Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 17ª Edição

Case: SAP FORUM
Candidato: Gabriela Penafiel
Cliente: SAP Brasil
Segmento: Eventos
Estado: SP
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos
Capa

Sobre a SAP Brasil
A SAP Brasil está entre as mais importantes subsidiárias da empresa em todo o mundo. Com mais de 3.700 clientes, a companhia atua em todo o território nacional apoiada por uma rede de mais de 200 parceiros de negócios. Presente há 20 anos no país, a SAP melhora a vida das pessoas e dos negócios no Brasil, ao abranger desde a operação à análise executiva, e de desktops até dispositivos móveis, a SAP capacita pessoas e organizações a trabalhar juntas e a explorar os negócios com mais eficiência, além de ajudar há 10 anos comunidades carentes no Brasil, impactando mais de 13 mil pessoas. Somando-se à rápida adoção do S/4HANA no país e ao uso inteligente da nuvem, a SAP leva negócios no Brasil para novos patamares.

Sim, é um Fórum! Premiado em 2015 pelo Prêmio Caio e que em 2016 quer repetir a dose! Vamos relembrar um pouco da história da SRCOM com o case.

Há 3 anos (e já se preparando para o 4º), a SRCOM é a responsável pelo SAP Forum Brasil, o maior e mais importante fórum de tecnologia da América Latina. Desde então, mudanças significativas foram implementadas e hoje são partes fundamentais do evento. São elas: showfloor aberto, sem paredes e intuitivo. Fones de ouvido para que os presentes assistam às palestras com mais conforto e no idioma preferido (sim, temos tradução simultânea).

Ano após ano, continuamos subindo a régua e promovendo modificações, desde a planta, até novas cotas de patrocínio, passando pela escolha, juntamente com a SAP, dos keynotes.

Vamos falar sobre o evento de 2016?


Vivemos em uma economia digital, com infinitas oportunidades para criação de valor. O ritmo da inovação está acontecendo mais rápido do que imaginávamos e os consumidores estão no comando. Máquinas e pessoas estão conectadas e as barreiras geográficas foram removidas.
Portanto, simplificar o complexo ambiente de tecnologia está se tornando imperativo para que as empresas possam inovar. A resposta da SAP? A resposta é run simple.
A SAP não inventou a economia digital, mas entende para onde ela está indo. Os clientes SAP representam 98% das marcas mais valiosas do mundo.

Galeria de imagens
Plenária
Showfloor
Meet the Expert
Conteúdos
Showcase
Mini auditório
Caco
Cenografia
Marco Tempest
Forum
Monja Coen
       

 

Vídeo


Título: SAP FORUM BRASIL
Tema: Transformação Digital.
Número de participantes: 12729 participantes.
Local: Transamerica Expo Center, São Paulo, Brasil.
Data: 15 e 16 de março de 2016.
Periodicidade: anual
Abrangência: internacional
Atividades paralelas: tivemos mini eventos durante o SAP FORUM BRASIL onde clientes especiais eram convidados para tratar de assuntos de sua linha de negócios.
Entidade promotora: SAP Brasil

O SAP Forum Brasil tinha que ser e foi um momento épico, onde forjamos uma visão ousada para um tipo diferente de negócio orientado através de dados, além de ter sido fundamental para passar a visão da SAP para os visitantes: ajudar o mundo a funcionar melhor e melhorar a vida das pessoas.
Mais do que isso, o SAP Forum Brasil tem como objetivo ser um ativo para networking entre empresas, geração de novas oportunidades e aceleração de oportunidades já existentes. No evento, estão presentes as pessoas mais importantes das empresas mais importantes.

O SAP Forum Brasil 2016, o maior evento de Negócios e Tecnologia da América Latina, deveria apresentar a inovação por meio da simplificação com a promessa de fazer as empresas entrarem, de vez, na era da Transformação Digital, criando oportunidades para que os líderes de negócios redefinam suas organizações e até mesmo as indústrias, através de negócios digitais.
Estratégia: Para nós, simplificar significava ter no evento: Showfloor intuitivo, atrativo, descomplicado e inovador; Conteúdo relevante e integrado ao ecossistema das empresas; Os keynotes speakers mais importantes do mercado; Uma programação direta e dedicada a cada área de negócios; Sustentabilidade, da ambientação ao conteúdo. Tudo isso em dois dias, 15 e 16 de março, das 9h às 18h. E mais: em 2016 nossa responsabilidade era ainda maior. Viemos de um SAP Forum Brasil super premiado com três troféus de ouro como o melhor Fórum da América Latina, além do fato de ser a comemoração da 20ª edição do evento.

