Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 19ª Edição

Case: I SEMANA BRASILEIRA DE ONCOLOGIA
Candidato: Sociedade Brasileira de Oncologia Clínica
Cliente: Sociedade Brasileira de Radioterapia, Cirurgia Oncológica e Oncologia Clínica
Segmento: Eventos
Estado: RJ
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos
I SEMANA BRASILEIRA DA ONCOLOGIA

A Sociedade Brasileira de Oncologia Clínica (SBOC) é a entidade nacional que representa os médicos oncologistas clínicos. Fundada em 1981, atua em diversas frentes como incentivo à formação e à pesquisa, educação continuada, políticas de saúde, defesa profissional, relações nacionais e internacionais.

Diante da importância crescente da especialidade, a SBOC aprimora-se constantemente como agente reflexivo, propositivo, colaborativo e realizador, visando contribuir para o fortalecimento da Oncologia no Brasil e no mundo.

Para tal, a Entidade realiza a cada dois anos seu Congresso Brasileiro, afim de promover o conhecimento científico. Em 2017, com intuito de disseminar a mais profissionais da área e ampliar o conteúdo do evento, criou-se a I Semana Brasileira da Oncologia, que promoveu, de forma inédita, a convergência de esforços das diferentes especialidades médicas para o enfrentamento do câncer, abrindo também espaço para a Sociedade Civil debater questões de grande relevância para nosso futuro. São elas as demais Sociedades: Sociedade Brasileira de Cirurgia Oncológica e Sociedade Brasileira de Radioterapia.

Título: I Semana Brasileira da Oncologia
Tema: Oncologia
Número de inscritos: 6000 pessoas, sendo 155 internacionais
Local: Windsor Barra, Oceanico e Convention & Expo Center

Data: 24 a 29 de outubro de 2017
Periodicidade: Bienal
Abrangência: Nacional
Atividades paralelas: mais de 1500 submissões de trabalhos científicos, área de exposição, cursos pré congresso, corrida e caminhada semana brasileira da oncologia – Em busca de mais valor, cerimônia de abertura, confraternização, jantar dos palestrantes, atividade com jornalistas, atividade com pacientes, prova de título e assembléia.
Expositores e patrocinadores:
BAYER
ROCHE
BRISTOL-MYERS
LIBBS
MERCK SHARP DOHME
ASTELLAS
ASTRAZENECA
MERCK
ELI LILLY
TEVA FARMACÊUTICA
MUNDIPHARMA
NOVARTIS
ALBERT EINSTEIN
JANSSEN-CILAG
BLAU
ACHÉ
AMGEN
WIDEPHARMA
SERVIER
HERMES PARDINI
PFIZER
Laborflux
HOSP.LOG
SANOFI-AVENTIS
UNITED MEDICAL
Fleury
Wecare
Pierre Fabre
Ipsen
Dr. Reddy´s
IDENGENE
MED CONSULT
Fabinject
EISAI
DASA
Guardant Health
ONCOCLINICAS
MENDELICS
MASTERS PHARMACEUTICALS
SÍRIO – LIBANÊS
Mayo Medical Laboratories
EUROFARMA
MD HEALTH
SUN FARMACEUTICA
BIOMM
ACCORD FARMACÊUTICA
M D Tamaribuchi Livros
GLENMARK
GTG
SOBRAFO
BRAZILIAN JOURNAL OF ONCOLOGY
SFBO
SIOG
SOCIEDADE BRASILEIRA DE MASTOLOGIA
Fundação Pio XII
BAXTER
JOHNSON & JOHNSON
AMIL
MEDTRONIC
MEDICAL HEALTH

Galeria de imagens
Cerimônia de abertura com Carlos Nascimento
Grande auditório para 2000 pessoas
Coquetel de abertura com piano ao vivo
Stand Brystol
Stand conceito Libbs
Secretaria sem fila e clean
Espaço Beauty Care
Stand da agência de viagens
Espaço para posters
Sinalização do evento
Confraternização
Mochilas personalizadas adoradas pelos congressistas
Stands acolhedores
Grande palco plenária
Stand Eisai
         

 

Vídeo


A ideia da união entre as Sociedades, foi transformar um único evento dentro de um entendimento de multidisciplinaridade do tratamento do paciente oncológico. No dia a dia a oncologia clinica, radioterapia e a cirurgia oncológica trabalham juntas no tratamento ao paciente, então por que não no Congresso?

