Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 19ª Edição

Case: 30º CONGRESSO BRASILEIRO DE CIRURGIA DERMATOLÓGICA
Candidato: Pires e Cia Buffet e Eventos
Cliente: Sociedade Brasileira de Cirurgia Dermatológica
Segmento: Serviços
Estado: MG
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos

A Sociedade Brasileira de Cirurgia Dermatológica (SBCD) foi fundada em 1988 e, reunindo cerca de 1.800 associados, é a segunda maior sociedade de Cirurgia Dermatológica do mundo.

Tendo como missão promover a prática, ensino, pesquisa e treinamento científico na área de Cirurgia Dermatológica, a realização do Congresso Brasileiro de Cirurgia Dermatológica (CBCD) é uma das suas principais vertentes de ação.

Esse congresso, que reúne cerca de 2.500 pessoas de todo o Brasil, se caracteriza como o evento nacional de maior importância em sua área e chegou à sua 30ª Edição sendo realizado em Belo Horizonte – MG em Abril
de 2018.

Para a realização desse evento, a SBCD pôde contar com a MCI Brasil, considerada a maior organizadora de congressos do Brasil, com mais de 30 anos de mercado, 60 escritórios em 31 países e mais de 2.300 talentos focados em gerar resultados incríveis.

Em 2014, a trajetória da MCI (ainda Acqua Consultoria) se encontrou com a da Pires & Cia na realização do 47º Congresso Brasileiro de Geologia onde foram atendidos cerca de 2 mil participantes no Centro de Convenções da Bahia durante quatro dias.

Em 2018, a Pires & Cia ainda realizou com a MCI um dos eventos satélite do Fórum Mundial da Água na Bahia com a presença de um público seleto e delicado de autoridades e personalidades.

A Pires & Cia Buffet e Eventos, empresa de catering corporativo com 25 anos de mercado e, desses, quase 10 anos focada no segmento MICE, atua em seis estados e três regiões do país com clientes de diversos portes e segmentos.

Sediada na Bahia, realiza grandes feiras do Nordeste em setores diversos, como construção civil, hospitalar, cosmética, moveleira, dentre outros, além de atender grandes clientes corporativos de vários segmentos.

Nosso foco sempre foi alçar voos não vislumbrados por outros players do setor e contar com a especialização como uma forma de diferenciar o serviço prestado, desde o atendimento até a iguaria servida ao último convidado do evento.


Ficha Técnica:
Título: 30º Congresso Brasileiro de Cirurgia Dermatológica (CBCD 2018)
Organizadora: MCI Group – Brasil
Serviço: Serviços de catering (A&B) para todo o evento
Número de participantes atendidos: 2.000
Número de serviços: 6.000
Abrangência: Nacional
Periodicidade: Anual
Local: Expominas – MG
Data: 27 a 30 de Abril de 2018

Para que o congresso acontecesse da melhor forma para os diversos stakeholders, as demandas de A&B (Alimentos e Bebidas) foram passados por dois pontos de contato: um focado na feira e em necessidades de expositores e patrocinadores; outro ponto focado na organização e atendimento de demandas da realizadora do evento.

Com isso, atendemos a 21 demandas específicas, nove clientes paralelos (dentre eles a realizadora do evento e o maior expositor do evento) e cerca de 2.000 pessoas diariamente, totalizando 6.000 serviços em três dias de evento, inclusive em programação paralela externa ao Centro de Convenções.

Dentre as demandas atendidas, destacam-se:
- Atendimento da equipe realizadora do evento;
- Sala VIP para renomados profissionais integrantes da SBCD;
- Almoço para convidados especiais, com o serviço de quatro opções de cardápios mineiros;
- Camarim para palestrantes exclusivos;
- Workshop de queijos e cervejas artesanais;
- Workshop de azeites mineiros;
- Serviço de catering para cerca de dez expositores, incluindo fingerfood regional, cocktail especial, lunchbox para workshops, dentre outros;
- Restaurante para participantes do evento com atendimento diário a mais de 500 pessoas;

Cada um desses serviços possuiu diferentes níveis de dificuldade no que tange a especificidade do momento, as diferentes classificações de convidados do momento e o volume de serviços, mas todos eles foram feitos com todo o cuidado necessário para que atingíssemos um alto nível de satisfação.

Galeria de imagens
Workshop de Azeites Mineiros
Workshop de Cervejas artesanais e queijos
Serviço de Stand simples
   

 

Mesmo com experiência em eventos técnico-científicos em diversas cidades, a realização do CBCD 2018 se apresentou como um desafio muito especial.

Primeiramente, por se tratar de uma praça que não conhecíamos, fora do Nordeste, onde já tínhamos costume e tranquilidade na realização. Segundo, pelo porte do evento e da organizadora, que fazia com que aquele evento fosse decisivo.

Sendo assim, delimitamos três fatores críticos para realizarmos o evento com sucesso:

1. Precisávamos entregar um evento mineiro aos participantes, mesmo não sendo uma empresa local;

2. Nossa competência operacional para realizar um evento de grande expressão a 1.500 km de distância da nossa Matriz deveria ser um ponto positivo nas negociações; e

3. O nível da nossa operação de eventos fora da Bahia precisava ser elevada de forma que atendesse a um congresso da expressividade do CBCD.