Desafios: qualificar a audiência do evento não só com profissionais de TI, mas também com decisores de outras linhas de negócios. Incrementar o volume de patrocinadores, promovendo a marca, melhorando sua imagem e reforçando seu posicionamento e participação do evento no Mercado, maximizando o impacto junto ao público alvo.

Para resolver os desafios, partimos de um princípio: antes de convidar diferentes públicos para um evento de tecnologia, era preciso conhecê-los e abordá-los de diferentes maneiras.
Afinal, o SAP FORUM BRASIL levaria conteúdo para diversas áreas de negócios, sempre analisando os desafios e necessidades de cada uma delas.

Após vasta pesquisa, descobrimos a situação de mercado de cada área de negócios envolvida no projeto o que garantiu a audiência esperada pela SAP no evento. E quando as pessoas certas estão onde a SAP deseja, nosso trabalho está terminado. A partir dali, os experts são eles.
O trabalho deu tão certo que o SAP Forum Brasil já é benchmark para os Fóruns da SAP ao redor do mundo, além de possuir o melhor ROI entre todos os SAP Fóruns do mundo.

Seguindo à risca o conceito NO PAPER utilizado pela SAP, utilizamos a internet como nossa aliada durante
a comunicação pré-evento, evento e pós evento.

Os canais: site sapforum.com.br, e-mails marketing, redes sociais (facebook, linkedin, instagram e twitter).

No pós evento, criamos um relatório online e impresso , além de um videocase com absolutamente tudo sobre
evento. O material foi disponibilizado para colaboradores SAP, clientes, prospects e parceiros.

Keynotes: nossa missão era levar todo o conceito da transformação digital para o público, porém de maneira impactante, diferente e inesquecível. Que realmente fosse fora dos padrões para um evento de conteúdo e tecnologia.

E chegamos em dois nomes que foram muito importantes para este objetivo. Um deles foi o cyberilusionista e TED Speaker Marco Tempest que, com um número inédito, mostrou como transformar o impossível em possível. O outro nome, ainda mais inusitado, foi o de Monja Coen Roshi. Foi ela a responsável por fazer com que os visitantes abraçassem, literalmente, a transformação. Monja Coen falou sobre como tudo está em constante transformação, nada é fixo e permanente, pois estamos interconectados com tudo o que existe.

Os showcases, sempre importantes no evento, também deveriam ser impactantes. Deveriam chamar a atenção do público e ser grandiosos. Conseguimos tudo isso com a presença de um trator no meio do showfloor que roubou a cena e foi a sensação de um showcase para o mercado de agronegócios.

Além do trator, a sala de comando do futuro, o SAP Digital Boardroom, foi instalada no pavilhão. E a ferramenta impacta quem está perto e quem está longe. Com telas que lembram os filmes mais famosos de tecnologia, o showcase é capaz de acompanhar em tempo real tudo que acontece em sua companhia, além de prover análises instantâneas sobre os processos de performance de campanhas, resultados de eventos e retorno sobre investimento (ROI). Uma excelente oportunidade para compreender a jornada da digitalização dos negócios! Ou seja: os visitantes conheciam o futuro da sua empresa em demonstrações ao vivo durante o SAP Forum Brasil.

Outro ponto importante é a estratégia da agenda do evento. Ela deveria ser impactante e abranger todas as linhas de negócios. E isso foi feito nas mais de 600 sessões realizadas.

A SRCOM também nunca esquece as partes lúdicas do evento. Em 2016, além dos já consagrados Take a Break, Energy Point e Shoe Shine, criamos uma nova e deliciosa experiência para os visitantes: as cotas de doces. Sonhos e pudins fizeram a alegria das milhares de pessoas presentes.

Tudo isso nos garantiu números expressivos:

Highlights de audiência:
• ¥ Total de registrados: 12.729, sendo 8.191 visitantes únicos – recorde das 20 edições;
• ¥ 61% de público entre clientes e prospects, sendo 46% C-Level & Mid Management);

Público por linha de negócio:
• ¥ TI 44%;
• ¥ Demais LOBs: 56%.
• ¥
Transformação Digital:
• ¥ Durante o Congresso tivemos a presença de grandes clientes que já abraçaram a transformação digital. E eles puderam, na prática, contar como foram seus processos e suas experiência.

Patrocinadores:
Total de parceiros patrocinadores: 76 – recorde nas 20 edições do evento. Mais de 6.5 milhões em vendas de cotas de patrocínio pelo time comercial da SRCOM, o que simplifica o investimento da SAP na produção de um evento dessa magnitude.

• ¥ 3 pavilhões;
• ¥ 18 mil m2;
• ¥ 126 horas de montagem;
• ¥ 173 pax na equipe de produção;
2573 pax de empresas terceiras.