Discutir regras para cuidar dos pacientes, incluindo decisões sobre quais recursos serão disponibilizados aos cidadãos e o que será cobrado de cada um, foram temas importantíssimos além de trabalhar o empoderamento do cidadão, que poderá fazer toda a diferença para uma mudança favorável do cenário oncológico - prevenção efetiva, diagnósticos precoces e uso racional dos melhores recursos terapêuticos - em nosso país. E também inteirar os jornalistas sobre as atualidades, termos e abordagens. Sendo assim, integrando a maior quantidade de profissionais e leigos, para assim disseminar o conhecimento de maneira mais abrangente.

Foi um desafio unir três Sociedades de portes diferentes, conteúdos diferentes, grande know-how. Cada evento possui um tamanho, uma receita, e que isto precisava ser equilibrado entre as partes. Manter a identidade de cada uma e ao mesmo tempo algo unificado, foi algo que precisou ser bem pensado. Para tal, os três eventos ocorreram ao mesmo tempo, no mesmo complexo de eventos, com grade científica diferente e em alguns momentos a programação única. Para ter acesso aos três eventos (cada um estava localizado em andares diferentes no complexo Windsor), foi necessário a compra do `passaporte`, que através de uma inscrição diferenciada o congressista era identificado por seu crachá, podendo transitar entre todos os andares do complexo, todas as salas e exposições. Ou seja, era um opcional ter acesso completo. O congressista que ainda quisesse comparecer apenas em um evento, foi atendido também. Então, dentro de cada especialidade havia a opção de inscrição e o adicional do passaporte como opcional.

Site do evento: http://www.semanaonco.com.br

Foi um desafio deixar claro ao público o que era o Evento e como ele foi distribuído, afinal era algo novo. Portanto, a melhor alternativa foi fazer o site inicial explicando a união de algumas atividades e o que era o passaporte. Depois cada visitante do site se direcionava para a especialidade preferencial. Assim, o congressista teve acesso a programação geral, depois a programação individual e por fim a escolha de qual inscrição lhe interessava mais. O benefício explícito ao congressista, foi uma programação científica de três Congressos Brasileiros em uma mesma oportunidade, pagando um valor bem menor do que 3 inscrições, podendo intercambiar informações com diferentes áreas da Oncologia. O networking foi fantástico. Deixar o congressista satisfeito, as Sociedades realizadas, otimizando palestrantes e valorizando os patrocinadores, sem diminuir os investimentos em cada projeto, foi uma meta estabelecida e atingida.

Um outro diferencial do evento foi o resultado de mais de 1500 submissões trabalhos científicos e exposição dos mesmos em uma sala única, com um momento mais lúdico chamado `Happy Pôster`, no qual houve uma interação dos autores com os avaliadores e serviço de A&B, transformando em um momento mais descontraído e atraindo mais público.

Foi colocado no evento uma quitanda, na qual houve a distribuíção frutas com um QR code que direcionava para o site da Sociedade com dicas de hábitos saudáveis para prevenção do câncer. Abaixo o link do QR code:

https://sboc.org.br/images/downloads/pacientes/prevencao-cancer-sboc-out17-web.pdf

Também foi distribuído biscoitos Globo e chá mate, para vivenciar um pouco da cultura local.

Ainda pensando na vivencia do congressista, foi disponibilizado o Espaço Beauty Care, que nada mais é que uma sala com manicure express no qual os congressistas levam o esmalte escolhido como brinde e também disponibilizado um polidor e engraxador de sapatos, em um espaço charmoso e acolhedor. O atendimento tinha horário marcado e todos interessados foram atendido, sem espera.

