrano Resort & Convention Gramado
Data: 19 a 21 de maio de 2016
Periodicidade: anual
Abrangência: regional
Eventos e atividades paralelas: o evento contou com 5 salas paralelas durante os três dias de programação
Entidades promotoras, co-promotoras e apoiadoras: Sociedade de Cardiologia do Estado do Rio Grande do Sul (SOCERGS)

Expositores e patrocinadores: no total foram 18 patrocinadores e expositores, conforme relação a seguir:
Bayer
Baldacci
Astrazeneca
Boehringer - Linha Cardio
Boehringer - Linha Diabetes
Biotronik
Daichii Sankyo
Pfizer
Servier
Instituto de Cardiologia
Santa Casa de Misericórdia de Porto Alegre
Hospital Moinhos de Vento
Sanofi
Healt in Code
Torrent
Mundialtec Livraria
Biolab
Novartis

A MCI atua como organizadora oficial do Congresso há 14 anos, já que desde então o evento era realizado pela AB Eventos, passando a integrar-se ao portfólio da MCI a partir de 2015. Essa parceria de longo prazo apresenta resultados importantes, tais como o fortalecimento do Congresso e da Instituição SOCERGS na Cardiologia Brasileira.

Se por um lado trabalhar com o mesmo cliente por longo período de tempo facilita o convívio e até mesmo o amplo conhecimento do evento, por outro lado há a necessidade de readequar as estratégias a cada nova edição, visto que tanto a comissão do congresso quanto a diretoria da sociedade mudam. Há ainda o desafio constante em se buscar fazer um evento ainda melhor que o anterior, tanto em nível científico quanto em ideias inovadoras, soluções tecnológicas, novidades para o bem-estar e para bem receber os congressistas e expositores. Por isso, o planejamento do próximo Congresso inicia logo após sua última edição, através de reuniões entre a Sociedade e a MCI para a avaliação dos pontos positivos e negativos da última edição e já projetando o perfil e expectativas do próximo encontro.

A abertura do Congresso sempre é um momento de grande expectativa no congresso da SOCERGS, pois proporciona momentos de descontração e networking embalados por uma atração cultural que sempre busca incentivar projetos sociais do estado. Em 2016, essa atração foi a Orquestra Filarmônica Tarcísio Michelon, bastante conceituada em todo o Rio Grande do Sul.

Todas as ações até a chegada do Congresso são articuladas em conjunto e desenvolvidas pela MCI com o objetivo de tornar sempre o Congresso parte da agenda científica dos Congressistas e dos expositores, mantendo-se como um modelo diferenciado que estimule os participantes a desejarem participar de todas as edições Para isso, muitas ações de marketing são feitas todos os anos a fim de garantir a fidelização desses públicos e, consequentemente, um retorno garantido ao evento. Trata-se ainda de um congresso boutique, onde os cardiologistas fazem questão de participar e serem vistos.

Como o Congresso tem por finalidade apresentar um projeto diferenciado todos os anos, isso acaba sendo a maior dificuldade encontrada pela Organização, pois em 14 anos de parceria, apresentar uma novidade que seja atrativa a cada ano exige muito estudo e criatividade.

Nas primeiras edições do Congresso, o evento era realizado em 2 locais simultâneos, uma vez além da área médica o Congresso da SOCERGS engloba diversas atividades multidisciplinares. Dessa forma, no Centro de Eventos do Wish Serrano Convention Gramado se realizava o Congresso médico e no Hotel Serra Azul aconteciam as atividades das 5 especialidades multidisciplinares.

No que se refere à programação científica, foram cerca de 60 atividades nos três dias de eventos, entre palestras, seminários, fóruns e simpósios satélites sobre os mais variados temas relacionados à área de cardiologia.

Quanto às estratégias de divulgação e marketing, foram feitos cartazes, folders, e-mails marketing direcionados para atrair esse público novamente ao evento. Lá no congresso, os participantes tiveram acesso ao aplicativo oficial do evento, wi-fi gratuito. Já a publicação dos temas livres foi feita nos Arquivos Brasileiros de Cardiologia, o que eleva o teor científico e o legado do evento e dos trabalhos, deixando-os à disposição para livre consulta mesmo após o término do evento.

Galeria de imagens
Palestra
Intervalo e Visitação 1
Intervalo e Visitação 2
Auditório 1
Auditório 2
Apresentação de Temas Livres
Apresentação de Pôsteres
Apresentação de Pôsteres
Abertura solene – Orquestra Filarmonica Tarciso Michelon
Abertura solene – Orquestra Filarmonica Tarciso Michelon
Abertura solene – Orquestra Filarmonica Tarciso Michelon
       

 

Visando aproximar os médicos e os outros profissionais das áreas multidisciplinares, em 2014 a MCI apresentou um novo projeto propondo que as demais especialidades passassem a ter suas atividades científicas realizadas no mesmo local do Congresso, promovendo assim a inclusão deste grupo e os aproximando do Congresso Médico. Muitos ajustes foram necessários para que o espaço do Wish Serrano pudesse comportar esse público, mas em conjunto foi possível atender essa nova proposta. Desde então, o Congresso Médico se inicia na quinta-feira com programação exclusiva, e na sexta-feira foi adicionado o horário estendido (noturno) para o recebimento dos congressistas da área multidisciplinar. Já em sua terceira edição neste formato, verifica-se que esta estratégia foi muito assertiva, pois permitiu a inclusão dos profissionais dessas outras especialidades, estimulando ainda mais o networking e a troca de experiências. Ainda assim, essa junção se aperfeiçoa a cada ano, garantindo a plena satisfação de todos os participantes.