Sessões e Conteúdo:
• ¥ 629 sessões;
• ¥ 12 sessões com keynotes (SAP e mercado);
• ¥ 19 headliners de mercado;
• ¥ 36 sessões do showcase SAP Digital Boardroom;
• ¥ 80 mesas-redondas (oportunidades exclusivas para aproximar clientes e proporcionar a troca de experiências entre eles);
• ¥ 14 sessões de Design Thinking;
• ¥ Mais de 700 gerações de novos negócios e mais de 400 acelerações de negócios - negociações já iniciadas pela equipe comercial antes do início do evento.
• ¥
Comunicação:
• ¥ E-mails mkt: total de 12 disparos. Comunicação focada em linhas de negócios para amplificar e melhorar a audiência do evento. Cada profissional recebia aquilo de mais relevante para sua empresa e negócios;
• ¥ Social media: mais de 12 milhões de posts (facebook, instagram, linkedin e periscope);
• ¥ Youtube: + 5 mil visualizações dos videos postados no canal oficial da SAP Brasil;
• ¥ Mobile app: mais de 4 mil downloads, sendo o mais baixado na categoria corporativo da Google Play e Top 8
na categoria Business da Apple Store.

Um dos principais desafios era manter o SAP FORUM BRASIL em um local intuitivo, silencioso e no qual diferentes visitantes, com interesses distintos pudessem acompanhar as sessões que julgavam serem as mais relevantes.

Para resolvermos estes desafios, o showfloor continuous totalmente aberto, sem paredes e os visitantes recebiam fones de ouvido que continham diversos canais de áudio.
FALTA FALAR DO TECNOLOGY SHOWCASE QUE TANGIBILIZA A TECNOLOGIA .

Cada sessão tinha seu canal de áudio específico, além da opção de escutar no idioma do palestrante ou traduzida.

Criamos também um espaço para apresentar alguns showcases SAP e assim, tangibilizar a tecnologia em demonstrações práticas. O espaço era diferenciado dos demais para atrair atenção do público.

Outro desafio era o de tornar o evento mais cool. Nesse sentido, criamos novas cotas de patrocínio que se transformaram em novos espaços de entretenimento, lazer e descanso para os visitantes.

Dentre eles, podemos citar: shoe shine, onde dois engraxates estavam a disposição dos visitantes. Take a break, com água, suco e snacks durante todo o evento. Energy Point, um local de relacionamento e recarga de celulares e tablets. Partner Lounge, um ambiente criado especialmente para os parceiros e patrocinadores, inspirado nos pubs ingleses e com conceito e design sustentáveis. Perfeito para troca de experiências e networking.

Além dos desafios estratégicos, tínhamos ainda o desafio de garantir toda a infraestrutura para um evento de tamanha magnitude.

Nada melhor para comprar que superamos os desafios do que alguns números.

Almoços servidos: 4811
· Carregadores: 236 pax
· Limpeza: 331 pax
· Seguranças: 230 pax
· Brigadistas: 70 pax
· Rádios comunicadores: 210 unidades
· Volumes recebidos na chapelaria: 1030 unidades
· Promotoras: 85/dia
· 1 ambulância basica
· 1 posto de médico avançado
· 1 ambulância UTI
· Registro fotográfico: 2500 fotos no total
· 9 vans de apoio para equipe de produção
· 51 passagens aéreas para palestrantes e equipe SAP de outros estados
. Filmagem para registro e edição de video pós evento.

O resultado de nossa estratégia foi o recorde de participantes únicos em uma edição do SAP FORUM BRASIL: mais de 12 mil pessoas de todas as linhas de negócios.

Também batemos o recorde de parceiros patrocinadores em todas as edições do evento: foram 76 empresas no total.

E como o SAP FORUM BRASIL é também um evento para geração e aceleração de negócios, não poderíamos deixar esses números de fora.
Foram 428 negócios acelerados durante o evento e 732 novas oportunidades de negócios.

Retorno Ano a Ano

Parceiros patrocinadores

2011: 43 parceiros
2012: 47 parceiros
2013: 54 parceiros
2014: 67 parceiros
2015: 70 parceiros
2016: 76 parceiros

Público

2014: 7499 visitantes únicos em 3 dias de evento.
2015: 8079 visitantes únicos em 2 dias de evento.
2016: 8191 visitantes únicos em 2 dias de evento.

Mídia: crescimento incrível em awareness.
Impactamos mais de 700.000 pessoas em 2016. Em 2015, foram cerca de 500 mil impactos. E o resultado disso foi um grande número de geração de leads e novos negócios.

 

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