Mais um desafio encontrado, foi evitar muita fila no primeiro dia de evento para retirada de material, portanto colocamos atendimento expresso nos hotéis com maior demanda de congressistas, como:

• Windsor Oceânico
• Windsor Barra
• Windsor Marapendi
• Gran Nobile Hotel
• Mercure Barra
• Promanede
• Grand Hyatt

Também foi espalhado diversos pontos de secretaria por todo o evento. Um outro motivo foi porque no complexo Windsor existem diversas entradas (pelo Windsor Barra, pelo Windsor Oceânico, pelo Expo Center, direto do elevador de cada hotel e etc). Dessa forma, por todas entradas o congressista tinha em vista uma secretaria.

A identificação do tipo de inscrição feita, foi através da cor do cordão do crachá, sendo:

• Azul claro: Sociedade Brasileira de Oncologia Clínica
• Verde: Sociedade Brasileira de Cirurgia Oncológica
• Azul escuro: Sociedade Brasileira de Radioterapia
• Laranja: Passaporte para os três eventos
• Cinza: Cursos a parte
• Preto: Expositores


Em resumo o evento se deu da seguinte forma:

A semana se iniciou no dia 24/10 com simpósios e fóruns, abrangendo temas importantes de diversas áreas, como: nutrição em oncologia, judicialização em saúde, oncologia ocular, uro-oncologia, geriatria oncológica, odonto oncologia, encontro com a Sociedade para leigos, entre outros.
Dia 25/10 foi destinado aos cursos pré-congresso e de 26 a 28/10 o evento com toda programação científica, com atividades sociais à noite.

Acreditamos que a I Semana Brasileira da Oncologia, deve ganhar a categoria de Congresso Nacional, pois compilar tudo que foi descrito de uma forma que trouxesse satisfação de todos os envolvidos (sociedades, patrocinadores, congressistas e palestrantes), com um olhar compartilhado e unido de 3 entidades, almejando crescimento, mesmo havendo mais investimentos, em um destino como o Rio de Janeiro, que costuma ter altos custos operacionais, foi um imenso desafio. Afinal, realizar este projeto três em um, com atividades juntas e outras separadas, com uma homogeneidade é um grande desafio.

Sobre metas, um dos focos desse evento era aumentar a quantidade de inscritos e assim ocorreu, sendo um total de 5968. Veja números:

Sociedade Brasileira de Oncologia Clínica:
2015: 2625 congressistas
2017: 3399 congressistas

Sociedade Brasileira de Cirurgia Oncológica
2015: 1200 congressistas
2017: 1578 congressistas

Sociedade Brasileira de Radioterapia
2016: 800 congressistas
2017: 991 congressistas

Outros pontos, que inclusive estavam atrelado a parceria com a CCM Congresses, como a organizadora oficial, foi a rentabilidade do evento e a satisfação dos congressitas. Também atingindo sucesso no resultado.

A pesquisa de satisfação foi o resultado da pesquisa obrigatória realizada através do site do evento, no momento em que os congressistas retiraram seu certificado de participação online.

Na galeria de imagens, constam alguns resultados da pesquisa. O resultado de destaque foi da indicação à um amigo, que 99% das pessoas indicariam o evento. Esse é um resultado, muito difícil de ser alcançado e o melhor método de entender o grau de satisfação do cliente, de acordo com um estudo de Harvard (Net Promoter Score).

Por fim, para trabalhar toda comunicação com o cliente utilizamos as seguintes ferramentas:

- Banner nos sites da Sociedades e entidades parceiras;
- Site do evento;
- Whatsapp;
- Newsletter;
- Aplicativo do evento;
- Postais para divulgação em eventos correlatos;
- Mídias sociais.

Galeria de imagens
Divulgação da corrida
Informações da corrida
Corrida
Quitanda
Newsletter
Pasta e caneta entregue aos congressistas
Tag - brinde
Modelos de crachá
Postal app do evento
Toten eletrônico
Exposição de trabalhos
Espaço Beauty Care
Outra secretaria
Outra secretaria
Modelo crachá
Modelo crachá `passaporte`
Coquetel de abertura
Pesquisa de satisfação
pesquisa de satisfação
Pesquisa de satisfação
pesquisa de satisfação
       

 

Foram muitas reuniões entre as sociedades e a organizadora do evento. O grande desafio foi chegar em senso comum de todas as ideias e muitas vezes discussões árduas, afim de realizar o melhor Congresso. Como cada sociedade possui um potencial de captação, alinhar todas as despesas em comum também foi desafiador, pois o receio de gastar mais do que captar foi grande. Então o controle das finanças foi fundamental, junto a organizadora, nas negociações com os fornecedores para redução de custos, sendo o Rio de Janeiro um destino caro para realização de congressos e dentro de hotel, mais ainda. Sendo assim, no início fomos investindo nos itens primordiais como: local, audio visual, passagens e hospedagens aos palestrantes e divulgação. Todos os demais itens foram sendo planejados aos poucos, balanceando as receitas e despesas.