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No caso deste evento, contemplamos o primeiro fator crítico reunindo nossa gastrônoma com um chef local, com a finalidade de imprimir a culinária mineira em diversos momentos do evento, como:

- O almoço para convidados, demandado pelo cliente, foi oferecido com quatro opções de cardápio regional, desde pratos tradicionais como o angu e o frango com quiabo, até preparações adaptadas como o lombo à chico mineiro;

- Um coquetel comemorativo, demandado por um expositor, foi servido com finger foods adaptados, como o mini cuscuz mineiro com queijo coalho; e

- Outros diversos momentos onde foram solicitados canapés ou mini empratados e tentamos, junto ao cliente, adaptar o cardápio a iguarias mineiras ou incluir itens tradicionais como pão-de-queijo, biscoitos mineiros, dentre outros.

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Para o segundo e terceiro pontos críticos, preparamos um plano tático/estratégico de 11 meses (Junho de 2017 a Abril de 2018) que envolvia, dentre outras, as seguintes etapas:

- Em junho/2017, tivemos um primeiro contato com a MCI acerca do evento; a partir daí, começamos a incrementar nosso modelo de operação de eventos fora da Bahia.

- Em agosto/2017, atendemos a um Showroom em Fortaleza, praça ainda não explorada, para 50 expositores e três mil pessoas com a finalidade de provar o modelo, mesmo fora do eixo Salvador – Recife, que já explorávamos há 8 anos.

- De setembro a dezembro de 2017, preparamos uma base de parceiros e fornecedores locais em Belo Horizonte e iniciamos a negociação de um evento que seria extremamente estratégico para a realização do CBCD.

- Ainda em dezembro/2017, concluímos a negociação deste evento-chave: uma edição do mesmo evento que fizemos em Fortaleza aconteceria em Fevereiro/2018 no Expominas, onde aconteceria o CBCD 2018.

- Em fevereiro/2018, atendemos o Showroom em Belo Horizonte com primor e feedback extremamente positivo do cliente e já tínhamos desenvolvido toda a estrutura para atender ao CBCD 2018.

A partir daí, a capacidade operacional de realizar o CBCD tinha deixado de ser uma dúvida e passou a figurar como ponto positivo na negociação, contemplando o fator crítico nº 2.

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Por fim, com a intenção de atingir o último ponto crítico, precisamos revisar nosso planejamento operacional e logístico para a realização de eventos fora da Bahia (onde temos sede).

Esse planejamento obedece às seguintes premissas:

Precisamos respeitar o mercado e cultura local. Sendo assim, precisamos desenvolver parcerias estratégicas com players locais e entender o mercado a partir de visitas em cada cidade meses antes de realizarmos o evento, mesmo considerando que já temos mapeados toda a cadeia de suprimentos que precisamos.

A segunda premissa é de melhoria contínua e excelência na execução. Para isso, destacamos uma equipe estratégica e enxuta na Pires & Cia que serviria como multiplicadora do nosso know-how. Essa equipe multidisciplinar é composta por:
- Gastrônoma, nutricionista e cozinheira-chefe, para gerenciar aspectos de segurança dos alimentos, operação de cozinha e manter minimamente nosso modus operandi;
- Coordenadores de serviço, para atuarem como maîtres e lideres da brigada de serviço;
- Uma assistente comercial, para interface com cliente para demandas urgentes; e
- Um dos sócios para supervisionar toda a operação.
Esse time comanda, treina e gerencia equipes de até 100 colaboradores contratados locais apenas para o evento.

A terceira premissa é que os convidados do evento devem sentir-se plenamente satisfeitos com a experiência gastronômica proporcionada, ainda mais em momentos onde a intenção é explorar a culinária local. Cobrimos esse ponto com a estratégia do primeiro fator crítico.

A realização do Congresso Brasileiro de Cirurgia Dermatológica de 2018 não foi apenas o alcance de uma meta financeira ou mercadológica da Pires & Cia.

Esse projeto demandou uma evolução do nosso modelo operacional, tanto em termos logísticos, quanto de estrutura e planejamento, que se consolida como um legado para eventos seguintes.

Nesse evento, foram contratados diretamente cerca de 93 colaboradores e contamos com cerca de 15 empresas parceiras locais.

Além da melhoria do modelo, a motivação de realizar eventos fora do eixo Salvador – Recife para chegar ao nível do CBCD em Belo Horizonte teve como consequência a realização de cerca de 10 eventos de médio porte em Fortaleza, Goiânia e Belo Horizonte.

Esses feitos, aliados à um nível alto de excelência na execução, nos habilitou a prospectar oportunidades que não tinham sido mapeadas nessas praças que não tínhamos presença, bem como na busca de outros mercados com características semelhantes.

Essa abertura de mercado deve elevar em até 10 vezes o tamanho do mercado explorado pela Pires & Cia até 2017.

Não obstante, ter o CBCD 2018 no nosso portfólio também incrementou a taxa de conversão em negociações de grandes eventos fora da Bahia.

Por fim, tivemos ainda o excelente feedback, tanto da MCI, quanto das outras empresas atendidas durante o evento, o que certamente irá gerar negócios posteriormente.

 

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