O Congresso também inovou ao substituir os tradicionais pôsteres físicos por totens digitais, que otimizaram os espaços e garantiram maior interação do público com os temas livres apresentados no evento. Além disso, a programação científica passou a ser disponibilizada através do aplicativo do Congresso, proporcionando interação entre Congressistas e palestrantes através do envio de perguntas que foram respondidas ao final de cada atividade. Essa ferramenta também auxiliou na avaliação de palestrantes e das atividades que obtiveram melhor desempenho e relevância, segundo os congressistas, e ainda permitiu que seu conteúdo fosse transmitido aos participantes do evento através do download das apresentações. Tais tecnologias passaram a fazer parte do evento desde 2015.

Já em 2016, a novidade foi a SOCERGS TV, que gravou todas as atividades científicas das 5 salas paralelas e disponibilizou o conteúdo na plataforma digital, ficando ativo por 1 ano após a realização do congresso. Essa grande ideia permitiu uma expansão do conhecimento transmitido durante o evento, já proporcionou que os congressistas pudessem assistir novamente as atividades de seu maior interesse e também acompanhassem as aulas que não puderam estar presentes fisicamente durante o evento.

Outra inovação ficou por conta do auditório principal, que teve suas atividades transmitidas via streaming para tablets e smartphones e também para o monitor instalado no longe de descanso na área de exposições. Além disso um estúdio de TV foi montado na área da feira, onde os principais palestrantes foram convidados a discutir os temas do Congresso de forma mais profunda, com a mediação de uma jornalista profissional.

A secretaria do Congresso foi reformulada, buscando aproximar o atendente do Congressista, através de balcões individuais. Para os pré inscritos, foi instituído um atendimento diferencial – fast check in – onde através do código de barra de sua inscrição o leitor digital confirmava o pagamento e liberava os participantes com maior agilidade, reduzindo o tempo de espera na fila.

Galeria de imagens
Socergs Tv Drs Marcus Bolivar Malachias Gustavo Glotz de Lima
Palestra
     

 

Em termos de resultado, o número de congressistas vem se mantendo nas últimas três edições, passando a um público fiel de cerca de 1.500 participantes. Já o número de temas livres cresce a cada ano, com uma média de 350 trabalhos inscritos e 300 aprovados para apresentação, representando as diversas instituições hospitalares e de ensino do estado do Rio Grande do Sul e atraindo a cada ano mais o interesse de instituições de outros estados brasileiros.

Quanto à arrecadação com exposição e patrocínios, em 2016 verificou-se um valor bem similar ao do ano anterior, quando o evento teve a maior receita com patrocínios desde 2010. Considerando que este ano está economicamente difícil devido à situação do país, pode-se considerar que manter esta receita foi uma grande conquista, dada a grande redução de verba pelos laboratórios e outras empresas da área médica.

No quesito “ocupação hoteleira”, o Congresso da SOCERGS 2016 movimentou os principais hotéis de Gramado, ocupando todos os apartamentos do Wish Serrano e da rede Laghetto de hotéis. Conforme a agencia oficial de turismo, MCI Housing, foram ocupados 180 apartamentos no Wush Serrano, totalizando 518 room nights, e 31 apartamentos em outros hotéis do entorno. As hospedagens através de ferramentas de busca realizadas pelos próprios congressistas não foram mensuradas.

Com relação à geração de empregos diretos, a organização do Congresso empregou por 4 dias um número aproximado de 50 trabalhadores da cidade de Gramado, especializados em atendimento a Congressos, além de equipe de segurança e limpeza e empresas de transporte local.

A sustentabilidade, por sua vez, também esteve presente no evento, com medidas para reduzir os impactos ocasionados pelo evento: dentre essas ações, por exemplo está a troca de pôsteres de lona pelos pôsteres digitais, que não prejudicam o meio ambiente. Outras ações recorrentes foram a conscientização dos congressistas para redução de água e energia no centro de eventos.

O Congresso ainda teve preocupação com a responsabilidade social, uma vez que a atração principal da cerimônia de abertura foi a Orquestra Filarmônica Tarcísio Michelon, composta por 50 crianças e jovens de comunidades carentes do município de Bento Gonçalves. Contratar essa orquestra foi uma forma de apoiar esse projeto e ajudar financeiramente para que a cada ano mais pessoas possam ser assistidas pela entidade.

O Congresso da SOCERGS 2016 foi um evento magnífico e que ficará na memória de todos os participantes, dada a organização e caráter inovador do evento, que se supera a cada ano.

 

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