Reforçamos que a inovação se inicia desde a criação desse evento único.
A sessão de aulas conjuntas foi desafiador, pois manter salas menores para as sessões individuais e depois plenárias maiores para o grande público poderia haver superlotação. Mas aconteceu perfeitamente (sempre analisando a quantidade de inscritos versus a expectativa de inscritos).
O evento permitiu algumas vivencias da cultura local, conforme já citado. Outro item diferenciado foi o túnel criado na passarela entre o hotel Oceanico e o Barra. Um túnel que remetia a passagem entre células com a intenção que a pessoa ficasse imersa a oncologia o tempo todo.

A sessão de trabalhos, também já citada, foi total sucesso de submissão, logística e apresentação.

Os simpósios e fóruns, com temas de diversas áreas no primeiro dia mais o forúm para leigos, também foi algo diferente e que agregou ao evento, tornando o pré congresso muito movimentado.

A captação de recursos foi muito positiva, pois além de recorde nas inscrições o evento agradou muito os patrocinadores, permitindo uma arrecadação total muito saudável para custear todo o evento e manter as Sociedades com seus custos anuais.

Palco e sinalização contemporânea foram destaque e as várias secretarias espalhadas nos andares enviando fila.

Quanto as atividades sociais, foram as seguintes:

- Cerimônia de abertura no Windsor e na sequência coquetel de abertura com A&B com comida estilo botequim e músico tocando piano ao vivo.
- Dois jantares dos palestrantes na Casa das Canoas.
- Jantar dos palestrantes no restaurante Fratelli da Radioterapia.
- Confraternização com música ao vivo: Jorge Aragão e Monobloco, dentro do complexo Windsor.
- Confraternização no Rio Scenarium.
- Caminhada / Corrida - Em Busca de mais Valor, realizada na manhã de domingo (29/10) de 3km ou 5km.

Galeria de imagens
Túnel
Modelo palco
Túnel
Confraternização
Jantar Casa das Canoas
Jantar Casa das Canoas
       

 

Números:

Sociedade Brasileira de Oncologia Clínica:
Patrocínios: aumento de 50% na arrecadação em relação a 2015
Inscrições: aumento de 25% na arrecadação em relação a 2015
Lucro líquido: aumento de 50% em relação a 2015

Sociedade Brasileira de Cirurgia Oncológica
Patrocínios: aumento de 20% na arrecadação em relação a 2015
Inscrições: aumento de 25% na arrecadação em relação a 2015
Lucro líquido: aumento de 15% em relação a 2015

Sociedade Brasileira de Radioterapia
Patrocínios: aumento de 21% na arrecadação em relação a 2016
Inscrições: aumento de 14% na arrecadação em relação a 2016
Lucro líquido: aumento de 10% em relação a 2016

Bloqueio de aproximadamente 1900 quartos em hotéis na Barra da Tijuca.

Contratações de mais de 50 tipos de fornecedores, desde segurança, caçamba de lixo, áudio visual, alimentos e bebidas, recepcionistas, até o centro de exposições e espaço para as atividades sociais, trazendo uma grande movimentação na receita da região, pois apenas em média, 17% dos congressitas eram do estado do Rio de Janeiro e os demais turistas de todo Brasil, além dos convidados internacionais (mais de 70).
Para um dos temas de curso do Congresso, foi solicitado doação de latas de leite em pó para o Instituto Nacional de Câncer - INCA.

Galeria de imagens
Dados de inscritos por estado
Lista de hotéis
     

 

 

Compartilhe: Twitter Facebook Linkedin Plaxo Youtube